El documento describe los beneficios de tener manuales de procedimiento en una organización. Explica que los manuales son herramientas útiles para gestionar las políticas de la empresa de manera coherente y estratégica. También ayudan a supervisar procesos, minimizar errores, y servir como guía para nuevos empleados. El contenido ideal de un manual incluye información general sobre objetivos y responsabilidades, así como procedimientos específicos detallados para cada tarea.

1. LOS DISTINTOS
SISTEMAS DE CONTROL
DE CALIDAD:
Aspectos básicos

2. Manuales de procedimiento de la
organización
Los manuales de procedimiento son
instrumentos para la gestión de las
políticas de la empresa en cualquiera de
sus ámbitos.
Son costosos pero indispensables para
generar unos mecanismos de actuación
de acuerdo con la cultura empresarial y
con las decisiones estratégicas.
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3. En los aspectos de comunicación
externa cobra mayor importancia por
la necesidad de dar una imagen hacia
el exterior coherente con las políticas
empresariales.
El departamento de compras o de
materiales tiene una relación mercantil
con el exterior y debe tener escrita de
una forma muy exhaustiva como debe
realizarla.
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4. Una normativa en forma de manual
facilita la supervisión y se ahorran
explicaciones y consultas.
Se asegura que las decisiones y
acciones están de acuerdo con el
director de materiales.
Ayuda a minimizar los olvidos y evita la
degeneración de ciertas tareas.
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5. Concede autoridad al actuar de la
forma indicada, ya que está aprobado
por la dirección.
Dedicar tiempo a la elaboración y a la
actualización del manual es dedicar
tiempo a su revisión y mejora con los
beneficios que eso conlleva en la
gestión, ya que se estarían evaluando
de manera constante los procesos.
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6. El manual se convierte a la vez en guía
de formación para los nuevos
empleados.
El contenido debe estar distribuido de
forma coherente siendo aconsejable ir
de lo general a lo particular, de este
modo se podría distribuir de la
siguiente forma:
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7. Prólogo: del Director General
presentándolo y legitimándolo, dando
autoridad al documento.
Se pueden presentar los objetivos del
manual, hacer una exposición de
motivos y mostrar sus partes y
componentes.
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8. Informaciones de índole general en las
que se incluyan objetivos específicos
del departamento de materiales, se
desglosa la responsabilidad de cada
puesto y la línea de autoridad.
E s i n t e r e s a n t e q u e i n c l u y a
organigramas con departamentos y
estructura de la empresa.
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9. Informaciones particulares de índole
especifica del departamento de
materiales con políticas relativas a:
o Selección y trato de proveedores.
o Solicitudes de ofertas.
o Confección de pedidos.
o Contactos con los proveedores.
o Gestión de existencias.
o Principios de calidad, cantidad,
precio y valor.
o Estandarización.
o Aspectos legales de las compras.
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10. Procedimientos, es el momento de
detallar las acciones específicas del
personal designado para realizar las
tareas.
Explicar la manera de hacer las cosas.
El director de materiales debe
desarrollar los procedimientos de
acuerdo a cuatro conceptos
fundamentales.
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11. Principios
procedimentales
Definición
Los procedimientos
son medios y no fines
en si mismos
Procedimientos que marquen medios que
simplifiquen y aclaren el proceso. Se
especifican por escrito para asegurar su
permanencia.
Deben facilitar la
comunicación y la
coordinación de
esfuerzos
Trabajo de integración de procedimientos de
distintos equipos de trabajo que garanticen la
unificación de esfuerzos.
Especificar
responsabilidades
Hay que evitar las lagunas de responsabilidad y
el cruce de las mismas.
Alcanzar la dirección
por excepción
Un buen manual de procedimientos evita las
consultas a los superiores que solo aparecerían
en hechos extraordinarios.
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