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CURSO HABILIDADES EN ADMINISTRACIÓN DE PROVEEDORES
Curso Elaborado por Lic. Carlos Alberto Guerrero
Encargado de Capacitación y Desarrollo Corporativo 1
1.- OBJETIVO:
2.-QUIÉN ES UN PROVEEDOR:
3.-QUÉ ES EL SERVICIO:
4.-QUÉ ES UN MOMENTO DE VERDAD:
5.-QUÉ ES UN MOMENTO DE MAGIA EN EL SERVICIO
6.-QUÉ ES UN MOMENTO DE PENA EN EL SERVICIO:
7.-LOS MOMENTOS DE CONTACTO CON EL CLIENTE/ PROVEEDOR REQUIEREN CALIDAD
8.-QUÉ ES LA CALIDAD EN EL SERVICIO:
9.-FACTORES DE EVALUACIÓN DEL SERVICIO A LOS PROVEEDORES
10.-CÓDIGO DE SERVICIO DE CALIDAD A PROVEEDORES CKLASS:
11.-LOS PRINCIPIOS BÁSICOS DEL SERVICIO
12.-LAS RAZONES POR LAS CUALES LA GENTE NO DESEA SERVIR
13.-TIPOS DE SERVICIOS DE QUE EXISTEN EN LAS EMPRESAS
14.-PASOS PARA ATENDER EFECTIVAMENTE AL PROVEEDOR:
15.-CODIGO DE SERVICIO DE CALIDAD A PROVEEDORES CKLASS:
16.-QUÉ NECESITAN NUESTROS PROVEEDORES PARA RECIBIR UN SERVICIO DE CALIDAD:
17.-ATIENDE CON CALIDAD Y SERVICIO A TUS PROVEEDORES.
18.-COMUNICACIÓN EFECTIVA Y CORDIAL:
19.- HAGASENTIR AL PROVEEDOR ESPECIAL E IMPORTANTE
20.-QUÉ ESPERAN LOS PROVEEDORES DE NOSOTROS
21.- MANDAMIENTOSDE ATENCIÓNAL CLIENTE/PROVEEDOR
22.-TÉCNICAS DE ATENCIÓN.
23.-HABILIDAD PARA ESCUCHAR:
24.-LA HABILIDAD DE PREGUNTAR:
25.- EFECTIVIDAD EN MANEJO DE AGENDA Y CONTROL DE CITAS
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INTRODUCCIÓN:
En la atencióna nuestrosproveedoresnospodemosdarcuentaque el proveedornosoloquiere unservicio
efectivo, sino también desea que se le sirva con amabilidad y nos interesemos por su trabajo siendo
atentos a sus propuestas y tener detalles que hagan una negociación exitosa para ellos y para Cklass.
1.- OBJETIVO:
El participante conocerálosconceptosbásicosde calidad y servicio que le permitan eficientar la atención
personal brindada a los proveedores y con ello determinar estrategias para contribuir a su satisfacción,
para así lograr mejoras en compras y servicios de los productos.
2.-QUIÉN ES UN PROVEEDOR:
1. Es un ser humano de carne y hueso con sentimientos y emociones
2. Es una persona que trae sus propuestas y es nuestra misión atenderlo con calidad
3. Es merecedor del trato más cordial y atento que le podemos brindar.
4. Es alguien con quien compartimos proyectos de trabajo y no alguien con quien discutir o
confrontar, mucho menos pelear o entrar en conflictos.
5. Es la fuente de vida de este negocio y quien nos ayuda a satisfacer las necesidades de nuestros
afiliados y clientes.
6. El proveedor y el afiliado son las personas más importantes en la empresa.
7. El proveedor no depende de usted, sino que usted depende del proveedor
8. El proveedor no interrumpe su trabajo, sino que es el propósito de su trabajo
9. El proveedor no nos hace un favor al llamarlo para hacer una operación de negocios
10. El proveedor es una parte de la empresa como cualquier otro departamento
3.-QUÉ ES EL SERVICIO:
1. Servireshacer algoenfavor de otra persona.
2. El servicioescomolove el cliente,nocomolove el proveedorde dichoservicio.
3. Verificarlasatisfacciónconretroalimentación.
4. La clave del servicioesla RELACIÓN conlaspersonas.
5. El servicio se observay se siente,peroesinmaterial.
6. Son estosmomentoslosque enrealidadnospermitiránono,cumplirnuestra: M I S I Ó N.
7. Es la sensación (buena o mala) quetiene un receptor del servicio.
Ejercicio 1
4.-QUÉ ES UN MOMENTO DE VERDAD EN EL SERVICIO:
Es todo momentooexperienciaenel que un cliente/ proveedor entra en contacto con nuestra empresa y
que da como resultado su impresión o percepción sobre la calidad de nuestro servicio
5.-QUÉ ES UN MOMENTO DE MAGIA EN EL SERVICIO:
1. Experiencia plenamente satisfactoria.
2. Capturan y convencen al cliente.
3. Generan credibilidad de la empresa
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6.-QUÉ ES UN MOMENTO DE PENA EN EL SERVICIO:
1. Experienciainsatisfactoria.
2. Alejanal cliente/proveedor
3. Generandescrédito de laempresa
7.-LOS MOMENTOS DE CONTACTO CON EL CLIENTE/ PROVEEDOR REQUIEREN CALIDAD
1. Atender al cliente: Identificación de las necesidades del cliente.
2. Aclarar la situación: Identificación de situaciones críticas.
3. Actuar: Satisfacer las necesidades.
4. Asegúrese de la satisfacción: Cierre del proceso
Ejercicio 2
8.-QUÉ ES LA CALIDAD EN EL SERVICIO:
Es el grado enel que el serviciosatisface las necesidades o requerimientos del proveedor, y en lo posible
excederlos,loque implica hacer las cosas necesarias bien y a la primera, con actitud positiva y espíritu de
servicio.
9.-FACTORES DE EVALUACIÓN DEL SERVICIO A LOS PROVEEDORES
1. Elementos Tangibles: apariencia de instalaciones, del personal, baños, equipos, sala de
recibimiento, recepción, tiempo de espera
2. Cumplimiento de promesa: Entrega correcta y oportuna los pendientes solicitados
3. Actitud de servicio: Disposición para escuchar y resolver problemas del proveedor
4. Competencia del personal: Sí es cortés, conocimiento de la empresa y productos, si domina
condiciones y políticas, si sabe del proceso de compra
5. Empatía: Facilidad de contacto, comunicación, y necesidades del proveedor
Dedicamos el 75% de nuestra vida adulta a actividades relacionadas con el trabajo. Si dedicamos tanto
tiempo a trabajar deberíamos motivarnos y llenarnos de energía.
A todo mundo le gusta trabajar en un ambiente relajado, lleno de alegría y energía y donde se sientan
valorados.
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10.-CÓDIGO DE SERVICIO DE CALIDAD A PROVEEDORES CKLASS:
1. Atiende con calidad y servicio a tus proveedores
2. Comunicación efectiva y cordial
3. Haga sentir al proveedor especial.
4. Sea natural no sea falso ni mecánico.
5. Efectividad en manejo de agenda y control de citas.
6. Sea el aliado de su Proveedor
7. Piense, use su sentido común.
8. Algunas veces ajuste las reglas, no sea tan cuadrado pero tampoco tan permisivo
9. Haga que todos los detalles cuenten.
10. Manténgase atento a los imprevistos
11.-LOS PRINCIPIOS BÁSICOS DEL SERVICIO
1. Deseos de servir
2. Aprecio por el ser humano
3. Orientación al logro
4. Responsabilidad
5. Conocimientos
6. Determinación
7. Disciplina
8. Orden
9. Trate a cada proveedor como una persona importante, sin favoritismo
10. No haga comentarios que lo hagan sentir mal o avergonzado
11. Evite comentarios que lo hagan sentir agredido.
12. Cuando su proveedor cometa un error, disminuya su incomodidad con algún comentario que
aligere la situación
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12.-LAS RAZONES POR LAS CUALES LA GENTE NO DESEA SERVIR
1. Apatía
2. Desaire
3. Por falta de educación
4. Desinterés
5. Descortesía
6. Ignorancia
7. No responder con prontitud
8. Frialdad
9. Pocos deseos de agradar
10. No ir más allá de las necesidades del cliente/ proveedor
Ejercicio 3
13.-TIPOS DE SERVICIOS DE QUE EXISTEN EN LAS EMPRESAS
1."Somos incompetentes y no nos importa ser antipáticos"
2. "Lo hacemos mal pero somos encantadores"
3. "Somos muy eficientes pero muy antipáticos"
4. "Hacemos nuestro trabajo con la máxima calidad"
14.-PASOS PARA ATENDER EFECTIVAMENTE AL PROVEEDOR:
