Aprende las mejores prácticas del uso de teams.

1. Mejores prácticas
para la producción
de un evento en
vivo de Teams
Para producir un gran evento en vivo, sugerimos
estas mejores prácticas y un checklist como guía.
Microsoft Teams

2. Planificación
y producción
de su evento
Lo más importante, la práctica. Realiza varios eventos como ensayos, observa la
experiencia de los asistentes en vivo y bajo demanda. Aprende bien el sistema, para
que los productores no tengan que resolver problemas durante el evento en vivo.
Siempre cuenta con más de una persona en el grupo de eventos. Lo ideal es tener
tres personas, una de ellas fuera de la sala de presentación. De esa manera, si se
produce un corte de red en la sala, no pierdes el control de la reunión.
Crea un enlace personalizado (utilizando bit.ly, por ejemplo) para el enlace de
entrada de los asistentes. En caso de cualquier evento catastrófico, o si un
productor comete algún tipo de error, puedes crear fácilmente un nuevo evento de
transmisión y simplemente actualizar tu URL personalizada para que apunte a él.
Haz que el grupo del evento se reúna con unos 30 minutos de antelación.
Comparte una diapositiva con una buena introducción, indicando que el evento
comenzará en breve. A continuación, inicia la transmisión en vivo unos 10 minutos
antes para asegurarte de que todo esté funcionando. Deja el audio silenciado hasta
que estés listo para salir en vivo con tu presentador al comienzo del evento.
Planifica la comunicación de tu grupo de eventos: las comunicaciones en tiempo
real son fundamentales para los eventos en vivo. El chat de eventos internos es una
buena manera de mantenerse en contacto.
Asigna roles y responsabilidades: con el objetivo de saber quién es responsable de
cada paso de la operación, desde operadores de cámaras, presentadores y
moderadores de preguntas y respuestas, hasta el productor o director general.

3. Audio
No ignores el audio, es la parte más importante de un gran evento.
Algunas personas pueden simplemente escuchar con el navegador en
segundo plano.
Ten en cuenta el uso de un buen micrófono para los presentadores.
Algunas personas no manejan bien los micrófonos bajo presión, por lo que
los micrófonos portátiles pueden ser útiles para los presentadores sin
experiencia. O, si la presentación es desde una computadora u otro
dispositivo, utiliza auriculares certificados por Teams.
Prueba el audio de la sala antes del evento para que no presente ruidos o
comentarios de la sala al evento online.
Añade audio al evento en vivo utilizando cualquier dispositivo de captura
de audio que tome audio balanceado (conector XLR) o incluso un enchufe
estilo auricular de 1/8 de pulgada y te permita conectarte a la computadora
que ejecuta Teams a través de USB.
Alternativamente, puede utilizar un sistema AV de alta gama y conectar la
salida HDMI o SDI de ese sistema a Teams utilizando un dispositivo básico
de captura de video como una caja HDMI-USB.

4. Video
Ten en cuenta una buena
iluminación, no puedes tener
demasiada luz para la mayoría
de las cámaras. La iluminación
puede ser la diferencia entre
una producción percibida
como de alta calidad o amateur.
Utiliza tres luces para iluminar
el tema: una luz clave, una luz
de relleno y una luz
fondo para proporcionar
una buena profundidad.
Puedes usar un dispositivo de captura para tomar las entradas HDMI en su
reunión como una cámara. Por ejemplo, puedes utilizarlos para conectar
una cámara de prosumidor con mejores capacidades ópticas y de zoom y
una salida HDMI como cámara de reunión de Teams.
Estos dispositivos de captura HDMI también pueden utilizarse para
transmitir desde un escritorio a un evento en vivo con el fin de exhibir
videos o demostraciones. Se puede utilizar cualquier PC o Mac con una
salida HDMI.
Luz de fondo
Colocada en la parte posterior del sujeto que está grabando,
la luz de fondo ayuda a distinguir el sujeto del paisaje, haciendo
que la persona aparezca tridimensional en la cámara.
Luz clave
La fuente principal de luz,
colócala a un lado de la
cámara, ayudando a
iluminar el tema
del video.
Luz de relleno
En segundo lugar, esta luz
siempre se colaca enfrente a la
luz clave, ayudando a llenar
las sombras que proyecta
la luz clave.

