Administracion del tiempo

1. •ADMINISTRACIÓN DEL
TIEMPO

2. Objetivo: Reaccionar conscientemente en situaciones frecuentes que implican
riesgo de mal uso del tiempo e identificar con precisión sus causas particulares
de desperdicio del recurso para controlarlo y cumplir compromisos prioritarios.
Una de las principales razones
por las que no gestionamos
nuestro tiempo es porque no
tenemos una meta trazada para
la vida, algo que deba alcanzarse
en un tiempo específico. Sin
resultados o metas, no hay
ninguna necesidad de manejar o
siquiera de preocuparse por el
tiempo.

3. Parece que… El Enemigo son los Otros.
• El teléfono no deja de sonar.
• Las notificaciones son urgentes.
• Me interrumpen continuamente.
• Las reuniones de trabajo son interminables e inútiles.
• Siempre estoy resolviendo problemas que han creado.
• No tengo quien me eche una mano.
• Si quiero que algo salga bien, lo tengo que hacer yo mismo.
• Mi familia, amigos, novia(o), me exigen tiempo.
En realidad… Mi enemigo soy yo.
Si es verdad que los demás provocan o ayudan a que
perdamos el tiempo. Ése es un dato, un hecho exterior que
está ahí, que no podemos cambiar. Pero somos nosotros
quienes perdemos el tiempo al comportarnos
inadecuadamente. Al hacer – o no hacer – lo que debíamos.

4.  Tanto en nuestro tiempo libre como cuando trabajamos, nuestra dedicación
suele orientarse de modo espontáneo, es decir, sin una decisión
premeditada, por tendencias personales hacia:
Lo más URGENTE, que probablemente es menos importante
que otras cosas que quedan pendientes; éste es el error más
frecuente. Todos solemos aceptar la tiranía de las urgencias,
que no siempre lo son; y que. Aunque lo fuesen no
necesariamente resultan de importancia.
Lo más FÁCIL, cuando las que realmente nos
interesarían son cosas más difíciles.
Lo más AGRADABLE, que obviamente no nos acercará
demasiado a nuestros objetivos.

5. Lo que CONOCEMOS MEJOR, y no lo que nos puede
plantear la inquietud y la dificultad de lo desconocido.
Lo más CORTO, con lo que los asuntos importantes –
que suelen ser largos- quedarán sistemáticamente
abandonados o, al menos, retrasados.
Lo más PRIMERO – o lo ÚLTIMO- que nos piden, que no
será, precisamente, lo que antes deba ser hecho (quizá,
ni siquiera deba ser hecho)
No suele resultar decisivo el factor que, racionalmente, parece que
debería serlo: la importancia o, lo que es igual, la repercusión de la
actividad que se va a abordar sobre nuestros intereses personales.

6. El último minuto
Muchas personas parecen disfrutar
cuando terminan determinadas
tareas en el último minuto.
Una costumbre que parece común
es la de necesitar iniciar “una cosa
más” antes de dirigirse al lugar al
que tienen que ir.

7. No es Cuestión de Reloj,
sino de Brújula
Vivimos obsesionados por el reloj, pero no es
ése el secreto. No es cuestión de hacerse
esclavo del reloj, sino de tener a la vista la
brújula. De saber qué se quiere alcanzar y dar
prioridad a las tareas que nos permitan
alcanzarlo. Y de dedicarles el tiempo
adecuado y no más.

8. “Sólo hay un rincón del
universo que puedes estar
seguro de mejorar, y es tu
propia persona”
Aldous Huxley
 Es saludable que el cambio esté en nuestra mano, y no en la de otros, solventar
nuestros problemas, siquiera sea en parte.
 El futuro no es algo que inexorablemente, nos vaya a pasar. No es sólo algo
“por venir”, sino que –sobre todo, en lo que se refiere a nuestro futuro- es algo
por “crear”. Cada persona, con sus acciones cotidianas, labra su propio futuro e
influye, en mayor o menor medida, en el de todos los que le rodean. El futuro
de cada uno está marcado por el modo en que invierte su tiempo.

