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MODELO DE ALINEAMIENTO
ESTRATÉGICO PARA EL
PERÍODO 2013-2015 DEL AREA
DE VALIDACIONES DE UN
LABORATORIO FARMACÉUTICO
ESTRUCTURA DE LA PRESENTACIÓN
• Descripción de la empresa y del proceso en estudio
• Planteamiento del problema
• Objetivo general del proyecto
• Objetivos específicos
• Metodología
• Resultados del análisis externo e interno
• Objetivos corporativos para Operaciones
• Objetivos de Validación que impactan en los objetivos corporativos
• Alineamiento con filosofía corporativa y objetivos organizacionales
• Matriz estratégica y priorización de estrategias
• Planes de acción
• Plan de implementación. Cuadro de Mando.
• Conclusiones y recomendaciones
DESCRIPCIÓN DE LA EMPRESA
• Es un laboratorio farmacéutico de capital nacional, con más de 70
años de actividad en el Ecuador.
• Productos: salud humana, veterinarios y de consumo, fabricación a
terceros.
• Fabricación de: comprimidos, cápsulas, soluciones inyectables,
jarabes, soluciones, suspensiones, polvos, antibióticos, vacunas,
toxoides, plaguicidas.
• Importados: antivirales, biotecnológicos y oncológicos.
• En el área de Validaciones: posee un Comité de Validación. Realiza
Validación de sistemas, procesos y calificación de equipos.
¿QUÉ ES VALIDAR?
Confirmación documentada que
se cumplen los requisitos para
un aplicación específica prevista
Debe demostrar la capacidad de
los procesos para alcanzar los
resultados planificados
Permite un conocimiento a
fondo de los procesos
Disminuye riesgos en los
productos y procesos por falta
de cumplimiento
Estudio sistemático para
determinar un desempeño
apropiado, uniforme y de
acuerdo a lo especificado
PLANTEAMIENTO DEL PROBLEMA
Insuficiente sincronización de los esfuerzos de validación entre todos los
departamentos responsables
Interés de otros departamentos por la Validación está en segundo plano, no hay
coordinación con Planificación de la Producción
La Validación es requerimiento de la BPM, su incumplimiento puede acarrear la
no certificación y no otorgamiento de permiso de funcionamiento
Actividades de validación no se realizan dentro del tiempo previsto, se dilata su
cumplimiento y demanda sobreesfuerzo de I+D
Riesgo de tener procesos fuera de control luego afectación a la calidad de los
productos y su uso seguro
Riesgo de retiro de mercado, afectación de imagen corporativa, incumplimiento
de estándares internacionales y ruptura de contratos de fabricación
OBJETIVO GENERAL
Diseñar un modelo de alineamiento
estratégico para el área de Validaciones
de un laboratorio farmacéutico
OBJETIVOS ESPECIFICOS
Identificar y
diagnosticar
factores internos y
externos que
impactan al área de
Validaciones
Realizar una
priorización de
los factores que afectan
el no cumplimiento
de los planes de
Validación
Alinear el proceso
con la filosofía y
objetivos
organizacionales
Establecer
estrategias que
proyecten una
mejora en el
cumplimiento
Proponer un cuadro
de comando que
alinee los planes de
Validación a los
objetivos de la
compañía
METODOLOGÍA
 Identificación de los procesos que por su importancia e impacto sobre
la calidad de los productos deben ser validados
 Definición del tipo de validaciones requeridas en los procesos
 Realización de un análisis situacional de la compañía respecto a la
Validación
 Realización de un análisis estratégico que defina y priorice estrategias
a ser incorporadas en planes de acción. Estas estrategias deben
alinearse hacia los objetivos corporativos
 Establecimiento de un modelo de cuadro de mando integral que
sincronice las actividades de Validación y plan de implementación
RESULTADOS DEL ANÁLISIS EXTERNO E INTERNO
• Comité de Validación existe
• Apoyo de la Gerencia con recursos
• Actividades de validación se fundamentan en normas internacionales
• Instalaciones cumplen normas BPM
• Existe programa de mantenimiento preventivo
Fortalezas
• Economía del Ecuador estable permite planes de inversión tecnológica
• Adquirir carácter de referencia en Validación Farmacéutica
• Mejora del estándar en BPM de acuerdo a las normas actuales de la
OMS
• Firma de contratos de manufactura con multinacionales
Oportunidades
• Poca sincronización de objetivos de validación entre departamentos
• Responsabilidad de validación no está bien compartida
• No se logra cubrir la totalidad de los requerimientos de Validación
• Tiempo corto de permanencia de los especialistas en Validación
Debilidades
• Afectación a contratos de fabricación por bajo cumplimento de
estándares
• Procesos fuera de control si no se validan
• Carencia de recursos humanos capacitados para Validación
• Permisividad e inacción de la autoridad sanitaria frente a laboratorios
que no hacen Validación
Amenazas
OBJETIVOS CORPORATIVOS
CONTRIBUCIÓN A
MEJORES INGRESOS
POR PRODUCTOS
NUEVOS
DISEÑO Y DESARROLLO
DE ALTO RENDIMIENTO
VALIDACIÓN DE
PROCESOS DE
MANUFACTURA
CALIDAD TOTAL EN LOS
NUEVOS PRODUCTOS
OBJETIVOS DE VALIDACIÓN QUE IMPACTAN EN LOS
CORPORATIVOS
Sistemas de apoyo
crítico
• Mantener en las
áreas de producción
un ambiente
controlado
• Sistemas de
producción y
suministro de agua
cumplan
especificaciones
Sistemas
computacionales ERP
• Asegurar la
confiabilidad del
sistema que controla
automatización de
Producción, Calidad,
Costos e inventarios
y comercialización
Procesos de
Fabricación
• Asegurar ejecución
precisa de
instrucciones de
fabricación para
cumplimiento de
especificaciones de
proceso y producto
OBJETIVOS DE VALIDACIÓN QUE IMPACTAN EN LOS
CORPORATIVOS
Equipos de fabricación
• Asegurar que los
equipos funcionen
según lo esperado y
cumplan criterios de
aceptación
• Mantener el estado
validado de los equipos
que intervienen en
fabricación
Equipos de control de
procesos
