Elementos esenciales de la planeación y la administración por objetivos
1. TEMA 1
ELEMENTOS ESENCIALES DE LA
PLANEACIÓN Y LA
ADMINISTRACIÓN POR OBJETIVOS
Lic. Franz Sergio Rodríguez Ortiz
PROCESO ADMINISTRATIVO
2. 1. DEFINICIÓN
Es la selección de misiones y objetivos así como
las acciones para lograrlos, lo anterior requiere
tomar decisiones es decir, elegir una acción entre
varias alternativas.
Es la base de todas las funciones gerenciales
También participa la
innovación gerencial
Cierra la brecha entre
donde estamos
Y donde
queremos ir
Planeación Control
PLANEACIÓN
En la
3. 1. DEFINICIÓN
Relación entre la planeación y el control
Planeación
Instrumentación de
los planes
Control; comparación
de planes con
resultados
Acción correctiva
Nuevos planes
Desviaciones
indeseables
5. a) Misiones o propósitos
La función o las tareas básicas
de una empresa o dependencia,
o cualquiera de sus partes.
Cuál es nuestro negocio
6. a) Misiones o propósitos
La producción y distribución
de bienes y servicios;
El diseño, construcción y
operación de un sistema de
carreteras
La interpretación y
aplicación de las leyes;
La enseñar, investigar y
proporcionar servicios a la
comunidad.
ABC
EMPRESA EN
GRAL.
CORTE SUPREMA
DE JUSTICIA
UNIVERSIDAD
Las empresas deben realizar una función básica o
tarea que la sociedad le asigna. por ejemplo.
7. Declaración de la misión
Define el negocio al que se dedica la organización, las
necesidades que cubren con sus productos y
servicios, el mercado en el cual se desarrolla la
empresa y la imagen pública de la empresa u
or organización
Valores esenciales
Ámbito geográfico
Dirección
Relaciones con quienes participan en
ella
Visión de futuro
8. Pasos para la declaración de la
misiones
1. Evaluación del perfil pasado y presente de la empresa
2. Contribuciones de los participantes acerca de la
dirección futura
3. Consenso de la necesidades opuestas de los
grupos interesados (accionistas, acreedores,
administradores, empleados y comunidad, por ejemplo)
4. Elaboración del anuncio de la misión que
describa la dirección general de la organización, sus
valores, su filosofía, su ámbito geográfico y su
contribución a la sociedad.
5. Discusión de la declaración de la misión con
grupos de interesados, administradores y empleados
y realización de los ajustes.
6. Comunicación a todos los que deberían conocerla
y exposición de sus implicaciones para la dirección
estratégica
9. Ejemplo
MISION DE BANCO
• Ser la mejor opción para
satisfacer las necesidades de
nuestra sociedad en servicios
financieros con la máxima
seguridad y calidad, ofrecer a
nuestra gente las mejores
condiciones para su desarrollo
integral en respuesta a su
esfuerzo individual y en equipo.
Obtener un rendimiento atractivo
para nuestros accionistas y
contribuir de manera importante
al desarrollo económico y social
de nuestra comunidad
VALORES
• Creemos en el individuo sin
distinción de raza, sexo o religión.
En su honestidad, sentido de
responsabilidad, respeto y deseo
de superación
• a) Excelencia
b) Honestidad
c) Prudencia
d) Espíritu de servicio
e) Justicia
f) Responsabilidad
g) Lealtad
h) Creatividad
10. b) OBJETIVOS O METAS
Son los fines hacia los
cuales se dirige la actividad.
No solo representan el punto final de
la planeación, sino el fin al que se
dirige la organización, la integración
de personal, la dirección, y el control.
11. c) ESTRATEGIAS
Es la forma en que se determinan los
objetivos básicos a largo plazo de una
empresa.
La instrumentación de los
cursos de acción y la
asignación de los recursos
necesarios para alcanzar esos
objetivos.
12. d) POLÍTICAS
Son declaraciones o interpretaciones
generales que orientan las reflexiones
para la toma de decisiones.
Ayudan a solucionar problemas antes
que se vuelvan serios, unifican otros
planes.
Ejemplo:
• Contratar personal con capacitación universitaria,
• Promover las sugerencias de los empleados para
una mejor cooperación, promover desde adentro.
• Apegarse estrictamente a un alto estándar de
ética
• Pagar el aguinaldo dentro de los primeros veinte
días del mes de diciembre.
13. e) PROCEDIMIENTOS
Son planes que establecen un método de
actuación necesario para soportar actividades
futuras.