5. Uso compartido
de la pantalla
Si eres el único productor del evento, te recomendamos que utilices dos monitores.
De esta manera, podrás compartir el contenido del segundo monitor mientras
produces el evento desde el primer monitor.
Los eventos en vivo de Teams utilizan el uso compartido de pantallas basado en
video (VBSS). Utiliza las siguientes pautas de planificación para asegurarse de
obtener la mejor experiencia:
Asegúrate de que a los productores y presentadores se les asigne la Política de
reunión de Teams correcta con la configuración adecuada para IPVideo y
ScreenSharing. Si ScreenSharingMode o IPVIdeo están configurados como
Ninguno, los productores y presentadores no podrán compartir sus pantallas.
Asegúrate de que los requisitos de ancho de banda de red tengan en cuenta el
tráfico de los medios de comunicación:
Códec de
vídeo
Resolución y
relación de
aspecto
Tasa de bits
mínima de carga
útil de video (kbps)
Tasa de bits
máxima de carga
útil de video (kbps)
H.264 1920x1080 (16:9)
(La relación de aspecto
depende de la resolución
del monitor del que lo
comparte, y no siempre
será 16:9)
Recursos adicionales:
Paso 1: Programar un evento en vivo
Paso 2: Invitar a los asistentes
Paso 3: Producir tu evento en vivo
Paso 3a. Presentar en tu evento en vivo
Paso 4: Gestionar la grabación y los informes

6. 1 Configuración del equipo
(sin cámara web)
Si tu evento requiere que tengas tus propias cámaras (que no sean webcam), asegúrate
de poder contar con el equipo adecuado:
Cámaras
Micrófonos
Conversor para ingerir video en tu computadora (por ejemplo, Magewell)
Trípode
Cables para las conexiones
Información del evento
Información básica
Título
Fecha
Ubicación
Descripción
Invita a todos los que producirán o presentarán (incluyendo a los moderadores de
preguntas y respuestas) como parte del grupo del evento. Espera a invitar a los asistentes
hasta que hayas creado el evento y tengas un enlace de asistente.
Si alguien va a compartir un PowerPoint, invítalo como productor o presentador.
Checklist para organizar eventos en
vivo en Teams
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7. 3 Ajustes del evento
Configura cuidadosamente el acceso a tu evento en vivo. Esto es muy importante si
planeas compartir información confidencial.
Selecciona Preguntas y Respuestas si deseas tener esta sección.
Si la seleccionas, asegúrate de que alguien planea moderarla (y lo conviertes en productor
o presentador).
Asegúrate de que su enlace de soporte apunta a la información de soporte correcta para
los asistentes.
Selecciona Grabación disponible para los asistentes si deseas que éstos puedan ver una
grabación del evento bajo demanda.
Selecciona Grabación disponible para productores y presentadores si desea obtener un
archivo MP4 de la grabación después del evento.
Invita a los asistentes
Envía el enlace del evento a todos tus asistentes como lo consideres oportuno,
compártelo en un canal de Teams, envía un correo electrónico, compártelo en un sitio
web o añádelo a un grupo de colaboración.
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8. 5 Prueba de funcionamiento
Asegúrate de que todo su equipo funcione y que las conexiones sean sólidas.
Conecta tu Magewell (u otro convertidor) al puerto USB y realiza las pruebas de video y
audio. Asegúrate de que tanto el video como el audio estén correctamente configurados
en los ajustes de tu dispositivo.
Verifica si cuentas con una buena iluminación. Te recomendamos elegir una sala con luz
natural.
NO hagas clic en Iniciar durante la prueba. No puedes detenerte y reiniciar el evento más
tarde; tendrás que programar uno nuevo para enviarlo a los asistentes. (Si deseas
probarlo, te recomendamos que ensayes el evento en vivo unos días antes con un
pequeño grupo de personas).
Revisa el enlace de los asistentes en todos los lugares donde lo hayas enviado.
Tu enlace debe apuntar al evento real. Si lo sigues, deberías ver una pantalla azul que diga
"El evento en vivo no ha comenzado".
Asegúrate de que tanto tú como los presentadores tengan el contenido del evento listo
para compartir.