2. La Gestión en Tiempo de
Crisis
Ponente: Eloisa Olmos Terol
3. Tendencias en el Rol de las Personal Assistant
en el Siglo XXI
-3-
El Papel Actual
Director General
Assistant
4. Tendencias en el Rol de las Personal Assistant
en el Siglo XXI
-4-
5. Tendencias en el Rol de las Personal Assistant
en el Siglo XXI
-5-
Síntomas de la Situación
Actual
Todo es para ahora mismo
Recibo los encargos en último momento
No planifican y me llueve todo de golpe
No me comunican el dead-line para una tarea y si lo
pregunto la respuesta es “PARA YA”
Recibo encargos muy importantes y muy urgentes y
antes de que pueda hacerlos llegan otros más
importantes y más urgentes.
6. Tendencias en el Rol de las Personal Assistant
en el Siglo XXI
-6-
No me dan información
Se toman decisiones que me afectan y nadie me
informa
Mi jefe cierra compromisos directamente y no me lo
comunica
Me piden muchos “POYAQUES”
Mi sitio a menudo parece un lugar de peregrinaje
No puedo hablar con mi jefe
…
Síntomas de la Situación
Actual
7. Tendencias en el Rol de las Personal Assistant
en el Siglo XXI
-7-
1. Los que tienen que ver con la
organización.
2. Los que tienen que ver con la
Información y Comunicación.
Síntomas de la Situación
Actual
Agrupación:
8. Tendencias en el Rol de las Personal Assistant
en el Siglo XXI
-8-
Organización de la Actividad
Todo es para ahora mismo
Recibo los encargos en último momento
No planifican y me llueve todo de golpe
No me comunican el dead-line para una tarea y si lo
pregunto la respuesta es “PARA YA”
Recibo encargos muy importantes y muy urgentes y
antes de que pueda hacerlos llegan otros más
importantes y más urgentes.
9. Tendencias en el Rol de las Personal Assistant
en el Siglo XXI
-9-
No me dan información
Se toman decisiones que me afectan y nadie me
informa
Mi jefe cierra compromisos directamente y no me lo
comunica
Me piden muchos “POYAQUES”
Mi sitio a menudo parece un lugar de peregrinaje
No puedo hablar con mi jefe
…
Información y Comunicación
10. Tendencias en el Rol de las Personal Assistant
en el Siglo XXI
-10-
Urgencia
PLAZO = MOMENTO CIERTO
TIEMPO DISPONIBLE = SITUACIÓN
PERSONAL
LA URGENCIA ES UN CRITERIO
PERSONAL
11. Tendencias en el Rol de las Personal Assistant
en el Siglo XXI
-11-
La Importancia
Es el impacto con relación a los
resultados
12. Tendencias en el Rol de las Personal Assistant
en el Siglo XXI
-12-
Matriz de Programación
Actividad I U
I = Importancia A - B - C
U = Urgencia 1 - 2 - 3
13. Tendencias en el Rol de las Personal Assistant
en el Siglo XXI
-13-
Matriz de Programación
Actividad I U
I = Importancia A - B - C
U = Urgencia 1 - 2 - 3
Tarea x
Tarea y
Tarea z
Tarea j
Tarea h
1
3
1
2
1
A
A
C
B
B
14. Tendencias en el Rol de las Personal Assistant
en el Siglo XXI
-14-
Prioridades
A 3 2 1
B 3 2
C 3
3 2 1
16. Tendencias en el Rol de las Personal Assistant
en el Siglo XXI
-16-
El Semáforo
•Hay fluidez en la tarea
•Las cosas se hacen y salen según lo tenías organizado
•No hay aglomeraciones
•Hay cierto atraso
•Te ves obligada a interrumpir tareas
•Está aumentando el flujo de lo imprevisto
•Está aumentando el flujo de lo inmediato
VERDE: SIGUE!!
ÁMBAR: PIENSA!!
•Hay un flujo intenso de imprevistos
•Hay cambios continuos en cuestión de minutos
•A pesar del atasco, siguen apareciendo más tareas urgentes
•Te sientes desorientada y confusa
ROJO: PÁRATE
•Hay fluidez en la tarea
•Las cosas se hacen y salen según lo tenías organizado
•No hay aglomeraciones
•Hay cierto atraso
•Te ves obligada a interrumpir tareas
•Está aumentando el flujo de lo imprevisto
•Está aumentando el flujo de lo inmediato
VERDE: SIGUE!!
ÁMBAR: PIENSA!!
•Hay un flujo intenso de imprevistos
•Hay cambios continuos en cuestión de minutos
•A pesar del atasco, siguen apareciendo más tareas urgentes
•Te sientes desorientada y confusa
ROJO: PÁRATE
17. Tendencias en el Rol de las Personal Assistant
en el Siglo XXI
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Información y Comunicación
Anticipación:
Crear espacios de comunicación
- Con mi Jefe
- Con otros directivos
Aprovechar las fuentes
- Secretarias
- Correos
- Actas de reuniones
18. Tendencias en el Rol de las Personal Assistant
en el Siglo XXI
-18-
Información y Comunicación
LA ASERTIVIDAD
Capacidad de las personas para resolver y
prevenir los conflictos verbalmente
Escuchar para
Comprender
Aportar Soluciones
De Contribución
19. Tendencias en el Rol de las Personal Assistant
en el Siglo XXI
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Imaginación
Unir los nueve puntos con un solo trazo (Es decir sin levantar el lápiz)
20. Tendencias en el Rol de las Personal Assistant
en el Siglo XXI
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Cinco Pilares
1. Tener el control
2. Anticipación
3. Comunicación
4. Compromisos
5. Imaginación