1. Agencias y sucursales
Son medios que sirven para proyectar la organización de ventas de bienes y servicios
en territorios situados a algunas distancias de la oficina principal o central. En otro
orden, son lugares de negocios sin personalidad jurídica en los que la empresa efectúa
toda o otra parte, de su actividad, procedimientos típicos que muchas empresas
emplean como forma de expansión.
La agencia
Una agencia o agente es un vendedor independiente, que ejerce sus actividades con
independencia económica y administrativa en relación a la casa matriz, o sea es
responsable principalmente de sus obligaciones fiscales.
Función del agente o agencia:
Su función consiste en distribuir los productos o los servicios de un intermediario, al
cual se conoce como casa matriz.
Para llevar un buen control de las agencias es necesario abrir las siguientes cuentas:
fondo de caja para el trabajo de la agencia, clientes de la agencia, ventas de las
agencias, costo de venta de la agencia y gastos de ventas de la agencia.
Para lograr mejor y mayor revelación, se hace necesario crear también la llamada
cuenta cliente de la agencia.
Es importante recordar que las cuentas anteriormente descritas pertenecen a la casa
matriz y que tan solo a efecto de control se les agregará la palabra agencia o agente,
esto no quiere decir que la misma pertenezca a la contabilidad de la agencia.
La cuenta fondo de trabajo de la agencia es una cuenta de origen deudor, que
representa el valor nominal del fondo entregado a la agencia al iniciar el ejercicio y
durante el ejercicio se acredita por el valor de los gastos pagados por la agencia.
Su presentación en el balance general es dentro del grupo de los activos circulantes, ya
que forma parte del efectivo y por tratarse de un fondo con restricciones formales en
cuanto a recurso o fin, debe mostrarse por separado.
Característica de una agencia o agente:
- No tiene personalidad jurídica propia
- Normalmente distribuyen productos y servicios de diferentes marcas y
fabricantes
- Cobran comisión por las mercancías vendidas
- No mantienen inventarios. Colocando pedidos, además de efectuar cobranzas y
remitir el efectivo a la casa matriz.

2. Contabilidad de la casa matriz
La casa matriz debe llevar un control contable de las ventas, costos y, en su caso de los
gastos de cada agente, con el fin de calcular las comisiones, información estadística de
carácter administrativo así como otros datos de relevancia.
Este control puede ser realizado mediante las cuentas denominadas costo de ventas
de agencias o agentes, gastos de ventas de agencia o agentes y ventas de agencias o
agentes. Cada una de estas cuentas debe tener un sub-cuenta por cada agencia o
agentes. Para el control de los inventarios se puede utilizar el procedimiento de
inventarios perpetuos.
Cuando la casa matriz decide enviar mercancía al agente ya ha sido previamente
vendida por este, el importe de los fletes, seguros y demás gastos acarreados por el
envío deben razonarse como gasto de ventas.
Si la mercancía es enviada en consignación, los gastos relacionados con la remisión
deben ser considerados parte del costo de la mercancía. Es conveniente llevar un
control de esos gastos debido a que la distancia de la casa matriz al domicilio del
agente determina una mayor o menor utilidad neta sobre las ventas.
Los asientos a realizar por cada matriz dependerán de si la gerencia desea determinar
las utilidades netas.
Sucursales
El establecimiento de sucursales consiste en crear extensiones de la misma compañía
en diferentes lugares en los que se efectúen operaciones para los clientes,
fundamentalmente en las zonas retiradas de la sede de la casa matriz.
La casa matriz necesita conocer la información financiera, los resultados de operación
y los cambios en la posición de cada una de las sucursales que integran su empresa, ya
que constituyen un elemento de juicio, imprescindible cuando existe la necesidad de
abrir o cerrar sucursales, así como para evaluar la administración de cada una de ellas.
Las sucursales están autorizadas a conocer créditos y realizar la cobranza respectiva
con la cual cubre sus gastos.
Características para la apertura de una sucursal
- Jurídicamente son una extensión de la casa matriz
- Físicamente se consideran que el contribuyente ha abierto un nuevo local, por
lo que es necesario presentar el correspondiente aviso a la administración
tributaria a través de un formulario destinado para tales fines.
- Efectúa su propia facturación