• Certificar el
funcionamiento
correcto de los equipos
de control
• Obtener resultados
precisos en el análisis
de control de calidad
Temperatura cinética
media
• Determinar que la
temperatura promedio
de almacenamiento de
los productos se
encuentre dentro de
especificaciones para
garantizar su
estabilidad
• Salvaguardar que el
transporte en la cadena
de suministro del
producto cumpla con
los requerimientos
FILOSOFÍA CORPORATIVA
MISIÓN: Contribuir
con la experiencia
a mejorar la
calidad de vida de
los ecuatorianos
VISIÓN: Ser la
compañía farmacéutica
líder en el mercado
comprometida con un
desarrollo sustentable
Valores: Innovación
Valores: Trabajo en
equipo
Valores: Orientación
al logro
Valores: Respeto
Valores: Integridad
ALINEAMIENTO DE LOS OBJETIVOS DE VALIDACIÓN A
LOS CORPORATIVOS
Contribución a
mejores ingresos por
productos nuevos
Asegurar la confiabilidad
del sistema que controla
automatización de
Producción, Calidad,
Costos e inventarios y
comercialización
Salvaguardar que el
transporte en la cadena
de suministro del
producto cumpla con los
requerimientos
Calidad total en los
productos nuevos
Asegurar ejecución
precisa de instrucciones
de fabricación para
cumplimiento de
especificaciones de
proceso y producto
Determinar que la
temperatura promedio
de almacenamiento de
los productos se
encuentre dentro de
especificaciones para
garantizar su estabilidad
ALINEAMIENTO DE LOS OBJETIVOS DE VALIDACIÓN A
LOS CORPORATIVOS
Diseño y desarrollo de alto
rendimiento
Mantener en las
áreas de producción
un ambiente
controlado
Sistemas de
producción y
suministro de agua
cumplan
especificaciones
Obtener resultados
precisos en el
análisis de control
de calidad
Certificar el
funcionamiento
correcto de los
equipos de control
Validación de procesos
de manufactura
Asegurar que los
equipos funcionen
según lo esperado y
cumplan criterios de
aceptación
Mantener el estado
validado de los
equipos que
intervienen en
fabricación
MATRIZ ESTRATÉGICA DERIVADA DEL ANALISIS FODA
MATRIZ
ESTRATÉGICA
FORTALEZAS
F1. Existencia de un Comité de
Validación formado por alta
Dirección y Gerencias
departamentales.
F2. Apoyo de la Gerencia General
con recursos para validación.
F3. Actividades de validación se
fundamentan en normas
internacionales.
F6. Instalaciones cumplen las
Buenas Prácticas de Manufactura.
F9. Existe un programa de
mantenimiento preventivo.
DEBILIDADES
D1. Poca sincronización de
objetivos de validación entre
departamentos.
D2. La responsabilidad de
validación no está bien compartida.
D5. No se logra cubrir la totalidad
de los requerimientos de
validación.
D3. Tiempo corto de permanencia
de los especialistas de validación
en la empresa.
OPORTUNIDADES
O2. Economía del Ecuador
estable y en crecimiento permite
establecer planes de inversión
tecnológica.
O5. Adquirir carácter de
referencia en validación
farmacéutica.
O6. Mejora del estándar en
Buenas Prácticas de
Manufactura de acuerdo a las
normas actuales de la OMS.
O7. Firma de contratos de
manufactura con multinacionales.
FO
F1O2: Adquirir tecnología moderna
F2O6: Buscar asesoría
internacional en la aplicación y
capacitación de las nuevas normas
de BPM de la OMS
F3O5: Establecer becas de
estudios para estudiantes
universitarios de carreras
relacionadas a la industria
farmacéutica, invitar a las
autoridades regulatorias a visitar
las instalaciones y hacer
publicaciones técnicas de
validación.
F6O7: Buscar alianzas estratégicas
con multinacionales.
DO
D1O6: Establecimiento de plan
maestro de validación de acuerdo a
los estándares de OMS.
D2O6: Formalización del comité
técnico de validación con
responsabilidades bien definidas.
D5O2: Contratación de más
profesionales en carreras afines
para capacitarles en validación.
D3O2: Mejora salarial por sobre el
mercado, planes de capacitación
internacional en validación con la
firma de compromiso laboral por 4
años.
MATRIZ ESTRATÉGICA DERIVADA DEL ANALISIS FODA
AMENAZAS
A4. Afectación a contratos de
fabricación bajo licencia por bajo
cumplimiento de los estándares de
multinacionales.
A7. Procesos fuera de control si no se
validan.
A5. Carencia de recursos humanos
capacitados en validación.
A9. Permisividad e inacción de la
autoridad sanitaria frente a laboratorios
que no tienen programas de
validación.
FA
F3A4: Solicitar auditorías de mejora en
validación a las multinacionales que otorgan
licencia de fabricación.
F1A7: Seguimiento exhaustivo de la validación
por el Comité de Validación.
F2A5: Contratación de más profesionales en
carreras afines para capacitarles en
validación.
F2A9: Realizar contactos técnicos, reuniones
de trabajo y seguimiento con las máximas
autoridades del Ministerio de Salud para que
se fortalezcan las auditorías en BPM.
DA
D1A7: Establecer reuniones semanales con
Producción, Ingeniería y Garantía de Calidad
para seguimiento del cronograma de
validación.
D5A7: Establecer con Planificación de la
Producción la asignación de tiempos
necesarios para ejecutar las validaciones.
MATRIZ
ESTRATÉGICA
FORTALEZAS
F1. Existencia de un Comité de
Validación formado por alta
Dirección y Gerencias
departamentales.
F2. Apoyo de la Gerencia General
con recursos para validación.
F3. Actividades de validación se
fundamentan en normas
internacionales.
F6. Instalaciones cumplen las
Buenas Prácticas de Manufactura.
F9. Existe un programa de
mantenimiento preventivo.
DEBILIDADES
D1. Poca sincronización de objetivos
de validación entre departamentos.
D2. La responsabilidad de validación
no está bien compartida.
D5. No se logra cubrir la totalidad de
los requerimientos de validación.
D3. Tiempo corto de permanencia
de los especialistas de validación en
la empresa.
PRIORIZACION DE ESTRATEGIAS
OBJETIVOS CORPORATIVOS
ESTRATEGIAS
F-O
Obj1.
