CONTROL - Principio de la administracion

1. “Año de la Diversificación Productiva y del Fortalecimiento de la Educación”
UNIVERSIDAD NACIONAL DE UCAYALI
FACULTAD DE INGENIERIA DE SISTEMAS Y DE INGENIERIA CIVIL
ESCUELA PROFESIONAL DE INGENIERIA CIVIL
PRINCIPIO DE LA ADMINISTRACION:
CONTROL
 ASIGNATURA : INTRODUCCION A LA ADMINISTRACION
Y GESTION EMPRESARIAL.
 INTEGRANTES :
 FLORES RUIZ BILL BRIAN
 SANCHEZ CHAVES SHIERLY
 SAENZ GAMBOA KEVIN PARKER
 CASTILLO CASTAGNE KENJI
 CICLO : VIII
 DOCENTE : Ing. Mg. Romel Pinedo Rios
 FECHA : Diciembre del 2015
Pucallpa – Perú.

2. INTRODUCCION.
El proceso de determinar lo que se está llevando a cabo, a fin de establecer
las medidas correctivas necesarias y así evitar desviaciones en la ejecución de
los planes.
Puesto que el control implica la existencia de metas y planes,
ningún administrador puedecontrolar sin ellos. Él no puede medir si sus
subordinados están operando en la forma deseada a menos que tenga
un plan, ya sea, a corto, a mediano o a largo plazo. Generalmente, mientras
más claros, completos, y coordinados sean los planes y más largo el periodo
que ellos comprenden, más completo podrá ser el control.
Un administrador puede estudiar los planes pasados para ver dóndey cómo
erraron, para descubrir quéocurrió y porqué, y tomar las medidas necesarias
para evitar que vuelvan a ocurrir los errores. Sin embargo, el mejor control
previene que sucedan las desviaciones, anticipados a ellas.
Elementos del control.
1. Relación con lo planeado. El control siempre existe para verificar el logro
de los objetivos que se establecen en la planeación.
2. Medición. Para controlar es imprescindible medir y cuantificar los
resultados.
3. Detectar desviaciones. Una de las funciones inherentes al control, es
descubrir las diferencias que se presentan entre la ejecución y la
planeación.
4. Establecer medidas correctivas. Elobjeto del controles prever y corregir
los errores.

3. PRINCIPIO DE LA ADMINISTRACION: CONTROL.
Es absolutamente necesario de vez en cuando (sino siempre) revisar
nuestros planes, acciones, actitudes, para determinar que tan bien
estamos haciendo el trabajo. Si no nos cuestionamos nosotros mismos,
difícilmente veremos nuestros propios errores, y en consecuencia los
seguiremos repitiendo con su inexorable efecto negativo en el desarrollo
de nuestros planes.
Nuestra vida debe ser abordada como una empresa, puesto que quizás es
precisamente la vida la empresa más exigente que hayamos iniciado. Una
vida mal enfocada y mal llevada, es indudablemente un fracaso.
Es la evaluación y medición de la ejecución de los planes, con el fin de
detectar y prever desviaciones, para establecer las medidas correctivas
necesarias.
El ControlEmpresarial es un Proceso Administrativo muy ligado con la
Planeación, el control es la fase a través del cual se evalúan los resultados
obtenidos en relación con lo planeado, a fin de corregir desviaciones y
errores para mejorar continuamente.
Podemos definirlo como: La función que permite la supervisión y
comparación de los resultados obtenidos contra los resultados esperados
originalmente, asegurando además que la acción dirigida se esté llevando
a cabo de acuerdo con los planes de la organización y dentro de los límites
de la estructura organizacional.
Si el control seestudia como última etapa del proceso administrativo, esto
no significa que en la práctica suceda de la misma manera; el control es
una etapa primordial en la administración, pues, aunque una empresa

4. cuente con magníficos planes, una estructura organizacionaladecuada y
una dirección eficiente, el ejecutivo no podrá verificar cuál es la situación
real de la organización sino existe un mecanismo que se cerciore e
informe silos hechos van de acuerdo con los objetivos.
Tradicionalmente, se ha concebido al control como una serie de
procedimientos complicados que seutilizan para corregir defectos o
desviaciones en la ejecución de los planes, una vez que han sucedido. La
anterior concepción es por demás equivocada, ya que el controlbien
aplicado es dinámico, promuevelas potencialidades de los individuos y,
más histórico, su carácter es pronóstico, ya que sirvepara medir la
temperatura presente y futura de la actuación de todos los recursos de la
empresa, siendo su principal pronóstico, prever y corregir errores, y no
simplemente registrarlos.
Expertos y sus conceptos:
Burt K. Scanlan. El controltiene como objeto cerciorarsede que los
hechos vayan de acuerdo con los planes establecidos.
Robert Eckles, RonaldCarmichael y BernardSarchet. Es la regulación de
las actividades, de conformidad con un plan creado para alcanzar ciertos
objetivos.
George R. Terry. El proceso para determinar lo que se está llevando a
cabo, valorizándolo y, si es necesario, aplicando medidas correctivas, de
manera que la ejecución se desarrollede acuerdo con lo planeado.
Henry Fayol. Consiste en verificar si todo ocurrede conformidad con el
plan adoptado, con las instrucciones emitidas y con los principios
establecidos. Tiene como fin señalar las debilidades y errores a fin de
rectificarlos e impedir que se produzcan nuevamente.

