Concepto

1. “AÑO DE LA UNIDAD, LA PAZ Y EL DESARROLLO”
 CURSO: TRÁMITE DOCUMENTARIO
 TÍTULO: PROCESOS DEL TRÁMITE DOCUMENTARIO
 AUTORA:
DEL AGUILA HUALINGA MILEY CELESTE
IQUITOS – PERÙ
2023

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PROCESOS DEL TRÁMITE
DOCUMENTARIO

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DEDICATORIA
Este trabajo está dedicado a Dios ya que gracias a él y a nuestros padres ya que
ellos siempre estuvieron a nuestros lados brindándonos sus apoyos y consejos
y para hacer mejores personas dando ejemplo de superación, humildad y
sacrificio; Espero contar siempre con sus valiosos e incondicional apoyo.
AGRADECIMIENTO
A mi señor Jesucristo.
Quién nos hizo que fuéramos valientes en todas las situaciones que se
presentan.
A nuestros padres.
Y que, con sus amores, trabajos nos educaron y apoyaron en toda nuestra
formación personal.
Y a nuestros familiares, que de una u otra forma a largo de nuestras vidas han
estado riendo, llorando y solidarizándonos y muchas GRACIAS.
A nuestro estimado profesor.
Agradecemos mucho a usted profesor FRANCIS ALAN GARCÍA FERREIRO por
brindarnos su tiempo y conocimiento.

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EPÍGRAFE
 Siempre andaré buscándote en el hoy de esta ciudad, de esta hora –
JULIO CORTÁZAR
 Detrás de cada gran fortuna hay un crimen – MARIO PUZO
 Si tú no sabes qué quieres conseguir con tu presentación, tu audiencia
tampoco lo sabrá – HARVEY DIAMOND
 El lenguaje es una expiación – OCTAVIO PAZ
 ¿Qué estrella cae sin que nadie la mire? – WILLIAMS FAULKNER
 Si te dan un papel pautado, escribe por detrás – RAY BRADBURY
 “Voy a crear lo que sucedió” – CLARICE LISPECTOR
 La mente es como un paracaídas, solo funciona si la tenemos abierta –
ALBERT EINSTEIN
 La creatividad es la inteligencia divirtiéndose – ALBERT EINSTEIN
 El mundo es bello, pero tiene un defecto llamado hombre – FRIEDRICH
NIETZSCHE
 Lo que no te mata te hace más fuerte – FRIEDRICH NIETZSCHE
 La única forma de hacer un gran trabajo es amar lo que haces – STEVE
JOBN
 Necesitamos formar lectores para interpretar la información y valorar
debidamente lo que se lee, categorizar los datos y reconocer las
intenciones de quien escribe. Hace falta entrenar a nuestros alumnos en
las prácticas de lectura y para las prácticas de lectura, hacen falta libros.
- Garzón (citado por Belinche, 2008)

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INDICE
PORTADA……………………………………………………………………………...1
CONTRAPORTADA…………………………………………………………………..2
DEDICATORIA Y AGRADECIMIENTOS…………………………………………...3
EPÌGRAFE...…………………………………………………………………………...4
PRESENTACIÒN……………………………………………………………………...6
INTRODUCCIÒN………………………………………………………………………7
DESARROLLO……………………………………………………………………..…8
l. EVOLUCION HISTORICA….…..………………………………………….8
ll. DEFINICIÓN………………………………………………………………..9
III. IMPORTANCIA…………………………………………………………….9
IV. ETAPAS…………………………………………………………………….9
V. CLASIFICACION…………………………………………………….10 – 11
Vl. BENEFICIOS…………………………………………………………11- 12
VII. CONCLUSIONES………………………………………………………..13
VIII. WEBGRAFIA……………………………………………………………14
IX. ANEXOS……………………………………………………………..15 - 16

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PRESENTACION
¿Para qué se utiliza los procesos de trámite documentario?
El objetivo principal de un Sistema de Trámite Documentario es permitir a una
Institución tener el control de la ubicación física y lógica de la documentación que
fluye y llega dentro de ella y realizar su seguimiento, mejorando así la calidad de
servicio y atención al cliente.
¿Cómo se puede mejorar los procesos de trámite documentario?
 Evite el almacenamiento de documentos obsoletos.
 Digitalice la información.
 Clasifique los documentos.
 Centralice los documentos.
 Apueste en los modelos de documentos.
 Administre las versiones de los archivos.
 Utilice un software confiable.
.