Contribución
a mejores
ingresos por
productos
nuevos
Obj2.
Calidad
total en
los
productos
nuevos
Obj3.
Diseño y
desarrollo
de alto
rendimiento
Obj4.
Validación
de procesos
de
manufactura
Peso
Calificación
prom.
Ponderado
Adquirir tecnología
moderna.
4 4 3 4 0,40 3,75 1,50
Buscar asesoría
internacional en la
aplicación y
capacitación de las
nuevas normas de
BPM de la OMS
2 4 4 3 0,30 3,25 0,98
Establecer becas de
estudios para
estudiantes
universitarios de
carreras relacionadas
a la industria
farmacéutica, invitar a
las autoridades
regulatorias a visitar
las instalaciones y
hacer publicaciones
técnicas de validación
1 1 1 1 0,05 1,00 0,05
Buscar alianzas
estratégicas con
multinacionales.
4 3 3 3 0,25 3,25 0,81
Total 1,00 3,34
PRIORIZACION DE ESTRATEGIAS
OBJETIVOS CORPORATIVOS
ESTRATEGIAS
D-O
Obj1.
Contribución
a mejores
ingresos por
productos
nuevos
Obj2.
Calidad
total en
los
productos
nuevos
Obj3.
Diseño y
desarrollo
de alto
rendimiento
Obj4.
Validación
de procesos
de
manufactura
Peso
Calificación
prom.
Ponderado
Establecimiento de
plan maestro de
validación de acuerdo
a los estándares de
OMS.
2 4 3 4 0,40 3,25 1,30
Formalización del
comité técnico de
validación con
responsabilidades bien
definidas.
1 2 1 3 0,15 1,75 0,26
Contratación de más
profesionales en
carreras afines para
capacitarles en
validación.
2 4 3 4 0,40 3,25 1,30
Mejora salarial por
sobre el mercado,
planes de capacitación
internacional en
validación con la firma
de compromiso laboral
por 4 años.
1 1 1 3 0,05 1,50 0,08
Total 1,00 2,94
PRIORIZACION DE ESTRATEGIAS
OBJETIVOS CORPORATIVOS
ESTRATEGIAS
F-A
Obj1.
Contribución
a mejores
ingresos por
productos
nuevos
Obj2.
Calidad
total en
los
productos
nuevos
Obj3.
Diseño y
desarrollo
de alto
rendimiento
Obj4.
Validación
de procesos
de
manufactura
Peso
Calificación
prom.
Ponderado
Solicitar auditorías de
mejora en validación a
las multinacionales
que otorgan licencia
de fabricación.
1 2 1 2 0,15 1,50 0,23
Seguimiento
exhaustivo de la
validación por el
Comité de Validación.
1 2 1 3 0,10 1,75 0,26
Contratación de más
profesionales en
carreras afines para
capacitarles en
validación.
2 4 3 4 0,40 3,25 1,30
Realizar contactos
técnicos, reuniones de
trabajo y seguimiento
con las máximas
autoridades del
Ministerio de Salud
para que se
fortalezcan las
auditorías en BPM.
4 4 2 4 0,35 3,50 1,23
Total 1,00 2,94
PRIORIZACION DE ESTRATEGIAS
OBJETIVOS CORPORATIVOS
ESTRATEGIAS
D-A
Obj1.
Contribución
a mejores
ingresos por
productos
nuevos
Obj2.
Calidad
total en
los
productos
nuevos
Obj3.
Diseño y
desarrollo
de alto
rendimiento
Obj4.
Validación
de procesos
de
manufactura
Peso
Calificación
prom.
Ponderado
Establecer reuniones
semanales con
Producción,
Ingeniería, Garantía
de Calidad y Flujo de
Materiales para
seguimiento del
cronograma de
validación.
4 4 4 4 0,80 4,00 3,20
Establecer con
Planificación de la
Producción la
asignación de tiempos
necesarios para
ejecutar las
validaciones.
2 2 2 4 0,20 2,50 0,50
Total 1,00 3,70
ESTRATEGIAS PRIORIZADAS A DESARROLLAR
Adquirir tecnología moderna
Buscar asesoría internacional
en la aplicación y
capacitación de las nuevas
normas de BPM de la OMS
Buscar alianzas estratégicas
con multinacionales.
Establecer el plan maestro de
validación de acuerdo a los
estándares de la OMS
Establecer reuniones
semanales con Producción,
Ingeniería, Garantía de Calidad
y Flujo de Materiales para
seguimiento del cronograma
de validación
Realizar contactos técnicos,
reuniones de trabajo y
seguimiento con las máximas
autoridades del Ministerio de
Salud para que se fortalezcan
las auditorías en BPM
Contratar a más profesionales
en carreras afines para
capacitarles en validación
PLANES DE ACCIÓN
Objetivo Calidad total en los productos nuevos No. 2
Estrategia Buscar asesoría internacional en la aplicación y capacitación de las nuevas normas de BPM de la
OMS
Departamentos
involucrados
Dirección Científica
Investigación y Desarrollo
Garantía de Calidad
Responsable Director Científico
Gerente I+D
Gerente GC
No. Actividades Fecha de
inicio
Fecha de
finalización
Presupuesto
(USD)
1 Definir las nueva normas de obligatoria aplicación 02-05-13 17-05-13 2000,00
2 Buscar asesores internacionales expertos en el tema 17-05-13 17-07-13 3000,00
3 Investigar las referencias de los asesores expertos 17-07-13 17-08-13 1000,00
4 Solicitar cotizaciones, evaluar y preseleccionar al asesor 17-10-13 17-11-13 200,00
5 Contactar al asesor preseleccionado y profundizar en detalles 17-11-13 25-11-13 1000,00
6 Seleccionar al asesor experto 25-11-13 30-11-13 200,00
7 Firmar contratos 30-11-13 20-12-13 2000,00
8 Coordinar la venida de los asesores y establecer cronogramas de
trabajo
02-01-14 02-02-14 2000,00
9 Coordinar y realizar la asesoría internacional, emisión de informe 02-02-14 02-08-14 100000,00
10 Aplicar las recomendaciones 02-08-14 02-08-15 600000,00
TOTAL PRESUPUESTO 711400,00
PLAN DE IMPLEMENTACION-CUADRO DE MANDO
P Objetivos estratégicos Objetivos de validación Indicador Meta Nivel Iniciativas Resp.
