2017 1011 curso etgoa intef_4 herramientas de colaboracion y participacion
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Cuarta parte de la charla sobre educación abierta, en el curso selectivo ETGOA en el INAP: Herramientas de colaboracion y participacion
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- 2. Colaborar por medio del eMail
- 3. Colaboración en tiempo real
- 4. Documentos colaborativos Capturar /Crear Gestionar /Revisar Entregar /Publicar Almacenar/ Preservar
- 5. Redes sociales para colaborar
- 6. Encuestas
- 11. Marcadores
- 12. La explosión de la movilidad
Notas del editor
- Hoy día, el correo electrónico es la aplicación más utilizada por los usuarios de internet. Todos tenemos una o varias cuentas de correo electrónico, y nuestra empresa u organización nos asigna un buzón corporativo a cada uno. La colaboración por medio del email puede adoptar múltiples formas: Envío de información sobre un tema concreto, tanto en modo textual, como incluyendo anexos: documentos, imágenes, etc. Notificación relativa a un acontecimiento o un evento Debate sobre un determinado asunto Para ello es habitual utilizar dos técnicas posibles, solas o combinadas: Envío a un conjunto o grupo de personas. A diferencia del envío de correo postal, en el correo electrónico es sumamente fácil añadir destinatarios para un mismo mensaje, tanto en el campo “Para:” como en el campo “Copia:”. Este es uno de los grandes poderes del eMail, aunque también uno de sus grandes peligros, como veremos más adelante. Utilización de los procedimientos de reenvío o respuesta de un mensaje, normalmente incluyendo la traza del mensaje anterior con sus destinatarios y, opcionalmente, sus anexos. Estas son las formas básicas de utilización del correo para colaborar, pero el correo moderno suele ofrecer funciones adicionales que son útiles para la colaboración, como los listines y listas de distribución de correo, buzones funcionales, calendarios, etc. El correo es una herramienta muy potente, pero también puede llegar a ser un gran consumidor de tiempo y energías, restándoselo a otras actividades. Hay algunas buenas costumbres para sacar el mejor provecho al correo, como las siguientes: Eliminar cada mensaje de la bandeja de entrada después de leerlo, conservando sólo los asociados a algún asunto o tarea en las carpetas dedicadas al efecto. Contestar el correo directamente después de leerlo si se puede hacer en dos minutos, o si no clasificarlo para tratarlo después. Escribir las respuestas en 5 líneas. Si no se puede hacer en cinco líneas, es probablemente más eficaz usar el teléfono o explicarlo cara a cara. Usar el buscador del correo para encontrar un mensaje en concreto o un conjunto de mensajes sobre un determinado asunto Dedicar un determinado momento al día para gestionar el correo y no estar pendiente de él continuamente.
- El correo electrónico es una herramienta básica de colaboración, pero por supuesto no es la única, y además es apropiada cuando el origen y destino no están conectados a la vez. Pero si necesitamos comunicación inmediata, es mejor usar otras herramientas, que denominaremos “síncronas”. La más sencilla de estas herramientas es el denominado “chat” o conversación de texto en tiempo real. En el chat, primero tenemos que establecer la llamada con la persona o personas con las que queremos conversar. Cuando aceptan nuestra llamada, se abren varias ventanas, en las que podemos enviar mensajes y ver los mensajes que las otras personas van escribiendo. El chat tiene ventajas respecto a una conversación telefónica en algunos casos: Es más útil para tratar temas concretos, por ejemplo asuntos técnicos, ya que queda copia de lo escrito. Por ello es muy usada en los servicios de soporte. No es tan exigente de atención y dedicación como el teléfono, y permite compaginarla con otras actividades. Se tiende a ser muy escueto y concreto en las frases y respuestas, lo que es un beneficio de tiempo, sobre todo para el que “escucha”. Algunas herramientas como el WhatsApp permiten el envío de ficheros (imágenes y vídeos), “emoticonos” para la comunicación emocional o incluso pueden enviar las coordenadas GPS. Y por supuesto, se pueden hacer conferencias de chat uno a uno o uno a muchos, por lo que son muy útiles en las reuniones virtuales. Pero si queremos hablar de la principal herramienta para realizar reuniones virtuales, hay que