5. Harold Koontz y Cyrü O'Donnell. Implicala medición de lo logrado en
relación con el estándar y la corrección de las desviaciones, para asegurar
la obtención de los objetivos de acuerdo con el plan.
RobenB. Buchele. Elproceso de medir los actuales resultados en relación
con los planes, diagnosticando la razón de las desviaciones y tomando las
medidas correctivas necesarias.
Robert C. Appleby. La medición y corrección de las realizaciones de los
subordinados con el fin de asegurar que tanto los objetivos de la empresa
como los planes para alcanzarlos secumplan eficaz y económicamente.
Por lo tanto en resumen se tendría:
El concepto de Control puede ser muy general y empleársele como punto
central para el Sistema Administrativo. Por ejemplo, la planeación puede
ser imaginada, como medio para lograr el control del comportamiento
individual u organizacional. En forma similar, la tarea de organización
puede ser, constituida de manera que proporcioneun medio para el
control de las actividades.
La palabra "Control" tiene varios significados y, más específicamente,
varios sentidos, queson significativos para el análisis, por ejemplo,
significa:
• Verificar.
• Regular.
• Comparar con una norma.
• Ejercer autoridad sobre(dirigir y ordenar).
• Limitar o restringir.
Todas son significativas para la teoría y la prácticaadministrativa. Sin
embargo, daremos algunas definiciones:

6. La palabra "control", es un galicismo que indica la acción o efecto de
controlar. Controlar es un verbo activo que significa: "Examinar y censurar
con autoridad suficiente, formando juicio, aprobando o corrigiendo lo que
no estuviera en forma o modo debido".
Otra acepción dice: "Es la función administrativa que consisteen asegurar,
la medición y la corrección de la eficiencia hacia los objetivos fijados".
Otra definición dice: "Es el conjunto de actividades que se emprenden,
para medir y examinar los resultados obtenidos en el periodo, para
evaluarlos y para decidir las medidas correctivas que sean necesarias".
El controles, en consecuencia, una función que no se desarrolla en el
vacío, sino que se inserta dentro del proceso de administración, y presenta
características perfectamente diferenciadas, según el nivel de decisión en
el que opere.
Elementos del concepto:
Del estudio de las anteriores definiciones, es posible obtener sus
elementos coincidentes:
1. Relación con lo planeado. El controlsiempre existe para verificar el logro
de los objetivos que se establecen en la planeación. Como sedejó
entrever, muchas de las técnicas de planeación, lo son también de control.
2. Medición. Para controlar es imprescindible medir y cuantificar los
resultados.
3. Detectar desviaciones. Una de las funciones inherentes al control, es
descubrir las diferencias que se presentan entre la ejecución y la
planeación.

7. 4. Establecer medidas correctivas. El objeto del control es prever y corregir
los errores.
Con baseen estos elementos, se puede definir al controlcomo:
La evaluación y medición de la ejecución de los planes, con el fin de
detectar y prever desviaciones, para establecer las medidas correctivas
necesarias.
IMPORTANCIA:
El controles de vital importancia dado que:
1. Establece medidas para corregir las actividades, de tal forma que se
alcancen los planes exitosamente.
2. Se aplica a todo: a las cosas, a las personas, y a los actos.
3. Determina y analiza rápidamente las causas quepueden originar
desviaciones, para que no se vuelvan a presentar en el futuro.
4. Localiza a los sectores responsables dela administración, desde el
momento en que seestablecen medidas correctivas.
5. Proporciona información acercade la situación de la ejecución de los
planes, sirviendo como fundamento al reiniciarseel proceso de
planeación.
6. Reduce costos y ahorra tiempo al evitar errores.

8. 7. Su aplicación incide directamente en la racionalización de la
administración y consecuentemente, en el logro de la productividad de
todos los recursos dela empresa.
PRINCIPIOS DE CONTROL.
La aplicación racional del controldebe fundamentarseen los siguientes
principios:
Equilibrio: A cada grupo de delegación conferido debe proporcionarseel
grado de control correspondiente. De la misma manera que la autoridad se
delega y la responsabilidad secomparte, al delegar autoridad es necesario
establecer los mecanismos suficientes para verificar que seestá
cumpliendo con la responsabilidad conferida, y que la autoridad delegada
está siendo debidamente ejercida (fig.).
De los objetivos: Serefiere a que el control existe en función de los
objetivos, es decir, el controlno es un fin, sino un medio para alcanzar los
objetivos preestablecidos. Ningún control será válido si no se fundamenta

9. en los objetivos y si, a través de él, no se evalúa el logro de los mismos. Por
lo tanto, es imprescindible establecer medidas específicas de actuación, o
estándares, quesirvan de patrón para la evaluación de lo establecido,
mismas que se determinan con baseen los objetivos. La efectividad del
control está en relación directa con la precisión de los estándares. Los
estándares permiten la ejecución de los planes dentro de ciertos límites,
evitando errores y, consecuentemente, pérdidas de tiempo y de dinero
(fig.)
De la oportunidad: El control, para que sea eficaz, necesita ser oportuno,
es decir, debe aplicarseantes de que se efectúe el error, de tal manera que
sea posible tomar medidas correctivas, con anticipación. Un control,
cuando no es oportuno, carece de validez y, obviamente, reduce la
consecución de los objetivos al mínimo (fig.)
Las desviaciones: Todas las variaciones o desviaciones que se presenten en
relación con los planes deben ser analizadas detalladamente, de tal
manera que sea posibleconocer las causas quelas originaron, a fin de
tomar las medidas necesarias para evitarlas en el futuro. Es inútil detectar
desviaciones si no se hace el análisis de las mismas y si no se establecen;
medidas preventivas y correctivas.

