Documentos digitales

1. RUBY BERRIO PÉREZ
GRUPO 04
DOCENTE
RICARDO ANTONIO BOTERO RÍOS
UNIVERSIDAD DEL QUINDÍO
FACULTAD DE CIENCIAS HUMANAS Y BELLAS ARTES.
CIENCIA DE LA INFORMACIÓN Y DOCUMENTACIÓN,
BIBLIOTECOLOGÍA Y ARCHIVÍSTICA.
DOCUMENTOS DIGITALES.
QUINDÍO, COLOMBIA
2017

2. PRESENTACIÓN
o ¿QUÉ ES LA GESTIÓN DOCUMENTAL DIGITAL?
o CONSTRUCCIÓN Y GESTIÓN DE DOCUMENTOS DIGITALES
o PRINCIPIOS DE LA GESTIÓN DOCUMENTOS DIGITALES
o SOFTWARE DE LA GESTIÓN DOCUMENTAL
o CERO PAPEL
o GOBIERNO EN LÍNEA
o NORMATIVIDAD Y LEGISLACIÓN COLOMBIANA
o CONCLUSIONES
o BIBLIOGRAFÍA

3. ¿QUÉ ES LA GESTIÓN
DOCUMENTAL DIGITAL?
Proceso de creación, almacenamiento y utilización de documentos digitales,
que incluye su selección, clasificación, conservación, búsqueda, recuperación,
reproducción y diseminación a partir de dispositivos electrónicos.

4. CONSTRUCCIÓN Y GESTIÓN DE
DOCUMENTOS DIGITALES
Está asociada con el uso efectivo, la reutilización y disponibilidad de información en
formato digital.
SU PROCESO:
-Recepciona o genera, registra, agrupa, clasifica, organiza, controla, circula,
conservación y ciclo de vida.

5. PRINCIPIOS DE LA GESTIÓN
DOCUMENTOS DIGITALES
• IDENTIFICABLE: desde otros programas.
• SOPORTADO EN POLÍTICAS: documentados,autorizados y divulgados
institucionalmente.
• PLANEADO: nivel estratégico y operativo.
• ASIGNADO A UN RESPONSABLE: en función de
planearlos,desarrollarlos y monitorearlos.
• LOCALIZADO: Ubicado adecuadamente en la organización.

6. SOFTWARE DE LA GESTIÓN
DOCUMENTAL
Aplicación informática que permite el manejo, gestión, conservación, publicación y trabajo sobre
documentos electrónicos.
RECOMENDACIONES AL ELEGIR UN SOFTWARE:
-Flexibilidad
-Potente buscador.
-Movilidad.
-Soporte técnico y formación.
-Seguridad.
-Versiones.
-Integración workflow.
-Facilidad de uso.

7. SE APOYA EN 4 COMPONENTES:
1. Los procesos y procedimientos.
2. La cultura organizacional.
3. El componente normativo y de gestión documental.
4. El componente de tecnología.
CERO PAPEL
Reducción ordenada del uso del papel mediante la sustitución de
los documentos en físico por soportes y medios electrónicos

8. BENEFICIOS DE LA IMPLEMENTACIÓN DE
LA POLÍTICA CERO PAPEL
 Disminuir tiempos de espera y atención.
 Evitar traslados a los puntos de atención presencial,
permitiéndoles ahorrar tiempo en sus trámites.
 Mejorar la relación entre organizaciones, empresas y
ciudadanos.
 Buenas prácticas en Gestión Documental.
 Aumento de la Productividad.
 Uso óptimo de los recursos.
 Disminución de los costos asociados a la administración de
papel, tales como almacenamiento y materiales.

9. En el 2000 se inicio la política, y en
el 2008 se expidió el decreto 1151,
define lineamientos, principios y
las siguientes fases:
Elementos Transversales, Información, Interacción,
Transacción, Transformación y Democracia en línea.

10. GOBIERNO EN LINEA
Busca construir un estado más eficiente, transparente y participativo,
haciendo uso de las TIC, mejorando la gestión pública en eficiencia,
eficacia y transparencia y servicio al ciudadano en participación y
mejorar el servicio.

11. NORMATIVIDAD
Y
LEGISLACIÓN COLOMBIANA
o Decreto 2150 de 1995.
o Ley 527 de 1999
o Decreto 1747 del 2000.
o Ley 594 del 2000.
o Acuerdo 060 del 2001.
o Acuerdo 039 del 2002.
o Ley 734 del 2002
o Ley 794 del 2003.
o Ley 962 del 2005.
o Acuerdo 042 del 2009.
o Ley 1437 de 2011.
o Decreto 2609del 2012.
o Decreto 019 del 2012.
o Circular externa 002 del 2012

12. CONCLUSIONES
-Implementar en las organizaciones la política de cera papel contribuirá
a aportar beneficios para la empresa, los usuarios y el medio ambiente.
-Estar actualizados sobre la normatividad vigente con respecto a los
documentos digitales, nos ayudaran a desarrollar nuestras labores con
eficiencia y eficacia.
-Reconocer los diferentes los diferentes software, será determinante en
la toma de decisiones para nuestra organización.

13. BIBLIOGRAFÍA
• http://www.archivogeneral.gov.co/gp-documentos-digitales
• http://www.anabad.org/noticias-anabad/26-general/2875-los-10-requisitos-
imprescindibles-para-elegir-un-software-de-gestion-documental
• http://www.msinfo.info/propuestas/documentos/documentos_digitales.html
• http://www.alejandrobarros.com/gestion-documental-digital-un-gran-desafio/

14. GRACIAS