1. REPÚBLICA BOLIVARIANA DE VENEZUELA
INSTITUTO UNIVERSITARIO POLITECNICO
“SANTIAGO MARIÑO”
EXTENSIÓN MATURIN
TEORIA DE LA ORGANIZACION
Br: Eloina Jaramillo
Maturín, Enero 2016
2. Introducción
Las empresas requieren de una estructura para crecer y ser rentables. El diseño
de una estructura organizacional ayuda a la alta gerencia a identificar el talento que
necesita ser añadido a la empresa. La planificación de la estructura asegura que haya
suficientes recursos humanos dentro de la empresa para lograr las metas establecidas en
el plan anual de la compañía. También es importante que las responsabilidades estén
claramente definidas. Cada persona tiene una descripción de las funciones de su trabajo
y cada trabajo ocupa su propia posición en el organigrama de la empresa.
La estructura organizacional de una empresa u otro tipo de organización, es un
concepto fundamentalmente jerárquico de subordinación dentro de las entidades que
colaboran y contribuyen a servir a un objetivo común. Es por tanto la estructura
organizacional de la empresa u organización la que permite la asignación expresa de
responsabilidades de las diferentes funciones y procesos a diferentes personas,
departamentos o filiales. En este trabajo de investigación se analizara el proceso que
siguen las organizaciones para decidir cuál debe ser su estructura organizacional y
posteriormente veremos los tipos más habituales de estructuras que podemos
encontrarnos distinguiendo entre: formales y informales, jerárquicas y planas y por
último veremos un resumen de lo que es la toma de decisiones dentro de una
organización.
3. Estructura organizacional
La estructura organizacional es una disposición intencional de roles, en la que
cada persona asume un papel que se espera que cumpla con el mayor rendimiento
posible. La finalidad de una estructura organizacional es establecer un sistema de
papeles que han de desarrollar los miembros de una entidad para trabajar juntos de
forma óptima y que se alcancen las metas fijadas en la planificación.
Elementos de la organización:
Los objetivos deben ser verificables, precisos y realizables. Para que sean
precisos deben ser cuantitativos y para ser verificables deben ser cualitativos.
Tiene que haber una clara definición de los deberes, derechos y actividad de
cada persona.
Se tiene que fijar el área de autoridad de cada persona, lo que cada uno debe
hacer para alcanzar las metas.
Saber cómo y dónde obtener la información necesaria para cada actividad. Cada
persona debe saber donde conseguir la información y le debe ser facilitada.
Principios de una organización
Eficacia: una estructura organizativa es eficaz si permite la contribución de cada
individuo al logro de los objetivos de la empresa.
Eficiencia: una estructura organizativa es eficiente si facilita la obtención de los
objetivos deseados con el mínimo coste posible.
La organización formal: es el modo de agrupamiento social que se establece de
forma elaborada y con el propósito de establecer un objetivo específico. Se
caracteriza por las reglas, procedimientos y estructura jerárquica que ordenan las
relaciones entre sus miembros.
La organización informal: son las relaciones sociales que surgen de forma
espontánea entre el personal de una empresa. La organización informal es un
complemento a la formal si los directores saben y pueden controlarla con
habilidad.
4. Estructura organizativa formal
Características
Especialización: forma según la cual se divide el trabajo en tareas más simples
y cómo estas son agrupadas en unidades organizativas.
Coordinación y áreas de mando: hay determinados grupos bajo el mando de
un supervisor.
Formalización: grado de estandarización de las actividades y la existencia de
normas, procedimientos escritos y la burocratización.
Factores que determinan cómo es una estructura organizativa formal:
1. Tamaño: empresa grande: + complejidad + burocracia / estructura organizativa
más compleja + especialización
2. Tecnología: la tecnología condiciona el comportamiento humano como la
propia estructura organizativa.
3. Entorno sectorial y social: no es lo mismo una empresa que está en el sector
agrario que en el industrial, si la empresa está en un sector más simple la
estructura es más simple.
Actividades necesarias para crear una organización
Integrar los objetivos y los planes.
Definir la autoridad de cada director. Establecer una jerarquía.
Se establecen las premisas de la jerarquía.
Definimos las necesidades de información y su flujo.
Dotarla de personal de acuerdo con los objetivos que queremos cumplir.
Organizaciones jerárquicas
Es una estructura organizativa donde cada entidad en la organización, excepto
uno, está subordinada a una entidad única. Este acuerdo es una forma de una jerarquía.
