Este documento describe la diferencia entre procedimientos administrativos y servicios, e incluye ejemplos de cada uno. También explica el inventario de procedimientos administrativos, la metodología para simplificarlos, y aspectos relevantes sobre el TUPA.

1. Dra. Rosario Acevedo Kenchau

2. Conjunto de actos y diligencias conducentes a la emisión
de un acto administrativo.
Secuencia de operaciones o pasos concatenados entre si
y que ordenados en forma lógica, permiten alcanzar un
objetivo predeterminado.

3. Diferencias
PROCEDIMIENTO SERVICIO
ADMINISTRATIVO
 Implica la emisión de un  Su aplicación es directa y
pronunciamiento formal perceptible.
mediante un acto administrativo
o una aprobación táctica.
 Es factible impugnar, mediante
 No es posible aplicar la
un recurso administrativo.
aprobación automática, ni el
 Se incluye en el TUPA para silencio negativo. No es
conocimiento público. susceptible de impugnar.
 Solo los servicios que se prestan
con exclusividad se incluyen en el
TUPA.

4. Ejemplo de Procedimiento
Aprobación y aceptación de donación a
favor de la institución
Otorgamiento de un habilitante.
Suscripción de un Contrato Administrativo
de Servicios

5. Ejemplo de Servicio
Expedición de una Constancia
Autenticación de documentos
Supervisión y monitoreo del uso de un
habilitante.

6. Clasificación del Procedimiento
Procedimiento de aprobación automática.
Procedimientos de evaluación previa, con
aplicación del :
Silencio Negativo
Silencio Positivo

7. Inventario de Procedimientos
Administrativos
Es una relación o registro de los
procedimientos de línea o internos de las
unidades orgánicas de una entidad, que
permite tener una información básica de
cada uno de los procedimientos.
Es el inicio para la priorización de los
procedimientos a simplificar y elaborar los
MAPROS.

8. Inventario de Procedimientos
Administrativos
Se realiza a través de un formato que
contiene los datos siguientes:
Número
Denominación
Objetivo
Base Legal
Requisitos
Número de solicitudes

9. Inventario de Procedimientos
Administrativos
El levantamiento de la información, se realiza a
partir del TUPA vigente, e incluirá todos los
procedimientos sustantivos (externos) y adjetivos
(internos), con las características siguientes:
Que sean solicitados para satisfacer necesidades y
derechos
Que involucren una exigencia legal.
Que requieran la emisión de un acto administrativo o
pronunciamiento.

10. Inventario de Procedimientos
Administrativos
Los procedimientos serán ordenados de la
manera siguiente:
Inventario por órganos.
Servicios prestados con exclusividad
Requisitos
Derechos a pagar
Unidad de recepción documental
Autoridad competente para resolver (instancias)
Formularios a emplear.

11. Simplificación Administrativa
Es un proceso de cambio permanente del
servicio público que contribuye a mejorar la
calidad del servicio que brindan las entidades
del Estado.
Permite cumplir con los objetivos y la
finalidad.
Mejora la imagen de la institución.
Reduce el esfuerzo en las operaciones.
Permite economizar tiempo y recursos.
Trabaja con calidad; busca satisfacer al

12. Metodología para simplificar
procedimientos.
Se utiliza para mejorar un servicio al menor
costo y en le plazo mas conveniente, de esta
manera se simplifica y racionaliza las
instancias y formalidades costosas e
innecesarias del trámite o procedimiento, cual
fuere su naturaleza.

13. Metodología para simplificar
procedimientos.
Implica seguir las fases siguientes:
Seleccionar el procedimiento a mejorar.
Describir la situación actual del procedimiento.
Analizar el procedimiento.
Proponer el procedimiento simplificado
Diseñar el nuevo procedimiento, para su
aprobación y ejecución.

14. Metodología para simplificar
procedimientos.
Seleccionar el procedimiento a mejorar.
Describir la situación actual del
procedimiento.
A. Recolección de Datos:
 Ox y Oy = R
 Número de personas que participan
 Instancias involucradas
 Medición de Tiempos
 Medición de Recursos
 Costo y Beneficios
Entrevistas, Encuestas y recepción de sugerencias.

