2. Unidad 2. Gestión de Documentos Digitales –
Documentos Digitales y su Legislación
¿Qué es la Gestión Documental Digital?
Construcción y Gestión de Documentos
Digitales
Principios de la Gestión de Documentos
Digitales
Software de Gestión Documental
Cero Papel – Gobierno en Línea
Normatividad y Legislación Colombiana
AGENDA
3. ¿Qué es Gestión
Documental Digital?
La GDD es el proceso de creación, almacenamiento y
utilización de los documentos digitales, que incluye su
selección, clasificación, conservación, búsqueda,
recuperación, reproducción y diseminación, a partir de
dispositivos electrónicos.
Propósitos y
Beneficios
Brindar a los individuos e instituciones, las
facilidades para un uso efectivo y eficiente de
los documentos, a partir de la masificación de
los beneficios obtenidos por el uso de
información contenida en los documentos y la
minimización de los costos de adquirir,
procesar, usar y eliminar documentos.
4. Construcción y Gestión de
Documentos Digitales
Se han desarrollado dispositivos con altas
capacidades de almacenamiento de
información y programas que no solo permiten
crear registros electrónicos cuyo contenido
gire alrededor de documentos. Sino también
almacenar y recuperar estos de manera
eficiente, es decir, tecnologías que permiten
crear y gestionar el archivo electrónico de
cualquier organización.
5. Principios de la Gestión de
Documentos Digitales
• Identificable: el programa debe ser identificable desde otros
programas.
• Soportado en políticas: Deben estar documentadas,
autorizadas divulgadas institucionalmente.
• Asignado a un responsable: Que tenga la función específica de
planearlos, desarrollarlo y monitorearlo.
• Localizado: El programa debe ser ubicado adecuadamente
dentro de la estructura organizacional de la entidad.
• Mesurable regularmente: A través de procedimientos de
auditoria de información.
6. Un software de gestión documental es una
aplicación informática que permite el
manejo, gestión, conservación, publicación
y trabajo sobre documentos electrónicos
(ya sean documentos escaneados o que se
haya creado originalmente en digital).
SOFTWARE DE GDD PROGRAMAS DE
GESTION DOCUMENTAL
ALFANET PLUS2,0: Software con solución
integral y único de automatizar los proceso.
ALFASIS.NET: Sistema de GD comprendido
en el cuidado del medio ambiente.
THEREFORE: Sistema de almacenamiento
y recuperación fácil para implementar.
7. 1.Elementos
trasversales
2.Información
en línea
3.Interaccion
en línea
4.Transaccion
en línea
5. Transformación
en línea
6.Democracia
en línea
• Gobierno centrado en el ciudadano.
• Visión unificada del Estado.
• Acceso equitativo y multicanal.
• Protección de la información del
individuo.
• Credibilidad y confianza en el Gobierno
en Línea.
CERO PAPEL – GOBIERNO EN LINEA
8. Normatividad y Legislación Colombiana
(Documentos electrónicos)
permite la seguridad electrónica
de los usuarios, para el acceso y
uso del servicio.
Circular 002 del 6 marzo de 2012:
(Adquisición de herramientas
tecnológicas de
Gestión Documental).
(Expediente electrónico)
Circular 005 del 2012:
(Procesos de digitalización y
comunicaciones oficiales electrónicas en
el marco de la iniciativa cero papel?.
9. Conclusiones
Se puede concluir que los programas de Gestión Documental Digital GDD beneficia en
gran parte la reducción de costos, mayor productividad, optimización de espacios
físicos, mejor experiencia con los clientes y mas oportunidad comercial.
Con la implementación de la política cero papel se mejora el acceso a la información
dentro y fuera de las entidades, además que ayuda a la calidad y rapidez del servicio al
reducir tiempos de respuesta.
Adicionalmente al desarrollar la política cero papel beneficia principalmente al medio al
cuidado del ambiente, seguidamente de la humanidad existente, puesto del cuidado
que se le de, depende el futuro de muchas personas.
10. Archivo General de la Nación. Acuerdo No. 060 (30 de octubre de 2001).
http://www.archivogeneral.gov.co/index.php?idcategoria=2010#
Decreto 2693 de 2012 de Gobierno en línea.
Decreto 2578 del 13 de diciembre de 2012. Reglamenta el Sistema Nacional de
Archivos – SNA, establece la Red Nacional de Archivos y deroga el Decreto 4124
de 2004.