En una organización, la jerarquía está formada normalmente por un grupo singular y de
poder en la parte superior con los niveles posteriores por debajo de ellos. Este es el
5. modo dominante de organización entre las grandes organizaciones; mayoría de las
empresas, los gobiernos y las religiones organizadas son las organizaciones jerárquicas,
con diferentes niveles de gestión, poder o autoridad. Por ejemplo, la amplia visión
general de alto nivel de la organización general de la Iglesia Católica está formado por
el Papa, a continuación, los Cardenales, a continuación, los arzobispos, y así
sucesivamente.
Organizaciones planas
Se refiere a una estructura organizativa, con pocos o ningún nivel de
intervención de gestión entre el personal y los directivos. La idea es que los
trabajadores bien entrenados serán más productivos cuando estén más directamente
involucrados en la toma de decisiones, y no supervisados de cerca por muchas capas de
gestión.
Esta estructura general es posible sólo en organizaciones más pequeñas o
unidades individuales dentro de organizaciones más grandes. Cuando alcanzan un
tamaño crítico, las organizaciones pueden mantener una estructura simplificada, pero
no puede mantener una estructura completamente plana sin afectar la productividad.
Ciertas responsabilidades financieras también pueden requerir una estructura más
convencional. Algunos teorizan que las organizaciones se vuelven más planas cuando
empiezan a estar orientadas hacia la productividad.
Elementos básicos de la estructura organizacional
Estructura funcional
Las personas que hacen tareas similares, tienen habilidades y / o puestos de
trabajo similares en una organización se agrupan en una estructura funcional. Entre las
ventajas de este tipo de estructura se encuentra la toma de decisión rápida, ya que los
miembros del grupo son capaces de comunicarse fácilmente entre sí. Las personas en las
estructuras funcionales pueden aprender el uno del otro de modo más fácil porque ya
poseen conjuntos similares de habilidades e intereses.
6. Estructura divisional
En una estructura divisional, la compañía coordina las relaciones entre los
grupos para crear un equipo de trabajo que puede fácilmente satisfacer las necesidades
de un cliente o de un grupo de clientes. La división del trabajo en este tipo de estructura
garantiza una mayor producción de variedades de productos similares. Un ejemplo de
una estructura divisional es la geográfica, donde las divisiones son establecidas en
regiones para trabajar unas con otras para producir productos similares que responden a
las necesidades de cada región.
Estructura matricial
Las estructuras matriciales son más complejas en el sentido de que agrupan a las
personas de dos maneras diferentes: por la función que realizan y por el equipo de
producto en el que se está trabajando. En una estructura de matriz a los miembros del
equipo se les da más autonomía y se espera que asuman una mayor responsabilidad por
su trabajo. Esto aumenta la productividad del equipo, fomenta una mayor innovación y
creatividad, y permite a los administradores resolver cooperativamente los problemas de
tomar decisiones a través de la interacción grupal.
Estructura de organización por proyecto
En una estructura organizacional de proyectos, los equipos se juntan en función
del número de miembros necesarios para producir el producto o realizar el proyecto. El
número de los significantes diferentes tipos de tareas se tienen en cuenta cuando se
estructura un proyecto de esta manera, asegurando que los miembros adecuados sean
elegidos para participar en el proyecto.
Toma de decisiones
La toma de decisiones es la capacidad de elegir un curso de acción entre varias
alternativas. Ahora bien, conforme aumenta la complejidad de la situación aumenta la
diversidad de las decisiones y la forma en que se toman, va de una toma de decisiones
instintiva a procesos guiados por el pensamiento racional.
En una empresa, la toma de decisiones consiste en comparar varios cursos de
acción para finalmente seleccionar la acción que se va a realizar. Cuando una
organización se enfrenta a una decisión, además de conocer la situación que se presenta,
7. debe tener la capacidad de usar información, reunir alternativas, incorporar orientación,
capacidad de discernimiento, para analizar y evaluar. Así pues, se debe empezar por
hacer una selección de decisiones.
La toma de decisiones es un constantemente decidir lo qué debe hacerse; quién ha de
hacerlo; cuándo y dónde, y cómo se hará. Sin embargo, la toma de decisiones sólo es un
paso de la planificación.
La técnica de toma decisiones está basada en cinco aspectos, estos son:
Información: Esta se recoge tanto para los aspectos que están a favor como en contra del
problema, con el fin de definir sus limitaciones. Si la información no puede obtenerse,
la decisión entonces debe basarse en los datos disponibles, los cuales caen en la
categoría de información general.
