Archivo intermedio. Funciones o servicios. Instrumentos en este tipo de Archivo

1. Archivo intermedio.
Funciones o servicios.
Instrumentos en este
tipo de Archivo.
Dr. Édison Yamir Toledo Díaz

2. El Archivo intermedio.
Funciones o servicios que
realiza.

3. Ciclo de vida de los documentos
Fase activa de
los documentos
Tiempo en que los documentos son
confeccionados producto de los trámites o
funciones de la entidad productora. Se
consultan sistemáticamente.
Fase inactiva de
los documentos
Tiempo en que los documentos
cumplieron su vida útil para el productor.
Se consultan según intereses
investigativos y/o necesidades
particulares.
Fase semiactiva
de los documentos
Tiempo en que los documentos son
pruebas de los trámites y funciones
efectuadas . Se consultan
esporádicamente.

4. Tipos de Archivos según el ciclo de
vida de los documentos
ARCHIVO DE GESTIÓN
ARCHIVO CENTRAL
ARCHIVO INTERMEDIO
ARCHIVO HISTÓRICO
Fase activa de
los documentos
Fase semiactiva
de los documentos
Fase inactiva de
los documentos

5. Archivo intermedio
• Es la institución de Archivo que conserva
los documentos en la llamada edad
intermedia, o lo que es lo mismo, en la fase
semiactiva de los documentos.
• La gestión es del Archivo pero la titularidad
de los documentos sigue siendo del
productor.
• Los documentos pueden llegar a
permanecer hasta 30 años, si es que no
permanentemente por diversas causas.

6. Archivo intermedio
• Tipo de Archivo que surge por el auge de la
producción documental de los siglos XIX y
XX.
• En este tipo de Archivo, los documentos
reciben tratamientos diversos.
• En los Archivos intermedios, gracias a la
selección, algunos documentos se declaran
como históricos y se conservarán de forma
permanente y otros [para Cruz Mundet
(2012) la mayoría], serán destruidos.

7. Archivo intermedio
• Según el DTA (1995), es aquél al que se han
de transferir los documentos de los archivos
centrales cuando su consulta por los
organismos productores es esporádica y en el
que permanecen hasta su eliminación o
transferencia al archivo histórico.
• No fueron concebidos para conservar
documentos que superen los 50 años de
antigüedad aunque en la actualidad lo hacen
por condiciones objetivas de espacio.

8. Archivo intermedio
• Según el Real Decreto 1708/2011 (España), es
la institución responsable de la custodia de
los documentos generados y reunidos por los
diferentes Departamentos ministeriales y sus
organismos públicos, una vez finalizada su
fase activa conforme a lo establecido en los
calendarios de conservación. El Archivo
General de la Administración (AGA), es el
archivo intermedio de la Administración
General del Estado en España, según la
normativa vigente.

9. Archivo intermedio
• Según la web de la Universidad de Oviedo, el
nombre de Archivo Intermedio se justifica en
Archivística por realizar la labor intermedia
entre los archivos de oficina y centrales y el
archivo histórico, es decir la recepción de
toda la documentación producida por una
institución, con más de 5 años de antigüedad,
su selección, expurgo y posterior
transferencia al Archivo Histórico sólo de
aquellos documentos con valor permanente,
siendo el resto eliminados.

10. Objetivos del
Archivo intermedio
Liberar a las Administraciones de los documentos
Mejorar el funcionamiento de los sistemas
documentales
Evitar el colapso de los Archivos históricos
Asegurar la selección de documentos
Garantizar el paso de documentos al Archivo
histórico
Garantizar el acceso de las Administraciones a
sus documentos
Realizar todas las funciones a muy bajo coste

11. • Su principal cometido es decidir qué
documentos van a ser conservados
permanentemente y cuáles eliminados.
• Por ello, los trabajos característicos en el
Archivo intermedio son:
– Identificación.
– Valoración.
– Selección.
– Eliminación.
Archivo intermedio

12. Acciones en Archivos intermedios
ARCHIVO INTERMEDIO
Unidades
documentales
Unidades
documentales
ARCHIVO HISTÓRICO
Unidades
documentales
Valoración y Selección
Unidades
documentales
Expurgo
Eliminación
X

13. Funciones y/o servicios
del Archivo intermedio
Recepción de
documentos
Instalación de
documentos
Descripción
de fondos y
series
Información
a usuarios
Expurgo y
eliminación
Clasificación
del fondo
Valoración
y Selección
Identificación
del fondo

14. Recepción de documentos en el
Archivo intermedio
• Proceso organizado en el que se reciben los
documentos provenientes de las oficinas.
• El Archivo, previamente, debió organizar el
proceso con los organismos remitentes.
• Deben revisarse y coincidir, los documentos
que se entregan y los que se reciben.
• En lo anterior ayudan los modelos de
transferencia, entrega y/o el registro de
entrada.