10. El establecimiento de un sistema de controldebe justificar el costo que
éste represente en tiempo y dinero, en relación con las ventajas reales que
éste reporte. Un control sólo deberá implantarse sisu costo se justifica
ante los resultados que se esperan de él; de nada servirá establecer un
sistema de control silos beneficios financieros que reditúe resultan
menores que el costo y el tiempo que implica su implantación
De excepción: El control debe aplicarse, preferentemente, a las
actividades excepcionales o representativas, a fin de reducir costos y
tiempo, delimitando adecuadamente cuáles funciones estratégicas
requieren de control. Este principio seauxilia de métodos probabilísticos,
estadísticos o aleatorios.
De la función controlada: La función controladora por ningún motivo debe
comprender a la función controlada, ya que pierde efectividad el control.
Este principio es básico, ya que señala que la persona o la función que
realiza el controlno debe estar involucrada con la actividad a controlar.
Una aplicación clara de este principio se puede encontrar en el siguiente
ejemplo: el control que elabora los estados financieros de una empresa no
será la persona más idónea para auditarlos o determinar sison verídicos o
no, ya que en dicha evaluación pueden intervenir aspectos de carácter
personal.
PROCESO BASICO DEL CONTROL.
El controles la última de las variables de los procesos administrativos, pero
no por ir al final, es menos importante que las demás variables. Una vez
hechos los planes, diseñada la organización, integrados los recursos,
constituida la directiva y con comunicaciones ya fluyendo, es cuando el
proceso de control se importante.

11. Básicamente es el proceso, el que se encarga de eliminar el caos y dar
congruencia a la organización, a fin de que pueda alcanzar sus objetivos, es
esencial para una buena administración.
El primer paso para la integración del sistema de control, se haya en la
Dirección superior dela empresa, en los responsables dela misma que han
de tomar en cuenta la finalidad práctica que persiguen al controlar y los
medios adecuados para alcanzarla.
Por tanto, existe un conjunto de fases, a través de los cuales, se establece
un mecanismo para la puesta en práctica del control, pudiendo resumirse
en las etapas siguientes:
a) Implantación de normas o estándares para control.
b) Medir y juzgar lo que se ha realizado.
c) Comparar lo realizado contra las normas y definir las diferencias, silas
hay.
d) Corregir las desviaciones, poniendo el remedio adecuado.
Este proceso de control es mostrado gráficamente:

12. a) Establecimientode normas:
Podemos inicialmente definir qué es una norma, así: "es una unidad de
medida establecida, para servir como un modelo o criterio'". El
establecimiento de normas, proporciona la base sobrela cual semide el
desempeño real o esperado.
En una operación simple, un administrador podrá controlar a través de una
observación general. Sin embargo, a medida que las operaciones se hacen
más complejas o se amplía la autoridad de un administrador, éstese hace
impracticable. El administrador debe, entonces, escoger puntos para
atención especial y, vigilándolos, asegurarsedeque la operación total, está
procediendo como estaba planeada.
La habilidad para seleccionar puntos críticos de control, es una de las
partes esenciales de la administración, puesto que un control sólido
depende de ellos. En relación con esto, el administrador, debe hacerse
preguntas tales como:
• ¿Cuáles me mostrarán mejor, cuando estas metas no están siendo
obtenidas?

13. • ¿Cuáles reflejan mejor las metas de mi Unidad Administrativa? • ¿Cuáles
medirán mejor las desviaciones críticas?
• ¿Cuáles me informarán, quién es el responsablede alguna falla?
• ¿Cuáles normas costarán menos?
• ¿Para cuáles normas hay información disponible?
Las normas en los organismos sociales, no están limitadas a establecer
niveles ejecutorios para las personas individuales, por el contrario, ellos
son aplicables a todas las fases de la operación. El autor Ralph C. Davis
sugiere que, las normas sean fijadas para todas las actividades, que
contribuyen a los objetivos de servicio primordiales del organismo.
Recomienda establecer normas deservicio, incluyendo el desarrollo de
criterios para el producto o servicio particular, que es ofrecido por la
empresa. Las normas de las políticas y de las funciones incluyen una
evaluación de la estructura de la organización y su método de operación.
También debieran determinarse normas para la evaluación de las
facilidades físicas de la empresa, para determinar características de la clase
de personalrequerido y para determinar el nivel de desempeño o
actuación del personal.
Las normas en general, reflejan los objetivos de planear una empresa y de
sus unidades administrativas internas. Estas normas pueden ser tangibles y
fácilmente cuantificables, o intangibles y difíciles de cuantificar.
b) Medicióndel funcionamiento.
Hay un paso intermedio en el proceso de control, entre el primer paso del
proceso, el establecimiento de normas y la fase final del proceso, la toma
de acción correctivo o remediar. Tal paso intermedio, es el de medir la
ejecución y el desempeño actuales. Hasta cierto grado, los problemas de
medición son definidos, y algunas veces, parcialmente resueltos por la
manera en que las normas son fijadas.

