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TECNOLÓGICO NACIONAL DE MÉXICO
Instituto Tecnológico de Cd. Altamirano
INSTITUTO TECNOLÓGICO DE CD.
ALTAMIRANO
UNIDAD 3 y 4
COMUNICACIÓN ORGANIZACIONAL
DOCUMENTOS ESCRITOS DE USO FRECUENTE
EN LAS ORGANIZACIONES
INGENIERÍA EN ADMINISTRACIÓN
3 SEMESTRE
GRUPO: 3A8
QUE PRESENTA:
BRIYIT CAMPOS CATALAN
CD. ALTAMIRANO, GUERRERO:
3 DE NOVIEMBRE DEL 2016
IMPORTANCIA DE LA COMUNICACIÓN
Una buena comunicación puede hacer la diferencia entre una vida feliz o una vida
llena de problemas.
La comunicación es indispensable para procurar y mantener las buenas relaciones
en todos los ámbitos de nuestra vida, particularmente en la familia, el trabajo y con
las personas más cercanas a nosotros. Aun así, enfrentamos desacuerdos y
discusiones sin sentido, provocando en ocasiones una ruptura en las relaciones con
los demás. Entender y hacerse comprender, es un arte que facilita la convivencia y
la armonía en todo lugar.
No todas las personas con una magnífica y agradable conversación poseen la
capacidad de comunicarse eficazmente, en muchos de los casos transmiten
anécdotas y conocimientos producto de la experiencia, la información y las vivencias
que han tenido, pero con el defecto de no dar la oportunidad a que otros se expresen
y compartan sus puntos de vista. En sí, esto no es malo, pero se debe tener cuidado
de no caer en excesos.
Queda claro que comunicar no significa decir, expresar o emitir mensajes (para eso
están los medios de información), por el contrario, al entablar un diálogo con los
demás, tenemos la oportunidad de conocer su carácter y manera de pensar, sus
preferencias y necesidades, aprendemos de su experiencia, compartimos gustos y
aficiones... en otras palabras: conocemos a las personas y desarrollamos nuestra
capacidad de comprensión. Sólo así estaremos en condiciones de servir al
enriquecimiento personal de quienes nos rodean.
La buena comunicación tiene algunas características que todos conocemos:
escuchar con atención, no acaparar la palabra, evitar interrumpir, utilizar un lenguaje
propio y moderado, lo cual demuestra educación y trato delicado hacia las personas.
ÍNDICE
1. COMUNICACIONES VERTICALES DESCENDENTES .................................. 1
1.1 ORDEN.......................................................................................................... 1
1.2 INSTRUCCIÓN.............................................................................................. 1
1.3 INFORMACIÓN ............................................................................................. 2
1.4 REUNIONES Y ASAMBLEAS. ...................................................................... 3
1.5 CHARLAS...................................................................................................... 4
1.6 ENTREVISTA ................................................................................................ 5
1.7 DISCURSO.................................................................................................... 6
1.8 MEDIDA DISCIPLINARIA.............................................................................. 6
1.9 REGLAS ........................................................................................................ 7
1.10 MANUALES E INSTRUCTIVOS .................................................................. 8
1.11 DERECHOS Y OBLIGACIONES ............................................................... 11
2. COMUNICACIÓN VERTICAL ASCENDENTE............................................... 11
2.1 ENCUESTA DE ACTITUD........................................................................... 11
2.2 QUEJAS. ..................................................................................................... 12
2.3 SUGERENCIAS........................................................................................... 15
2.4 INFORMES Y REPORTES.......................................................................... 15
2.5 CONSULTA. ................................................................................................ 18
2.6 RECOMENDACIONES................................................................................ 20
2.7 ACUERDO................................................................................................... 20
3. OTROS COMUNICADOS ESCRITOS DE USO FRECUENTE ..................... 21
3.1 MEMOPARTE O RECADO.......................................................................... 21
3.2 MEMORANDO............................................................................................. 22
3.3 CARTA......................................................................................................... 23
3.4 CARTA DE SERVICIOS .............................................................................. 25
3.5 DESCARGA AUTOMÁTICA DE ACUERDOS. ............................................ 25
3.6 HOJA DE CONTROL DE DOCUMENTOS.................................................. 28
3.7 CONTROL DE PROYECTOS...................................................................... 29
3.8 ORDEN DEL DÍA......................................................................................... 30
3.9 AGENDA...................................................................................................... 31
3.10 AGENDA DE TRABAJO ............................................................................ 31
3.11 INVITACIONES PROTOCOLARIAS.......................................................... 32
3.12 ACTAS....................................................................................................... 33
3.13 MINUTAS................................................................................................... 35
3.14 PROTOCOLO CEREMONIAL. .................................................................. 35
3.15 OFICIO. ..................................................................................................... 36
3.16 CIRCULAR. ............................................................................................... 38
3.17 FOLLETO. ................................................................................................. 38
3.18 VOLANTE.................................................................................................. 39
3.19 TRÍPTICO.................................................................................................. 40
3.20 REVISTA. .................................................................................................. 41
3.21 SOLICITUD DE EMPLEO.......................................................................... 42
3.22 PERIÓDICO............................................................................................... 43
3.23 PERIFENEO. ............................................................................................. 44
3.24 TELEGRAMA............................................................................................. 45
3.25 CURRICULUM VITAE. .............................................................................. 46
1
1. COMUNICACIONES VERTICALES DESCENDENTES
1.1 ORDEN. Proviene del jefe, es decir, se basa en la autoridad de quien las origina
y explica qué debe hacerse. Debe ser concreta, para un caso dado. Persigue la
modificación de alguna situación establecida. Recordemos que, sin una cuidadosa
emisión, la cual incluye su preparación previa cuando sea posible, la orden puede
ser fuente de incomprensiones, resentimientos y antagonismos.
Para que sirve: Para mandar a otra persona que realice alguna actividad. Aumenta
la eficiencia de la organización porque no hay que lograr un acuerdo a cada paso.
También la eficacia, puesto que la decisión unipersonal puede incluir los medios
necesarios para llevarla a cabo. Aumenta la coherencia en las decisiones, dado que
los criterios de decisión en una misma persona tienden a ser estables en el tiempo.
Ejemplo:
1.2 INSTRUCCIÓN. Es de carácter general y en este rango radica su distinción con
las órdenes, de naturaleza específica. Constituye orientaciones de procedimiento
que enfatizan cómo hacer las cosas. Guzmán Valdivia ejemplifica: una orden, para
2
recabar un determinado documento; e instrucciones, al mismo tiempo, respecto de
la forma de organizar el archivo.
Para que sirve: Sirven como guía para armar, usar o reparar algo.
Ejemplo:
1.3 INFORMACIÓN. Es toda comunicación de orden general que contribuye a
esclarecer el por qué y para qué de lo que se hace, y a vincular más estrictamente
a los individuos con la institución de la que forma parte.