9. ¿Qué hacer?

10. Te sorprendería saber en cuántas cosas sin importancia usamos el tiempo. Sin
embargo, para conocer con exactitud cuáles son estas cosas sin importancia,
necesitamos primero hacerlas conscientes, y esto se logra llevando un registro.
1. Analiza como utilizas tu tiempo.
Pregúntate:
 ¿Cómo se relacionan tus objetivos con las actividades en las que realmente
inviertes el tiempo?
 ¿Estás realmente atendiendo cosas relevantes y prioritarias?
 Durante una semana, lleve una bitácora
del tiempo que dedica a cada actividad.
 Divida las tareas en categorías como:
llamadas, reuniones, visitas inesperadas,
tareas, recreación, comida, descanso,
actividades personales, etc.
 Analice si el uso del tiempo corresponde
con sus responsabilidades.

11. 2. Define claramente los objetivos y selecciona lo más importante.
Establece tus objetivos:
Con base a lo que es
importante, determina qué
quieres lograr cada día y
semana.
Desglosa cada objetivo en
tareas, asígnales un tiempo
estimado a cada una y
establece tus prioridades.
 Ser más efectivo con tu tiempo es totalmente irrelevante si
no sabes en qué invertirlo.
 Recuerda que es primordial distinguir entre las cosas que
realmente son importantes y las que no lo son.

12. Lleva una lista de tareas pendientes.
Esta es una de las cosas más simples y a la
vez más poderosas de cualquier sistema de
administración de tiempo: la lista de tareas.
No importa si utilizas el dispositivo
electrónico de moda o una hoja de papel,
pero lleva un registro.
Lo que realmente hace la diferencia es el
hábito de escribir tus tareas pendientes día
tras día.
 Identifique las herramientas correctas que le permitirán comprometerse a
cumplir las tareas identificadas en un tiempo específico.
 Las herramientas puede ser: listas de cosas por hacer, calendarios,
planificadores, etc.
3. Organice su tiempo:

13.  Una vez terminada tu lista,
determina cuáles son los
elementos más importantes y
márcalos de alguna forma que
resalten sobre todos los
demás.
 Si la lista es muy grande, haz
una nueva lista con los
elementos prioritarios para el
día o la semana.
 Otorga más prioridad a las
tareas que sean urgentes e
importantes.
4. Asigna prioridad a tus tareas.

14. 5. Identifique y elimine los enemigos de su tiempo:
Los principales problemas para controlar el tiempo suelen ser:
 Sobrecargar su horario: tratar de hacer más de lo que resulta posible.
 Asumir tareas de otros: por ejemplo, cuando un subordinado no hace bien su
trabajo.
 Perdedores de tiempo (controlables): tales como llamadas telefónicas no
planificadas, visitantes inesperados, reuniones improvisadas, etc.

15.  Todos los expertos en administración del tiempo recomiendan
planificar desde el día anterior las actividades del día siguiente.
 Toma los últimos 10 minutos de cada día para repasar tu lista de
pendientes y determinar que es lo que tienes que concretar al
siguiente día.
 Este simple ejercicio te permitirá comenzar cada jornada sabiendo
exactamente que necesitas hacer y con cual tarea debes iniciar.
6. Planea tu día desde el día anterior.

16.  Aplazar para el final las cosas que no te gusta hacer es una de las peores
estrategias que puedes utilizar, ya que lo único que lograrás es
prolongar el estrés asociado a la tarea.
 ¡Haz lo que no te gusta hacer primero! De esta manera, el resto del
día transcurrirá de manera más placentera.
 Si la tarea es muy grande, divídela en tareas más pequeñas hasta que te
sea fácil dar el primer paso.
7. No dejes las cosas para después.
“No dejespara mañanalo quepuedas hacerhoy”.