14. Este paso del proceso de control, se refiere a un solo concepto: "Mostrar
lo que se ha logrado". Esto es importante porque proporciona la verdadera
información objetiva, que posteriormente se compara con la norma
establecida.
La administración puede suponer que se están cumpliendo las normas, o
bien, puede medir objetivamente el desempeño y compararlo con dichas
normas. Es evidente que este último método, lleva a un control más
efectivo. En algunas actividades se pueden tomar medidas precisas, pero
en otras, es casi imposible realizar alguna medición. Sea como fuere, para
mejorar la eficiencia de la medición para fines de control, son útiles las
guías siguientes:
• Las medidas sustituyen el juicio. No sólo es necesario medir, sino
también evaluar lo que se ha medido.
• Distribuir razonablementelas mediciones entre las diversas actividades
claves. Abstenersede hacer todas las mediciones, en el mismo nivel
organizacional.
• Seleccionar mediciones para valorar las actividades presentes y futuras.
• Pueden dar resultado, las mediciones aplicadas a un grupo, tomado
como unidad de organización. La unidad no por fuerza debe ser un
empleado individual.
OBSERVACIÓN PERSONAL. Elmétodo más simple y, por tanto, más usado
para medir el desempeño, es limitarse a observar siestá de acuerdo con la
norma. Fácilmente los gerentes pueden determinar, si las actividades se
realizan como fueron planeadas. Los sistemas y procedimientos que se
siguen, la cantidad y calidad del trabajo, la actitud de los empleados y la
operación general del área, se encuentra entre los tipos de cosas que
podrían observarse.

15. Por otro lado, la observación personalcomo medio de medición y
ejecución del trabajo, tiene sus desventajas:
• La principales que no proporciona valores cuantitativos exactos. La
persona observada, puedepercibir al observador como un espía que tiene
encima.
• Es difícil que el observador reúna todos los elementos en una evaluación
desempeño general.
• Si sedejan al observador, las normas sevolverán subjetivas frecuencia.
DATOS ESTADÍSTICOS. Los datos estadísticos sirven para medir
tendencias'' ventas y otros asuntos de la empresa. Pueden ser útiles para
medir el desempeño de la empresa. Por ejemplo: la toma de muestras
puede recopilar datos para medir el desempeño de una unidad de
operación. Tomar muestras es conveniente, pues' resulta menos costoso
inspeccionar parte de los productos y no rodos. Sepueden usar los datos
estadísticos pertinentes, para una amplia variedad de mediciones
incluyendo las de trabajo, tiempo, esfuerzo, dinero, espacio, progreso vs.
logro de objetivos. Estos datos estadísticos no son perfectos, pero dan
objetividad a la medición del desempeño.
c) Comparación del funcionamientocon la norma o base
Una vez que se ha obtenido la información sobreel funcionamiento, el
siguiente paso en el proceso de control, consisteen comparar este
funcionamiento con la norma o base con esto seevalúa el funcionamiento,
cuando exista alguna diferencia entre ambos, suele requerirsecriterio para
establecer la importancia de la diferencia.
El funcionario a cargo del controldebe, en consecuencia, analizar, evaluar
y juzgar, los resultados, como partedefinida del proceso de control.
Nuevamente así, los informes por escrito pueden ser de gran ayuda. Por lo
general, están indicados los sumarios, quehacen resaltar las actividades

16. que están fuera de línea, es decir, el descubrimiento de la
"Retroalimentación", y las sugerencias con relación a las acciones de
control, que deben emprenderse, de hecho esto seespera en la mayoría
de los casos. El funcionario típico desea saber lo que los resultados o
descubrimientos indican, y lo que probablemente deba hacerse, si es que
hay algo qué hacer. En términos generales, la comparación cíe lo hecho
con las normas para ver si difieren, deberá efectuarselo más cerca posible
del lugar del trabajo, pues esto facilita la inspección y ayuda a localizar lo
que necesite corrección, con el resultado de que las pérdidas sean
mínimas. Sin embargo, cuando el criterio es lo principal, para determinar la
importancia de alguna desviación, puede ser necesaria cierta.
Al comparar el funcionamiento con la norma, a donde sedebe dirigir la
atención administrativa, es hacia la excepción. Cuando el funcionamiento
demora, para obtener la información de control, para la autoridad
encargada la decisión iguala' o se acercaa los resultados esperados, no se
requieren esfuerzos decontrol inmediatos. Por otro lado, cuando se
presenta una variación, el funcionamiento seestá desviando de los
objetivos como fueron planeados, por lo tanto, está indicada una acción
controladora, o por lo menos, una evaluación de la situación í para
determinar lo que deba hacerse.
Además, la concentración sobrelas excepciones, requiere menos trabajo,
va que normalmente el número de asuntos que registra variaciones, suele
ser menor en comparación con el número cíe ellos en el cual ocurren
pocas variaciones o ninguna. Esto nos conduce hacia la aplicación del
principio administrativo de la excepción, que dice:
"El Control Administrativo se facilita mucho, concentrando la atención
sobrelas excepciones o variaciones importantes, de los resultados
esperados o normas".