3
Para que sirve: sirven para construir un mensaje basado en un cierto fenómeno o
ente. La información permite resolver problemas y tomar decisiones, ya que su
aprovechamiento racional es la base del conocimiento.
Ejemplo:
1.4 REUNIONES Y ASAMBLEAS. Son reuniones entre jefes y empleados, cuya
celebración se lleva al cabo con cierta periodicidad. Requieren de planeación previa.
Su finalidad generalmente es fomentar la participación para formular conclusiones,
o bien aportar sugerencias y puntos de vista, y que el ejecutivo de línea tome las
decisiones que estime pertinentes.
4
Para que sirve: Sirve para tomar, entre todos, las decisiones más adecuadas sobre
un asunto o problema sobre el que el grupo tiene que posicionarse.
En un grupo donde hay respeto y variedad de puntos de vista es donde se toman
las mejores decisiones y las más acertadas para todo el conjunto.
Ejemplo:
1.5 CHARLAS. Son conferencias sin formalismos, para ilustrar, agradar o motivar.
Para que sirve: La charla sirve para motivar, para despertar una inquietud, no para
ofrecer una exposición detallada de un asunto. Se impone, pues, una simplificación.
Es ciertamente una limitación; pero no hay más remedio que asumirla.
5
Ejemplo:
1.6 ENTREVISTA. Es apertura comunicación personal para efectos de proporcionar
empleo, tomar nota de quejas, conferir estímulos, otorgar orientación o conocer
actitudes. Responden a las preguntas de dónde, cuándo, quién.
Para que sirve: La entrevista te sirve para obtener información adicional que te
permita evaluar el interés del puesto y comprobar tu compatibilidad con el
empleador potencial y su empresa.
Ejemplo:
6
1.7 DISCURSO. Es presentación personal de un tema, en forma atractiva y con un
objeto definido. Debe dejar siempre un mensaje.
Para que sirve: Para conocer brevemente, en qué consistirá el tema a tratarse y
los objetivos que se esperan alcanzar.
Ejemplo:
1.8 MEDIDA DISCIPLINARIA. Incluye desde la amonestación el apercibimiento
para no incurrir en faltas al cumplimiento de obligaciones, hasta la aplicación de
sanciones.
Para que sirve: sirve para hacer guardar el orden entre los miembros de un grupo
de personas o para imponer un castigo.
7
Ejemplos:
1.9 REGLAS. Son orientaciones o normas de acción específicas, formuladas con
autoridad, a efecto de que los subordinados se enteren de las condiciones bajo las
cuales deben desempeñar su trabajo. Son estipulaciones técnicas o administrativas
que incluyen normas de conducta.
Para que sirven: sirven para asegurarse de que la conducta de las personas sea
buena y poder garantizar los derechos y deberes individuales.
Ejemplo:
Empresa Coca Cola
Reglamento de la Empresa
Lo más importante para esta empresa son los valores que se deben aportar para
trabajar en un ambiente sano y que haga crecer a la empresa.
8
I. RECONOCER EL MERITO DE LOS DEMÁS
II. CONTROLAR EL TEMPRERAMENTO
III. NUNCA HACER BURLA
IV. SER CORTES
V. SER TOLERANTE
VI. SER PUNTUAL
VII. SI UNO ES VANIDOSO HAY QUE OCULATARLO
1.10 MANUALES E INSTRUCTIVOS. Los manuales son compilaciones de fácil
lectura y manejo, que ofrecen información completa sobre diversos aspectos, tales
como la manera en que se compone la organización y distribución de funciones,
descripción de puestos y sus relaciones, objetivos, políticas; de carácter ilustrativo
o introductorio para nuevos miembros de la institución; estímulos, calificación de
méritos.
Son instrumentos de comunicación muy útiles, si consideramos su necesidad
constante de actualización y sus limitaciones, pues no pueden consignar todo
cuanto se refiera a la estructura formal de la organización, ni contemplar relaciones
complejas, que suelen simplificar, ni la existencia de grupos o líneas informales de
comunicación.
Para que sirven: Permiten conocer el funcionamiento interno por lo que respecta
a descripción de tareas, ubicación, requerimientos y a los puestos responsables de
su ejecución.
Sirve para el análisis o revisión de los procedimientos de un sistema.
9
Ejemplos:
10
11
1.11 DERECHOS Y OBLIGACIONES. Divulgación de las prevenciones de ley, de
contrato colectivo, si lo hay, y de reglamento interior de trabajo, que surten efectos
legales.
Para que sirven:
Definen las relaciones entre los individuos y las estructuras de poder.
Responden a las necesidades de las personas, grupos y sociedades y el poder
garantizarlos promueve el ejercicio a la dignidad.
Ejemplo:
DERECHOS Y OBLIGACIONES DE LOS CIUDADANOS
2. COMUNICACIÓN VERTICAL ASCENDENTE
2.1 ENCUESTA DE ACTITUD. Se realiza mediante una investigación muestral o
sondeo, procedimiento que desafortunadamente aún se usa muy poco en México,
para el caso. Se escoge una muestra representativa del conjunto que se trata de
12
conocer; se levanta la encuesta generalmente por medio de cuestionarios y
posteriormente, la tabulación de los datos recopilados y la elaboración estadística
permiten indagar posturas y reacciones, sobre aspectos de interés para el grupo.
Para que sirve: Para conocer la opinión de los colaboradores en algún aspecto
clave de la organización: por ejemplo, cuando se produce una compra o fusión, o
bien un cambio grande en la estrategia de negocio.
Detectar posibles problemas o focos de conflicto para resolverlos de forma proactiva
antes de que alcancen mayor impacto.
Ejemplo:
2.2 QUEJAS. Son manifestaciones de inconformidad y representan un estado de
insatisfacción, independientemente de su fundamento o improcedencia.
Para que sirve:
Nos permiten conocer la percepción que el cliente tiene de nuestros servicios.
13
Nos sirve de guía para mejorar, para corregir defectos o errores que repetimos
sistemáticamente sin darnos cuenta.
Son una oportunidad para afianzar nuestra relación con el cliente, se sentirá
atendido, escuchado, y como parte valiosa que aporta información de mejora a la
empresa.
Nos facilitan información acerca de las necesidades y expectativas de los clientes.
Ejemplo:
14
15
2.3 SUGERENCIAS. Siempre deben estar expeditos de los cursos, para oír y recibir
las proposiciones de los subordinados.
Para que sirve: Para recoger las manifestaciones de insatisfacción de los
ciudadanos y las posibles iniciativas para su mejora.
Ejemplo:
2.4 INFORMES Y REPORTES. Los informes son periódicos y los reportes tienen
carácter excepcional, para situaciones igualmente extraordinarias.
Para que sirve: El informe es un tipo de texto muy común en la comunicación de
muchas y muy diversas organizaciones y empresas. Se utiliza esencialmente para:
Transmitir conocimientos, normalmente de tema especializado;
16
Facilitar la toma de decisiones en determinados asuntos por parte de personas de
rango jerárquico superior, en temas normalmente muy específicos.
