Proceso presupuestario, fases, estructura organizativa motivacion

1. FASES, REQUISITOS, MOTIVACIÓN, ESTRUCTURA
ORGANIZATIVA

2. La elaboración de un presupuesto, consta de tres áreas básicas,
las cuales son: conceptualización, procedimiento y síntesis
(Burbano, 2005). Los cuales se traducen en los siguientes
pasos:
 Preiniciación o Diagnóstico
Es la fase de diagnóstico, en la cual se revisan la visión,
misión y objetivos de la organización a fin de determinar su
pertinencia en el tiempo y definición de los objetivos específicos
para el año siguiente, basado en los logros del ejercicio
corriente. Se evalúan los presupuestos anteriores para conocer
la adecuación actual de los parámetros utilizados anteriormente
(márgenes de utilidad, participación en el mercado, rentabilidad),
se analizan las tendencias, los factores ambientales e internos
(análisis FODA), sentando las bases para la toma de decisiones
que dará como resultado el planeamiento estratégico y táctico,
el cual posteriormente será cuantificado en los presupuestos.

3.  Elaboración
Para elaborar el presupuesto es necesario tener el
POA (plan operativo anual), el cual adquirirá dimensión
monetaria a través del presupuesto. Se comenzará por el
presupuesto de ventas, según los objetivos de mercadeo
fijados por la organización y se tomarán las decisiones
sobre, precio, distribución, crédito y promociones que se
utilizarán. Según los estimados de ventas y las políticas
de inventarios, se programarán las cantidades a producir.
El programa anterior y las políticas de inventarios,
servirán de base para el presupuesto de compras en
términos reales y monetarios. Cada unidad preparará su
presupuesto de personal y RRHH los consolidará en el
presupuesto de personal de la empresa. El personal de
staff. (dpto. de presupuesto, consolidará el documento y
lo presentará al comité de presupuesto o la gerencia,
dependiendo de la estructura de la organización).

4.  Ejecución:
Durante el proceso de ejecución presupuestaria, se
asumen todos los principios presupuestarios de dirección
que coadyuvarán en la toma de decisiones durante el
ejercicio. El seguimiento de los objetivos organizacionales y
el desempeño gerencial se llevará a través de la etapa de
control.
 Control
Como todo proceso de control, el control presupuestario
tiene varias fases: en una primera, se establecen los
estándares de desempeño, es decir, aquellos parámetros
que me van a permitir saber cuales diferencias son
aceptables y cuales tienen que ser estudiadas y corregidas.
Durante el proceso de control propiamente dicho, se mide el
desempeño, luego lo compara con lo planificado, establece
las diferencias absolutas y relativas, analizándolas a fin de
tomar las medidas correctivas cuando fuera el caso.

5.  Evaluación
Una vez finalizada la ejecución presupuestaria y
el periodo económico o fiscal, se elaborará un informe
de desempeño integral de todos los aspectos del
presupuesto, desde su planificación, de manera que
sirva para la planeación del siguiente periodo. Este
informe dará cuenta del cumplimiento de los objetivos
previstos, sirviendo como base para el proceso de re-
planificación.

6. Relación entre presupuesto y
contabilidad
 Las transacciones presupuestarias y contables generan
registros de manera simultánea, en este sentido las
empresas disponen de clasificadores presupuestarios,
cuentas y catálogos de bienes o instrumentos que
permiten su interrelación automática. Al instalar un plan
presupuestario se hace necesario la estructuración de un
sistema de codificación de cuentas, de manera tal que
cada partida del presupuesto tenga su correlativa con la
contabilidad.
 Los estados financieros correspondientes al periodo
económico inmediato al periodo presupuestario permitirán
la proyección de los mismos.
 Los registros contables permiten una adecuada ejecución
y control del presupuesto, debido a la objetividad de los
registros.

7. Estructura organizativa para
elaboración del presupuesto
 Es necesario que la empresa tenga una estructura
organizativa clara y coherente, a través de la cual se
vertebrará todo el proceso de asignación y
delimitación de responsabilidades.
 El Sistema Presupuestario a instalar debe ser
compatible con el sistema contable, de manera tal
que cada partida presupuestaria tenga su correlativa
en la contabilidad.
 Un programa presupuestario será más eficaz en la
medida en que se puedan asignar adecuadamente
las responsabilidades, para lo cual, necesariamente
tendrá que contar con una estructura perfectamente
definida.

8. Motivación para el presupuesto
Es muy importante la motivación al personal
encargado de elaborar el presupuesto así como a
todos aquellos responsables de ejecutarlo, esto a su
vez viene determinado por:
a) La capacidad para realizar la actividad.
b) La repercusión que, sobre el proceso
presupuestario, tiene la conducta de quienes
interviene en el mismo, esto es, el papel que
desempeñan dentro del proceso de presupuestal los
factores de motivación y de comportamiento del
personal que labora en dicha actividad.
c) La participación sirve de motivación a los
individuos, confiriéndoles un poder decisorio en sus
respectivas áreas de responsabilidad.