2. 22
Exposición general empresa y
proyecto
1. Quienes somos
2. Producto
3. Objetivos estratégicos
4. Comunidades consumidores
de café
5. Coffee Communities
6. Gamificación
Meta, objetivos y alcance
7. Meta y alcance
8. Objetivos y medición
Beneficios
9. Beneficios del proyecto
Estrategia del proyecto
10. Análisis DAFO y PREN
Organización y plan de
comunicación
11. Organización
12. Plan de comunicación
Plan de proyecto: Plan de
fases y plan de hitos
13. Fases e hitos
14. Plan de Recursos Humanos
Plan de riesgos
15. Plan de riesgos
Análisis coste/beneficio.
Valoración inversión
16. Presupuesto
17. Análisis coste/beneficio
Conclusiones
18. Conclusiones
19. Conclusiones personales
00 Índice
3. en España, Marruecos, Andorra y Argelia
VISIÓN
Ser el mayor y más eficiente distribuidor
mundial de Clooney’s Coffee cumpliendo
con los compromisos éticos mejorando la
calidad de vida de la sociedad y
respetando al medio ambiente
01
Clooney’s Coffee es el líder mundial
de café encapsulado y España su
cuarto mercado mundial
Quienes somos
Distribuidor exclusivo de Clooney’s Coffee
1.000 Empleados
66 Boutiques
1 Contact Center
280.670.000 € en 2013
(datos 2014 pendientes cierre)
MISIÓN
Ser el mayor operador de Clooney’s
Coffee, con la mejor ejecución y
referente para el resto de mercados
VALORES
Compromiso y orgullo de pertenecer a L'illo
Honestidad y principios éticos
Somos un equipo
Pasión por la marca
Orientación al cliente
Orientación a resultados
La búsqueda de la excelencia
3
4. Clooney’s Coffee es el líder mundial
de café encapsulado y España su
cuarto mercado mundial
Distribuidor exclusivo de Clooney’s Coffee
en España, Marruecos, Andorra y Argelia
02Producto
Café encapsulado PREMIUM
25 variedades de café
Illy
Clooney’s
Coffee
Dolce
Gusto
Lavazza
Tassimo
Marcilla
0
1
2
3
4
5
6
0 1 2 3 4 5 6
Calidad**
Precio *
Solamente el 1% de la producción mundial de café
tiene la calidad marcada por Clooney’s Coffee
Para clientes profesionales y domésticos
Más de 100 accesorios
Tazas, fundas, agitadores, chocolates
* Precio según promedio 10 cápsulas tipo ‘Ristretto’
** Calidad basada en reviews de consumidores
Posicionamiento
4
5. Aumentar cuota mercado
un 5% en los 3 próximos años
03Objetivos estratégicos
Alcanzar el billón de cápsulas en 2018
Ampliar conocimiento de los clientes
personalización de campañas y servicios
Aumentar ventas profesionales (B2B)
un 5% en los 3 próximos años
5
6. 1 solo cliente identificado
04Comunidades consumidoras de café
Dependencia de 1 cliente
1 pago por comunidad
1 solo paquete de entrega
Sin datos del resto de
consumidores
6
8. 06Gamificación
¿Qué es la gamificación?
Es el empleo de mecánicas de
juego en entornos no lúdicos
OBJETIVO
Potenciar la motivación, la concentración,
el esfuerzo, la fidelización y otros valores
positivos comunes a todos los juegos
8
9. 07Meta y alcance
META
ALCANCE
Aplicación móvil
Android y iOS
Aplicación Web
Servidor aplicaciones
Implantación
Plataforma gestión de
la gamificación
Explotación de los
datos
Plan de Marketing
Soporte tras la
implantación
Desarrollar, implementar y poner en marcha una aplicación para
explotar el nicho de las comunidades consumidoras de café
incentivando su consumo mediante técnicas de gamificación.
