El documento describe diferentes tipos de documentos administrativos y societarios, incluyendo sus definiciones y usos. Explica que las acciones representan la propiedad sobre una parte de una compañía, y que las actas documentan los hechos de las reuniones. También cubre contratos como acuerdos que generan derechos y obligaciones entre partes.

1. UNIVERSIDAD SAN AGUSTIN Capítulo II Documentos Administrativos CPC. Hugo García Rivadeneira [email_address] DOCUMENTACION ADMINISTRATIVA

2. UNIVERSIDAD SAN AGUSTIN Introducción La complejidad de las actividades mercantiles fue motivo de que los simples acuerdos verbales se hayan sustituido por la constancia escrita de los pactos o acuerdos. En el mundo de los negocios cualquier paso que se dé en el ámbito comercial se consta en algún documento y conforme a su importancia el documento puede llevar la firma de algún funcionario calificado. Las continuas operaciones efectuadas por la empresa requieren la emisión y recepción de documentos de diversas índole. DOCUMENTACION ADMINISTRATIVA Documentos Administrativos

3. UNIVERSIDAD SAN AGUSTIN Definición Los documentos empresariales toman forma al momento en que la operación se realiza , y su objeto es el de certificar entendimiento que existe entre las dos partes que han efectuado un convenio. El ticket que emite una caja registradora entregado a un cliente que a comprado al contado, o un complicado contrato de muchas páginas relativo al arrendamiento de un inmueble; ambos casos describen la operación en forma escrita, reduciendo así en gran parte las posibilidades de discrepancia futuras por parte de los interesados. DOCUMENTACION ADMINISTRATIVA Documentos Administrativos

4. UNIVERSIDAD SAN AGUSTIN Dentro del concepto de documentación mercantil se comprenden no solamente los papeles de características formales y legales ( comprobantes de pago ), sino todos los que puedan sustituirlos como por ejemplo una carta. Los documentos que intervienen en una transacción mercantil facilitan la conclusión de está, informan a contabilidad respecto de las operaciones y sirven para hacer la anotación de los libros de contabilidad. DOCUMENTACION ADMINISTRATIVA Documentos Administrativos

5. UNIVERSIDAD SAN AGUSTIN Estos documentos mercantiles se envían al Departamento de Contabilidad donde se toman de ellos los datos necesarios para efectuar los asientos en los libros. Cuanto más grande sea la empresa mayor será la necesidad del empleo de documentos. En una gran empresa de ventas por retail sería imposible que llevase a cabo sus operaciones sin emplear una gran cantidad de documentos mercantiles. DOCUMENTACION ADMINISTRATIVA Documentos Administrativos

6. UNIVERSIDAD SAN AGUSTIN Podemos concluir como idea de documentación mercantil a toda constancia escrita de una transacción comercial o de un aspecto de ella que pueda utilizarse para: Certificar las anotaciones en los libros de contabilidad. Probar un hecho desde el punto de vista legal. Los libros de contabilidad son tan sólo un medio de prueba, y en ciertos casos puede convertirse en elemento para decidir un fallo, nunca servirán para destruir la evidencia surgida de un comprobante escrito y revestido de las características legales . (Importancia) Los libros de contabilidad pierden valor sino están apoyados en un archivo de documentos bien organizado. DOCUMENTACION ADMINISTRATIVA Documentos Administrativos

7. UNIVERSIDAD SAN AGUSTIN DOCUMENTACION ADMINISTRATIVA Documentos Administrativos Clasificación de la Documentación Administrativa Documentos societarios Las acciones Las actas Los contratos Documentos administrativos La carta El memorando La solicitud El informe La declaración jurada El oficio El certificado

8. UNIVERSIDAD SAN AGUSTIN DOCUMENTACION ADMINISTRATIVA Documentos Administrativos Clasificación de la Documentación Administrativa Documentos comerciales El pedido u orden de compra La factura o Boleta de venta La Guía de Remisión La Nota de abono La Nota de cargo Documentos financieros El recibo El Vale El Cheque La Letra de cambio El pagaré