Son secuencias cronológicas de acciones
requeridas , lineamentos para actuar mas que
para pensar que detallan la manera en que
deben realizarse ciertas actividades.
La política estable que pueden otorgarse
vacaciones a los empleados , los
procedimientos establecidos para instrumentar
esta política proporcionarán el programa de
vacaciones para evitar interrupciones.
15. g) PROGRAMAS
Complejos de:
• Metas,
• Políticas,
• Procedimientos,
• Reglas,
• Asignaciones de tareas,
• Pasos a seguir,
• Recursos a emplear y
otros elementos
necesarios para realizar un
curso de acción
determinado.
16. h) PRESUPUESTOS
Es el informe de
resultados esperados
que se expresa en
términos numéricos.
17. 4. PASOS DE LA PLANEACION
8. Conversión de los planes en cifras
7. Formulación de planes de apoyo
6. Elección de una alternativa
5. Comparación de las alternativas
4. Identificación de alternativas
3. Consideración de las premisas de planeación
2. Establecimiento de objetivos
1. Atención a las oportunidades
8
18. 1. Estar atentos a las oportunidades: a la luz
de:
LA PLANEACIÓN REQUIERE UN DIAGNÓSTICO
REALISTA DE LA SITUACIÓN DE OPORTUNIDDAD.
LOS GERENTES
a) Deben echar un vistazo preliminar a la
oportunidades futuras
b) Saber cuales sus fortalezas y debilidades
c) Que problemas debe resolver y por qué
d) Saber que puede esperar para ganar
Mercado
Competencia
Deseo de los clientes
Nuestras fortalezas
Nuestras debilidades
19. 2) Establecer objetivos
Se debe establecer objetivos para toda
la empresa y luego para cada unidad de
trabajo.
Y qué es lo que debe lograse con la red de
estrategias, políticas, procedimientos , reglas,
presupuestos y programas.
Especifican los resultados e indican
el punto final de lo que debe hacerse
Donde debe colocarse el interés primario
20. 3) Desarrollar premisas
Son supuestos sobre el ambiente
en el que se desarrollará el plan
De las premisas. Cuanto más comprendan
y acuerden los individuos a cargo de la
planeación utilizar premisas de
planeación consistentes, mejor será la
planeación coordinada de la empresa.
Son importantes en el establecimiento de
premisas: qué tipo de mercado?, qué
volumen de ventas?, qué precio?, qué
productos?, qué costos?, qué nivel de
sueldos?, etc.
21. 4. Determinar cursos alternativos
Pocas veces hay un plan
para el que no existan
alternativas.
A menudo la menos
obvia demuestra ser
la mejor.
El problema más frecuente no
es el de encontrar alternativas,
sino el de reducir su cantidad
para, de esa forma, analizar la
más prometedora.
22. 5. Evaluar cursos alternativos
Evaluarlas
alternativas
a la luz de
las premisas
y metas
Un curso puede
parecer mas
rentable pero
requerir un
fuerte
desembolso y
tener una lenta
recuperación
Otra puede
parecer menos
rentable, pero
suponer menos
riesgo, otro
puede
adecuarse
mejor a los
objetivos de
largo plazo
23. 6. Selección de un curso
Este es el paso en que se adopta el plan, el
verdadero punto de la decisión.
24. 7. Formular planes derivados
Cuando se toma una decisión
raras veces la planeación está
completa, casi siempre se necesita
planes para apoyar el plan básico
MATERIALES
EQUIPOS
MAQUINARIA
ABASTECIMIENTO
25. 8. Cuantificar los planes mediante
presupuestos
Representa la suma total de ingresos y egresos,
con las utilidades o el valor agregado resultante y
los presupuestos de las partidas de la hoja de
balance general, como los gastos de caja y capital
Cada departamento o programa de una
empresa puede tener sus propios
Se convierten en medios
para sumar los diversos
planes y establecer
estándares
26. Coordinación de planes a corto y
largo plazos
A menudo se hacen
planes de corto plazo
sin referirlos a los de
largo plazo, este es, un
grave error.
Debe hacerse un
plan de corto plazo a
menos que
contribuya al logro
de un plan a largo
plazo.
COORDINACIÓN
NO
CORTO PLAZO LARGO PLAZO
27. 5. OBJETIVOS
El principal interés esta en
objetivos verificables, lo que
significa al final del período
debe ser posible determinar si
los objetivos se consiguieron.