3. - Por su naturaleza, tienen un local propio, por lo general tienen inventarios y, de
acuerdo con sus característica, pueden o no llevar una contabilidad propia, que
debe ser integrada cada cierto tiempo a la de la casa matriz. El local y las
inversiones necesarias para su constitución son aportados por la casa matriz.
Aspecto financiero
Es importante dejar sentado que la contabilidad de las transacciones de ventas
realizadas por las sucursales, no conlleva al desarrollo de nuevos principios contables a
los problemas. Específicos relativos al control de las transacciones efectuadas por
intermediarios de la sucursal y a la información respectiva a la casa matriz de dichas
operaciones y los resultados obtenidos.
El objetivo principal de la adaptación del sistema contable de una sucursal es poder
determinar su utilidad o pérdida. Por lo tanto, las políticas contables, los libros,
catálogos de cuenta, etc., asiduamente consiste en un conjunto completo de
contabilidad. Conviene resaltar que en la contabilidad de la sucursal no aparece un
renglón de capital, sino una cuenta denominada “casa matriz, cuenta corriente”, que
muestra el importe de las inversiones efectuadas por la matriz en la sucursal.
En la cuenta matriz, se debe abrir la cuenta, sucursal, cuenta corriente.
En la cuenta matriz, cuenta corriente es de origen deudor y representa el importe de la
inversión que la matriz efectuó en la sucursal, sumando (disminuido) de la utilidad
(pérdida) neta del ejercicio, obtenido por la sucursal.
Se representa en el balance general dentro del grupo de los activos.
En la contabilidad de la sucursal, se debe abrir la cuenta, casa matriz, cuenta corriente.
Esta cuenta su saldo es acreedor y representa el importe de la inversión que la matriz
efectuó en la sucursal, sumando (disminuido) de la utilidad (pérdida) neta del ejercicio,
obtenida por la sucursal.
Las sucursales pueden ser:
- Locales
- Extranjeras
Sucursales locales
Son las que se ubican en la misma ciudad que la casa matriz. El establecimiento de este
tipo de sucursal obedece a que en ocasiones es difícil para el cliente acudir a las
instalaciones de la casa matriz debido a la lejanía o dificultad para llegar a ella. Para
proporcionar un mejor servicio, y evitar que el cliente acuda con los competidores, se
fundan sucursales en diversas partes de la misma ciudad.

4. Una de las ventajas contables de estas estrategias es que por su cercanía es posible
centralizar diariamente en la casa matriz la información generada por cada una de ellas
así como los cortes de caja. Simplifica las reposiciones de mercancía vendidas, gracias a
la cual la sucursal no necesita hacer compras directas a los proveedores ni manejar
cuentas de cheques.
Desde el punto de vista financiero, esto es sano debido a que evita saldos elevados en
los bancos y en inventarios, además permite un manejo más eficiente de los recursos
financieros de la empresa.
Sucursales extranjeras
Las sucursales extranjeras se utilizan cuando se desea abarcar mercados ubicados
fuera de la localidad en que se encuentra a la casa matriz. Aquí las sucursales
funcionan de manera similar a las locales, aunque la distancia que la separa de la
oficina principal les permite y, a veces hace indispensable una mayor independencia.
Diferencia entra agencia y sucursal
Agencias
- Tienen un sentido de muestra para que las vean los clientes pero no mantienen
existencia para hacer las entregas a los clientes. Los pedidos se envían a la casa
central y esta la que los sirve.
- Los créditos son cedidos por la sucursal las cuentas a cobrar se llevan a en los
libros de la sucursal; esta efectúa los cobros.
Los cobros efectuados por la sucursal son depositados en un banco local para que los
acredite a la misma; el gerente de la sucursal extiende los cheques para pagar los
gastos
Una agencia ejerce las mismas funciones pero más o menos que un viajante, en tanto
la sucursal desempeña la mayor parte de sus funciones de una empresa
independiente, sujeta solamente la inspección y el control de la casa matriz.
Si bien existen agencias y sucursales, existen otros establecimientos que tienen
algunas de las características de ambas. Agencias que ejercen algunas de las funciones
de las sucursales, y sucursales sujetas a algunas restricciones que se aplican a las
sucursales.
Si una agencia desempeña alguna de las funciones de una sucursal se halla sujeta a
alguna de las restricciones que generalmente se aplican a las agencias, se modifican
necesariamente su sistema de contabilidad para adaptarse a la situación.

5. Cuentas de las sucursales
Esta es más complicada que la de las agencias. Lleva un juego completo de libros en el
cual anota las mercancías recibidas de la casa de matriz y las adquiridas de otras
entidades, las ventas, las cuentas a cobrar, las cuentas a pagar y los gastos. El mayor
contiene una cuenta denominada casa central, a la cual se acredita todo aquello que se
recibe de la casa de matriz y debita de lo que se envía a la misma, es pues una cuenta
de capital donde se indica la inversión hecha por la casa matriz a la sucursal. Cuando
esta última cierre sus libros se traspasa la utilidad neta de la cuenta ganancias y
pérdidas a la casa central, cuenta corriente, como aumento de su responsabilidad ante
la casa central mientras que si existiera una pérdida neta, esta se cerraría contra la
cuenta casa central, cuenta corriente.
Métodos de contabilización casa matriz
Los métodos para efectuar las mercancías a las agencias y sucursales van a depender
hasta ciertos puntos del precio.
Actualmente existen 3 métodos a saber:
- Al costo: es el más usual y más sencillo
- A precio arbitrario o intermedio entre el costo y el precio de venta: este
método se utiliza con el fin de que el gerente de la sucursal no se da cuenta del
costo de la mercancía vendida y por lo tanto, de las utilidades.
- A precio de ventas: este método facilita un inventario continuo de mercancías
de la sucursal al precio de venta y proporciona así una comprobación
automática de las mercancías que impedirá o descubrirá los descuidos y
posibles fraudes.
Contabilidad superior – Harry A. Finney, C.P.A. y Herbert E. Miller, C.P.A. Páginas 300-
318
Contabilidad superior – Álvaro Romeo Javier. Capítulo 6, páginas 502 - 532