1. Saludaral proveedorconcortesíay respeto
2. Teneruna sonrisaamistosa yuna aparienciaagradable.
3. En lo posible,llamaral proveedorpor su nombre.
4. No haceresperaral proveedorenrecepción,hayque llevaruna agenda.
5. Utilizapreguntasabiertasparaconocerlas necesidadesdel proveedor.
6. Es importante darsolucionesal proveedor,noposponerlosacuerdos.
7. Dar un trato justoy sinprivilegios,noolvidarque esunanegociación
8. Busca la calidadante todo,de parte de Cklassyde parte del proveedor.
9. El lenguaje corporal debe denotarrespeto,atencióne interés
10. Cierratus negociacionesconéxitonoporpresionarlose incrementalacalidad.
15.-CODIGO DE SERVICIO DE CALIDAD A PROVEEDORES CKLASS:
11. Atiende con calidad y servicio a tus proveedores
12. Comunicación efectiva y cordial
13. Haga sentir al proveedor especial.
14. Sea natural no sea falso ni mecánico.
15. Efectividad en manejo de agenda y control de citas.
16. Sea el agente de su cliente.
17. Piense, use su sentido común.
18. Algunas veces ajuste las reglas.
19. Haga que los últimos 30 segundos cuenten.
20. Manténgase en forma, cuide bien su persona.
PONERSE EN EL
LUGAR DEL
PROVEEDOR
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Ejercicio 4
16.-QUÉ NECESITAN NUESTROS PROVEEDORES PARA RECIBIR UN SERVICIO DE CALIDAD:
1. No debemos caer en los malos hábitos.
2. Satisfacer en servicio a nuestros proveedores.
3. La mejora en los tiempos de respuesta del proveedor en acuerdos de calidad
4. Entender las necesidades básicas de los proveedores:
5. Necesidad de ser comprendido: interpretar bien lo que el proveedor desea.
6. Necesidad de ser bien recibido: no recibir al proveedor como extraño y de mal modo.
7. Necesidadde sentirse importante:el egoylaautoestimasonpoderosasnecesidadeshumanas.Hay
que dar un trato digno y respetuoso a nuestros proveedores
8. Necesidadde comodidad:laspersonasnecesitanarmoníaycomodidadfísica(lugar donde esperar,
sanitarios aseados, oficinas limpias y ordenadas, etc.) y psicológica (seguridad y confianza).
9. Necesidadde sentirse atendido:que nolosdejesenrecepción,que atiendas sus llamadas, que les
notifiques cosas importantes, que atiendas sus peticiones, que los escuches, que le des la
importancia a sus puntos de vista.
10. Necesidad de sentirse parte de Cklass: no son extraños, ni ajenos, en la medida que los hagamos
sentirparte de nosotrosenesa mismamedida tendremos mayor compromiso hacia Cklass y entre
más distantes e indiferentes seamos menos alianzas solidad formaremos.
17.-ATIENDE CON CALIDAD Y SERVICIO A TUS PROVEEDORES.
Hacer sentir importante a nuestros proveedores es calidad, desde ‘’la bienvenida’’ hasta la
“despedida”
Confianza: Es necesario crear un ambiente de confianza cuando se está atendiendo al proveedor,
mostrandointerésendarle unbuenservicioysatisfacersusnecesidades. Paraestoes necesarioseguir
las siguientes indicaciones:
1. Hable directo al proveedor y mirándole el rostro.
2. Cuando se dirija hacia él háblele de usted.
3. Muéstrese humano y sensible.
4. Sea simple, evite tecnicismos, siglas que no sean comprensibles, y explicaciones complejas.
5. No interrumpa, deje que el proveedor hable y se exprese.
6. Escuche con cuidado, no se distraiga.
7. Tome notas, si fuese necesario.
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8. Respiración:respireenformanatural,contranquilidad. Aprendaarespirarprofundo y elimine
la ansiedad.
9. Sonría: una sonrisa transmite confianza.
10. Sencillez y brevedad: hable con términos y vocablos simples. Hable lo necesario.
11. Orden: hable ordenadamente, tenga un principio, un desarrollo y un final.
12. Convicción: su actitud corporal y tono de voz deben ser convincentes.
18.-COMUNICACIÓN EFECTIVA Y CORDIAL:
Es el significadode ponerapruebael servicio.
La comunicación no verbal es conocida como lenguaje corporal, a continuación se mencionan los
principales elementos:
1. Naturalidad: actúe con naturalidad, sin poses extrañas o que hagan sentir mal al usuario.
2. Contacto visual: mire al rostro. Vea a los ojos. Esto revela decisión, sinceridad y valentía.
3. Labios:no se losmuerda,ni se loshumedezcaconlalengua,sonmuestrasde timidez, inseguridad,
tensión,titubeoe indecisión.Mantengalabocacerrada, amboslabiosunidos. Esto denota calma y
seguridad en sí mismo, en cambio, la boca abierta, la mandíbula caída, sugieren nerviosismo,
asombro y sorpresa.