9. UNIVERSIDAD SAN AGUSTIN Capítulo II Documentos Societarios CPC. Hugo García Rivadeneira [email_address] DOCUMENTACION ADMINISTRATIVA

10. UNIVERSIDAD SAN AGUSTIN DOCUMENTACION ADMINISTRATIVA Documentos Societarios Acciones Son inversiones de capital social , lo cual significa que al comprar acciones de una corporación se convierte en accionista y realmente es propietario de una parte de dicha empresa. Su participación en el valor líquido, o propiedad, en una empresa que puede emitir millones de acciones es mucho más pequeña que el valor líquido, o valor real, que posee en un bien que compró. Es propietario de algo que puede vender o retener, según lo que desee.

11. UNIVERSIDAD SAN AGUSTIN DOCUMENTACION ADMINISTRATIVA Documentos Societarios - Acciones Hay dos razones principales para comprar acciones: Se espera que el precio por acción aumente de manera que al vender sus acciones en el futuro logre obtener una ganancia. Se espera que las acciones generen ingresos en la forma de dividendos. Algunas acciones tienden a hacer uno o lo otro, mientras que otras hacen ambas cosas. La razón por la que son inversiones populares a pesar del hecho de que pueden ser volátiles , (cambian de valor rápidamente en el corto plazo) es debido a que las acciones en general proporcionan un mayor rendimiento que otros valores.

12. UNIVERSIDAD SAN AGUSTIN Definición DOCUMENTACION ADMINISTRATIVA Documentos Societarios - Acciones Una acción es una parte alícuota del capital social de una sociedad anónima . Representa la propiedad que una persona tiene de una parte de esa sociedad. Normalmente, salvo excepciones, las acciones son transmisibles libremente y otorgan derechos económicos y políticos a su titular ( accionista ). Como inversión , supone una inversión en renta variable , dado que no tiene un retorno fijo establecido por contrato, sino que depende de la buena marcha de dicha empresa .

13. UNIVERSIDAD SAN AGUSTIN La acción como método de control de una sociedad DOCUMENTACION ADMINISTRATIVA Documentos Societarios - Acciones Una acción otorga a su poseedor derecho para emitir un voto en la Junta de Accionistas . Dicha Junta, aparte de decisiones estratégicas, es la encargada de nombrar un Gerente o un Directorio para la sociedad. Cuantas más acciones se posea, más votos se puede emitir, mayor es el control de la sociedad y se tiene mayor capacidad de decisión dentro de la misma. ( Salvo excepciones ( acciones sin voto ). En grandes compañías, basta con poseer entre el 15 y el 20% del capital para ejercer una influencia decisiva en la dirección de la empresa.

14. UNIVERSIDAD SAN AGUSTIN Clasificación de las acciones DOCUMENTACION ADMINISTRATIVA Documentos Societarios - Acciones Acciones comunes : Son las acciones propiamente dichas. Acciones preferentes : Su poseedor tiene prioridad en el pago de dividendos y/o en caso de la disolución de la empresa, el reembolso del capital. No da derecho a voto en la Junta General de Accionistas , excepto cuando se especifica éste derecho. La diferencia fundamental es que usualmente son accionistas cortoplacistas por que no buscan mantener sus recursos en la empresa a largo plazo .

15. UNIVERSIDAD SAN AGUSTIN Clasificación de las acciones DOCUMENTACION ADMINISTRATIVA Documentos Societarios - Acciones Acciones de voto limitado : Sólo confieren el derecho a votar en ciertos asuntos de la sociedad determinados en el pacto social o estatuto, son más que una variante de las acciones preferentes. Acciones convertibles : Son aquellas que tienen la capacidad de convertirse en bonos y viceversa, pero lo más común es que los bonos sean convertidos en acciones. Acciones industriales : El aporte de los accionistas es realizado en la forma de un servicio o trabajo. Este tipo de acciones se encuentra prohibido en algunos países.