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INTRODUCCIÓN
El trámite documentario de toda organización representa el primer contacto de
gestión con los clientes o usuarios. Al interior de la organización, es el medio de
traslado de la documentación debidamente controlado en el tiempo oportuno y
seguro.
Definimos trámite, es la serie de pasos a seguir para que una solicitud o
información llegue a su destinatario. Y, documento es un soporte donde se fija el
testimonio de una actividad humana
El hombre durante toda su historia ha tenido la necesidad de plasmar todas sus
actividades como expresión testimonial, sin importar el formato, lenguaje o
soporte. Para lo cual ha utilizado toda clase de materiales como la piedra, el
papiro, el papel. En esta época surgieron varios problemas, que los documentos
pasen de un lugar a otro por su frecuencia de uso o por su edad y valor de su
contenido. Que no se mande documentos de un sitio a otro por otro motivo de
que en el que está ya no caben, ni se dejan de recibir en el que les corresponde
por la misma razón de falta de espacio. La necesidad de que el manejo de los
documentos este siempre en manos de expertos en la materia de trámite de
documentos.
Podrán ser varios (10) archiveros de grado medio (ayudantes) bajo la dirección
de un archivero de grado superior, pero siempre uno de estos detrás de todos.
Lo fundamental es que el técnico este siempre en su puesto, sea cual sea el
momento vital del archivo. Ahora con seguridad se puede decir que todas las
instituciones cuentan con la oficina comúnmente llamada “Mesa de partes”, es la
unión de las instituciones que se da por la documentación que se emite y recibe
a diario y cada vez es mayor.
En todo Organigrama se encuentra la oficina de mesa de partes o trámite
documentario, que es la encargada de velar por la custodia de la documentación
de toda la organización y de mantenerla en buen estado hasta su archivo, incluso
este proceso de archivamiento es una labor crucial. Ahora también este proceso
está siendo modernizado con el uso de herramientas de tecnología de
información para su mejor desempeño.

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I. EVOLUCÍON HISTÒRICA
Según Sandoval (2009)
A principios de los sesenta, los empresarios dieron una tendencia a la
utilización de las computadoras, al percibir que las mismas llevarían una gran
revolución, la cual estamos viviendo actualmente y que ha sido catalogada como
la revolución informática. Así pues, el avance tecnológico de la computación ha
alterado la cotidianidad de la sociedad y ha cambiado los modos de proceder e
inclusive de vivir, por cuanto se ha concebido a la computadora como una
herramienta indispensable para la realización de tareas y solución de problemas,
tanto así, que sin ella en la actualidad las actividades colapsarían. En las
organizaciones modernas, el ingreso, creación y envió de documentos es una
tarea de ejecución diaria. La administración del flujo de estos documentos y la
ubicación de los mismos se ha convertido en una tarea enorme, si no imposible.
En la gran mayoría de instituciones el trámite documentario se realiza de
forma manual, pero existen algunas instituciones estatales y privadas que
cuentan con sistemas de trámite documentario. La mayoría fueron desarrollados
por distintas empresas de software, generalmente estos sistemas se dedican
solo manejar el seguimiento de documentos dentro de la institución, permitiendo
así disminuir el tiempo promedio en el trámite o atención de un documento,
debido a que se eliminan tareas repetitivas, se evitan olvidos y/o documentos
extraviados, ubican rápidamente un documento ya sea que se encuentre este en
trámite o con su proceso concluido y ya almacenado, ahorrando tiempo de
búsquedas al no tener que sumergirse en voluminosos archivos físicos para
ubicar un determinado documento. 22 Una de las direcciones de esta evolución
ha sido el intento por automatizar las actividades cotidianas con ayuda de
Tecnologías de Información (Information Technologies. IT’s; por sus siglas en
inglés). Es así como las organizaciones de diferentes sectores incorporan
tecnología para la realización de su proceso de trámite documentario con el fin
de obtener dicha automatización y mejorar los resultados en el proceso de
trámite documentario y objetivos del negocio. Como consecuencia de lo anterior,
las organizaciones actualmente poseen sistemas de información de trámite
documentario con el fin de organizar, automatizar y ejecutar su proceso.