El reporte sirve para comunicar información que sea relevante, este puede ser un
material creado por una empresa, organización o un trabajo de clases que sirve
para dar mayor información sobre un tema en específico, por otro lado, el reporte
también la información que se divulga a través de un medio de comunicación, este
puede ser visual o textual.
Ejemplos:
17
18
2.5 CONSULTA. Son comunicaciones de los subordinados en formada de
preguntas sobre aspectos de trabajo; pero pueden incluir el tratamiento de asuntos
personales. Inquieren por opiniones o ideas.
Para que sirve: La principal función de un Consultor es asesorar en las cuestiones
sobre las que posee un conocimiento especializado. Los consultores también
poseen una especialización dentro de su actividad, ejemplo de esto es un Consultor
contable, con un nivel de especialización mayor en los aspectos relacionados con
la contabilidad o economía en una empresa a diferencia de un consultor comercial,
que a veces pueden poseer un conocimiento general pero no necesariamente
profundo en algunas áreas.
19
Ejemplo:
20
2.6 RECOMENDACIONES. Consejos técnicos o científicos de unidades asesoras
sobre asuntos que requieren conocimientos y experiencia.
Para que sirve: sirven para brindar información sobre el desempeño de la persona
y destacar sus cualidades, habilidades, destrezas y actitudes. Esas referencias
pueden ser de forma escrita o verbal.
Ejemplo:
2.7 ACUERDO. Es sometimiento al superior, de asuntos sobre los que debe rehacer
una decisión que es de su competencia. El subordinado puede presentar un
proyecto de solución.
Para que sirve: sirven para darle la validez que se requiere para llevar a cabo las
acciones que se acordaron y que dieron lugar a éste documento.
21
Ejemplo:
3. OTROS COMUNICADOS ESCRITOS DE USO FRECUENTE
3.1 MEMOPARTE O RECADO. El recado o memoparte es la manifestación más
elemental de la comunicación escrita en el contexto administrativo. En él se sienta
un mensaje breve, claro, objetivo y conciso que no da lugar a dudas.
22
Para que sirve: sirve para decirle a una persona que necesitas algo, o darle
información que a ésta le interesa, pero al no poder decírselo en ese momento
directamente, le das el recado a un tercero para que se lo transmita, ya sea de forma
oral o escrita.
Ejemplo:
3.2 MEMORANDO. En la correspondencia el memorándum es la comunicación
breve que se utiliza para recordar un asunto o dar indicaciones simples. El nombre
común de este escrito es memorándum, pero se acepta el término memorando.
Para que sirve: sirve para pasar distintos tipos de información entre los diferentes
departamentos de una empresa, ya sea para dar a conocer nuevas disposiciones
generales, instrucciones, recomendaciones, amonestaciones y muchas más,
dependiendo de las necesidades de cada caso.
23
Ejemplo:
3.3 CARTA. Es el papel escrito por medio del cual se comunican dos personas,
para tratar un asunto determinado. De acuerdo a su presentación y propósito, las
cartas se distinguen unas de otras, por las características que cada una de ellas
adquiere según el grupo al que pertenece.
Para que sirve: sirve para comunicar nuestros sentimientos y pensamientos a
familiares y amigos o a una persona en especial.
24
Ejemplo:
25
3.4 CARTA DE SERVICIOS. Es aquella sin destinatario preciso, cuyo contenido
plantea las posibilidades de servicio de una persona física o moral. Se utiliza
fundamentalmente por los profesionales que ofrecen sus servicios en las diversas
disciplinas que integran su especialidad.
Para que sirven: sirven para comunicar a sus usuarios los servicios que prestan y
los compromisos que asumen en su prestación
Ejemplo:
3.5 DESCARGA AUTOMÁTICA DE ACUERDOS. El acuerdo es la formalización
por escrito de las órdenes, instrucciones y sugerencias de los jefes de un organismo.
Se registra en papelería especial impresa denominada descarga automática de
26
acuerdos, lo cual permite llevar el control de las decisiones y seguirlas hasta su
destino final.
Para que se usa: sirven para dar a conocer una orden dictada por alguna autoridad
y que deberá ser cumplida.
Ejemplo:
27
28
3.6 HOJA DE CONTROL DE DOCUMENTOS. Este es otro comunicado escrito que,
no obstante, la información condensada que contiene, nos permite controlar la
entrega, recepción, destino y tráfico de los documentos que se manejan en el
organismo social.
Para que sirve:
La función de control de documentos tiene la responsabilidad de administrar el flujo
y el almacenamiento de documentos de una organización a través de diversas
funciones y procesos. Estos incluyen el mantenimiento de archivos y el uso de una
adecuada distribución y procedimientos de revisión.
Sirve para reunir y clasificar las informaciones según determinadas categorías,
mediante la anotación y registro de sus frecuencias bajo la forma de datos.
Ejemplo:
29
3.7 CONTROL DE PROYECTOS. Es un instrumento de comunicación escrita, que
permite al receptor y emisor visualizar el grado de avance de los proyectos y el
control de estos. Cada proyecto origina una serie de eventos o actividades básicas,
a los cuales se les asigna un tiempo de realización.
Para que sirve: sirve para cuantificar en cada momento el avance de cada
actividad.
Ejemplo:
30
3.8 ORDEN DEL DÍA. Es un documento escrito que tiene la finalidad de agilizar las
reuniones y en el que se detallan los asuntos sobre los cuales se va a hablar o
puntos que se trataran durante las mismas. Sirve para formalizar una secuencia o
tratamiento en un orden determinado de los asuntos sobre los que se
intercambiaran puntos de vista.
Para que sirve: sirve de guía al presidente de la Mesa Directiva para conducir
dicha sesión.
Ejemplo:
31
3.9 AGENDA. La agenda (del latín agenda, cosas que se han de hacer) es un libro
o cuaderno con su parte principal originalmente en blanco, pero que con su uso se
irá rellenando con las anotaciones que nos permitan recordar y planificar los
diversos eventos previstos para tener tiempo de ocio o ejercicio profesional y los
asuntos pendientes de hacer.
Para que sirve: Sirve para registrar todas las actividades que debemos recordar,
para optimizar nuestro tiempo, para llevar un roll sano, para maximizar y administrar
nuestro tiempo.
Ejemplo:
3.10 AGENDA DE TRABAJO. Organizar, planificar y gestionar la agenda de trabajo
son tareas que cualquier profesional del secretariado deberá dominar, para ello, es
32
necesario tener unas buenas dotes organizativas y de sentido común, anotar toda
la información que afecte al trabajo, incluso aquella que pueda inicialmente no
parecer importante: datos de clientes, datos de proveedores, citas, contactos,
fechas, asuntos a tratar, eventos, reuniones, planificaciones, etc.
Para que sirve: Organiza, planifica y gestiona las actividades que se deben de
realizar.
