Importancia de la Programación de Proyectos

1. 1
La Necesidad de Controlar la Programación de Proyectos
José Raul Fernández Pantaleón
joseraulfdezp@gmail.com
Estudiante de la asignatura Planeación, Programación y Control de Proyectos.
Maestría de Administración de la Construcción (MAC), INTEC
(Instituto Tecnológico de Santo Domingo)
Departamento de Ingeniería
RESUMEN: Un proyecto es un esfuerzo tendiente a lograr un objetivo específico mediante una serie especial de actividades
interrelacionadas y la utilización eficiente de recursos. Un proyecto debe contar con un equipo de programación y control
que se encargue de llevar el seguimiento tanto en tiempo como en dinero del proyecto.
PALABRAS CLAVES: Proyecto, control, seguimiento, tiempo.
ABSTRACT: A project is an effort aimed at achieving a specific objective through a special series of interrelated activities
and the efficient use of resources. A project must have a programming and control that is responsible for bringing monitoring
both time and money project.
KEY WORDS: Project control, monitoring, time.
Fecha de Publicación: martes 7 de abril, 2015.
Planeación, Programación y Control de Proyectos.
MAC, Trimestre Febrero/Abril 2015.
Prof. Derby González.
Instituto Tecnológico de Santo Domingo, INTEC.
1. INTRODUCCIÓN
1.1Antecedentes
Los proyectos en gran escala por una sola vez han
existido desde tiempos antiguos; este hecho lo
atestigua la construcción de las pirámides de Egipto
y los acueductos de Roma. Pero solo desde hace poco
se ha analizado por parte de los investigadores
operacionales los problemas gerenciales asociados
con dichos proyectos.
El método el camino crítico tiene dos orígenes:
1-El método PERT (Program Evaluation and Review
Technique), desarrollado en 1957 para controlar los
tiempos de ejecución de las diversas actividades
integrantes de los proyectos especiales, por la
necesidad de terminar cada una de ellas dentro de los
intervalos de tiempo disponibles.
2-El método CPM (Critical Path Method),
desarrollado en 1957 para controlar el
mantenimiento de proyectos de plantas químicas de
DuPont, buscando el control y la optimización de los
costos de operación mediante la planeación adecuada
de las actividades componentes del proyecto.
1.2Proyectos en la actualidad
Una de las principales limitaciones que se presenta en la
gran mayoría de los proyectos son las limitaciones de tiempo,
limitaciones de recursos (humanos, materiales, equipos,
tecnología, entre otros), limitaciones económicas y por cambios
climáticos no esperados, en la mayoría de los casos el factor
tiempo en un proyecto se convierta en la causa de fracaso del
mismo. Por lo que hay que hacer uso de la gestión de proyectos
que es la disposición de conocimientos, habilidades,
herramientas y técnicas, en las etapas de iniciación,
planificación, ejecución, seguimiento, control y cierre porque la
que todo proyecto debe pasar con el fin de alcanzar las metas
que este propone.
Para el seguimiento y control es de suma importancia la
implementación de un método de programación especializado
que nos brinde la facilidad de ajustarse a los constantes
imprevistos a que se ve expuesta la ejecución del proyecto, que
se adecue a las características específicas y la magnitud de este.
Los retrasos en los proyectos de construcción son
proporcionalmente al aumento de los costos tanto para el
contratista como para el propietario.
2. DESARROLLO
2.1 Proyectos de construcción
Un proyecto es un esfuerzo que se lleva a cabo de manera
temporal para crear un producto, servicio o resultado único
(Project Management Institude , 2004). Entonces, un
proyecto de construcción es un esfuerzo temporal donde
intervienes el uso de recursos de tiempo, materiales, humanos,
económicos y entre otros con la finalidad de alcanzar las metas
por las que la obra tomo vida.