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I. DEFINICIÓN
El trámite documentario es el conjunto de procesos que permiten a las
organizaciones tener el control respecto a la ubicación física o digital, así como
el estatus actual y pasado de la documentación que llega y se genera dentro de
ella, con el fin de mejorar sus flujos y diligenciamiento.
II. IMPORTANCIA
La importancia radica en la practicidad que le aporta al trabajo diario de las
empresas. Gracias a esta, los usuarios pueden consultar y buscar información
de forma rápida, fácil y muy precisa. También destaca que esta sirve para agilizar
el uso compartido de documentos entre las personas más interesadas.
III. ETAPAS DEL TRÁMITE DOCUMENTARIO
Para que los documentos puedan llevar a cabo su ciclo vital, es necesario
que atraviesen por las etapas de producción, recepción, distribución,
trámite, organización, consulta, conservación y disposición final. Por lo
tanto, a continuación, se realiza una breve descripción de cada etapa:
 PLANEACIÓN: relacionada por actividades administrativa, las
cuales facilitan la revisión de la introducción de una empresa o
entidad en el ámbito legal, técnico y funcional.
 PRODUCCION: se evalúan los documentos e información además
de su creación, categorización e ingreso, según la función e
importancia de las mismas.
 GESTIÓN Y TRÁMITE: se centra en el análisis de los documentos,
sus influencias e incidencias dentro de la empresa, además de la
función que cumple en el exterior.
 ORGANIZACION: se revisan al fondo todos los documentos para
luego proceder a su categorización, valorización, tiempo de
almacenaje (por período), departamento al cual pertenece (áreas
administrativas).

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 TRANSFERENCIA: esta etapa se encarga de transferir los
documentos e información, en su categoría de archivo; aquí en
esta fase se tendrán en cuenta los formatos, la migración, la
conservación y la estructura, según las tablas de valorización
documentales.
 DISPOSICION DE DOCUMENTOS: se encarga de la valorización
y selección de los mismos, todo ello con el fin de su conservación
o posterior eliminación.
 PRESERVACION A LARGO PLAZO: engloba todos los
procedimientos, estrategias y requerimientos, que se deben
ejecutar, durante el proceso de gestión documental de archivo.
 VALORACION: es la etapa donde se determina de manera
continua, los valores primarios y secundarios de la información,
con la finalidad de establecer los documentos más relevantes de
la empresa y/o entidad a su conservación o disposición temporal
o definitiva.
IV. CLASIFICACION DE LOS TIPOS DE DOCUMENTOS
- SEGÚN EL ALFABETO: Consiste en organizar la información
utilizando la letra del alfabeto y el orden que esta ocupa. En este caso,
es importante determinar una palabra principal para definir el orden.
Sin embargo, existen algunas excepciones en la clasificación que han
sido recogidas por la normativa. Cuando vamos a clasificar personas
en función de su primer apellido y es el mismo en los dos, se usará el
segundo apellido para la clasificación.
Ejemplo:
JOSE MANUEL LOBO--- LOBO, JOSÉ MANUEL.
MARÍA ELENA PRADO LÓPEZ PRADO LÓPEZ, MARÍA ELENA.
LUIS ALFOSO OSORIO- OSORIO, LUIS ALFONSO
- SEGÚN LA CRONOLOGIA: Sirve para clasificar los documentos
según la fecha de emisión o expedición. De esta manera, serán
almacenados en función del orden cronológico, algo muy utilizado en
archivos y carpetas físicas.

