El documento habla sobre la gestión documental, que es el proceso de analizar y controlar sistemáticamente la información creada u obtenida por una organización. Esto incluye mantener la información en un formato accesible y clasificar los registros organizacionales y aquellos que no lo son. Además, la gestión documental puede proporcionar ventajas económicas y competitivas a una organización.

1. Gestión documental

2. Proceso administrativo que permite analizar y
controlar sistemáticamente la información registrada
que crea, recibe, mantiene o utiliza una organización
en correspondencia con su misión, objetivos y
operaciones.
Concepto

3. Proceso para mantener la información en un formato
que permita su acceso oportuno.
Concepto (2)

4. Plasman actos y hechos.
Posibilitan que las actuaciones documentadas
ocurran.
Reflejan un contenido, tienen una estructura y un
significado en función del contexto en el que se
generen, transmitan y conserven.
Documentos administrativos

5. Los documentos que contienen información
registrada mediante diferentes técnicas (audio, video,
escritura, fotografía, etc.) como resultado de sus
operaciones y actuaciones.
Registros organizacionales

6. Publicaciones y documentos que se mantienen en
bibliotecas para actualización, referencia o investigación.
Folleto, catálogos, propaganda.
E-mails que no corresponden con operaciones de la
organización.
Documentos personales.
Publicaciones de la organización (pósteres, folletos,
manuales, circulares, excepto el ejemplar que queda como
prueba de su existencia).
Borradores, notas, hojas de trabajo.
Documentos que no constituyen
registros organizacionales

7. Características informativas del
documento
Documento
Contenido Estructura
Contexto
Presentación
Registros Fisicos.
Registros Electrónicos.

8. Con la GD se pretende asegurar un manejo efectivo y
oportuno de los registros organizacionales con el
mínimo de inversiones.
Los registros organizacionales ocupan mucho espacio
del área funcional.
Para su conservación deben adquirirse medios que
resultan costosos.
El procesamiento de información debe ser realizado
por especialistas.
Ángulo económicos de la gestión
documental

9. La no localización oportuna de la información, puede
generar gastos insospechados para la organización.
La gestión documental es un proceso que protege a
la organización ante cualquier situación de riesgo y
que facilita el desarrollo, la toma de decisiones y la
seguridad económica de la organización.
Ángulo económico de la gestión
documental

10. Las iniciativas de una gestión documental sistemática
pueden crear nuevas oportunidades de negocio. (wal-
mart, pañales y cerveza).
La información registrada es un componente
importante de un objeto o servicio comercial.
(patentes).
Las prácticas de gestión documental confieren
ventajas competitivas que pueden incrementar las
ganancias. (cadena de valor y toma de decisiones).
Gestión documental como fortaleza

11. Vínculos
Gestión del conocimiento
Gestión de la
información Gestión
documental

12. 1. Determinar los plazos de retención de documentos.
2. Garantizar que exista correspondencia con las leyes
y regulaciones oficiales.
3. Manejo de registros organizacionales inactivos.
4. La organización de los registros organizacionales
activos para su recuperación. (fuentes de bases de
datos).
5. Protección de registros vitales.
Vínculos

13. La generación de un documento es el acto de
explicitación de una determinada información que la
organización transfiere entre diferentes instancias
como parte de su gestión.
Gestión documental

14. El sistema se crea en correspondencia con las necesidades
de la organización, contar con herramientas y medios
técnicos adecuados que permitan cumplir con las
expectativas.
Tener presente:
¿Quién y con qué frecuencia empleará la información?
¿Qué nivel de restricciones de acceso debe haber para cada
tipo de registro?
¿Por cuánto tiempo será válida la información?
¿Cuáles serían los medios técnicos idóneos para acceder,
procesar y producir registros de los documentos y las
informaciones?
Integración de sistemas
documentales e informacionales

15. Archivo institucional.
Concepción archivística.
Mantenimiento.
Fotocopias.
Correspondencia.
Impresión.
Organización de eventos.
Departamento legal.
Confusión con vínculos

16. Registren 5 documentos que puedes encontrar en casa
dando la siguiente información acerca de ellos.
Nombre del documento / registro.
Descripción breve.
Plazo de retención.
Lugar de ubicación.
Clasificación (activo, inactivo, vital).
Dueño del documento / registro.
Práctica en equipo