hablar de la videoconferencia. La videoconferencia surge como alternativa a los viajes para mantener reuniones, que, especialmente en ámbitos internacionales, por el coste y duración de los viajes, han empezado a usarse cada vez con mayor frecuencia. Los sistemas profesionales de videoconferencia, con salas, pantallas y cámaras especializadas, disponen de buena calidad y hacen las reuniones virtuales a distancia muy satisfactorias. Son cada vez más usados debido al descenso de los costes de las telecomunicaciones y el ascenso del de los transportes. Actualmente han aparecido diversos sistemas de videoconferencia de escritorio, con menor calidad y posibilidades que los sistemas profesionales, pero mucho más baratos. El más conocido es Skype, que lo denomina “video-chat”. Tiene la ventaja de que está disponible para la mayoría de las plataformas, tanto fijas (Windows, Mac, Linux) como móviles (Windows Phone, iPhone, Android). Incluso está disponible también para teléfonos y televisores. ¿Qué sistema usaremos en un momento dado para mantener una reunión virtual por videoconferencia?. Pues depende de quiénes intervienen en la reunión, qué dispositivo usan, y donde están. Si podemos asegurar el uso de dispositivos de Apple o Google, podemos usar uno de los productos suministrados por uno de estos dos fabricantes. Si no, entonces podemos usar productos universales como Skype, pero recordando que hay que instalar Skype en todos los dispositivos, tener una cuenta para cada usuario, y probarlo todo con antelación para que la reunión sea un éxito.
- Una de las principales actividades de muchas organizaciones, especialmente en la Administración Pública, es la elaboración, difusión, y gestión de documentos. Antiguamente se usaba la máquina de escribir, pero hoy se elaboran con alguna herramientas ofimática. Para publicar se usa todavía el papel o el formato PDF, principalmente porque es lo que más se parece a un papel impreso. Cuando se trabaja en un documento hay varias formas de realizar la colaboración: Depositando el documento en un disco compartido, indicando a todos los revisores dónde está y lo que tienen que hacer. Pero sólo puede trabajar una persona a la vez en cada documento. La revisión puede llevar mucho tiempo, y es difícil determinar qué ha aportado cada uno y cuando concluye el ciclo. Circulando el documento por correo electrónico, anexado a un mensaje, para ser modificado o comentado por los diferentes destinatarios y devuelto a su origen. Pero pueden generarse varias versiones del mismo documento, según los autores, lo que requiere después un trabajo de fusión. Para resolver estos inconvenientes existen los sistemas de gestión documental, que implementan de forma electrónica la gestión del documento, su ciclo de vida, la identificación y control de accesos de las personas que trabajan en el mismo, y el control de versiones. Todas estas funciones se incorporan en el denominado “workflow” o flujo de trabajo documental. Lasa herramientas ofimáticas aportan algunas posibilidades de gestión documental. Así por ejemplo, con Microsoft Word cada revisor aporta sus cambios y comentarios, que luego las consolida el dueño del documento. Otra herramienta muy utilizada es Google Docs, que también ofrece las funciones de comentar y modificar el documento, pero en este caso el documento se ubica en Google Drive, lo que permite el acceso simultáneo de varios usuarios. Estas funcionalidades también están disponibles para Word si se utiliza conjuntamente con Sharepoint, que es una herramienta de trabajo en grupo diseñada principalmente para intranets, y que muchas organizaciones tienen implantada en su interior. ¿Cuál usaremos en cada caso?. Si nuestra organización dispone de un sistema de gestión documental propio, sea de tipo general o específico, será siempre la primera opción. Si no disponemos de sistemas propios, los documentos colaborativos en la nube, como Google Docs, puede ser apropiados, siempre que todos los usuarios tengan cuenta en Gmail. Pero es muy importante, que la información de los documentos no sea información confidencial o especialmente sensible, pues el almacenamiento en la nube tiene menos seguridad y peores garantías. Y por fin, si no nos encontramos en ninguno de los casos anteriores, podemos acudir a una solución más casera, usando los sistemas de discos compartidos y correo electrónico comentados al principio.