Ejemplo:
3.11 INVITACIONES PROTOCOLARIAS. La invitación protocolaria o protocolar, es
un documento dirigido a una persona y es escrito por una institución, comercio o
empresa. También se le llama invitación protocolar a algunas invitaciones realizadas
por particulares, pero que cumplen con un protocolo.
33
Para que sirve: Para solicitar cortésmente la presencia física de una persona o un
grupo para un acto determinado o una ceremonia especial.
Ejemplo:
3.12 ACTAS. Se denomina acta al documento que durante una reunión es escrito
por una persona presente en la misma, y a través de la cual se registran a que sus
temas que han sido tratados, como así también las conclusiones o acuerdos que
han resultado adoptados luego de dicha reunión. El acta tiene como finalidad
otorgarle una certificación de adquisición que han ocurrido durante la reunión, y de
esta manera validada al quiso que ha sido acordado.
Para que sirve: Se utiliza para dejar evidencia de lo sucedido, temas tratados y
acordados en una Reunión o situación específica (Comité o evento en general).
34
Ejemplo:
35
3.13 MINUTAS. La minuta es un documento escrito de la naturaleza informa que
hace las veces de acta, solo que con una redacción muy breve y escueta que servirá
de base para elaborar, cuando sea indispensable, el acta forma.
Para que sirve: Sirve para guardar en forma escrita la información tratada de
manera oral, y mantenerla como un archivo permanente, disponible para revisar en
cualquier momento y por cualquier razón (por lo general, se revisan las decisiones
y compromisos tomados en un determinado proyecto).
Ejemplo:
3.14 PROTOCOLO CEREMONIAL. Es el documento escrito en que se detalla con
anterioridad a su celebración, las intervenciones y forma bajo la cual deben
conducirse los asistentes y el director en una ceremonia o reunión. Este documento
sirve para dar a conocer como van acomodados los asistentes y el director de dicha
ceremonia.
36
Para que sirve: sirve para lograr una buena y armoniosa convivencia en el ámbito
laboral. Ayuda a comprender la necesidad de adaptarse, integrarse y conocer
cuáles son las reglas para seguir y para observar el trato correcto tanto con los
superiores como con los subalternos.
Ejemplo:
3.15 OFICIO. Se entiende por oficio, la forma de correspondencia que sustituye a la
carta en las oficinas del gobierno y en ciertas instituciones como. Sociedades,
sindicatos, clubes y otras.
Para que sirve: para hacerte saber algo de forma oficial o legal
Ejemplo:
38
3.16 CIRCULAR. Es el escrito que se emplea para comunicar simultáneamente un
mismo asunto a varias o a numerosas personas, a quienes interesa por igual.
Para que sirve: Sirve para dictar órdenes y también para informar.
Ejemplo:
3.17 FOLLETO. Un folleto es un pequeño documento diseñado para ser entregado
a mano o por correo.
Para que sirve: sirve como instrumento divulgativo o publicitario.
39
Ejemplo:
3.18 VOLANTE. Un volante (también conocido como flyer) es un papel impreso,
generalmente del tamaño de media cuartilla, que se distribuye directamente de
mano en mano a las personas en las calles y en el cual se anuncia, pide, cuestiona
o hace constar algo.
Para que sirve: Para promover productos o servicios.
40
Ejemplo:
3.19 TRÍPTICO. Un tríptico es un folleto informativo doblado en tres partes, por lo
regular es del tamaño de una hoja de papel tamaño carta, contiene la información
del evento e institución que lo organiza y las fechas, en la cara, en las tres del centro
de la hoja vienen los invitados especiales, el contenido de conferencias, horarios,
ponentes, recesos, datos de la inauguración y clausura, en la parte posterior se
dejan los datos para inscripción e informes.
Para que sirve: promocionar un viaje o incluso anunciar un evento u ocasión
especial (por ejemplo, un cumpleaños, una boda…), varios productos o servicios,
una línea de negocio nueva o un proyecto más complejo que para entenderlo tu
cliente necesite una información mucho más completa.
41
Ejemplo:
3.20 REVISTA. Una revista o un magacín (del inglés magazine), es una publicación
de aparición periódica, a intervalos mayores a un día.
Para que sirve: Teniendo en cuenta que el objetivo principal de una revista es el
de informar a los lectores de forma periódica, no hay duda que sirven
fundamentalmente para eso: para mantenernos al tanto sobre aquellos temas o
temáticas que puedan sernos de especial interés.
42
Ejemplo:
3.21 SOLICITUD DE EMPLEO. La noción de solicitud de empleo, por lo tanto, está
vinculada a la carta de contacto que una persona envía a una empresa con la
intención de postularse para alguna oportunidad laboral, ya sea porque realmente
desee trabajar allí o porque sepa.
Para que sirve: Para solicitar un puesto de trabajo, demostrando, mediante la
exposición de tus conocimientos y experiencia, que eres una persona capacitada e
idónea para ocupar la plaza laboral ofertada
43
Ejemplo:
3.22 PERIÓDICO. Es una publicación de periodicidad constante (de ahí su nombre),
generalmente diaria, con el propósito fundamental de informar objetivamente a la
ciudadanía de los acontecimientos más importantes sucedidos recientemente.
Para que sirve: Sirve como un medio de comunicación, el cual está escrito e
impreso, cuyo fin es informar sobre los acontecimientos más relevantes dentro de
una fecha determinada (misma que viene impresa en el periódico).
44
Ejemplo:
3.23 PERIFENEO. El perifoneo es una grabación corta generalmente con una
duración de un minuto aproximadamente, por lo menos esa es nuestra
recomendación, y es una gran opción si lo que quieres es comunicar en grande, es
por eso que debe ser breve, precisa, llamativa y hasta repetitiva. Esta pieza de audio
puede usarse en una unidad de perifoneo, y es de gran utilidad en espacios abiertos
y zonas con gran afluencia de gente.
Para que sirve: Aparte de lo que ya comentamos, otra opción de uso es para
cualquier punto de venta: una tienda, un mercado, una expo, un negocio propio o
45
similar. En este caso es un recurso muy conveniente para la promoción y venta, es
decir, anunciar ofertas, descuentos, novedades, eventos próximos, incluso funciona
muy bien para hacer propaganda política... en fin, las posibilidades son
interminables, tú decides qué uso darle.
Ejemplos:
3.24 TELEGRAMA. El telegrama recibe también el nombre de mensaje, y se
transmite por hilos telegráficos, en comunicaciones terrestres en una misma ciudad
o país, o en un mismo continente.
Para que sirve: Para enviar mensajes en el antiguo código morse. E la era actual
está un poco en desuso debido a la era informática e internet.
46
Ejemplo:
3.25 CURRICULUM VITAE. El curriculum vitae es un escrito que enumera los
rasgos que identifican a un individuo y describen su historia personal, seleccionados
en razón de su relación con algún propósito determinado.