16. UNIVERSIDAD SAN AGUSTIN Clasificación de las acciones DOCUMENTACION ADMINISTRATIVA Documentos Societarios - Acciones Acciones liberadas de pago o crías : Son aquellas que son emitidas sin obligación de ser pagadas por el accionista, esto se debe a fueron pagadas con cargo a las utilidades que debió percibir éste (reinversión). Acciones con valor nominal : Son aquellas en que se hace constar numéricamente el valor del aporte. Acciones sin valor nominal : Son aquellas que no expresan el monto del aporte, tan solo establecen la parte proporcional que representan en el capital social.

17. Las Acciones

18. UNIVERSIDAD SAN AGUSTIN LAS ACTAS DOCUMENTACION ADMINISTRATIVA Documentos Societarios - Actas Viene del latín y significa "los hechos"; no es más que un testimonio escrito de los hechos ocurridos en cualquier circunstancia: una reunión de consorcio, una asamblea de miembros de una comisión directiva de cualquier entidad, una certificación del nacimiento de una persona, etc. Son hechos que se asientan por escrito y que resulta importante registrar y conservar. Debe contener datos del lugar, fecha y hora; una breve introducción sobre el hecho a que se refiere o el motivo que da lugar a su escritura y, un detalle pormenorizado de lo que acontece en el acto o reunión. Si hay debates, nómina de los que intervienen y síntesis de lo que dicen, así como las conclusiones a las que se arriban. Si hay votaciones, detalle de lo que se vota y resultado de la votación. Si hay "mociones" (acciones que los presentes proponen), detalle del contenido de cada una y mención de quien la formuló. Para su cierre, se usa generalmente un párrafo "de estilo", indicando la hora en que termina el acto y señalando que al pie firmarán los presentes "prestando su conformidad" a lo actuado. Las actas son testimonios de hechos ocurridos y suelen escribirse en libros con hojas renglonadas para ello. Además, se las numera correlativamente.

19. UNIVERSIDAD SAN AGUSTIN DOCUMENTACION ADMINISTRATIVA Documentos Societarios - Actas Si hay debates, nómina de los que intervienen y síntesis de lo que dicen, así como las conclusiones a las que se arriban. Si hay votaciones, detalle de lo que se vota y resultado de la votación. Si hay "mociones" (acciones que los presentes proponen), detalle del contenido de cada una y mención de quien la formuló. Para su cierre, se usa generalmente un párrafo "de estilo", indicando la hora en que termina el acto y señalando que al pie firmarán los presentes "prestando su conformidad" a lo actuado. Son testimonios de hechos ocurridos y suelen escribirse en libros además se las numera correlativamente.

20. Las Actas

21. UNIVERSIDAD SAN AGUSTIN DOCUMENTACION ADMINISTRATIVA Documentos Societarios - Contrato Es definido como un acuerdo privado, oral o escrito, entre partes que se obligan sobre materia o cosa determinada, y a cuyo cumplimiento pueden ser compelidas. Es un acuerdo de voluntades que genera derechos y obligaciones para las partes. Por ello se señala que habrá contrato cuando varias partes se ponen de acuerdo sobre una manifestación de voluntad destinada a reglar sus derechos. EL CONTRATO

22. UNIVERSIDAD SAN AGUSTIN DOCUMENTACION ADMINISTRATIVA Documentos Societarios - Contrato Las partes en un contrato son personas físicas o jurídicas . En un contrato hay dos polos o extremos de la relación jurídica obligacional, cada polo puede estar constituido por más de una persona revistiendo la calidad de parte. El contrato, tiene una connotación patrimonial, y forma parte de la categoría más amplia de los negocios jurídicos . La función del contrato es producir efectos jurídicos .

23. El Contrato

24. UNIVERSIDAD SAN AGUSTIN DOCUMENTACION ADMINISTRATIVA DOCUMENTOS SOCIETARIOS TRABAJO EN GRUPO Tema 02: Documentos Societarios. Desarrollo: Elaborar un modelo de cada uno de los documentos societarios estudiados. Considere en sus contenidos los datos personales de todos los miembros del grupo. Un solo trabajo por grupo.