Integración
Formación 9
10. 08Objetivos y medición
OBJETIVOS
No acumular un retraso superior a 30 días
Formación al 100% de personal en Service Desk destinado
al producto antes de la finalización del proyecto
Integración con los sistemas de la compañía (SAP-BO) al
100% a la finalización del proyecto
Cumplimiento del 100% de los requerimientos definidos por
el departamento de marketing antes del arranque del proyecto
Medición: Según la fecha planificada en el hito de cierre
Medición: 100% de contenido ofrecido y examen
Medición: Aprobación del 100% de los test de integración
Medición: Checklist de cumplimiento de requisitos iniciales
10
11. 09Beneficios del Proyecto
11
Dar respuesta a colectivos
consumidores de café
Mejora la experiencia de
compra
Atención personalizada
Mayor información del
consumidor
Aumento de ventas
facilitando modos de pago
habituales
Incentivo del consumo por
entorno gamificado
12. 10Análisis DAFO y PREN
1. Margen de riesgo
2. Dirección de proyecto
y Product Owner
interno
3. Apoyo del Director
Comercial
FORTALEZAS
1. Dependencia
empresa
desarrolladora
2. Know-how del
desarrollo no queda
en la empresa
3. Necesidad de todos
los departamentos
DEBILIDADES
1. Involucrar en un
desarrollo ágil a la
empresa
2. Generar un vínculo de
confianza con el
proveedor
OPORTUNIDADES
1. Gamificación poco
atractiva
2. Incumplimiento
normativas
3. Abandono empresa
contratada
AMENAZAS
1. Mantener el margen
de maniobra del
presupuesto
2. Máxima visibilidad a
PM y PO en Kickoff
3. Involucrar al resto del
comité de dirección
POTENCIAR
FORTALEZAS
1. Detallar
requerimientos y
SLA’s
2. Documentación
exhaustiva
3. Preparar fases de
diseño
REDUCIR
DEBILIDADES
1. Formación
2. Gestionar el
proveedor como socio
INCREMENTO
OPORTUNIDADES
1. Analizar entornos ya
gamificados
2. Implicar a dpto. Legal
3. Pagos por entregas
ANULAR AMENAZAS
12
13. 11 Organización
Comité de
seguimiento
del Proyecto
CEO España
Director Finanzas
Director Comercial
Director TI
Director Operaciones
Director Calidad
Director CRM
Director Marketing
Product Owner
Soporte Técnico BI
Consultor Calidad MKT
Consultor Técnico CRM
Consultor Legal
Consultor Seguridad
Personal interno
Project Manager
Consultor Gamificación
Business Analyst / SM
Líder Técnico
Líder Calidad
2 Analistas Calidad
6 Desarrolladores
Personal externo
Project
Manager
13
14. 12Plan de comunicación
Kick Off Demo y
Planificación
Seguimiento Planificación
diaria
Cierre
Responsable
PM interno
Asistentes
Involucrados
alguna fase del
proyecto
Objetivo
Presentar
información
relacionada al
proyecto y forma
de trabajo.
Periodicidad
Única al inicio del
proyecto
Formato
Presencial /
conferencia
Responsable
PM externo
Asistentes
Desarrollo, PM
externo y interno,
Product Owner
Objetivo
Mostrar lo
desarrollado en el
sprint y planificar
el sprint siguiente.
Periodicidad
Cada fin de sprint
Formato
Presencial /
conferencia
Responsable
PM interno
Asistentes
Comité de
seguimiento
Objetivo
Informar el avance
del proyecto contra
la planificación
Periodicidad
Bimestral
Formato
Presencial /
conferencia
Responsable
PM interno
Asistentes
PM interno y
externo
Objetivo
Determinar las
tareas hechas, las
que se van a hacer
y los posibles
problemas.