La meta de cada gerente es
crear valor agregado, en las
organizaciones lucrativas
significa utilidades
Los objetivos claros y
verificables facilitan la medición
del excedente, la efectividad y la
eficiencia
Son los fines
importantes hacia los
que se dirigen las
actividades
organizacionales e
individuales
28. 6. NATURALEZA DE LOS OBJETIVOS
Los objetivos establecen resultados
finales, y los generales deben apoyarse
en los particulares
Organizaciones y gerentes tienen
metas múltiples que en ocasiones son
incompatibles y pueden llevar a
conflictos dentro la organización
Los objetivos forman una jerarquía
29. 7. JERARQUIA DE LOS OBJETIVOS
Objetivos departamentales y de unidades
Objetivos individuales . Desempeño
. Objetivos de desarrollo personal
Objetivos divisionales
Objetivos generales. Específicos
Objetivos Generales
Misión
Propósito Socioeco
Cons.
Admon.
Admores.
de nivel
Superior
Admores.
de nivel
Intermedio
Admores.
de nivel
Inferior
30. Multiplicidad de objetivos
Hay múltiples objetivos dado que las
realidades de las organizaciones así lo
demandan
Para cada nivel en la jerarquía de
objetivos es probable que haya
múltiples objetivos.
Un gerente no puede buscar más de
dos a cinco objetivos, por que
demasiados objetivos tienden a diluir
su cumplimiento.
31. Cómo establecer objetivos
Objetivos no verificables
1. Obtener utilidades
2. Mejorar las
comunicaciones
3. Aprobar las materias
del segundo semestre
de mi carrera
Objetivos verificables
1. Lograr un rendimiento sobre
la inversión de 12% al final
del año fiscal en curso.
2. Publicar un boletín mensual
de dos páginas a partir del 1
de enero del 2014, que
involucre no más de 40
horas de trabajo en su
preparación después de la
primera edición.
3. Aprobar las 6 materias del
segundo semestre de mi
carrera que concluye el 20
de diciembre del 2014 con
un promedio de 85 en cada
una.
Cómo establecer objetivos
32. Objetivos cuantitativos y
cualitativos
1. Deben ser verificables.
2. Debe contestar a pregunta ¿cómo sé
si al final del período se alcanzó el
objetivo?
¿Cuánto o qué?
¿Cuándo?
33. 12. Pautas para establecer objetivos
TAREA DIFICIL
1. La lista no debe ser demasiado larga
2. Deben ser verificables
3. Deben indicar la calidad deseada y el
costo proyectado para alcanzarlo
4. Deben representar un reto
5. Deben establecer prioridades y
promover el crecimiento profesional y
el desarrollo personal
34. 8. CONCEPTOS EN EVOLUCION DE LA
ADMINISTRACIÓN POR OBJETIVOS
Se practica actualmente
en el mundo entero.
Es considerada:
a) Como un instrumento de
evaluación
b) Como una técnica motivacional
c) Como un instrumento de
planeación y control
35. Concepto en evolución de la APO
Es un amplio sistema administrativo
que integra muchas actividades
gerenciales clave de manera
sistemática y está conscientemente
dirigido hacia el logro efectivo y
eficiente de los objetivos
organizacionales e individuales
APO
36. Enfoque de sistemas a la APO
Planeación
De la acción
Fijación
De objetivos Intrumen-
tación
Control y
evaluación
Desarrollo
De la
Org.
Jerarquía de objetivos
Planeación
estratégica
Subsistemas
Planeación y
Desarrollo de
R. Humanos
Planeación
De carrera
Sistemas de
recompensa
Elaboración del
presupuesto
Otros
Ingresos
Humanos
De capital
Administra.
Tecnológicos
Otros
Ingresos de
metas de
Empleados
Consumidores
Proveedores
Etc.
Proceso de transformación
Egresos
Productos
Servicios
Utilidades
Satisfacción
otros
Percepción – manejo de la información
Limitaciones externas
Oportunidades externasEducativas, sociológicas,
Políticas, legales, económicas
Límite
De la
Org.
37. 13. beneficios de la APO
Mejora la administración a través de la
planeación orientada a resultados
Clarificación de los planes y estructuras
así como la delegación de autoridad de
acuerdo a los resultados esperados
Alienta a las metas personales y
organizacionales
Desarrolla controles efectivos
38. 14. Debilidades de la APO
La ineficiencia en cuanto a la
enseñanza de la filosofía de la APO
La falta de ofrecer pautas a quienes
deben establecer objetivos
La dificultad de establecer metas
verificables dentro de ciertos límites
Puede darse importancia a las metas a
corto plazo
El uso excesivo de las metas
cuantitativas