15. Instalación de documentos en el
Archivo intermedio
• No reservar espacios dentro de los
depósitos. No es conveniente.
• Poner la signatura a las cajas, libros y/o
legajos con uno de los métodos que existen:
– Secuencial: numeración continua según la entrada
en el Archivo.
– Cronológica: por el año de ingreso y un número
correlativo.
– Dirección: señalando la localización por cada área
del Archivo (Depósito/Sección/Bloque/Estantería).

16. La signatura en el Archivo
intermedio
• La mejor signatura es la más sencilla, la que
propicie menos errores y se comprenda
fácilmente.
• De los tres métodos, el más sencillo parece
ser el secuencial.
• Lo anterior no impide tener un plano de los
depósitos donde se vayan marcando los
espacios ocupados.

17. Registro topográfico de depósitos
DEPÓSITO
1
DEPÓSITO
2
DEPÓSITO
3
DEPÓSITO
4
DEPÓSITO
5
DEPÓSITO
6
DEPÓSITO
7
C 1 2 3 1 2 3 1 2 3 1 2 3 1 2 3 1 2 3 1 2 3
F
1 X X X X X X X X X X X X X X X X
2 X X X X X X X X X X X X X X X X X X X
3 X X X X X X X X X X X X X X X X X X
DEPÓSITO
8
DEPÓSITO
9
DEPÓSITO
10
DEPÓSITO
11
DEPÓSITO
12
DEPÓSITO
13
DEPÓSITO
14
F
1 X X X X X X X X X X X X X X X X X X X X
2 X X X X X X X X X X X X X X X
3 X X X X X X X X X X X X X
DEPÓSITO
15
DEPÓSITO
16
DEPÓSITO
17
DEPÓSITO
18
DEPÓSITO
19
DEPÓSITO
20
DEPÓSITO
21
F
1 X X X X X X X X X X X X X X X
2 X X X X X X X X
3 X X X

18. • Es la primera fase de la metodología
archivística, que debió hacerse
fundamentalmente en los archivos
centrales. Si no fue así, debe hacerse
entonces en el Archivo intermedio.
• Consiste en la búsqueda y
caracterización del productor de los
documentos, de los tipos documentales
y de las funciones de la institución.
La identificación

19. • El objetivo fundamental de la
identificación es determinar las series
documentales.
• La legislación puede ser el punto de
partida para conocer tanto al productor,
como a las funciones.
• Uno de sus resultados fundamentales
es el Organigrama.
La identificación

20. Clasificación de fondos en el
Archivo intermedio
• Debe basarse en el Cuadro de clasificación
elaborado por la entidad siempre que sea
válido.
• De retomarse el cuadro elaborado por la
entidad, debe revisarse muy bien y
comprobar que lo remitido coincide con lo
declarado.

21. Valoración, Selección y Expurgo
• Son procesos imprescindibles que se
realizan en el Archivo intermedio
porque permiten transferir al Archivo
Histórico, solo lo que posee valor
histórico permanente.
• No se hacen a priori, generalmente
son definidos y realizados por
Comisiones de Valoración y
Eliminación.

22. Descripción de fondos y series en
el Archivo intermedio
• En principio, la descripción se puede
realizar empleando las relaciones de
entrega hechas por los organismos
productores.
• Se debe elaborar un cronograma de
descripción partiendo por las series más
consultadas y continuando por las que más
prometan por los valores que posean.

23. Servicio de información en el
Archivo intermedio
• Propiciar el servicio de información a los
usuarios, lo cual incluye:
–Consulta en sala.
–Préstamo a los productores.
–Reproducción compulsada (fotocopia y
digitalización).
–Consulta telefónica y electrónica (verbal,
fax, correo electrónico, gestión electrónica).

24. Servicio de información en el
Archivo intermedio (2)
• Como Archivo intermedio, en caso de
consulta de documentación semiactiva
solicitada por terceros, se exigirá una carta de
autorización del productor.
• Garantizar la confidencialidad de los datos
durante la etapa semiactiva de los
documentos (aún no son públicos).
• Cuando ya sean documentos históricos, si aún
permanecen en el Archivo intermedio, sí hay
que procurar el acceso y su consulta.

25. Un ejemplo de Archivo intermedio:
Archivo General de la
Administración de España (AGA).

26. Según el Real Decreto 1708/2011
(España) las funciones del AGA son:
1. Conservar los documentos que son transferidos
desde los Archivos Centrales de los Ministerios.
2. Aplicar las resoluciones de la Comisión Superior
Calificadora de Documentos Administrativos
sobre eliminación y destrucción de
documentos.
3. Aplicar las resoluciones adoptadas por la misma
Comisión sobre conservación permanente y
acceso a las agrupaciones documentales.

27. Según el Real Decreto 1708/2011
(España) las funciones del AGA son:
4. Identificar y valorar las agrupaciones
documentales acumuladas que no hayan
recibido previamente tratamiento
archivístico para proponer a la Comisión
Calificadora Departamental, su
eliminación o conservación.
5. Establecer estrategias para la
conservación de documentos y ficheros
electrónicos.