Periodicidad
Mitad y fin del
sprint
Formato
Presencial
Responsable
PM interno
Asistentes
Involucrados
alguna fase del
proyecto
Objetivo
Presentar el
resultado del
proyecto
Periodicidad
Única al final del
proyecto
Formato
Presencial /
conferencia
Asistentes
Objetivos
Responsable
Periodicidad
Formato
14
15. 13Fases e hitos
2016 2016
Sprint 1
29/1/2016
4/1/2016 - 29/1/2016Análisis
1/2/2016 - 2/9/2016Desarrollo
5/9/2016 -
30/9/2016
Integración
Sprint 9
30/09/2016
Pedido en Web
22/4/2016
Pedido en Android
23/5/2016
Pedido en iOS
24/5/2016
Lógica Gamificación
2/9/2016
Puesta en producción
23/9/2016
Kick Off
12/1/2016
Requerimientos Sistema
14/1/2016
Aplicación Web
12/8/2016
Aplicación Android
12/9/2016
Aplicación iOS
13/9/2016
30/9/2016
Cierre de proyecto
6/10/2016
Product Owner
Project Manager Externo
Project Manager Interno
Líder de Calidad Externo
ene feb mar abr may jun jul ago sep oct
Informe final
integración
Sprint 2
26/2/2016
Sprint 3
1/4/2016
Sprint 4
29/4/2016
Sprint 5
27/5/2016
Sprint 6
1/7/2016
Sprint 7
22/7/2016
Sprint 8
26/8/2016
15
16. 14Plan de Recursos Humanos
CRM
Quality Assurance
Departamento Legal
Seguridad de IT
Calidad corporativa
Consultor de estilo
Comercial B2B
CRM
Finanzas
Operaciones
Marketing
Colaboraciones
Stakeholders
Colaboraciones
puntuales
Product
Owner
de Marketing
PM de IT
M3
M91 técnico Business Intelligence
2 analistas de calidad
3 operadores Service Desk
Project manager
Consultor de gamificación
Business Analyst
Líder técnico
Líder de calidad
6 desarrolladores
M1
16
11
2
17. Impacto +-
Probabilidad
+
-
Poca implicación stakeholders
Mal diseño del nuevo flujo de
cierre de pedido
Documentación Proyectos
anteriores
Riesgos accidentales
(ejemplo: caídas de servicio
del servidor)
Fuga de información
relevante por parte de la
empresa contratada
Incumplimiento plazos de
entrega de la empresa
contratada
No adaptabilidad a la
metodología ágil
Disponibilidad datos críticos
Realizar estimaciones de
desarrollo inadecuadas
Mal diseño de la funcionalidad
de gamificación
Posibilidad de abandono por
parte de la empresa
contratada.
15Plan de Riesgos
Supervisión PM Interno.
Formación y promoción.
Control infraestructuras.
Ejecutar penalizaciones e
informar al comité.
Replanificación del proyecto.
Formación y
acompañamiento
profesional de la persona
afectada. Ejecutar plan de
disponibilidad alternativa de
datos (Servidor de backup)
Project
Manager
Dirección
IT
Dpto. IT
50.000€
4.500€
6.000€
17
15
12
10
I – Impacto
P – Probabilidad
Gr – Grado
C – Catástrofe
G – Grave
C
G
C
I P Gr Preventiva Correctiva Respon. Coste
18. 16Presupuesto
PRESUPUESTO
Concepto Descripción Cantidad Coste unitario Coste total
GASTOSOPEX
Project manager 9 meses, 1/2 jornada 1 16.500,00 € 16.500,00 €
Product Owner 9 meses, 1/4 jornada 1 8.250,00 € 8.250,00 €
Personas Service Desk 2 semanas, jornada completa 3 833,33 € 2.500,00 €
Incorporación BI 2 semanas, jornada completa 1 1.833,33 € 1.833,33 €
Consultor estilo marketing 15 días 1 1.458,33 € 1.458,33 €
Consultores departamentos Colaboración puntual (4 h/mes) 6 711,86 € 4.271,19 €
Contacto Comercial B2B Reuniones stakeholders 1 711,86 € 711,86 €
Contacto CRM Reuniones stakeholders 1 711,86 € 711,86 €
Contacto Finanzas Reuniones stakeholders 1 711,86 € 711,86 €
Contacto Operaciones Reuniones stakeholders 1 711,86 € 711,86 €
Contacto Marketing Reuniones stakeholders 1 711,86 € 711,86 €
Contacto IT Reuniones stakeholders 1 711,86 € 711,86 €
Total Personal interno (a) 39.084,04 €
CAPEX
Desarrollo subcontratado (b) 366.708,33 €
Servidores 1 732,00 € 732,00 €
Total Equipos (c) 732,00 €
Total Recursos (a + b + c) 406.524,37 €
CAP
Riesgos y otras contingencias 69.395,73 €
COSTE TOTAL 475.920,10 €
18
20. 18Conclusiones
Coffee Communities es un proyecto estratégico que
permitirá:
Aumentar ventas del canal B2B
Mejorar la calidad del servicio
Aumentar la información de clientes: consumo,
promedios, tendencias, etc.
9 meses de duración
3 aplicaciones, entorno gamificado e integrado
Coste 475.920 €
TIR 126%
20
21. 19Conclusiones personales
Bien haberlo hecho
Querer ser demasiado
detallistas.
Perder el control de algunas
responsabilidades
asignadas.
Revisiones y modificaciones
en el último minuto.
Un líder para todos los
capítulos.
Repaso conjunto de los
documentos.
Asignación de responsable.
Fecha y hora fijas para
reuniones.
Respetar opiniones
Mas reuniones
presenciales.
Plazos de entrega internos
mas tempranos.
Revisión constante del
contenido.