17.  Decir “no” puede ser una de las herramientas de administración
de tiempo más poderosas que puedes llegar a dominar. Por
supuesto, no se trata de evadir responsabilidades, sino de invertir
nuestro tiempo en lo que tenemos que hacer y donde somos más
productivos.
 Si la actividad en cuestión interfiere con los objetivos que tienes
planteados, busca una manera sutil para negarte.
8. Aprende a decir “NO”.

18.  Concéntrate al cien por ciento en una y sólo una tarea a la vez. Cuando
logramos concentrarnos al 100% por espacios de horas, tenemos períodos
altamente productivos.
 Sin embargo, lograr esta concentración y entrar en esta zona de
productividad cuesta mucho trabajo y cualquier interrupción es suficiente
para salir de ella.
9. Concéntrate en la tarea actual.
 Es por esto que debes tratar de
eliminar todas las distracciones
posibles: apaga el celular, cierra
el correo electrónico o los
programas para “chatear” y
cierra tu puerta

19.  A veces, cuando tenemos grandes
proyectos en puerta, tendemos a olvidarnos
de los demás y lo que es peor, de nosotros
mismos.
 Para ser altamente productivos requerimos
de un adecuado balance entre cuerpo y
mente.
 Realizar actividades que nos relajen,
alimentarnos de manera adecuada y
compartir tiempo con nuestros seres
queridos, es lo que realmente nos permite
adquirir un estado de armonía y rendir al
máximo por períodos prolongados.
 No olvides recargar tus baterías, porque
solo así obtendrás la energía que necesitas
para concretar todos tus proyectos
10. No te olvides de la persona más importante

20.  ¿Cuándo estudio mejor? ¿En qué momento del día?
 ¿Dónde estudio mejor?
 ¿Necesitas un día o semana para estudiar?
 ¿En qué horario puedo programar mi estudio?
 ¿Cuánto tiempo dedico al estudio?
11. Antes de comenzar a estudiar, pregúntate a ti
mismo:
Pero sobre todo…
 ¿Para qué estudio?
 ¿Qué espera el
profesor?
 ¿Estoy comprendiendo?
 ¿Estoy aprendiendo?

21. El Proceso de Estudio Implica:
Y Recuerda…

22.  Para Administrar mejor el Tiempo de Estudio:
 Asigna bloques de tiempo al estudiar, previendo tiempo extra al
calculado.
 Planifica repasos y actualizaciones semanales.
 Empieza con los temas y las tareas más difíciles.
 Asigna tiempo para las ocasiones especiales: proyectos, trabajos
escritos, exámenes, etc.

23.  Coloca en un papel muy visible el:
¿Me mueve en dirección hacia
mis objetivos?
Lo que estoy haciendo en este momento:

24. Pero…
¿Podemos cambiar nuestros hábitos?
La respuesta es definitivamente…
SI PODEMOS

25. Los hábitos son patrones de conducta integrados por tres
componentes que se superponen:
 Conocimiento (Saber)
 Actitud (Querer)
 Habilidad (Poder)

26.  Debido a que son aprendidos y no heredados, nuestros hábitos
constituyen nuestra segunda naturaleza, no la primera.
 La primera decisión que debemos tomar para cambiar un hábito
es evitar definirnos a nosotros en términos de nuestros hábitos,
características y tendencias actuales.

27.  El compromiso consigo
mismo.
 La flexibilidad en la actuación.
 La visión en conjunto del quehacer propio.
 La concentración de los recursos y el esfuerzo.
Los Factores del Éxito

28. Referencias
•“10 pasos para administrar tu tiempo”. SoyEntrepeneur.com [En línea] 2014, [fecha
de consulta 26 de junio de 2015] Disponible en:
http://www.soyentrepreneur.com/27107-10-claves-del-trabajo-en-equipo.html
•Jacques J.,Jacques P. (2007) Como trabajar en Equipo. Españ a: Narcea.