Todo proyecto de construcción se conforma de cuatro etapas
fundamentales, las cuales se dividen en sub – etapas las cuales
van definidas según su naturaleza del proyecto. Las etapas
generales básicas son: 1) planeación (concepción de la idea),
que incluye el programa de necesidades, estudios preliminares,
alcance del proyecto y diseño conceptual del proyecto, 2) diseño
(pre – ejecución), que incluye el desarrollo del diseño,
documentos del contrato, la planeación y programación en
general antes de la ejecución y selección del equipo de, 3)
construcción (ejecución), que incluye la planeación de
construcción, ejecución y programación y control continuo de
la ejecución del proyecto, y 4) operación (post – ejecución)
donde se realiza la puesta en marcha, operación y
mantenimiento menor y restauración (Costo y Tiempo de
Edificaciones, Calos Suarez Salazar, Tercera Edición). Ver
grafica 2.1.
Grafica 2.1.

2. 2
Primavera
Project Planner
SureTrack
Project
Manager
Open Plan
Professional
Texim Project
Artemis
Prestige
Perception
Staff
Management
System
MS Project
Project
Scheduler
Opus Presto Entre otros
Cada actividad es un paso al progreso del proyecto y de
esta misma forma midiendo cada actividad a una escala de
tiempo definida se puede tener un control de la situación en la
que se encuentra el proyecto. Por lo que es necesario tener una
programación bien definida y elaborada para que en caso de
atrasos se pueda notificar con previo aviso.
2.2 Definición de la programación
La programación del proyecto es un calendario diseñado
para ayudar a estimar cuánto tiempo tomará un proyecto
en completarse. Se trata de una secuencia de actividades
que con el tiempo dará lugar a un proyecto terminado.
Este tipo de enfoque puede significar la diferencia entre
la inercia y la eficiencia o la ganancia y la pérdida.
(Project Schedule Estimating, Gilbert Manda, 1997)
La programación es la determinación de los tiempos para
las operaciones que abarcan el proyecto, la suma de los
tiempos constituye el tiempo total de determinación
(Antill and Woohear (1995), Metodo de la ruta crítica
y su aplicación en la construcción. Limusa Noriega
Editores, Mexico. Pag. 23)
Un programa es una tabla de tiempos para un plan y, por
consiguiente, no se puede establecer hasta que este se
haya desarrollado, consiste en determinar la duración de
cada actividad y estimar la duración total del proyecto.
Además la estimación de los tiempos puede determinarse
en base a tres factores, la experiencia, la cantidad de
trabajo a realizar y los recursos asignados (Banco
Interamericano de Desarrollo (1985) Proyctos de
desarrollo, tercera edición. Editorial Lumisa Pag.
144)
La programación del proyecto es crucial para la
organización y para la realización de proyectos
empresariales. La implementación de un programa
efectivo mantiene los proyectos en curso mediante el
establecimiento de plazos y parámetros presupuestarios
y ayuda a garantizar la calidad del producto terminado.
Comprender la importancia de la programación de los
proyectos y su papel en el desarrollo de proyectos
empresariales puede ayudar a los gerentes a completar
sus tareas de organización más eficientemente. (Project
Schedule Development, Planning the Timing and
Sequence of Project Activities, Melissa Hopkins)
La programación es la elaboración de tablas o graficas
que le indique los tiempos de terminación, iniciación y
por consiguiente la duración de cada una de las
actividades que forman el proceso en forma
independiente.
3. METODOS EMPLEADOS PARA PROGRAMAR
OBRAS DE CONSTRUCCION
Existen muchos métodos desarrollados a nivel internacional
para la programación, de entre ellos podemos mencionar dos:
método del camino crítico y el método de la cadena crítica.
El método el camino crítico se origina a partir de dos métodos
anteriores, el PERT y el CPM que son muy efectivos ya que su
implementación en un proyecto puede ayudar a disminuir el
tiempo de terminación del mismo como en el caso del uso PERT
en el proyecto POLARIS 1 de la armada estadounidense supuso
una reducción de plazo cercana al 40%, que es un tiempo
considerable si planteamos la estadísticas a un proyectos
similares.