Finanzas
y
crecimiento
Contribución a mejores
ingresos por productos nuevos
Asegurar la confiabilidad del sistema ERP que
controla la automatización de las operaciones de
producción y calidad del producto, manejo de costos
e inventarios y comercialización para que los
resultados financieros sean óptimos.
Porcentaje de
transacciones
correctas
>95 % Bajo: 90%
Aceptable:
95%
Optimo: 100%
Buscar alianzas
estratégicas con
multinacionales
Gerente General
Director Comercial
Director Científico
Salvaguardar que el transporte en la cadena de
suministro del producto cumpla con los
requerimientos.
Registros de
humedad y
temperatura en
el transporte
Humedad:
< 65%
Temperatura
máx. 30 ˚C
Bajo:
>70% >30 ˚C
Aceptable:
65% 30 ˚C
Optimo:
<60% <30 ˚C
Clientes
Calidad total en los productos
nuevos
Asegurar la ejecución precisa de las instrucciones
de fabricación de los lotes para el cumplimiento de
las especificaciones de proceso y de producto
% de procesos
estandarizados
respecto a
verificados por
año
> 90 % Bajo: 80%
Aceptable:
90%
Optimo: 100%
Buscar asesoría
internacional en
la aplicación y
capacitación de
las nuevas
normas de BPM
de la OMS
Director Científico
Gerente I+D
Gerente GC
PLAN DE IMPLEMENTACION-CUADRO DE MANDO
Procesos
Validación de procesos de
manufactura
Asegurar que los equipos funcionen
según lo esperado y cumplan criterios
de aceptación.
Cumplimiento
de
cronograma
de
mantenimiento
preventivo
Min. 95 % Bajo: 80%
Aceptable:
95%
Optimo:
100%
Establecimie
nto de un
plan maestro
de validación
de acuerdo a
los
estándares
de la OMS
Director
Científico
Gerente I+D
Gerente de
GC
Gerente de
Producción
Gerente de
Ingeniería
Gerente de
Flujo de
Materiales
Mantener el estado validado de los
equipos que intervienen en la
fabricación.
Cumplimiento
del
cronograma
de validación
Min. 98 % Bajo: 80%
Aceptable:
98%
Optimo:
100%
Capital
intangible
Diseño y desarrollo de alto
rendimiento
Mantener en las áreas de producción un
ambiente controlado de calidad de aire,
humedad y temperatura para evitar la
contaminación cruzada y microbiana de
los productos.
Cumplimiento
de criterios de
aceptación
Aire:
según
ISO
H máx 60
%
T máx 30
˚C
Bajo: >70%
30 ˚C
Aceptable:
60%
30 ˚C
Optimo:
<60% 25
˚C
Adquirir
tecnología
moderna
Gerente
General
Director
Científico
Gerente I+D
Gerente de
Ingeniería
Gerente GC
PLAN DE IMPLEMENTACION-CUADRO DE MANDO
Capital
intangible
Diseño y desarrollo de alto
rendimiento
Adquirir
tecnología
moderna
Gerente General
Director Científico
Gerente I+D
Gerente de
Ingeniería
Gerente GC
Controlar que los sistemas de
producción y suministro de agua
purificada y de calidad inyectable
provean agua que cumpla
especificaciones de calidad
farmacéutica.
Cumplimiento
de
especificaciones
Desminerali
zada,
estéril
Estéril
Certificar el funcionamiento correcto
de los equipos de control.
Parámetros de
medición contra
el patrón están
en el rango de
aceptación
Máx. 1 %
de
desviación
Bajo: 5%
Aceptable
: 1%
Optimo:<
1%
Obtener resultados precisos en el
análisis de control de calidad.
% coeficiente de
variación
Máx. 6 % Bajo: 10%
Aceptable
: 6%
Optimo:<
6%
CONCLUSIONES
 La validación es en requerimiento fundamental en la industria farmacéutica puesto que es parte
componente de la calidad de un medicamento.
 El proceso actual de validación no está controlado y no se cumple en los niveles requeridos,
encontrándose en un nivel de cumplimiento del 80 %.
 La validación en la empresa está a exclusivamente bajo la responsabilidad del departamento de
Investigación y Desarrollo y no funciona en forma sincronizada con los otros departamentos que
deben intervenir. Las responsabilidades funcionales no están especificadas.
 La validación no es parte de los objetivos departamentales de las áreas distintas al departamento
de Investigación y Desarrollo y no está alineada con los objetivos corporativos.
 El incumplimiento en la ejecución de la validación tiene riesgos potenciales muy altos, puesto que
se pueden afectar los atributos de calidad de los productos al tener procesos fuera de control y
sistemas de apoyo crítico que no eviten la contaminación cruzada y microbiana.
 La ejecución incompleta de la validación es causal de impedimento en el otorgamiento del
certificado de Buenas Prácticas de Manufactura que confiere la autoridad de salud del Ecuador, el
mismo que es un requerimiento para poder obtener el permiso de funcionamiento de los
laboratorios farmacéuticos.
CONCLUSIONES
 El no otorgamiento del permiso de funcionamiento implica la suspensión de operaciones de
manufactura, consecuentemente se vería afectada la rentabilidad y la supervivencia de la
empresa.
 En el Ecuador existen laboratorios que no tienen en su estructura organizacional el área de
validación, es decir que contravienen el cumplimiento del estándar 32 de la Organización
Mundial de la Salud para las Buenas Prácticas de Manufactura; en consecuencia se
transforman en competencia desleal ya que la calidad de lo que producen no está
garantizada.
 La inversión en tecnologías de medición para la validación es muy alta y por tanto es limitada
a las pruebas de cumplimiento obligatorio y no las complementarias.
 En la industria farmacéutica es requerimiento la actualización permanente en el uso de
normativas en BPM de la Organización Mundial de la Salud.
RECOMENDACIONES
• Se debe buscar la aplicación de los estándares modernos de Buenas Prácticas de Manufactura
que son establecidos por el comité de expertos de la Organización Mundial de la Salud.