17. d) Accióncorrectiva
Esta es la última etapa del proceso de control. Puede considerarsecomo el
hecho de hacer cumplir o de ver que las operaciones sean ajustadas, o que
se hagan esfuerzos para que los resultados sean de acuerdo con lo
esperado. Siempre que se descubren variaciones importantes, éstas no
sólo piden una acción inmediata y enérgica, sino que es imperativo
aplicarla. El control efectivo no puede tolerar demoras innecesarias,
excusas, ajustes interminables o excepciones constantes.
La acción correctiva la ejercen, quienes tienen autoridad sobreel
procedimiento actual. Puede implicar un cambio en el método para
obtener la cantidad deseada, o una nueva forma de determinar, las
dimensiones cíe las partes que se están produciendo para llenar los
requisitos del controlde calidad. En ciertos casos, puede ser suficiente con
un cambio en la motivación.
Resumiendo podemos decir, que la toma de acción correctiva caracteriza
al ocupado pero eficiente ejecutivo. Sin acción no hay control. Las acciones
tomadas son el resultado de decisiones ejecutivas y, como tales, reflejan la
personalidad de la persona que realiza la acción, así como también son
determinadas por los factores situacionales o ambientales. De ahí, que la
personalidad del empleado que ejerce el control, tiene mucho que ver con
la clase de control. Antes de discutir el alcance de la acción que está
disponible al ejecutivo de control, es la acción correctiva, para determinar
quién debe tomar dicha acción y asegurarsedeque son las causas, y no los
síntomas, los que se están corrigiendo.
El valor tangible y concreto del proceso de control, no está en el
establecimiento de las normas ni en la medición de la ejecución y
desempeño comparada con aquéllas. Positivamente, está en la toma de la
acción correctiva, necesaria para poner la ejecución en línea con las
normas. La persona que lógicamente debe decidir y tomar esta acción es:
el gerente a quien sele ha asignado la responsabilidad deadministrar un

18. aspecto particular de la empresa, y a quien se le ha delegado la autoridad
necesaria para cumplir esa responsabilidad. Así, un controlefectivo, es el
resultado de una estructura organizativa sólida y eficaz y de la práctica de
un importante proceso organizativo: la delegación. El tomar acción
correctiva es función ejecutiva y, como tal, está en las manos del gerente
de línea.
CARACTERISTICAS DEL CONTROL.
Para poder ser efectivos, el control demanda una serie de requisitos y
características.
 Simplicidad: Indicaque el proceso es sencillo, todos deben entender
perfectamente que es lo que se pretende con él.
 Adaptabilidad: El sistema de control debe incorporar mecanismos
capaces de adaptarsea las condiciones cambiantes del entorno.
 Eficaciay Eficiencia: Las señales deberán generarseen el momento
oportuno, lo más rápidamente posible y las medidas correctoras
aplicarse en el momento idóneo para que generen los efectos
esperados.
 Continuidad: El controldebe efectuarsecon regularidad.
 Aceptación: Los controldebe ser aceptado por todos.
 Enfoques sobre puntos estratégicos: Deben controlarseáreas
donde las desviaciones sean más relevantes. Los controles son más
efectivos cuando se aplican selectivamente en puntos críticos.
 Oportunidad.Un buen sistema de control debe manifestarse
inmediatamente las desviaciones, siendo lo ideal que las descubra

19. antes de que se produzcan. El controlserá útil en tanto proporcione
información en el momento adecuado.
 Integral: Asumeuna perspectiva integral de la organización,
contempla a la empresa en su totalidad, es decir, cubretodos los
aspectos de las actividades que sedesarrollan en la misma.
 Periódico: Sigueun esquema y una secuencia predeterminada.
 Selectivo: Debecentrarsesolo en aquellos elementos relevantes
para la función u objetivos de cada unidad.
 Creativo: Continúa búsqueda de índices significativos para conocer
mejor la realidad de la empresa y encaminarla hacia sus objetivos.
 Efectivoy Eficiente: Buscalograr los objetivos marcados empleando
los recursos apropiados.
 Adecuado: El control debe ser acorde con la función controlada,
buscando las técnicas y criterios más idóneos.
 Adaptado: A la cultura de la empresa y a las personas que
conforman parte de ella.
 Motivador: Debe contribuir a motivar hacia el comportamiento
deseado más que a coaccionar.
 Servir de Puente: Entre la estrategia y la acción, como medio de
despliegue de la estrategia en la empresa.
 Flexible: Fácilmentemodificable con capacidad de cambio.

20. Si se poseen estos requisitos, es fácil que el control sea entendido por
todos los miembros como una forma de prevenir y corregir problemas.
CARACTERISTICAS DEL CONTROL TRADICIONAL Y MODERNO
OBSTACULOS PARA EL ÉXITO DEL CONTROL
Dado que el control es una tarea compleja y detallada cuya dificultad
aumenta con el tamaño de las organizaciones, es conveniente evitar las
siguientes barreras las cuales disminuyen la efectividad del control.
Dar demasiada importancia al corto plazo

21. Es frecuente que, por el deseo de los administradores de lograr metas a
corto plazo, se sobrecarguen los ritmos de trabajo hasta tal punto que
posteriormente esto repercuta negativamente en el cumplimiento de los
planes a largo plazo haciéndolos imposibles de cumplir.
Descuidar las circunstancias atenuantes
Cuando los administradores presionan demasiado sobre los logros, los
subordinados pueden tender a crear presiones que tienen por objeto
demostrar que los estándares se cumplen sin ser cierto o crear la
impresión de que los planes son demasiado elevados para las reales
capacidades. Esto significa que siempre se debe tener en cuenta las
circunstancias atenuantes de una labor a fin de establecer controles más
flexibles. Además, la organización debe motivar convenientemente a los
individuos al logro de los objetivos.
Perspectivas inadecuadas
Si las actividades de control hacen que las perspectivas de control sean
demasiado estrechas se afecta la eficiencia del sistema ya que se dejan por
fuera otras consideraciones relacionadas con otras unidades
organizacionales. Antes de tomar una medida correctiva el administrador
debe conocer si existen las condiciones que, en diversos aspectos de la
organización, permitirán su ejecución.
La frustración causada por el control
Cuando se muestra una excesiva tendencia a ejercer demasiado control, se
puede generar malestar y frustración entre el personal con las
consecuencias desmotivadores que esto acarrea. Administradores
demasiado rígidos en el ejercicio de su labor de control no permiten la
libertad necesaria para desarrollar convenientemente el trabajo