- Las herramientas anteriores estaban dedicadas a la compartición de información o a la gestión de actividades de los equipos, pero hay un tipo de herramientas que están enfocadas más directamente a las personas. Se denominan las Redes Sociales, por supuesto electrónicas. Según la teoría del antropólogo Robin Dunbar, el número de personas que forman un grupo social es de aproximadamente 150 individuos. Gracias a la tecnología se pueden crear grupos mayores de “amigos” en Facebook, Twitter, Linkedin o Tuenti, o cualquier red social. Las redes sociales permiten formar grupos y relacionarse de múltiples maneras. Las características más importantes de una red social son: Se trata de una relación entre personas Se trata de relaciones basadas en la confianza La red es acotada pero expandible En la red se producen comunicaciones entre las personas, que están basadas en los intereses de los que se comunican La comunicación entre los miembros de la red se ha producido en base a una herramienta tecnológica. A nivel personal, las redes sociales sirven para contactar con gente con similares intereses y problemas, compartir experiencias profesionales y no vernos limitados a nuestro círculo más inmediato. También para buscar apoyo externo, conociendo otras experiencias y posibles soluciones a los mismos problemas. O para aprender con otros de forma recíproca, ampliando nuestras fuentes de información y campo de aprendizaje. Las redes sociales son usadas hoy día cada vez con mayor frecuencia por las organizaciones para mantener un vínculo con sus clientes o colaboradores o, en el caso de las Administraciones Públicas, con los ciudadanos. Más allá de las relaciones puramente administrativas en el ámbito del procedimiento electrónico, que están reguladas por la ley 11/2007 y formalizadas en la figura de la Sede Electrónica, las Administraciones tienen muchas posibilidades de establecer ámbitos de colaboración con los ciudadanos a través de las Redes Sociales. Estas relaciones pueden ser fundamentalmente de comunicación y gestión de imagen, pero también pueden ser de colaboración en contextos concretos, como a la hora de elaborar leyes y reglamentos, o para el establecimiento de iniciativas ciudadanas de colaboración iniciadas y gestionadas por alguna entidad pública. Otra posibilidad es incorporar a los sitios web de la Administración la participación de los ciudadanos a través de su identidad en una o varias redes sociales. Así, el portal Open Data, donde se comparten los datos públicos de la Administración Española, se ofrece acceso a sus cuentas en Twitter, Linkedin, Slideshare, Flickr y Youtube, donde se comparten noticias e información relacionada con las actividades del portal. ------------ Imagen: http://blogs.alianzo.com/redessociales/2011/07/05/mapa-de-las-redes-sociales-version-2011/
- Se dice que el principal activo de las organizaciones basadas en la información reside en su conocimiento, que está presente en sus empleados, y que aplicado con criterio deviene en sabiduría. Por ello es muy importante gestionar adecuadamente el conocimiento en las organizaciones, especialmente en las Administraciones Públicas. Existen varios tipos de herramientas muy útiles para la gestión del conocimiento. Aquí hablaremos tres de ellas: los foros y los wikis y los blogs. Un Foro es una aplicación web que da soporte a discusiones u opiniones en línea, permitiendo al usuario poder expresar su idea o comentario respecto al tema tratado. Los foros permiten a los usuarios discutir o compartir información relevante a la temática del sitio, en una discusión libre e informal, con lo cual se llega a formar una comunidad en torno a un interés común. Las discusiones suelen ser moderadas por un coordinador o dinamizador, quien generalmente introduce el tema, formula la primera pregunta, estimula y guía, otorga la palabra, pide fundamentos, explicaciones y sintetiza lo expuesto antes de cerrar la discusión. Su utilidad reside en su sencillez de uso, y en el hecho de que, al