• Se deben establecer cronogramas de estudio e implementación de los nuevos requerimientos
ya que de esta manera se fortalece la capacidad competitiva de la empresa, al tener mejores
estándares dentro de su sistema de calidad.
• Se recomienda buscar y establecer alianzas estratégicas con empresas multinacionales fuertes
que tiene muy avanzado su know how en validación.
• La planeación de los proyectos de inversión en tecnología farmacéutica debe hacerse para tres
años a fin de mantener bajo control la mejora en equipamientos y sistemas nuevos y mejorados.
• Los cambios relacionados a la validación deben ser conocidos, evaluados y aprobados por las
gerencias de I+D, Garantía de Calidad, Producción, Ingeniería y Dirección Científica.
• Se recomienda establecer el plan de mejora continua de validación para el trienio 2013-2015 a
fin de que se puedan planificar, ejecutar y evaluar los cambios.

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Modelo de alineamiento estratégico para validaciones farmacéuticas 2013-2015

  • 1. MODELO DE ALINEAMIENTO ESTRATÉGICO PARA EL PERÍODO 2013-2015 DEL AREA DE VALIDACIONES DE UN LABORATORIO FARMACÉUTICO
  • 2. ESTRUCTURA DE LA PRESENTACIÓN • Descripción de la empresa y del proceso en estudio • Planteamiento del problema • Objetivo general del proyecto • Objetivos específicos • Metodología • Resultados del análisis externo e interno • Objetivos corporativos para Operaciones • Objetivos de Validación que impactan en los objetivos corporativos • Alineamiento con filosofía corporativa y objetivos organizacionales • Matriz estratégica y priorización de estrategias • Planes de acción • Plan de implementación. Cuadro de Mando. • Conclusiones y recomendaciones
  • 3. DESCRIPCIÓN DE LA EMPRESA • Es un laboratorio farmacéutico de capital nacional, con más de 70 años de actividad en el Ecuador. • Productos: salud humana, veterinarios y de consumo, fabricación a terceros. • Fabricación de: comprimidos, cápsulas, soluciones inyectables, jarabes, soluciones, suspensiones, polvos, antibióticos, vacunas, toxoides, plaguicidas. • Importados: antivirales, biotecnológicos y oncológicos. • En el área de Validaciones: posee un Comité de Validación. Realiza Validación de sistemas, procesos y calificación de equipos.
  • 4. ¿QUÉ ES VALIDAR? Confirmación documentada que se cumplen los requisitos para un aplicación específica prevista Debe demostrar la capacidad de los procesos para alcanzar los resultados planificados Permite un conocimiento a fondo de los procesos Disminuye riesgos en los productos y procesos por falta de cumplimiento Estudio sistemático para determinar un desempeño apropiado, uniforme y de acuerdo a lo especificado
  • 5. PLANTEAMIENTO DEL PROBLEMA Insuficiente sincronización de los esfuerzos de validación entre todos los departamentos responsables Interés de otros departamentos por la Validación está en segundo plano, no hay coordinación con Planificación de la Producción La Validación es requerimiento de la BPM, su incumplimiento puede acarrear la no certificación y no otorgamiento de permiso de funcionamiento Actividades de validación no se realizan dentro del tiempo previsto, se dilata su cumplimiento y demanda sobreesfuerzo de I+D Riesgo de tener procesos fuera de control luego afectación a la calidad de los productos y su uso seguro Riesgo de retiro de mercado, afectación de imagen corporativa, incumplimiento de estándares internacionales y ruptura de contratos de fabricación
  • 6. OBJETIVO GENERAL Diseñar un modelo de alineamiento estratégico para el área de Validaciones de un laboratorio farmacéutico
  • 7. OBJETIVOS ESPECIFICOS Identificar y diagnosticar factores internos y externos que impactan al área de Validaciones Realizar una priorización de los factores que afectan el no cumplimiento de los planes de Validación Alinear el proceso con la filosofía y objetivos organizacionales Establecer estrategias que proyecten una mejora en el cumplimiento Proponer un cuadro de comando que alinee los planes de Validación a los objetivos de la compañía
  • 8. METODOLOGÍA  Identificación de los procesos que por su importancia e impacto sobre la calidad de los productos deben ser validados  Definición del tipo de validaciones requeridas en los procesos  Realización de un análisis situacional de la compañía respecto a la Validación  Realización de un análisis estratégico que defina y priorice estrategias a ser incorporadas en planes de acción. Estas estrategias deben alinearse hacia los objetivos corporativos  Establecimiento de un modelo de cuadro de mando integral que sincronice las actividades de Validación y plan de implementación
  • 9. RESULTADOS DEL ANÁLISIS EXTERNO E INTERNO • Comité de Validación existe • Apoyo de la Gerencia con recursos • Actividades de validación se fundamentan en normas internacionales • Instalaciones cumplen normas BPM • Existe programa de mantenimiento preventivo Fortalezas • Economía del Ecuador estable permite planes de inversión tecnológica • Adquirir carácter de referencia en Validación Farmacéutica • Mejora del estándar en BPM de acuerdo a las normas actuales de la OMS • Firma de contratos de manufactura con multinacionales Oportunidades • Poca sincronización de objetivos de validación entre departamentos • Responsabilidad de validación no está bien compartida • No se logra cubrir la totalidad de los requerimientos de Validación • Tiempo corto de permanencia de los especialistas en Validación Debilidades • Afectación a contratos de fabricación por bajo cumplimento de estándares • Procesos fuera de control si no se validan • Carencia de recursos humanos capacitados para Validación • Permisividad e inacción de la autoridad sanitaria frente a laboratorios que no hacen Validación Amenazas
  • 10. OBJETIVOS CORPORATIVOS CONTRIBUCIÓN A MEJORES INGRESOS POR PRODUCTOS NUEVOS DISEÑO Y DESARROLLO DE ALTO RENDIMIENTO VALIDACIÓN DE PROCESOS DE MANUFACTURA CALIDAD TOTAL EN LOS NUEVOS PRODUCTOS