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- CLASIFICACION DE MATERIA: son los documentos que se agrupan
tras analizar el contenido de los mismos, para después establecer
grupos según los asuntos de los que traten.
- SEGÚN LA JERARQUIZACION DE IMPORTANCIA: son los
documentos que se agrupan de acuerdo a su importancia del
contenido
- SEGÚN SU PRODUCTOR: son los documentos que son generados
por las mismas personas varias veces y se clasifican por la fecha de
producción.
- SEGÚN SU FINALIDAD: tenemos 3 puntos:
o Documentos informativos: aquellos que conforman la
generalidad de los documentos dentro de la función
administrativa de una empresa, como son cartas, memorando,
circulares.
o Documentos dispositivos: aquellos que imparten normas de
obligatorio cumplimiento: leyes, decretos, ordenanzas,
acuerdos, resoluciones.
o Documentos testimoniales: aquellos que sirven como prueba
o testimonio, un ejemplo es como los documentos contables,
contratos, etc.
- SEGÚN SU FUNCIONALIDAD: se clasifican en activos, semi activos
e inactivos.

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V. BENEFICIOS DE TRÁMITE DOCUMENTARIO
1. Evita la pérdida de documentos
2. Son catalogadas y facilita la trazabilidad
3. Los documentos son evaluados y aprobados en forma optimizada
4. Flujos de trabajos más distribuidos
5. Mejora de accesibilidad
6. Ahorro de Costes: Reducción de los espacios donde preservar la
información. Esto significa un ahorro considerable de costes y un
mayor control.
7. Mejora en los procesos: Automatización de los procesos aumenta el
control sobre los mismos y los agiliza.
8. Ahorro de tiempo: Los sistemas de gestión documental permiten
agilizar procesos. Esto supone una atención al cliente más rápido.
9. Mayor productividad: La gestión de documentos aumenta la eficacia
y eficiencia a la hora de buscar y recuperar documentos.
10.Cumplimiento de las normativas de seguridad: Utilizar sistemas de
gestión documental se traduce en el cumplimiento de varias
normativas de seguridad.
11.Homologación: El control documental favorece la unificación de
procedimientos estableciendo el mismo modelo para toda la empresa.
12.Movilidad: La gestión de documentos supone una mejora drástica en
el acceso a todos los documentos desde cualquier parte gracias a las
nuevas tecnologías.
13.Preservación a largo plazo de los documentos electrónicos: Las
nuevas tecnologías nos ayudan a preservar estos documentos en
cualquier formato, asegurando así que dispondremos de esta
información cuando lo deseemos.
14.Reducción del riesgo profesional: Si se almacena grandes
cantidades de papel se puede llegar a deteriorar e incluso a perder.

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VI. CONCLUSIONES:
La manera en el que las empresas conservan y protegen los documentos es
en un archivo. Gracias al archivo se encuentran y utilizan los documentos
más fácil y rápido. Hay muchos beneficios para las empresas que tienen sus
documentos en archivo. Por ejemplo, se evitan repeticiones, se centraliza la
información y se conservan fuentes históricas.
Los tipos de archivos se pueden clasificar por su uso, organización y
propósito. Además, para archivar es necesario seguir los cinco pasos:
1. Inspeccionar
2. Clasificar
3. Marcar
4. Distribuir
5. Guardar
Pero para tener un archivo, las empresas necesitan tener un sistema; existen
dos sistemas de archivos el manual y el electrónico. La diferencia entre
sistema manual y el electrónico, es que el manual es el procedimiento para
manejar documentos en papel y el electrónico maneja documento en la
computadora.

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VII. WEBGRAFÍA
https://www.usmp.edu.pe/pdf/TRAMITE_DOCUMENTARIO.pdf
https://repositorio.unp.edu.pe/bitstream/handle/UNP/1987/ADM-
MEC-ROS-
2019.pdf;jsessionid=7DA1DB9F6DEB58EC2A98FA453D8A4DEC?se
quence=1
https://www.esss.co/es/blog/gestion-
documental/#:~:text=La%20gesti%C3%B3n%20documental%20facili
ta%20la,definiciones%20y%20permite%20aplicar%20mejoras.

15. IX. Anexos
Obtención de un CERTIFICADO DE ESTUDIOS.

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