28. Según el Real Decreto 1708/2011
(España) las funciones del AGA son:
6. Completar las descripciones de fondos y
series hechas por el Archivo Central
conforme a las normas internacionales y
nacionales de descripción archivística.
7. Realizar transferencias periódicas al
Archivo histórico, acompañadas de los
correspondientes instrumentos de
descripción.

29. Comprobación
¿Verdadero o Falso?
• En el Archivo intermedio se conservan los
documentos de valor histórico que se
consultan mucho por los ciudadanos.
• En el Archivo intermedio existen fondos
de los organismos de la Administración
Central del Estado.
• Los Archivos intermedios reciben
transferencias de los Archivos Centrales
F
V
V

30. Conclusiones parciales
• El Archivo intermedio, se ubica en el sistema
archivístico entre los Archivos Centrales y los
Archivos Históricos.
• Son los responsables de custodiar, conservar
y servir los documentos que le llegan desde
los Archivos Centrales porque la frecuencia de
consulta de aquellos por la Administración, ya
no es tan frecuente.

31. Conclusiones parciales
• En el Archivo intermedio se realizarán la
identificación, valoración (si no se hicieron
antes), clasificación, descripción, selección,
expurgo, eliminación y luego la transferencia
a los Archivos Históricos, de aquellos
documentos con valor permanente.
• Cada operación anterior tiene sus propias
características y exigencias técnicas que se
deben cumplir.

32. Instrumentos de
descripción que se
emplean en este tipo de
Archivo.

33. Instrumentos que se utilizan en los
Archivos intermedios:
• Relaciones de Entrega.
• Registro General de Entrada de Fondos.
• Registro de Depósito.
• Guías (de Archivo, de Fondos y Censo-Guía).
• Cuadros de clasificación.
• Inventario y repertorio de series.
• Índices (Bases de Datos).
• Otros instrumentos que se verán en la clase de
Archivo Histórico

34. Instrumentos que se utilizan en los
Archivos intermedios:
• Relaciones de Entrega.
–Su objetivo fundamental es, según Conde
(1992), permitir el control de los
documentos que pasan de un Archivo a
otro y traspasar la responsabilidad de su
custodia del Archivo remitente al
receptor.
–El impreso debe rellenarse por triplicado.

35. Instrumentos que se utilizan en los
Archivos intermedios:
• Registro General de Entrada de Fondos:
–Instrumento donde se asienta cada
ingreso de documentos a un Archivo.
–Sirve de prueba legal de la entrada.

36. Instrumentos que se utilizan en los
Archivos intermedios:
• Registro de Depósito .
–Según el DTA (1995), es el instrumento de
control que indica el emplazamiento en los
depósitos, de las estanterías, planeros y
ficheros.
–Permite comprobar el nivel de ocupación de
los depósitos.
–Permite obtener información sobre la
disponibilidad actual y futura del espacio.

37. Instrumentos que se utilizan en los
Archivos intermedios:
• Guías: proporcionan información sobre los
fondos de uno o más Archivos, describiendo
a éstos globalmente, los servicios y horarios
y caracterizando a los productores de los
documentos, entre otras cuestiones .
–Censo-guía.
–Guía de Archivos: AHN Madrid, Bernedoko
Udala
–Guía de Fondos (Uruguay, Chile 1 y 2).

38. Censo-guía de Archivos de España e
Iberoamérica:
Fuente:
http://censoarchivos.mcu.es/CensoGuia/portada.htm

39. Guía de Fondos: Archivo Nacional de
la Administración. Chile

40. Instrumentos que se utilizan en los
Archivos intermedios:
• Cuadros de clasificación:
–Es el instrumento resultante del proceso
de clasificación.
–Puede ser orgánico, funcional o ambos a
la vez.
• CAPRECOM, Colombia.
• Obispado de San Sebastián, España.
• Comunidad Autónoma de Canarias, España.

41. Instrumentos que se utilizan en los
Archivos intermedios:
• Repertorios e Inventarios de series:
– Es un resumen de las series que componen uno o
varios fondos.
– Se reproducen por medio de las series, la
estructura de la institución productora y el cuadro
de clasificación.
– Se confeccionan con los campos de las áreas de
identificación y de contexto de la Norma ISAD(G).
– Pueden ser someros (para las unidades de
instalación) y analísticos (para los expedientes).

42. Instrumentos que se utilizan en los
Archivos intermedios:
• Índices:
–son instrumentos que recuperan
información de los documentos por
distintas categorías:
• Geográficos.
• Materias.
• Nombres
• Fechas.

43. Índice geográfico:

44. Índice de materias:

45. Índice de nombres y apellidos:

46. Índice de nombres y apellidos:

47. Índice de fechas:

48. Conclusiones.
• Los instrumentos, sean de descripción, de
control o de recuperación, son un resultado
que favorece la conservación, el acceso y
consulta de los documentos y la posterior
recuperación de la información contenida
en los archivos.
• Algunos de los instrumentos empleados son
los registros de entrada y de depósitos,
guías, cuadros de clasificación, inventarios e
índices.