  • 11. OBJETIVOS DE VALIDACIÓN QUE IMPACTAN EN LOS CORPORATIVOS Sistemas de apoyo crítico • Mantener en las áreas de producción un ambiente controlado • Sistemas de producción y suministro de agua cumplan especificaciones Sistemas computacionales ERP • Asegurar la confiabilidad del sistema que controla automatización de Producción, Calidad, Costos e inventarios y comercialización Procesos de Fabricación • Asegurar ejecución precisa de instrucciones de fabricación para cumplimiento de especificaciones de proceso y producto
  • 12. OBJETIVOS DE VALIDACIÓN QUE IMPACTAN EN LOS CORPORATIVOS Equipos de fabricación • Asegurar que los equipos funcionen según lo esperado y cumplan criterios de aceptación • Mantener el estado validado de los equipos que intervienen en fabricación Equipos de control de procesos • Certificar el funcionamiento correcto de los equipos de control • Obtener resultados precisos en el análisis de control de calidad Temperatura cinética media • Determinar que la temperatura promedio de almacenamiento de los productos se encuentre dentro de especificaciones para garantizar su estabilidad • Salvaguardar que el transporte en la cadena de suministro del producto cumpla con los requerimientos
  • 13. FILOSOFÍA CORPORATIVA MISIÓN: Contribuir con la experiencia a mejorar la calidad de vida de los ecuatorianos VISIÓN: Ser la compañía farmacéutica líder en el mercado comprometida con un desarrollo sustentable Valores: Innovación Valores: Trabajo en equipo Valores: Orientación al logro Valores: Respeto Valores: Integridad
  • 14. ALINEAMIENTO DE LOS OBJETIVOS DE VALIDACIÓN A LOS CORPORATIVOS Contribución a mejores ingresos por productos nuevos Asegurar la confiabilidad del sistema que controla automatización de Producción, Calidad, Costos e inventarios y comercialización Salvaguardar que el transporte en la cadena de suministro del producto cumpla con los requerimientos Calidad total en los productos nuevos Asegurar ejecución precisa de instrucciones de fabricación para cumplimiento de especificaciones de proceso y producto Determinar que la temperatura promedio de almacenamiento de los productos se encuentre dentro de especificaciones para garantizar su estabilidad
  • 15. ALINEAMIENTO DE LOS OBJETIVOS DE VALIDACIÓN A LOS CORPORATIVOS Diseño y desarrollo de alto rendimiento Mantener en las áreas de producción un ambiente controlado Sistemas de producción y suministro de agua cumplan especificaciones Obtener resultados precisos en el análisis de control de calidad Certificar el funcionamiento correcto de los equipos de control Validación de procesos de manufactura Asegurar que los equipos funcionen según lo esperado y cumplan criterios de aceptación Mantener el estado validado de los equipos que intervienen en fabricación
  • 16. MATRIZ ESTRATÉGICA DERIVADA DEL ANALISIS FODA MATRIZ ESTRATÉGICA FORTALEZAS F1. Existencia de un Comité de Validación formado por alta Dirección y Gerencias departamentales. F2. Apoyo de la Gerencia General con recursos para validación. F3. Actividades de validación se fundamentan en normas internacionales. F6. Instalaciones cumplen las Buenas Prácticas de Manufactura. F9. Existe un programa de mantenimiento preventivo. DEBILIDADES D1. Poca sincronización de objetivos de validación entre departamentos. D2. La responsabilidad de validación no está bien compartida. D5. No se logra cubrir la totalidad de los requerimientos de validación. D3. Tiempo corto de permanencia de los especialistas de validación en la empresa. OPORTUNIDADES O2. Economía del Ecuador estable y en crecimiento permite establecer planes de inversión tecnológica. O5. Adquirir carácter de referencia en validación farmacéutica. O6. Mejora del estándar en Buenas Prácticas de Manufactura de acuerdo a las normas actuales de la OMS. O7. Firma de contratos de manufactura con multinacionales. FO F1O2: Adquirir tecnología moderna F2O6: Buscar asesoría internacional en la aplicación y capacitación de las nuevas normas de BPM de la OMS F3O5: Establecer becas de estudios para estudiantes universitarios de carreras relacionadas a la industria farmacéutica, invitar a las autoridades regulatorias a visitar las instalaciones y hacer publicaciones técnicas de validación. F6O7: Buscar alianzas estratégicas con multinacionales. DO D1O6: Establecimiento de plan maestro de validación de acuerdo a los estándares de OMS. D2O6: Formalización del comité técnico de validación con responsabilidades bien definidas. D5O2: Contratación de más profesionales en carreras afines para capacitarles en validación. D3O2: Mejora salarial por sobre el mercado, planes de capacitación internacional en validación con la firma de compromiso laboral por 4 años.
  • 17. MATRIZ ESTRATÉGICA DERIVADA DEL ANALISIS FODA AMENAZAS A4. Afectación a contratos de fabricación bajo licencia por bajo cumplimiento de los estándares de multinacionales. A7. Procesos fuera de control si no se validan. A5. Carencia de recursos humanos capacitados en validación. A9. Permisividad e inacción de la autoridad sanitaria frente a laboratorios que no tienen programas de validación. FA F3A4: Solicitar auditorías de mejora en validación a las multinacionales que otorgan licencia de fabricación. F1A7: Seguimiento exhaustivo de la validación por el Comité de Validación. F2A5: Contratación de más profesionales en carreras afines para capacitarles en validación. F2A9: Realizar contactos técnicos, reuniones de trabajo y seguimiento con las máximas autoridades del Ministerio de Salud para que se fortalezcan las auditorías en BPM. DA D1A7: Establecer reuniones semanales con Producción, Ingeniería y Garantía de Calidad para seguimiento del cronograma de validación. D5A7: Establecer con Planificación de la Producción la asignación de tiempos necesarios para ejecutar las validaciones. MATRIZ ESTRATÉGICA FORTALEZAS F1. Existencia de un Comité de Validación formado por alta Dirección y Gerencias departamentales. F2. Apoyo de la Gerencia General con recursos para validación. F3. Actividades de validación se fundamentan en normas internacionales. F6. Instalaciones cumplen las Buenas Prácticas de Manufactura. F9. Existe un programa de mantenimiento preventivo. DEBILIDADES D1. Poca sincronización de objetivos de validación entre departamentos. D2. La responsabilidad de validación no está bien compartida. D5. No se logra cubrir la totalidad de los requerimientos de validación. D3. Tiempo corto de permanencia de los especialistas de validación en la empresa.