15. Metodología para simplificar
procedimientos.
Describir la situación actual del
procedimiento.
A. Descripción del Procedimiento
 Requisitos intervinientes
 Costos
 Plazos
 Dispositivos legales
 Formularios
 Frecuencia de la Demanda
 Instancias administrativos, operacionales y de
responsabilidad.

16. Metodología para simplificar
procedimientos.
Describir la situación actual del procedimiento.
 Representación Gráfica
 Descripción de cada etapa del procedimiento en
diagrama de bloques.
 Permite visualizar el procedimiento, incluso por
personas no técnicas.

17. Metodología para simplificar
procedimientos.
Analizar el Procedimiento
¿Por qué, se efectúa el procedimiento?, ¿Por qué se efectúa cada
operación?, ¿Qué pasaría si se anula el procedimiento?
A. Criterios
 Relacionar los objetivos de la institución y el
procedimiento.
 Relacionar factores, personal que participa, volumen de
demanda, duración de las etapas.
 Necesidad y uso de los requisitos exigidos.
 Disposiciones legales y administrativas que sustentan el
procedimiento.
 Sistema de trámite documentario utilizado
 Gastos que irroga el procedimiento.
 Composición de la estructura orgánica.

18. Metodología para simplificar
procedimientos.
Analizar el Procedimiento
A. Proceso de análisis
N° DENOMINACIÓN DEL BASE LEGAL REQUISITOS ETAPAS Y DERECHOS N° DE
PROCEDIMIENTO DURACIÓN DE PAGO SOLICITUDE
S

19. Metodología para simplificar
procedimientos.
Analizar el Procedimiento
A. Proceso de análisis
 Fusionar procedimientos.
 Establecer exigencia de los necesarios.
 Transferir funciones para reducir costos y
plazo.
 Disminuir formatos y formularios.
 Eliminarla la obligatoriedad de documentos
e informes.

20. Metodología para simplificar
procedimientos.
Analizar el Procedimiento
A. Formular propuestas de solución.
 Conocimiento + sugerencias
 Experiencias similares
 Integración del Procedimiento
 Costos de producción
 Otros.

21. Metodología para simplificar
procedimientos.
Proponer un nuevo procedimiento
 Que se ha eliminado, donde y cuando
 Que operaciones inútiles se han simplificado
 Que ha cambiado
 Que orden de cosas u operaciones se han
cambiado para simplificar.
 Como se han simplificado.. Hasta lo mas
insignificante.
 Como se ha agilizado el procedimiento o trámite.
 Se ha mejorado el empleo de recursos del
procedimiento.

22. Metodología para simplificar
procedimientos.
Proponer un nuevo procedimiento
 Se debe graficar :
 La reducción de costos
 Incrementos de producción
 Reducción de lo innecesario.
 Ahorro de tiempo
 Calidad
 Seguridad.

23. Metodología para simplificar
procedimientos.
Diseño del nuevo procedimiento.
 Debe incluir
 Principio de presunción de veracidad.
 Principio de razonabilidad

24. TUPA
1. Es aprobado por Decreto Supremo del Sector y por
norma del máximo nivel de las autoridades
regionales, por ordenanza o resolución del titular
del organismo constitucionalmente autónomo,
según el nivel de gobierno.
2. Se aprueba cada dos años, y publicado en el
Peruano.
3. Debe ser colocado siempre en lugar visible.
4. Una vez aprobado, siempre que no implique
creación de nuevos procedimientos, incremento de
derechos de tramitación o requisitos, podrá ser
publicado con norma de menor jerarquía.
5. Deberá procurar siembre evitar la duplicidad.

25. Consideraciones para estructurar
el TUPA
1. Los que sean exigibles para realizar el
tramite.
2. Los razonablemente indispensables para
emitir pronunciamiento.
3. La que no sea impedida de requerir y
documentos sucedáneos.
4. La capacidad real de la institución para
procesar la información exigida.

26. Documentación prohibida de
solicitar
1. La presentación emitida por la propia
autoridad, dentro de los 05 años
anteriores.
2. Presentación de mas de dos ejemplares.
3. Fotografías libres.
4. Documentos de identidad.
5. Constancias de pago