Para que sirve: sirven para resumir y presentar tu trayectoria profesional: tus
objetivos, tu experiencia y tu formación profesionales.
47
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Documentos escritos de uso frecuente en las organizaciones

  • 1. TECNOLÓGICO NACIONAL DE MÉXICO Instituto Tecnológico de Cd. Altamirano INSTITUTO TECNOLÓGICO DE CD. ALTAMIRANO UNIDAD 3 y 4 COMUNICACIÓN ORGANIZACIONAL DOCUMENTOS ESCRITOS DE USO FRECUENTE EN LAS ORGANIZACIONES INGENIERÍA EN ADMINISTRACIÓN 3 SEMESTRE GRUPO: 3A8 QUE PRESENTA: BRIYIT CAMPOS CATALAN CD. ALTAMIRANO, GUERRERO: 3 DE NOVIEMBRE DEL 2016
  • 2. IMPORTANCIA DE LA COMUNICACIÓN Una buena comunicación puede hacer la diferencia entre una vida feliz o una vida llena de problemas. La comunicación es indispensable para procurar y mantener las buenas relaciones en todos los ámbitos de nuestra vida, particularmente en la familia, el trabajo y con las personas más cercanas a nosotros. Aun así, enfrentamos desacuerdos y discusiones sin sentido, provocando en ocasiones una ruptura en las relaciones con los demás. Entender y hacerse comprender, es un arte que facilita la convivencia y la armonía en todo lugar. No todas las personas con una magnífica y agradable conversación poseen la capacidad de comunicarse eficazmente, en muchos de los casos transmiten anécdotas y conocimientos producto de la experiencia, la información y las vivencias que han tenido, pero con el defecto de no dar la oportunidad a que otros se expresen y compartan sus puntos de vista. En sí, esto no es malo, pero se debe tener cuidado de no caer en excesos. Queda claro que comunicar no significa decir, expresar o emitir mensajes (para eso están los medios de información), por el contrario, al entablar un diálogo con los demás, tenemos la oportunidad de conocer su carácter y manera de pensar, sus preferencias y necesidades, aprendemos de su experiencia, compartimos gustos y aficiones... en otras palabras: conocemos a las personas y desarrollamos nuestra capacidad de comprensión. Sólo así estaremos en condiciones de servir al enriquecimiento personal de quienes nos rodean. La buena comunicación tiene algunas características que todos conocemos: escuchar con atención, no acaparar la palabra, evitar interrumpir, utilizar un lenguaje propio y moderado, lo cual demuestra educación y trato delicado hacia las personas.
  • 3. ÍNDICE 1. COMUNICACIONES VERTICALES DESCENDENTES .................................. 1 1.1 ORDEN.......................................................................................................... 1 1.2 INSTRUCCIÓN.............................................................................................. 1 1.3 INFORMACIÓN ............................................................................................. 2 1.4 REUNIONES Y ASAMBLEAS. ...................................................................... 3 1.5 CHARLAS...................................................................................................... 4 1.6 ENTREVISTA ................................................................................................ 5 1.7 DISCURSO.................................................................................................... 6 1.8 MEDIDA DISCIPLINARIA.............................................................................. 6 1.9 REGLAS ........................................................................................................ 7 1.10 MANUALES E INSTRUCTIVOS .................................................................. 8 1.11 DERECHOS Y OBLIGACIONES ............................................................... 11 2. COMUNICACIÓN VERTICAL ASCENDENTE............................................... 11 2.1 ENCUESTA DE ACTITUD........................................................................... 11 2.2 QUEJAS. ..................................................................................................... 12 2.3 SUGERENCIAS........................................................................................... 15 2.4 INFORMES Y REPORTES.......................................................................... 15 2.5 CONSULTA. ................................................................................................ 18 2.6 RECOMENDACIONES................................................................................ 20 2.7 ACUERDO................................................................................................... 20 3. OTROS COMUNICADOS ESCRITOS DE USO FRECUENTE ..................... 21 3.1 MEMOPARTE O RECADO.......................................................................... 21 3.2 MEMORANDO............................................................................................. 22 3.3 CARTA......................................................................................................... 23 3.4 CARTA DE SERVICIOS .............................................................................. 25 3.5 DESCARGA AUTOMÁTICA DE ACUERDOS. ............................................ 25 3.6 HOJA DE CONTROL DE DOCUMENTOS.................................................. 28 3.7 CONTROL DE PROYECTOS...................................................................... 29 3.8 ORDEN DEL DÍA......................................................................................... 30 3.9 AGENDA...................................................................................................... 31 3.10 AGENDA DE TRABAJO ............................................................................ 31
  • 4. 3.11 INVITACIONES PROTOCOLARIAS.......................................................... 32 3.12 ACTAS....................................................................................................... 33 3.13 MINUTAS................................................................................................... 35 3.14 PROTOCOLO CEREMONIAL. .................................................................. 35 3.15 OFICIO. ..................................................................................................... 36 3.16 CIRCULAR. ............................................................................................... 38 3.17 FOLLETO. ................................................................................................. 38 3.18 VOLANTE.................................................................................................. 39 3.19 TRÍPTICO.................................................................................................. 40 3.20 REVISTA. .................................................................................................. 41 3.21 SOLICITUD DE EMPLEO.......................................................................... 42 3.22 PERIÓDICO............................................................................................... 43 3.23 PERIFENEO. ............................................................................................. 44 3.24 TELEGRAMA............................................................................................. 45 3.25 CURRICULUM VITAE. .............................................................................. 46
  • 5. 1 1. COMUNICACIONES VERTICALES DESCENDENTES 1.1 ORDEN. Proviene del jefe, es decir, se basa en la autoridad de quien las origina y explica qué debe hacerse. Debe ser concreta, para un caso dado. Persigue la modificación de alguna situación establecida. Recordemos que, sin una cuidadosa emisión, la cual incluye su preparación previa cuando sea posible, la orden puede ser fuente de incomprensiones, resentimientos y antagonismos. Para que sirve: Para mandar a otra persona que realice alguna actividad. Aumenta la eficiencia de la organización porque no hay que lograr un acuerdo a cada paso. También la eficacia, puesto que la decisión unipersonal puede incluir los medios necesarios para llevarla a cabo. Aumenta la coherencia en las decisiones, dado que los criterios de decisión en una misma persona tienden a ser estables en el tiempo. Ejemplo: 1.2 INSTRUCCIÓN. Es de carácter general y en este rango radica su distinción con las órdenes, de naturaleza específica. Constituye orientaciones de procedimiento que enfatizan cómo hacer las cosas. Guzmán Valdivia ejemplifica: una orden, para
  • 6. 2 recabar un determinado documento; e instrucciones, al mismo tiempo, respecto de la forma de organizar el archivo. Para que sirve: Sirven como guía para armar, usar o reparar algo. Ejemplo: 1.3 INFORMACIÓN. Es toda comunicación de orden general que contribuye a esclarecer el por qué y para qué de lo que se hace, y a vincular más estrictamente a los individuos con la institución de la que forma parte.