  • 18. PRIORIZACION DE ESTRATEGIAS OBJETIVOS CORPORATIVOS ESTRATEGIAS F-O Obj1. Contribución a mejores ingresos por productos nuevos Obj2. Calidad total en los productos nuevos Obj3. Diseño y desarrollo de alto rendimiento Obj4. Validación de procesos de manufactura Peso Calificación prom. Ponderado Adquirir tecnología moderna. 4 4 3 4 0,40 3,75 1,50 Buscar asesoría internacional en la aplicación y capacitación de las nuevas normas de BPM de la OMS 2 4 4 3 0,30 3,25 0,98 Establecer becas de estudios para estudiantes universitarios de carreras relacionadas a la industria farmacéutica, invitar a las autoridades regulatorias a visitar las instalaciones y hacer publicaciones técnicas de validación 1 1 1 1 0,05 1,00 0,05 Buscar alianzas estratégicas con multinacionales. 4 3 3 3 0,25 3,25 0,81 Total 1,00 3,34
  • 19. PRIORIZACION DE ESTRATEGIAS OBJETIVOS CORPORATIVOS ESTRATEGIAS D-O Obj1. Contribución a mejores ingresos por productos nuevos Obj2. Calidad total en los productos nuevos Obj3. Diseño y desarrollo de alto rendimiento Obj4. Validación de procesos de manufactura Peso Calificación prom. Ponderado Establecimiento de plan maestro de validación de acuerdo a los estándares de OMS. 2 4 3 4 0,40 3,25 1,30 Formalización del comité técnico de validación con responsabilidades bien definidas. 1 2 1 3 0,15 1,75 0,26 Contratación de más profesionales en carreras afines para capacitarles en validación. 2 4 3 4 0,40 3,25 1,30 Mejora salarial por sobre el mercado, planes de capacitación internacional en validación con la firma de compromiso laboral por 4 años. 1 1 1 3 0,05 1,50 0,08 Total 1,00 2,94
  • 20. PRIORIZACION DE ESTRATEGIAS OBJETIVOS CORPORATIVOS ESTRATEGIAS F-A Obj1. Contribución a mejores ingresos por productos nuevos Obj2. Calidad total en los productos nuevos Obj3. Diseño y desarrollo de alto rendimiento Obj4. Validación de procesos de manufactura Peso Calificación prom. Ponderado Solicitar auditorías de mejora en validación a las multinacionales que otorgan licencia de fabricación. 1 2 1 2 0,15 1,50 0,23 Seguimiento exhaustivo de la validación por el Comité de Validación. 1 2 1 3 0,10 1,75 0,26 Contratación de más profesionales en carreras afines para capacitarles en validación. 2 4 3 4 0,40 3,25 1,30 Realizar contactos técnicos, reuniones de trabajo y seguimiento con las máximas autoridades del Ministerio de Salud para que se fortalezcan las auditorías en BPM. 4 4 2 4 0,35 3,50 1,23 Total 1,00 2,94
  • 21. PRIORIZACION DE ESTRATEGIAS OBJETIVOS CORPORATIVOS ESTRATEGIAS D-A Obj1. Contribución a mejores ingresos por productos nuevos Obj2. Calidad total en los productos nuevos Obj3. Diseño y desarrollo de alto rendimiento Obj4. Validación de procesos de manufactura Peso Calificación prom. Ponderado Establecer reuniones semanales con Producción, Ingeniería, Garantía de Calidad y Flujo de Materiales para seguimiento del cronograma de validación. 4 4 4 4 0,80 4,00 3,20 Establecer con Planificación de la Producción la asignación de tiempos necesarios para ejecutar las validaciones. 2 2 2 4 0,20 2,50 0,50 Total 1,00 3,70
  • 22. ESTRATEGIAS PRIORIZADAS A DESARROLLAR Adquirir tecnología moderna Buscar asesoría internacional en la aplicación y capacitación de las nuevas normas de BPM de la OMS Buscar alianzas estratégicas con multinacionales. Establecer el plan maestro de validación de acuerdo a los estándares de la OMS Establecer reuniones semanales con Producción, Ingeniería, Garantía de Calidad y Flujo de Materiales para seguimiento del cronograma de validación Realizar contactos técnicos, reuniones de trabajo y seguimiento con las máximas autoridades del Ministerio de Salud para que se fortalezcan las auditorías en BPM Contratar a más profesionales en carreras afines para capacitarles en validación
  • 23. PLANES DE ACCIÓN Objetivo Calidad total en los productos nuevos No. 2 Estrategia Buscar asesoría internacional en la aplicación y capacitación de las nuevas normas de BPM de la OMS Departamentos involucrados Dirección Científica Investigación y Desarrollo Garantía de Calidad Responsable Director Científico Gerente I+D Gerente GC No. Actividades Fecha de inicio Fecha de finalización Presupuesto (USD) 1 Definir las nueva normas de obligatoria aplicación 02-05-13 17-05-13 2000,00 2 Buscar asesores internacionales expertos en el tema 17-05-13 17-07-13 3000,00 3 Investigar las referencias de los asesores expertos 17-07-13 17-08-13 1000,00 4 Solicitar cotizaciones, evaluar y preseleccionar al asesor 17-10-13 17-11-13 200,00 5 Contactar al asesor preseleccionado y profundizar en detalles 17-11-13 25-11-13 1000,00 6 Seleccionar al asesor experto 25-11-13 30-11-13 200,00 7 Firmar contratos 30-11-13 20-12-13 2000,00 8 Coordinar la venida de los asesores y establecer cronogramas de trabajo 02-01-14 02-02-14 2000,00 9 Coordinar y realizar la asesoría internacional, emisión de informe 02-02-14 02-08-14 100000,00 10 Aplicar las recomendaciones 02-08-14 02-08-15 600000,00 TOTAL PRESUPUESTO 711400,00
  • 24. PLAN DE IMPLEMENTACION-CUADRO DE MANDO P Objetivos estratégicos Objetivos de validación Indicador Meta Nivel Iniciativas Resp. Finanzas y crecimiento Contribución a mejores ingresos por productos nuevos Asegurar la confiabilidad del sistema ERP que controla la automatización de las operaciones de producción y calidad del producto, manejo de costos e inventarios y comercialización para que los resultados financieros sean óptimos. Porcentaje de transacciones correctas >95 % Bajo: 90% Aceptable: 95% Optimo: 100% Buscar alianzas estratégicas con multinacionales Gerente General Director Comercial Director Científico Salvaguardar que el transporte en la cadena de suministro del producto cumpla con los requerimientos. Registros de humedad y temperatura en el transporte Humedad: < 65% Temperatura máx. 30 ˚C Bajo: >70% >30 ˚C Aceptable: 65% 30 ˚C Optimo: <60% <30 ˚C Clientes Calidad total en los productos nuevos Asegurar la ejecución precisa de las instrucciones de fabricación de los lotes para el cumplimiento de las especificaciones de proceso y de producto % de procesos estandarizados respecto a verificados por año > 90 % Bajo: 80% Aceptable: 90% Optimo: 100% Buscar asesoría internacional en la aplicación y capacitación de las nuevas normas de BPM de la OMS Director Científico Gerente I+D Gerente GC
