Secretariado

1. INVENTARIOS DE ARCHIVOS

2. PROCEDIMIENTOS
La Institución Educativa debe
contar con una clasificación
adecuada realizada por el
archivo; es conveniente que
esta clasificación, basada en
su propia organización, sea
conocida por todos aquellos
que están comprometidos
con los trámites y tenencia
de documentos.

3. El inventario debe tener:
1.-Ubicación del documento en:
Oficina o sector donde se encuentra el documento descrito.
2.- Nombre de la serie, si la oficina desconoce el término serie,
determinar el nombre que le asigna a los documentos que se
desarrolla en cada sector de la institución.
3.-Fechas topes de las series y de la documentación.
4.- Especificar los contenedores o unidades de conservación de
los documentos
5.- Con la finalidad de que el archivo tenga una idea general de
los documentos que han de ingresar al archivo, es necesario que
los archivos eventuales especifiquen las medidas en metros y
centímetros

4. Prestamos
• El préstamo de archivo
es un servicio que,
como todas las tareas
anteriores, necesita de
una normalización y a
veces reglamentación
con el fin de prestar el
mejor servicio a los
usuarios y garantizar la
seguridad que exige la
Memoria Institucional.

5. Archivos de Gestión, Intermedios e Históricos
• Se entiende por Archivo de Gestión
ó Archivo Secretarial, como el
sistema de conservación de la
documentación recibida y
producida en cada unidad
Educativa, la cual se encuentra en
trámite y consulta en el proceso de
recepción, producción, distribución,
identificación, clasificación y
almacenamiento por los
colaboradores responsables de su
custodia.

6. El Archivo Central o Intermedio
• son documentos transferidos
por los distintos Archivos de
Gestión, conocidos también
como archivo secretarial, de
cada una de las unidades
• para proporcionar el servicio
a los usuarios internos y
externos de nuestro
patrimonio documental
existente.

7. El Archivo Central o Intermedio
• Es aquel Archivo al que se le ha de
transferir desde los Archivos
Intermedios, la documentación
que deba conservarse
permanentemente, por no haber
sido seleccionada para su
eliminación.
• También pueden conservar
documentos históricos, recibidos
por donación

8. INVENTARIOS DE ARCHIVOS