  • 7. 3 Para que sirve: sirven para construir un mensaje basado en un cierto fenómeno o ente. La información permite resolver problemas y tomar decisiones, ya que su aprovechamiento racional es la base del conocimiento. Ejemplo: 1.4 REUNIONES Y ASAMBLEAS. Son reuniones entre jefes y empleados, cuya celebración se lleva al cabo con cierta periodicidad. Requieren de planeación previa. Su finalidad generalmente es fomentar la participación para formular conclusiones, o bien aportar sugerencias y puntos de vista, y que el ejecutivo de línea tome las decisiones que estime pertinentes.
  • 8. 4 Para que sirve: Sirve para tomar, entre todos, las decisiones más adecuadas sobre un asunto o problema sobre el que el grupo tiene que posicionarse. En un grupo donde hay respeto y variedad de puntos de vista es donde se toman las mejores decisiones y las más acertadas para todo el conjunto. Ejemplo: 1.5 CHARLAS. Son conferencias sin formalismos, para ilustrar, agradar o motivar. Para que sirve: La charla sirve para motivar, para despertar una inquietud, no para ofrecer una exposición detallada de un asunto. Se impone, pues, una simplificación. Es ciertamente una limitación; pero no hay más remedio que asumirla.
  • 9. 5 Ejemplo: 1.6 ENTREVISTA. Es apertura comunicación personal para efectos de proporcionar empleo, tomar nota de quejas, conferir estímulos, otorgar orientación o conocer actitudes. Responden a las preguntas de dónde, cuándo, quién. Para que sirve: La entrevista te sirve para obtener información adicional que te permita evaluar el interés del puesto y comprobar tu compatibilidad con el empleador potencial y su empresa. Ejemplo:
  • 10. 6 1.7 DISCURSO. Es presentación personal de un tema, en forma atractiva y con un objeto definido. Debe dejar siempre un mensaje. Para que sirve: Para conocer brevemente, en qué consistirá el tema a tratarse y los objetivos que se esperan alcanzar. Ejemplo: 1.8 MEDIDA DISCIPLINARIA. Incluye desde la amonestación el apercibimiento para no incurrir en faltas al cumplimiento de obligaciones, hasta la aplicación de sanciones. Para que sirve: sirve para hacer guardar el orden entre los miembros de un grupo de personas o para imponer un castigo.
  • 11. 7 Ejemplos: 1.9 REGLAS. Son orientaciones o normas de acción específicas, formuladas con autoridad, a efecto de que los subordinados se enteren de las condiciones bajo las cuales deben desempeñar su trabajo. Son estipulaciones técnicas o administrativas que incluyen normas de conducta. Para que sirven: sirven para asegurarse de que la conducta de las personas sea buena y poder garantizar los derechos y deberes individuales. Ejemplo: Empresa Coca Cola Reglamento de la Empresa Lo más importante para esta empresa son los valores que se deben aportar para trabajar en un ambiente sano y que haga crecer a la empresa.
  • 12. 8 I. RECONOCER EL MERITO DE LOS DEMÁS II. CONTROLAR EL TEMPRERAMENTO III. NUNCA HACER BURLA IV. SER CORTES V. SER TOLERANTE VI. SER PUNTUAL VII. SI UNO ES VANIDOSO HAY QUE OCULATARLO 1.10 MANUALES E INSTRUCTIVOS. Los manuales son compilaciones de fácil lectura y manejo, que ofrecen información completa sobre diversos aspectos, tales como la manera en que se compone la organización y distribución de funciones, descripción de puestos y sus relaciones, objetivos, políticas; de carácter ilustrativo o introductorio para nuevos miembros de la institución; estímulos, calificación de méritos. Son instrumentos de comunicación muy útiles, si consideramos su necesidad constante de actualización y sus limitaciones, pues no pueden consignar todo cuanto se refiera a la estructura formal de la organización, ni contemplar relaciones complejas, que suelen simplificar, ni la existencia de grupos o líneas informales de comunicación. Para que sirven: Permiten conocer el funcionamiento interno por lo que respecta a descripción de tareas, ubicación, requerimientos y a los puestos responsables de su ejecución. Sirve para el análisis o revisión de los procedimientos de un sistema.
  • 14. 10
  • 15. 11 1.11 DERECHOS Y OBLIGACIONES. Divulgación de las prevenciones de ley, de contrato colectivo, si lo hay, y de reglamento interior de trabajo, que surten efectos legales. Para que sirven: Definen las relaciones entre los individuos y las estructuras de poder. Responden a las necesidades de las personas, grupos y sociedades y el poder garantizarlos promueve el ejercicio a la dignidad. Ejemplo: DERECHOS Y OBLIGACIONES DE LOS CIUDADANOS 2. COMUNICACIÓN VERTICAL ASCENDENTE 2.1 ENCUESTA DE ACTITUD. Se realiza mediante una investigación muestral o sondeo, procedimiento que desafortunadamente aún se usa muy poco en México, para el caso. Se escoge una muestra representativa del conjunto que se trata de
  • 16. 12 conocer; se levanta la encuesta generalmente por medio de cuestionarios y posteriormente, la tabulación de los datos recopilados y la elaboración estadística permiten indagar posturas y reacciones, sobre aspectos de interés para el grupo. Para que sirve: Para conocer la opinión de los colaboradores en algún aspecto clave de la organización: por ejemplo, cuando se produce una compra o fusión, o bien un cambio grande en la estrategia de negocio. Detectar posibles problemas o focos de conflicto para resolverlos de forma proactiva antes de que alcancen mayor impacto. Ejemplo: 2.2 QUEJAS. Son manifestaciones de inconformidad y representan un estado de insatisfacción, independientemente de su fundamento o improcedencia. Para que sirve: Nos permiten conocer la percepción que el cliente tiene de nuestros servicios.