Conocimientos: Sean éstos de la circunstancia que rodea el problema o de una situación
similar pueden utilizarse para seleccionar un curso de acción favorable. En caso de
carecer de conocimientos es necesario buscar consejo en quienes están informados.
Experiencia: Cuando se soluciona un problema, sea con resultados buenos o malos, esta
experiencia proporciona información para la solución de un próximo problema. Si se
carece de experiencia se tendrá que experimentar (ensayo y error), sólo cuando las
consecuencias no vayan a ser desastrosas. Por tanto, los problemas importantes no
pueden solucionarse con experimentos.
Análisis: No puede hablarse de un método en particular para analizar un problema, debe
existir un complemento, pero no un reemplazo de los otros ingredientes. Si estos
otros métodos fallan entonces debe confiarse en la intuición.
Juicio: Éste es necesario para combinar información, conocimientos, experiencia
y análisis, con el objeto de seleccionar el curso de acción apropiado.
Existen cinco características de las decisiones:
Efectos futuros: Tiene como la decisión afectará el futuro.
8. Reversibilidad: Se refiere a la velocidad con que una decisión puede revertirse y la
dificultad que implica hacer este cambio.
Impacto: Esta característica se refiere a la medida en que otras áreas o actividades se
ven afectadas.
Calidad: Este factor se refiere a las relaciones laborales, valores éticos, consideraciones
legales, principios básicos de conducta, imagen de la compañía, etc.
Periodicidad: Este elemento responde a la pregunta de si una decisión se toma frecuente
o excepcionalmente.
Proceso de toma de decisiones
La búsqueda de la eficiencia, la productividad y la competitividad por parte de
las empresas están contribuye a la búsqueda de metodologías de apoyo a la toma de
decisiones complejas en escenarios de múltiples criterios de selección.
Tales métodos buscan eliminar las conjeturas improvisadas; el pensamiento no
explicado, injustificado e intuitivo que acompaña a la mayoría de las decisiones que se
toman con respecto a problemas complejos.
Una tendencia al tomar decisiones, en escenarios de múltiples criterios de selección, es
la de ponderar los criterios y determinar para cada opción un indicador de desempeño;
al multiplicar el peso de los criterios por el nivel de desempeño de cada opción, se
construye una jerarquía que permite escoger la mejor de las opciones evaluadas.
Este método tiene como base el sentido común. Sin embargo, esta aproximación
intuitiva está condicionada, pues podría sesgar el análisis.
Entre los aspectos de los procesos para la toma de decisiones, tenemos:
1. Determinar la necesidad de una decisión: El proceso comienza con el reconocimiento
de que se necesita tomar una decisión. Este reconocimiento lo genera la existencia de un
problema o una disparidad entre cierto estado deseado y la condición real del momento.
2. Identificar los criterios de decisión: Se deben identificar los criterios que sean
importantes para la misma.
3. Asignar peso a los criterios: Es necesario ponderar cada criterio y priorizar su
importancia en la decisión.
9. 4. Desarrollar todas las alternativas: La persona que ha de tomar una decisión tiene que
elaborar una lista de todas las alternativas disponibles.
5. Evaluar las alternativas: La evaluación de cada alternativa se hace analizándola con
respecto al criterio ponderado. Una vez identificadas las alternativas, se tiene que
evaluar, de manera crítica, las ventajas y desventajas cada una de ellas.
6. Seleccionar la mejor alternativa: Una vez seleccionada la mejor alternativa se llega al
final del proceso de toma de decisiones. En el proceso racional esta selección es
bastante simple, el tomador de decisiones sólo tiene que escoger la alternativa que tuvo
la calificación más alta.
10. Conclusión
La estructura organizacional ayuda a definir los roles y las responsabilidades de
los miembros del departamento, grupo de trabajo u organización. En general, es un
sistema de tareas y políticas de entrega de información en el lugar de trabajo para darles
a los miembros del grupo una dirección cuando intentan completar proyectos. Una
buena estructura organizacional les permite a las personas y a los grupos trabajar juntos
de manera efectiva mientras se desarrolla una ética y actitudes de trabajo duro.
La estructura organizacional tiene una virtud dual, por una parte trae ventajas,
debido a que permite observar la estructura interna de la organización. Por otra parte,
trae desventajas, ya que esa estructura debe adecuarse constantemente a la dinámica de
la sociedad y de las organizaciones.
Dentro de las organizaciones también es muy importante la toma de decisiones y
por lo tanto es necesario familiarizarse con este conjunto y sus componentes. Debido a
que la mayoría de las tomas de decisiones tienen efecto sobre la gente y las empresas.