No permitir que diferentes
enfoques distorsionan la
idea principal.
No dejar toda la
responsabilidad de la
entrega a un solo
componente.
21
Mal haberlo hecho
Bien no haberlo hecho Mal no haberlo hecho
22. 19Conclusiones personales
4 presentaciones
17 reuniones con el mentor
28 reuniones de grupo
165 páginas de documento final
Incontables horas de trabajo y
experiencias
El talento gana partidos, pero el trabajo en
equipo gana campeonatos
Michael Jordan
22
29. 29
Plan de riesgos completo
A6ID Descripción Activación Descripción Coste
1
Incumplimiento de
plazos de entrega por
parte de la empresa
contratada
Project
Manager
Media Catástrofe 15
Supervisión por parte del
Project Manager interno
Incumplimiento SLA’s de
proveedor
Ejecutar penalizaciones e
informar al comité.
Replanificación del
proyecto.
50.000 €
2
Adaptabilidad a
metodología ágil del
personal interno
implicado en el
proyecto
Dirección IT Media Grave 12
Formación y promoción de
los valores aportados por la
metodología
Detección de aversión al
cambio por parte de algún
trabajador interno
Formación y
acompañamiento
profesional de la persona
afectada.
4.500 €
3
Disponibilidad datos
críticos
Departamento
Informática
Baja Catástrofe 10
Control de las
infraestructuras implicadas
Detección problemas conexión
con servicios centrales
Ejecutar plan de
disponibilidad alternativa de
datos. (Servidor de
respaldo).
6.000 €
4
Poca implicación
stakeholders
Product Owner Media Importante 9
Contacto constante y con
aportaciones de valor del
desarrollo de la aplicación
Negación de colaboración Informar al comité. 0 €
5
Mal diseño del nuevo
flujo de cierre de
pedido
Departamento
Comercial
Media Importante 9
Comprobación iterativa de
los avances realizados
Desaprobación por parte de los
estándares aprobados por el
departamento comercial
Reelaboración del diseño
estrechamente con el
departamento.
5.000 €
6
Realizar estimaciones
de desarrollo
inadecuadas
Project
Manager
(externo)
Baja Grave 8
Evaluación histórica, contra
propuestas.
Primeros dos iteraciones
(sprint) de desarrollo
incompletas
Siguientes estimaciones
realizadas con un mentor
especializado en Scrum.
10.000 €
7
Mal diseño de la
funcionalidad de
gamificación
Departamento
Marketing
Baja Grave 8
Comprobación iterativa de
los avances realizados
Desaprobación del diseño por
parte del consultor experto
Realización del rediseño
por parte de una empresa
experta.
75.000 €
8
Posibilidad de
abandono por parte de
la empresa
contratada.
Project
Manager
Muy Baja Catástrofe 5
Reuniones periódicas
evaluando la relación
laboral entre ambas
empresas
Anuncio recibido por parte del
proveedor
Ejecutar penalizaciones,
informar al comité y ejecutar
contrato de reserva con otro
proveedor dentro del RFQ.
100.000 €
9
Documentación
Proyectos anteriores
Departamento
IT
Muy Alta Muy Bajo 5
Recabar información de
proyectos que sean muy
parecidos al proyecto.
Desconocimiento de un
procedimiento interno
Consultar a otros jefes de
proyecto de la empresa
N/A
10
Riesgos accidentales
(caídas de servicio del
servidor…)
Departamento
IT
Muy Bajo Bajo 2
Revisión del plan de
seguridad del
departamento de
Informática.
Momento crítico en alguna de
las infraestructuras implicadas
Activación plan de desastre
definido para casos de la
misma naturaleza
N/A
11
Fuga de información
relevante por parte de
la empresa contratada
Project
Manager
Bajo Muy Bajo 2
Ajustar la coordinación con
el equipo, conocer el clima
laboral mediante
encuestas, reuniones
personales.
Información desde el exterior
de nuestros planes futuros
Tratar de identificar la fuga
de información.
N/A
Acciones correctivasRiesgo
Responsable Probabilidad Impacto Grado Acciones Preventivas
Notas del editor
Ver documento B
Cápsulas
Máquinas
Accesorios
Título: Objetivos estratégicos
Según primera presentación
Aumentar cuota de mercado (+5% en 3 años)
Alcanzar el billón de cápsulas en 2018
Ampliar el conocimiento sobre los clientes para personalizar campañas y servicios
Generar campañas personalizadas
Aumentar ventas B2B
Cambiar imágenes