22. APLICACIONES EN LAS EMPRESAS.
EL CONTROL Y SU PERIODICIDAD.
Para que el control sea efectivo debe desarrollarsecomo una unidad y
aplicarse en todo tiempo a la empresa, pudiendo asíclasificarseen:
A. Control preliminar. Es aquelque se efectúa antes de realizar las
actividades.
B. Control concurrente. Seejercede manera simultánea a la realización de
actividades, como un proceso continuo. Un control esporádico de nada
sirvepara la consecución de las metas de la organización.
C. Control posterior. Seaplica después de haber realizado, las actividades
planeadas. Su objeto es suministrar información para comparar los
resultados obtenidos, en relación con lo preestablecido.
CONTROL POR ÁREAS FUNCIONALES
Una de las grandes ventajas de los sistemas de controles que permiten, en
los diferentes niveles y áreas administrativas de la empresa, evaluar las
ejecuciones, tanto a nivel genérico como específico, a fin de determinar la
acción correctiva necesaria. El control seaplica a las cuatro áreas básicas
de la empresa y a cada una de sus subfunciones. Seestudiarán las más
usuales.
Control de producción:La función del control en esta área buscael
incremento de la eficiencia, la reducción de costos y la uniformidad y
mejora de la calidad del producto. Para lograr esto, seaplican técnicas

23. tales como estudios de tiempos y movimientos, inspecciones,
programación lineal y dinámica, análisis estadísticos y gráficas. El control
en esta área comprende cuatro funciones:
1.-Control de calidad: Se utiliza para detectar y eliminar cualquier causa
que pueda originar un defecto en el producto. Serefiere a la vigilancia que
debe hacerse para comprobar una calidad específica, tanto en las materias
primas como en los productos terminados; establece límites aceptables de
variación en cuanto a: color, acabado, composición, volumen, dimensión,
resistencia y otros aspectos técnicos, mismos que se comparan con las
normas fijadas para el producto, con el fin de detectar y eliminar cualquier
causa capaz de originar un defecto en el mismo.
Cabe indicar que, cualquiera que sea el proceso de fabricación, es
imposible lograr una uniformidad absoluta en la calidad debido a que
tanto los materiales naturales como los elaborados por el hombreson de
calidad variable y, por lo mismo, las normas o estándares deben admitir
tolerancias; éstas, a su vez, deben ser específicas, razonables,
comprensibles y accesibles.
Existen diversas técnicas de controlde calidad que pueden variar desde
una simple observación hasta técnicas más complicadas como: control
estadístico y control por muestreo, mismas que seutilizarán en la empresa
dependiendo de su tamaño y características.
2.-Control de inventarios: Su objetivo primordiales determinar el nivel
más económico de inventarios en cuanto a materiales, productos en
proceso y productos terminados. Un buen sistema de control de
inventarios permite:
a) Disponer de cantidades adecuadas de materias y/o productos para
hacer frente a las necesidades de la empresa.
b) Evitar pérdidas considerables en las ventas.

24. c) Evitar pérdidas innecesarias por deterioro u obsolescencia, o por exceso
de material almacenado.
d) Reducir al mínimo las interrupciones de la producción.
Reducir los costos en: materiales ociosos, mantenimiento de inventarios,
retrasos en la producción, derechos de almacenaje, depreciación, etc. Por
consiguiente, el control de inventarios se encarga de regular en forma
óptima las existencias en los almacenes, tanto refacciones, herramientas y
materias primas, como productos terminados. Este tipo de control protege
a la empresa de costos innecesarios por acumulación o falta de existencias
en el almacén.
En síntesis, la organización debe contar con un inventario suficiente para
satisfacer sus necesidades. La escasez o retraso de un producto por falta
de material, puede ser causa de la pérdida de un cliente, lo que se traduce
en pérdidas financieras.
Clases de inventarios:
1. Materias primas. Son aquellas que no han sufrido ningún cambio previo
al proceso de producción y son utilizadas directamente en el mismo.
2. Materiales en proceso. Se utilizan en la elaboración del producto y su
aspecto ha cambiado por resultado del proceso.
3. Productos terminados. Son los productos terminados queestán listos
para su almacenamiento.
4. Partes de la maquinaria y/o herramientas. No forman parte del
producto, pero son piezas fundamentales para el buen funcionamiento de
las máquinas.
Para el control de inventarios se usan: desde métodos muy sencillos como
tarjetas perforadas, niveles de pedido y de reposición, kárdexde entradas
y salidas; hasta técnicas más complejas como la investigación de
operaciones, las computadoras y métodos matemáticos.