tratarse de conversaciones abiertas, pueden ser consultadas por otros, directamente o por medio de un buscador. De este modo, se va acumulando información y conocimiento en el foro, y permite a las personas interesadas verificar la información existente hasta la fecha, contrastarla, y si no encuentran la información, plantear una duda o pregunta, y esperar a que alguno de los participantes en el foro escriba alguna respuesta. Un wiki o una wiki es un sitio web cuyas páginas pueden ser editadas por múltiples personas. Los usuarios pueden crear, modificar o borrar un mismo texto que comparten. Los textos o «páginas wiki» tienen títulos únicos. Si se escribe el título de una «página wiki» en algún sitio del wiki entre dobles corchetes ([[...]]), esta palabra se convierte en un «enlace web» a la página correspondiente. Una wiki permite la agregación de texto de forma colaborativa sobre un determinado asunto, creando una base de datos de conocimiento de mucha utilidad. Un blog es un sitio web periódicamente actualizado que recopila cronológicamente textos o artículos de uno o varios autores, apareciendo primero el más reciente. Los artículos publicados pueden recibir comentarios y respuestas a los comentarios, de forma muy parecida a los foros. Los blogs son usados para muy diversas aplicaciones, como puede ser la expresión de opiniones o el relato de historias o experiencias. También se usan con frecuencia para la publicación de artículos técnicos de todo tipo. A la hora de elegir el mejor sistema para cada caso, para cuestiones puntuales un foro es la herramienta más adecuada por ser la más simple y rápida de usar. Para tener una base de conocimientos, el WIKI es la herramienta más adecuada y más neutra. Y cuando se trata de un tema cambiante u opinable, un blog puede ser la mejor solución. ------------ Imagen: http://pixabay.com/es/registros-auszutausch-comentarios-62279/
- Los proyectos y equipos de trabajo necesitan una gestión coordinada de las tareas descritas hasta ahora: calendarios, tareas, reuniones, información compartida, etc. Para esta función hay diversas soluciones, algunas internas a las organizaciones, y otras externas. Las soluciones internas suelen estar basadas en una intranet, que apoyada en el correo y en un gestor documental y organizativo, cubre esas funciones. Un producto muy conocido y utilizado es Microsoft Sharepoint, que incluye calendarios, gestión de reuniones, listas colaborativas, foros, wikis, y procesos de gestión documental. Este tipo de funciones también están disponibles externamente, como un conjunto de servicios cloud, como por ejemplo puede ser Google Apps. Se trata es un entorno de trabajo completamente on-line, diseñado para pequeñas y medianas organizaciones. El núcleo de Google Apps es su almacenamiento en la nube, Google Drive, junto con sus herramientas de edición de documentos, hojas de cálculo y presentaciones. Todo ello por supuesto apoyado en el correo Google Gmail, personalizado para nuestra organización, junto con sus calendarios y listines compartidos. Google Apps dispone de versiones de sus aplicaciones para dispositivos móviles, tanto sobre plataformas de Google como de Apple. Microsoft dispone también de una oferta equivalente, Office 365, que incluye sus herramientas ofimáticas on-line (Word, PowerPoint y Excel), un almacenamiento compartido en la nube “SkyDrive Pro”, correo electrónico, chat, video conferencia, gestión de reuniones, etc. También es posible usar sistemas más especializados de gestión de proyectos, que suelen resolver la mayoría de estas funciones: Gestión de ficheros del proyecto, notas y marcadores. Tareas, plazos y notificaciones, calendarios. Costes y facturación Relación con clientes (CRM) Gestión de productos y versiones de software Wikis, Foros, Blogs Chat y conferencias en tiempo real Así por ejemplo, Projify dispone de uno o varios calendarios asociados a un proyecto, donde podemos coordinar las actividades del proyecto, salas de reuniones, y otros recursos temporales. También