El método de la cadena cítrica que se basa en la secuencia de
precedencia y terminales dependientes de recursos que evitan
que un proyecto al que se le dan recursos limitados pueda ser
completado en un tiempo menor. Si los recursos de un proyecto
estuviesen siempre disponibles en cantidades ilimitadas,
entonces la cadena crítica de un proyecto sería igual a su ruta
crítica.
3.1 Procesos básicos de programación
Toda programación se conforma de once procedimientos
fundamentales, las cuales se divides en sub – procedimientos.
Los procedimientos fundamentales son: 1) planeación y
programación, 2) red de actividades, 3) red de vencimientos
sucesivos, 4) compresión de la red (compresión múltiples de
red), 5) limitaciones en la ejecución de proyectos, 6) matriz de
elasticidad, 7) programación de recursos, 8) ejecución y control
del proyecto, 9) ejecución y control de procesos, 10)
procedimientos de evaluación y 11) métodos alternos. Ver
grafica 2.2.
4. IMPORTANCIA DE LA PROGRAMACION DE
PROYECTOS DE CONSTRUCCION
Dentro de cada proyecto existe una serie de actividades que
no tienen holgura de tiempo para su realización, a estas
actividades hay que llamarlas actividades críticas. Es de suma
importancia porque a estas actividades sin dejar a un lado las
otras se le debe dar un seguimiento o control constante ya que
si algunas de ellas no se ejecuta en el tiempo programado
significar un retraso seguro en el programa de trabajo y del
mismo modo alargar la fecha de término del proyecto.
Una vez definida la ruta crítica definitiva del proyecto al
programador se le deberá suministrar información diaria
concisa y precisa sobre el avance de las actividades para llevar
el control y avance del proyecto.
Existen software que habitualmente se usan en el mundo para la
programación y control, aunque muchas las herramientas para
este fin que harán falta mencionar:
Software de programación y control
Planeación y
programación
Red de
actividades
Red de
vencimientos
sucesivos
Compresión de
la red
Limitaciones en
la ejecución de
proyectos
Matriz de
elasticidad
Programación
de recursos
Ejecución y
control del
proyecto
Ejecución y
control de
procesos
Procedimientos
de evaluación
Métodos
alternos

3. 3
Los más usados en la actualizar son:
-Primavera Project Planner.
-MS Project.
-Opus.
-Presto.
5. CONTROL DE EJECUCIÓN DE OBRA
El efecto del tiempo ganado o perdido en cualquier actividad
se refleja en muchas otras partidas de la obra. Por tanto, es
necesaria una frecuente revisión, cuando el programa de avance
en todas las actividades no conserva su precisión. Sin embargo,
Merrit (1985) menciona que:
“…la revisión formal de todo el programa de avance con
frecuencia se considera innecesaria, debido a que la
dependencia del contratista con respecto al programa es
sustituida por su familiaridad con las operaciones principales y
con los factores físicos, de tal manera que llega a conocer
cuándo y qué debe hacer”.1
Por la realidad que se vive en nuestro país y el tipo de conciencia
que se ha creado a lo largo de la formación de la personalidad
dominicana, se recomienda estar en todo momento pendiente de
cada taller abierto que maneja la obra o proyecto, se ha
demostrado que un buen porcentaje del personal que se dispone
para trabajar en las obras de construcción, realiza un mejor
trabajo y en menor tiempo si son sometidos a cierta presión por
parte de un líder o gerente del proyecto, opinión que comparten
muchos autores como lo plantea Goldratt en su método de la
cadena crítica.
Es por esta razón que se recomienda que cada proyecto tenga
una persona o un equipo de personas destinados a la
programación y al control del proyecto y que sea destinada solo
al reporte del cumplimiento de las actividades diarias del
proyecto para informar a todos los envueltos la situación del
proyecto en el momento que se requiera.