25. 3.-Control de la producción:El objetivo fundamental de este controles
programar, coordinar eimplantar todas las medidas tendientes a lograr un
óptimo rendimiento en las unidades producidas, eindicar el modo, tiempo
y lugar más idóneos para lograr las metas de producción, cumpliendo así
con todas las necesidades del departamento de ventas.
Existen diversos sistemas de controly planeación de la producción, los que
varían de acuerdo con el tamaño y la naturaleza del proceso de
fabricación. Un sistema adecuado de control de producción reporta los
siguientes beneficios:
• Disminución de tiempos ociosos.
• Reducción de costos.
• Evita demoras en la producción.
• Permite cumplir, al departamento de ventas, sus compromisos con los
clientes.
• Incrementa la productividad.
En la planeación y en el controlde producción seutilizan: desde técnicas
simplificadas como diagramas, gráficos y estudios de tiempos; hasta la
aplicación de métodos y modelos matemáticos.
4.-Control de compras:Relacionada fuertemente con el control de
inventarios, esta función verifica el cumplimiento de actividades tales
como:
a) Selección adecuada de los proveedores.
b) Evaluación de la cantidad y la calidad especificada por el departamento
solicitante.
c) Control de los pedidos desde el momento de su requisición hasta la
llegada del material.
d) Determinación del punto de pedido y de reorden.
e) Comprobación de precios. Este tipo de control promuevela eficiencia, al
evitar:

26. a) Compras innecesarias, excesivas y caras.
b) Adquirir materiales de baja calidad.
c) Retrasos en los programas deproducción y otras áreas.
Control de mercadotecnia:Serefiere a la evaluación de la eficacia de las
funciones a través de las cuales se hace llegar el producto al consumidor;
es de vital importancia para el controlde la empresa en general, y para la
elaboración de estrategias y planes de mercadotecnia. Comprendeáreas
tales como: ventas, desarrollo de productos, distribución, publicidad y
promoción. Se efectúa mediante el estudio de informes y estadísticas en
donde se analiza si las metas mercadológicas se han cumplido o no. Cubre
aspectos tales como la efectividad del grupo de ventas y de las campañas
publicitarias, por medio de la realización de encuestas. La evaluación en
toda esta área, proporciona fundamentos para:
a) Toma de decisiones de la organización en general, al ofrecer
información acerca del desenvolvimiento de la empresa en el mercado.
b) Desarrollo de planes a corto y mediano plazo.
c) Evaluación de la efectividad de los vendedores.
d) Sirvetambién para controlar otras funciones que están relacionadas con
el área de mercadotecnia tales como:
Planeación de producción.
Inventarios.
Compras.
Investigación y desarrollo.
Tráfico.
Innovaciones en planta y equipo.
Finanzas: expansiones, fusiones, etc.
Determinación de las necesidades de efectivo.
Necesidades de planta y de recursos humanos.
Control de ventas:Los pronósticos y presupuestos deventas son
esenciales para el establecimiento de este control, ya que permiten fijar

27. normas de realización sin las cuales sería imposible evaluar las ventas y
fijar las cuotas que se deben cubrir. La función de este sistema sirvepara
medir la actuación de la fuerza de ventas en relación con las ventas
pronosticadas, detal forma que sea posibledetectar las variaciones
significativas, y adopta las medidas correctivas adecuadas, tales como
mejorar el servicio al cliente en cuanto a rapidez de entrega del producto,
mejorar las facilidades de crédito, aumentar el número de visitas, reforzar
al vendedor a través de campañas publicitarias, revisar periódicamente las
visitas de los vendedores, revisar las cuotas de los mismos, aumentar sus
áreas de acción y ampliar su perspectiva.
Control de finanzas:Proporciona información acercade la situación
financiera de la empresa y del rendimiento en términos monetarios de los
recursos, departamentos y actividades que la integran. Establece
lineamientos para evitar pérdidas y costos innecesarios, y para canalizar
adecuadamente los fondos monetarios de la organización, auxiliando de
esta manera a la gerencia en la toma de decisiones para establecer
medidas correctivas y optimizar el manejo de sus recursos financieros.
Básicamente, comprendecuatro áreas:
1.-Control presupuestal:Como ya seestudió, los presupuestos seelaboran
durante el proceso de planeación, sin embargo son, también, control
financiero, al permitir comparar los resultados reales en relación con lo
presupuestado, y proporcionar las bases para aplicar las medidas
correctivas adecuadas.
Un sistema de control presupuestario debe:
• Incluir las principales áreas de la empresa: ventas, producción,
inventarios, compras, etc.
• Coordinar las partes como un todo y armonizar entresí los distintos
presupuestos.
• Detectar las causas que hayan originado variaciones y tomar las medidas
necesarias para evitar que se repitan.
• Servir de guía en la planeación de las operaciones financieras futuras.