tiene un gestor de tareas e incidencias, que permite saber el estado y coordinar en todo momento las actividades del proyecto y sus fechas. Hay un almacen de archivos con un editor del estilo de Google Docs, y hay una funcionalidad de Blogs, que se utilizan con una funcionalidad equivalente a los foros. Para decidir qué herramienta es mejor en cada caso, partiremos de las necesidades concretas del proyecto, de las características de las personas que lo integran, de su ubicación geográfica y de su nivel y posibilidades tecnológicas. Para proyectos pequeños, que afecten a pocas personas, y de poca duración, se puede hacer uso de las herramientas individuales a medida que se vayan necesitando. Para proyectos más complejos, es mejor usar un sistema de gestión más completo e integrado. Podremos usar una herramienta que ya tengamos en nuestra organización, o usar alguna externa, pero es muy recomendable que sea simple y eficaz para minimizar el tiempo necesario para su aprendizaje y aprovechamiento. ------------- Imágenes: http://pixabay.com/es/artes-equipo-grupo-mujer-hombre-67137/ e IconesPro
- El 25 de diciembre de 2012 se activaron 17,4 millones de dispositivos Apple iOS y Android, que representa el record absoluto de activaciones de la historia en un solo día. En total, en esa fecha se iniciaron 2,5 veces más terminales Apple y Google que un año antes, el 25 de diciembre de 2011, cuando se estableció el récord de 6,8 millones, un incremento del 255% en un año. El aumento exponencial de este tipo de dispositivos, la mayoría adquiridos por los propios usuarios, ha dado origen a un nuevo fenómeno, denominado BYOD, que según dice la Wikipedia, consiste en: Traiga su propio dispositivo (BYOD) consiste en una política que permite a los empleados llevar dispositivos móviles de su propiedad (ordenadores portátiles, tabletas y teléfonos inteligentes) a su lugar de trabajo, y usar esos dispositivos para acceder a información y aplicaciones de la compañía. El término también se utiliza para describir la misma práctica cuando se aplica a los estudiantes que usan dispositivos de su propiedad en el marco de la educación. El uso de dispositivos personales en el trabajo puede producir aumentos de la productividad de los empleados entre un 10% y un 20%, ya que se aprovecha el conocimiento que los empleados tienen del dispositivo y sus aplicaciones, porque los dispositivos son usados también por los empleados en su casa, ampliando de este modo el horario laboral. Actualmente hay dos plataformas principales en movilidad, el sistema iOS, de Apple, usado por los dispositivos iPhone, iPad e iPod, y Android, que es la plataforma de Google, utilizado por muchos dispositivos móviles y tabletas de distintos fabricantes. Conjuntamente, suponen el 80% del total de dispositivos móviles. Del mismo modo, se reparten por igual el número de aplicaciones disponibles, que rondaban la cifra de 700.000 a finales de 2012. La importancia de las aplicaciones disponibles es esencial, pues es lo que permite dotar de las funcionalidades requeridas, que en algunos casos son las equivalentes del PC fijo o portátil, pero en otros son específicas o más adaptadas al dispositivo. Actualmente, un gran número de usuarios disponen tanto de ordenador PC y de móvil inteligente, aunque los móviles son más usados primera hora, al levantarse y durante el desayuno, así como a la hora de la comida. Cuando se usan los PC, suelen ser principalmente portátiles. Los Smartphone se usan sobre todo en lugares y actividades donde es más complicado transportar el ordenador, como puede ser un transporte público o una cafetería. También las actividades son más breves y puntuales, como consultar el correo electrónico, las redes sociales (especialmente aquellas basadas en microblogging como twitter), leer noticias, o el uso de la mensajería instantánea. ------------ Imágenes: http://pixabay.com/es/tel%C3%A9fono-internet-pantalla-celular-37856/ http://www.flickr.com/photos/srgblog/2854380034/in/photostream/