6. LA IMPORTANCIA DE LA SUPERVISION DE LA
PROGRAMACION DE OBRA EN LA
CONSTRUCCIÓN
La supervisión es una actividad para apoyar y vigilar la
coordinación de actividades con el fin de que se realicen
satisfactoriamente. En la supervisión de obra se emplea una
metodología para vigilar el avance de las actividades con el
objetivo de cumplir a tiempo las condiciones técnicas y
económicas estipuladas en el contrato de obra.
Es imprescindible para poder llevar un buen control de la obra,
que el supervisor de la programación tengo la ayuda de un
supervisor interno en la obra que puede ser el mismo ingeniero,
un ingeniero residente, o en ocasiones un contratista encargado
exclusivamente a la supervisión de la ejecución, esto es debido
a que generalmente los trabajadores en su mayoría deben
trabajarse con una supervisión constante y de esta manera poder
obtener mejores resultados en el rendimiento y control calidad
según la brigada y la actividad que se va a realizar.
Otra de las partes que puede beneficiarse el inversionista
utilizando un buen supervisor de la programación es la del
control de los costos, en este caso el supervisor vela por el fiel
cumplimiento de lo estipulado en el contrato, siendo cauteloso
cuando una actividad se retrasa o cuando se sobrepasa el
presupuesto acordado por actividad.
7. CONCLUSION
A partir de la información que se ha recolectado se ha
llegado a la conclusión que existen infinitas formas por la cual
un proyecto de construcción puede retrasarse en el tiempo
pautado en el contrato y por los contratistas y gerentes del
mismo. Ya que el programador juega un papel de suma
importancia porque es la persona que se encarga de diagrama la
red, actualizar el avance del proyecto, notificar con anticipacion
las necesidades del proyecto, pero necesita de la ayuda del
personal que esta presente en la obra ya que hay cosas que no
son faciles de percibir.
Además una buena recomendación es incluir nuevas
tecnologías al proyecto para acortar el tiempo de ejecución y
tener siempre un buen supervisor a cargo del la ejecución del
proyecto.
Algunos proyectos ciertamente no soportan el costo de un
equipo de programacion por lo que seria bueno hacer un analisis
del costo de un equipo de produccion conforme al costo de los
retrasos y todo lo que esto envuelve para poder tener un
conocimiento y saber a partir de que precio del proyecto es
viable tener un equipo de programacion y control desde sus
inicios hasta su termino. Tambien la utilizacion de nuevas
tecnologías y maquinarias que ayuden a dismuir el tiempo de
realizacion de actividades.
Por lo que se recomienda la implementacion de un equipo de
programacion y control que debe estar presente desde el inicio
de la planificacion del proyecto hasta el cierre del mismo.
8. RECONOCIMIENTOS.
Reconozco al profesor Derby González porque los
fundamentos enseñados en la asignatura de Planeación,
Programación Control de obras, Maestría Administración de la
Construcción del INTEC, me permitieron desarrollar el sentido
crítico y entender los conceptos básicos y nociones que
articulan a las organizaciones.
9. REFERENCIAS
James R. Chapman (1997). Project Schedule Estimating.
Obtenido de HYPERTHOT.com.
Caroline Smith Project Schedule Development. Planning the
Timing and Sequence of Project Activities. Obtenido de
MINDTOOLS.com.
La importancia de la supervisión de obra en la
construcción. (27-Jun-2007). Quimi.net.
Arq. Julio Cesar Perez Cervantes. Planeacion y Control de
Obra. Cap. 1.
Julio Cesar Sanchez Henao (1997). Manual de
Programacion y Control de Programas de Obra. Obtenido
de BDIGITAL.ENAL.edu.co.
Montaño, A. (1968). Iniciación al Método del Camino Crítico.
1 Merrit (1985) 2 Goldratt (Cadena Critica)