28. • Ser un medio que ayude al dirigente a detectar las áreas de dificultad.
• Por medio de datos reales y concretos, facilitar la toma de decisiones
correspondiente.
• Estar acordeal tiempo establecido en el plan, asícomo adaptarseal
mismo.
• Contribuir a lograr las metas de la organización.
2.-Control contable:Ninguna empresa, por pequeña que sea, puede
operar con éxito si no cuenta con información verídica, oportuna y
fidedigna acerca de la situación del negocio y de los resultados obtenidos
en un determinado periodo. Los informes contables se basan en la
recopilación eficiente de los datos financieros provenientes de la
operación de una empresa.
El objeto primordial del control contable consiste en identificar las causas
de lo ocurrido en las operaciones financieras, para que, en esta forma, la
gerencia adopte las decisiones más atinadas para futuras actuaciones.
El controlcontable debe:
· Proporcionar información veraz y oportuna.
· Ser un instrumento que ayudea detectar las áreas de dificultad.
· Orientar a la gerencia para determinar guías de acción, tomar decisiones
y controlar las operaciones.
· Establecer las responsabilidades delos que intervienen en las
operaciones.
· Evitar malos manejos y desfalcos.
· Detectar causas y orígenes, y no limitarse al registro de operaciones.
La contabilidad, que es parte primordialdel control, proporciona esta
información a través, no sólo de registros, sino delos estados-financieros,
y de su análisis e interpretación mediante el estudio de tendencias y la
aplicación de las razones financieras que son estándares, medidas o
indicadores de la situación financiera de la organización.

29. Costos:
Su objetivo primordial es determinar el costo real de un producto con
base en el cálculo y análisis detallado de cada uno de los elementos que
intervienen en su fabricación. A través de esta información es posible no
sólo establecer el precio más adecuado del producto, sino contar con
datos acerca de áreas que requieren atención en cuanto a pérdidas,
mermas, productos incosteables, etc., lo que permite a la gerencia tomar
decisiones más racionales.
Auditoria:
La auditoría contable tiene como función primordialdictaminar si la
información financiera presenta fidedignamente la situación de la empresa
y sisus resultados son auténticos. Esta evaluación se realiza con baseen la
revisión y examen detallado de todos los registros contables de la
negociación con el fin de verificar:
• La autenticidad de los hechos y fenómenos que presentan los estados
financieros.
• Quelos métodos utilizados estén de acuerdo con los principios de
contabilidad generalmente aceptados, y que su aplicación sea consistente.
Como se puede inferir, la auditoria es el "control" aplicado al control
financiero y su utilización es trascendentalen cualquier empresa.
3.-Control de recursos humanos:Su función es la evaluación de la
efectividad en la implantación y ejecución de todos y cada uno de los
programas depersonal, y del cumplimiento de los objetivos de este
departamento; se lleva a cabo básicamente a través de la auditoria de
recursos humanos.
Auditoriade recursos humanos:
Es la evaluación sistemática y analítica de todas las funciones operativas
del personal, con el fin de corregir deficiencias. La recolección de estos
datos se efectúa con base en el análisis y en la interpretación de la

30. información estadística de cada una, todas o algunas de las áreas que se
mencionan en los siguientes incisos; mediante la utilización de
cuestionarios, entrevistas y gráficas. Incluyeademás la realización del
inventario de recursos humanos a través del cual se cuantifican y registran
las habilidades, experiencias, características y conocimientos de todos y
cada uno de los integrantes de la empresa.
Evaluación de la actuación: Como su nombrelo indica, mide la efectividad
de los miembros de la organización, con baseen estándares de actuación
que evalúan resultados teniendo en cuenta factores tales como: rotación,
ausentismo, pérdidas por desperdicio, quejas de consumidores,
reclamaciones de clientes, coeficientes de mano de obra, quejas de los
subordinados, compañerosy supervisores, informes decumplimiento de
objetivos y otros más.
Los anteriores factores sedeterminan con base en registros estadísticos y
se comentan con los supervisores; sirven, a su vez, como base objetiva
para establecer acciones correctivas y recompensas, eliminándose, así,
conflictos y apreciaciones subjetivas.
Evaluación de reclutamientoy de selección:
Evalúa la efectividad de los programas y procedimientos relativos esta área
mediante el análisis de aspectos como:
• Efectividad en el procedimiento de selección, eficiencia del personaly su
integración a los objetivos de la empresa.
• Retiros y despidos (las causas que los provocan).
Evaluación de capacitacióny desarrollo:Es una de las áreas cuya
evaluación es más difícil, pero, también, más necesaria. Dichaevaluación
puede efectuarse mediante el estudio de ciertos índices:
• Productividad. Estudios deproductividad antes y después del
entrenamiento;

31. • Desarrollo del personal. Carrera de ascensos y contribución del elemento
humano en aspectos de creatividad y productividad, en relación con los
cursos decapacitación.
Evaluación de la motivación: Es uno de los aspectos menos evaluables por
su intangibilidad, ya que su objetivo es medir la moraldel personal; se
realiza á través de:
Encuestas de actitud.
Estudios de ausentismo* retardos y. rotación.
Frecuencia de conflictos.
Buzón de quejas y sugerencias.
Productividad.
4.-Control interno: Serefiere a la aplicación de los principios de control a
todo el funcionamiento de la organización; sus propósitos básicos son:
a) La obtención de información correcta y segura.
b) La protección de los activos de la empresa.
c) La promoción de la eficiencia en la operación.
Tradicionalmente seha considerado que el control interno abarca
solamente a la función financiera, sin embargo, como ya sedijo, su
finalidad no se reduce a evitar o reducir fraudes, sino a optimizar el
manejo de todos los recursos a través de la disminución de desperdicios,
aprovechamiento del tiempo y del establecimiento de políticas de
operación adecuadas, comprobación de la exactitud de la información,
establecimiento de sistemas de protección contra pérdidas, etc.
BIBLIOGRAFIA:

32.  https://itescoingenieriaenadministracion.wikispaces.com/file/view/
unidad+6.pdf
 http://dianaccruz27.blogspot.pe/2013/03/controlconceptoelement
os-del.html