  • 17. 13 Nos sirve de guía para mejorar, para corregir defectos o errores que repetimos sistemáticamente sin darnos cuenta. Son una oportunidad para afianzar nuestra relación con el cliente, se sentirá atendido, escuchado, y como parte valiosa que aporta información de mejora a la empresa. Nos facilitan información acerca de las necesidades y expectativas de los clientes. Ejemplo:
  • 18. 14
  • 19. 15 2.3 SUGERENCIAS. Siempre deben estar expeditos de los cursos, para oír y recibir las proposiciones de los subordinados. Para que sirve: Para recoger las manifestaciones de insatisfacción de los ciudadanos y las posibles iniciativas para su mejora. Ejemplo: 2.4 INFORMES Y REPORTES. Los informes son periódicos y los reportes tienen carácter excepcional, para situaciones igualmente extraordinarias. Para que sirve: El informe es un tipo de texto muy común en la comunicación de muchas y muy diversas organizaciones y empresas. Se utiliza esencialmente para: Transmitir conocimientos, normalmente de tema especializado;
  • 20. 16 Facilitar la toma de decisiones en determinados asuntos por parte de personas de rango jerárquico superior, en temas normalmente muy específicos. El reporte sirve para comunicar información que sea relevante, este puede ser un material creado por una empresa, organización o un trabajo de clases que sirve para dar mayor información sobre un tema en específico, por otro lado, el reporte también la información que se divulga a través de un medio de comunicación, este puede ser visual o textual. Ejemplos:
  • 21. 17
  • 22. 18 2.5 CONSULTA. Son comunicaciones de los subordinados en formada de preguntas sobre aspectos de trabajo; pero pueden incluir el tratamiento de asuntos personales. Inquieren por opiniones o ideas. Para que sirve: La principal función de un Consultor es asesorar en las cuestiones sobre las que posee un conocimiento especializado. Los consultores también poseen una especialización dentro de su actividad, ejemplo de esto es un Consultor contable, con un nivel de especialización mayor en los aspectos relacionados con la contabilidad o economía en una empresa a diferencia de un consultor comercial, que a veces pueden poseer un conocimiento general pero no necesariamente profundo en algunas áreas.
  • 24. 20 2.6 RECOMENDACIONES. Consejos técnicos o científicos de unidades asesoras sobre asuntos que requieren conocimientos y experiencia. Para que sirve: sirven para brindar información sobre el desempeño de la persona y destacar sus cualidades, habilidades, destrezas y actitudes. Esas referencias pueden ser de forma escrita o verbal. Ejemplo: 2.7 ACUERDO. Es sometimiento al superior, de asuntos sobre los que debe rehacer una decisión que es de su competencia. El subordinado puede presentar un proyecto de solución. Para que sirve: sirven para darle la validez que se requiere para llevar a cabo las acciones que se acordaron y que dieron lugar a éste documento.
  • 25. 21 Ejemplo: 3. OTROS COMUNICADOS ESCRITOS DE USO FRECUENTE 3.1 MEMOPARTE O RECADO. El recado o memoparte es la manifestación más elemental de la comunicación escrita en el contexto administrativo. En él se sienta un mensaje breve, claro, objetivo y conciso que no da lugar a dudas.
  • 26. 22 Para que sirve: sirve para decirle a una persona que necesitas algo, o darle información que a ésta le interesa, pero al no poder decírselo en ese momento directamente, le das el recado a un tercero para que se lo transmita, ya sea de forma oral o escrita. Ejemplo: 3.2 MEMORANDO. En la correspondencia el memorándum es la comunicación breve que se utiliza para recordar un asunto o dar indicaciones simples. El nombre común de este escrito es memorándum, pero se acepta el término memorando. Para que sirve: sirve para pasar distintos tipos de información entre los diferentes departamentos de una empresa, ya sea para dar a conocer nuevas disposiciones generales, instrucciones, recomendaciones, amonestaciones y muchas más, dependiendo de las necesidades de cada caso.
  • 27. 23 Ejemplo: 3.3 CARTA. Es el papel escrito por medio del cual se comunican dos personas, para tratar un asunto determinado. De acuerdo a su presentación y propósito, las cartas se distinguen unas de otras, por las características que cada una de ellas adquiere según el grupo al que pertenece. Para que sirve: sirve para comunicar nuestros sentimientos y pensamientos a familiares y amigos o a una persona en especial.
  • 29. 25 3.4 CARTA DE SERVICIOS. Es aquella sin destinatario preciso, cuyo contenido plantea las posibilidades de servicio de una persona física o moral. Se utiliza fundamentalmente por los profesionales que ofrecen sus servicios en las diversas disciplinas que integran su especialidad. Para que sirven: sirven para comunicar a sus usuarios los servicios que prestan y los compromisos que asumen en su prestación Ejemplo: 3.5 DESCARGA AUTOMÁTICA DE ACUERDOS. El acuerdo es la formalización por escrito de las órdenes, instrucciones y sugerencias de los jefes de un organismo. Se registra en papelería especial impresa denominada descarga automática de
  • 30. 26 acuerdos, lo cual permite llevar el control de las decisiones y seguirlas hasta su destino final. Para que se usa: sirven para dar a conocer una orden dictada por alguna autoridad y que deberá ser cumplida. Ejemplo:
  • 31. 27
  • 32. 28 3.6 HOJA DE CONTROL DE DOCUMENTOS. Este es otro comunicado escrito que, no obstante, la información condensada que contiene, nos permite controlar la entrega, recepción, destino y tráfico de los documentos que se manejan en el organismo social. Para que sirve: La función de control de documentos tiene la responsabilidad de administrar el flujo y el almacenamiento de documentos de una organización a través de diversas funciones y procesos. Estos incluyen el mantenimiento de archivos y el uso de una adecuada distribución y procedimientos de revisión. Sirve para reunir y clasificar las informaciones según determinadas categorías, mediante la anotación y registro de sus frecuencias bajo la forma de datos. Ejemplo:
  • 33. 29 3.7 CONTROL DE PROYECTOS. Es un instrumento de comunicación escrita, que permite al receptor y emisor visualizar el grado de avance de los proyectos y el control de estos. Cada proyecto origina una serie de eventos o actividades básicas, a los cuales se les asigna un tiempo de realización. Para que sirve: sirve para cuantificar en cada momento el avance de cada actividad. Ejemplo:
  • 34. 30 3.8 ORDEN DEL DÍA. Es un documento escrito que tiene la finalidad de agilizar las reuniones y en el que se detallan los asuntos sobre los cuales se va a hablar o puntos que se trataran durante las mismas. Sirve para formalizar una secuencia o tratamiento en un orden determinado de los asuntos sobre los que se intercambiaran puntos de vista. Para que sirve: sirve de guía al presidente de la Mesa Directiva para conducir dicha sesión. Ejemplo:
  • 35. 31 3.9 AGENDA. La agenda (del latín agenda, cosas que se han de hacer) es un libro o cuaderno con su parte principal originalmente en blanco, pero que con su uso se irá rellenando con las anotaciones que nos permitan recordar y planificar los diversos eventos previstos para tener tiempo de ocio o ejercicio profesional y los asuntos pendientes de hacer. Para que sirve: Sirve para registrar todas las actividades que debemos recordar, para optimizar nuestro tiempo, para llevar un roll sano, para maximizar y administrar nuestro tiempo. Ejemplo: 3.10 AGENDA DE TRABAJO. Organizar, planificar y gestionar la agenda de trabajo son tareas que cualquier profesional del secretariado deberá dominar, para ello, es
  • 36. 32 necesario tener unas buenas dotes organizativas y de sentido común, anotar toda la información que afecte al trabajo, incluso aquella que pueda inicialmente no parecer importante: datos de clientes, datos de proveedores, citas, contactos, fechas, asuntos a tratar, eventos, reuniones, planificaciones, etc. Para que sirve: Organiza, planifica y gestiona las actividades que se deben de realizar. Ejemplo: 3.11 INVITACIONES PROTOCOLARIAS. La invitación protocolaria o protocolar, es un documento dirigido a una persona y es escrito por una institución, comercio o empresa. También se le llama invitación protocolar a algunas invitaciones realizadas por particulares, pero que cumplen con un protocolo.