  • 25. PLAN DE IMPLEMENTACION-CUADRO DE MANDO Procesos Validación de procesos de manufactura Asegurar que los equipos funcionen según lo esperado y cumplan criterios de aceptación. Cumplimiento de cronograma de mantenimiento preventivo Min. 95 % Bajo: 80% Aceptable: 95% Optimo: 100% Establecimie nto de un plan maestro de validación de acuerdo a los estándares de la OMS Director Científico Gerente I+D Gerente de GC Gerente de Producción Gerente de Ingeniería Gerente de Flujo de Materiales Mantener el estado validado de los equipos que intervienen en la fabricación. Cumplimiento del cronograma de validación Min. 98 % Bajo: 80% Aceptable: 98% Optimo: 100% Capital intangible Diseño y desarrollo de alto rendimiento Mantener en las áreas de producción un ambiente controlado de calidad de aire, humedad y temperatura para evitar la contaminación cruzada y microbiana de los productos. Cumplimiento de criterios de aceptación Aire: según ISO H máx 60 % T máx 30 ˚C Bajo: >70% 30 ˚C Aceptable: 60% 30 ˚C Optimo: <60% 25 ˚C Adquirir tecnología moderna Gerente General Director Científico Gerente I+D Gerente de Ingeniería Gerente GC
  • 26. PLAN DE IMPLEMENTACION-CUADRO DE MANDO Capital intangible Diseño y desarrollo de alto rendimiento Adquirir tecnología moderna Gerente General Director Científico Gerente I+D Gerente de Ingeniería Gerente GC Controlar que los sistemas de producción y suministro de agua purificada y de calidad inyectable provean agua que cumpla especificaciones de calidad farmacéutica. Cumplimiento de especificaciones Desminerali zada, estéril Estéril Certificar el funcionamiento correcto de los equipos de control. Parámetros de medición contra el patrón están en el rango de aceptación Máx. 1 % de desviación Bajo: 5% Aceptable : 1% Optimo:< 1% Obtener resultados precisos en el análisis de control de calidad. % coeficiente de variación Máx. 6 % Bajo: 10% Aceptable : 6% Optimo:< 6%
  • 27. CONCLUSIONES  La validación es en requerimiento fundamental en la industria farmacéutica puesto que es parte componente de la calidad de un medicamento.  El proceso actual de validación no está controlado y no se cumple en los niveles requeridos, encontrándose en un nivel de cumplimiento del 80 %.  La validación en la empresa está a exclusivamente bajo la responsabilidad del departamento de Investigación y Desarrollo y no funciona en forma sincronizada con los otros departamentos que deben intervenir. Las responsabilidades funcionales no están especificadas.  La validación no es parte de los objetivos departamentales de las áreas distintas al departamento de Investigación y Desarrollo y no está alineada con los objetivos corporativos.  El incumplimiento en la ejecución de la validación tiene riesgos potenciales muy altos, puesto que se pueden afectar los atributos de calidad de los productos al tener procesos fuera de control y sistemas de apoyo crítico que no eviten la contaminación cruzada y microbiana.  La ejecución incompleta de la validación es causal de impedimento en el otorgamiento del certificado de Buenas Prácticas de Manufactura que confiere la autoridad de salud del Ecuador, el mismo que es un requerimiento para poder obtener el permiso de funcionamiento de los laboratorios farmacéuticos.
  • 28. CONCLUSIONES  El no otorgamiento del permiso de funcionamiento implica la suspensión de operaciones de manufactura, consecuentemente se vería afectada la rentabilidad y la supervivencia de la empresa.  En el Ecuador existen laboratorios que no tienen en su estructura organizacional el área de validación, es decir que contravienen el cumplimiento del estándar 32 de la Organización Mundial de la Salud para las Buenas Prácticas de Manufactura; en consecuencia se transforman en competencia desleal ya que la calidad de lo que producen no está garantizada.  La inversión en tecnologías de medición para la validación es muy alta y por tanto es limitada a las pruebas de cumplimiento obligatorio y no las complementarias.  En la industria farmacéutica es requerimiento la actualización permanente en el uso de normativas en BPM de la Organización Mundial de la Salud.
  • 29. RECOMENDACIONES • Se debe buscar la aplicación de los estándares modernos de Buenas Prácticas de Manufactura que son establecidos por el comité de expertos de la Organización Mundial de la Salud. • Se deben establecer cronogramas de estudio e implementación de los nuevos requerimientos ya que de esta manera se fortalece la capacidad competitiva de la empresa, al tener mejores estándares dentro de su sistema de calidad. • Se recomienda buscar y establecer alianzas estratégicas con empresas multinacionales fuertes que tiene muy avanzado su know how en validación. • La planeación de los proyectos de inversión en tecnología farmacéutica debe hacerse para tres años a fin de mantener bajo control la mejora en equipamientos y sistemas nuevos y mejorados. • Los cambios relacionados a la validación deben ser conocidos, evaluados y aprobados por las gerencias de I+D, Garantía de Calidad, Producción, Ingeniería y Dirección Científica. • Se recomienda establecer el plan de mejora continua de validación para el trienio 2013-2015 a fin de que se puedan planificar, ejecutar y evaluar los cambios.