  • 37. 33 Para que sirve: Para solicitar cortésmente la presencia física de una persona o un grupo para un acto determinado o una ceremonia especial. Ejemplo: 3.12 ACTAS. Se denomina acta al documento que durante una reunión es escrito por una persona presente en la misma, y a través de la cual se registran a que sus temas que han sido tratados, como así también las conclusiones o acuerdos que han resultado adoptados luego de dicha reunión. El acta tiene como finalidad otorgarle una certificación de adquisición que han ocurrido durante la reunión, y de esta manera validada al quiso que ha sido acordado. Para que sirve: Se utiliza para dejar evidencia de lo sucedido, temas tratados y acordados en una Reunión o situación específica (Comité o evento en general).
  • 39. 35 3.13 MINUTAS. La minuta es un documento escrito de la naturaleza informa que hace las veces de acta, solo que con una redacción muy breve y escueta que servirá de base para elaborar, cuando sea indispensable, el acta forma. Para que sirve: Sirve para guardar en forma escrita la información tratada de manera oral, y mantenerla como un archivo permanente, disponible para revisar en cualquier momento y por cualquier razón (por lo general, se revisan las decisiones y compromisos tomados en un determinado proyecto). Ejemplo: 3.14 PROTOCOLO CEREMONIAL. Es el documento escrito en que se detalla con anterioridad a su celebración, las intervenciones y forma bajo la cual deben conducirse los asistentes y el director en una ceremonia o reunión. Este documento sirve para dar a conocer como van acomodados los asistentes y el director de dicha ceremonia.
  • 40. 36 Para que sirve: sirve para lograr una buena y armoniosa convivencia en el ámbito laboral. Ayuda a comprender la necesidad de adaptarse, integrarse y conocer cuáles son las reglas para seguir y para observar el trato correcto tanto con los superiores como con los subalternos. Ejemplo: 3.15 OFICIO. Se entiende por oficio, la forma de correspondencia que sustituye a la carta en las oficinas del gobierno y en ciertas instituciones como. Sociedades, sindicatos, clubes y otras. Para que sirve: para hacerte saber algo de forma oficial o legal Ejemplo:
  • 41. 38 3.16 CIRCULAR. Es el escrito que se emplea para comunicar simultáneamente un mismo asunto a varias o a numerosas personas, a quienes interesa por igual. Para que sirve: Sirve para dictar órdenes y también para informar. Ejemplo: 3.17 FOLLETO. Un folleto es un pequeño documento diseñado para ser entregado a mano o por correo. Para que sirve: sirve como instrumento divulgativo o publicitario.
  • 42. 39 Ejemplo: 3.18 VOLANTE. Un volante (también conocido como flyer) es un papel impreso, generalmente del tamaño de media cuartilla, que se distribuye directamente de mano en mano a las personas en las calles y en el cual se anuncia, pide, cuestiona o hace constar algo. Para que sirve: Para promover productos o servicios.
  • 43. 40 Ejemplo: 3.19 TRÍPTICO. Un tríptico es un folleto informativo doblado en tres partes, por lo regular es del tamaño de una hoja de papel tamaño carta, contiene la información del evento e institución que lo organiza y las fechas, en la cara, en las tres del centro de la hoja vienen los invitados especiales, el contenido de conferencias, horarios, ponentes, recesos, datos de la inauguración y clausura, en la parte posterior se dejan los datos para inscripción e informes. Para que sirve: promocionar un viaje o incluso anunciar un evento u ocasión especial (por ejemplo, un cumpleaños, una boda…), varios productos o servicios, una línea de negocio nueva o un proyecto más complejo que para entenderlo tu cliente necesite una información mucho más completa.
  • 44. 41 Ejemplo: 3.20 REVISTA. Una revista o un magacín (del inglés magazine), es una publicación de aparición periódica, a intervalos mayores a un día. Para que sirve: Teniendo en cuenta que el objetivo principal de una revista es el de informar a los lectores de forma periódica, no hay duda que sirven fundamentalmente para eso: para mantenernos al tanto sobre aquellos temas o temáticas que puedan sernos de especial interés.
  • 45. 42 Ejemplo: 3.21 SOLICITUD DE EMPLEO. La noción de solicitud de empleo, por lo tanto, está vinculada a la carta de contacto que una persona envía a una empresa con la intención de postularse para alguna oportunidad laboral, ya sea porque realmente desee trabajar allí o porque sepa. Para que sirve: Para solicitar un puesto de trabajo, demostrando, mediante la exposición de tus conocimientos y experiencia, que eres una persona capacitada e idónea para ocupar la plaza laboral ofertada
  • 46. 43 Ejemplo: 3.22 PERIÓDICO. Es una publicación de periodicidad constante (de ahí su nombre), generalmente diaria, con el propósito fundamental de informar objetivamente a la ciudadanía de los acontecimientos más importantes sucedidos recientemente. Para que sirve: Sirve como un medio de comunicación, el cual está escrito e impreso, cuyo fin es informar sobre los acontecimientos más relevantes dentro de una fecha determinada (misma que viene impresa en el periódico).
  • 47. 44 Ejemplo: 3.23 PERIFENEO. El perifoneo es una grabación corta generalmente con una duración de un minuto aproximadamente, por lo menos esa es nuestra recomendación, y es una gran opción si lo que quieres es comunicar en grande, es por eso que debe ser breve, precisa, llamativa y hasta repetitiva. Esta pieza de audio puede usarse en una unidad de perifoneo, y es de gran utilidad en espacios abiertos y zonas con gran afluencia de gente. Para que sirve: Aparte de lo que ya comentamos, otra opción de uso es para cualquier punto de venta: una tienda, un mercado, una expo, un negocio propio o
  • 48. 45 similar. En este caso es un recurso muy conveniente para la promoción y venta, es decir, anunciar ofertas, descuentos, novedades, eventos próximos, incluso funciona muy bien para hacer propaganda política... en fin, las posibilidades son interminables, tú decides qué uso darle. Ejemplos: 3.24 TELEGRAMA. El telegrama recibe también el nombre de mensaje, y se transmite por hilos telegráficos, en comunicaciones terrestres en una misma ciudad o país, o en un mismo continente. Para que sirve: Para enviar mensajes en el antiguo código morse. E la era actual está un poco en desuso debido a la era informática e internet.
  • 49. 46 Ejemplo: 3.25 CURRICULUM VITAE. El curriculum vitae es un escrito que enumera los rasgos que identifican a un individuo y describen su historia personal, seleccionados en razón de su relación con algún propósito determinado. Para que sirve: sirven para resumir y presentar tu trayectoria profesional: tus objetivos, tu experiencia y tu formación profesionales.