4. Forma de sentarse: no cruce las piernas, mantenga ambos pies sobre el piso, las manos sobre las
rodillas o escritorio e inclínese ligeramente hacia delante. Esto sugiere seguridad en sí mismo.
Mantenerlaspiernascruzadasy balancearuna de ellassugiere nerviosismooimpaciencia,timidez,
temor. Evite los movimientos constantes y abruptos: éstos denotan intranquilidad e inquietud.
5. La voz: la voz dice mucho de la personalidad, utilice un tono moderado y uniforme, sin titubear.
Esto demuestra seguridad en sí mismo. Una voz vacilante es sinónimo de inseguridad y timidez.
Generalmente revela que la persona no domina el tema sobre el cual está hablando. Un tono
moderadoyuniforme,audible entodomomento,revelaseguridadydominiode loexpresado. Con
ello se logra más impacto y firmeza. Un tono bajo sugiere timidez. Poca capacidad de decisión,
inseguridad. Un tono alto demuestra agresividad, poca educación y rudeza.
6. Las manos: contrólelas en todo momento. Mantenga sus manos visibles, ocultarlas debajo de las
piernas, detrás de un bolso, entre la bolsa o dentro del saco, sugiere timidez, falsedad y temor.
La comunicación verbal: es conocida como lenguaje oral, debe ser con voz clara y frases bien dichas, con
energía y amabilidad. A continuación ponemos un listado de todas frases que debemos evitar para te
autoanalices y evalúes:
Estas frasessontomadascomo ejemploparaevitarlasante losproveedores:
1. ¿Entiende? –Connota que el proveedor es poco inteligente-.
2. ¿Pero es que no ha leído las políticas, Señor?
3. ¿Y qué esperaba?
4. A mí no me pregunte por qué. Eso es lo que dice el reglamento.
5. Creo que anda en el baño o tomando café.( cuando pregunten por alguien)
6. Estaba ocupada resolviendo un asunto importante.
7. Es que le marco nunca contesta.
8. ¡Es que tenemos cada proveedor!.
9. Es que yo no me encargo de eso. Lo siento.
10. Eso era antes. Ahora lo hacemos diferente.
11. Eso nada tiene que ver conmigo. Es en otro departamento
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12. Espere un momento. Tengo una llamada. El cliente presencial, es primero que el teléfono.
13. Estoy muy ocupado en este momento, cuando pueda lo atenderé
14. Explíquese bien, porque no lo entiendo.
15. Mire señor, mejor vuelva cuando tenga todo listo.
16. No sea impaciente, por favor.
17. No tengo idea, mejor pregúntele a otra compañera.
18. Perdone, pero si no me explica cómo se debe, yo no puedo atenderlo.
19. Pero, ¿no leyó los correos?
20. Debió fijarse en eso antes de hacer la producción, por que no entiende.
19.- HAGASENTIR AL PROVEEDOR ESPECIAL E IMPORTANTE
Al Recibir al cliente/ proveedor damos una primera impresión que el proveedor tomara de ti y de la
empresa según como lo tratemos y le apoyemos.
Hay gente que te carga de energía y gente que te chupa energía (incluso sin abrir la boca). Gente
estimulante y gente tóxica. Se ante el proveedor y ante toda persona alguien ecuánime, prudente, y haz
sentir al proveedor muy especial
Analiza estos comentarios que representan el sentir al de algunos proveedores y en lo posible trata de
erradicarlos y sobre todo evita estas prácticas:
1. Vengotodoslosdías y ni siquierase sabenmi nombre.
2. Me preguntanlomismo dosy tres veces.
3. No admitensuserrores.
4. Discutenconmigoaunsiendoelloslosque estánequivocados
5. No visten profesionalmente.
6. No me dan razones, ni explicaciones cuando hacen las cosas mal.
7. Nunca preguntan mi opinión de cómo pueden mejorar el servicio.
8. Culpan a otros cuando fue error suyo.
9. No me miran a los ojos.
10. Dan instrucciones sin brindar explicaciones.
11. No me escuchan{
12. No contestan mis preguntas.
13. No les importo, parece que les molesto.
14. Me hacen sentir como si yo no supiera nada.
15. Me tratan de manera robotizada.
16. Me atienden con prisa
17. Pareciera que les hago un favor.
Para hacer sentirbienalosproveedoresydarlesunbuenserviciose sugiere losiguiente:
1. Ajuste su personalidad al tipo de personas.
2. Atienda las críticas e inconformidades, con respeto y sin alterarse
3. Cuando atienda a alguien no se muestre somnoliento(a) ni aburrido(a)
4. Dé las gracias cada vez que pueda y con sinceridad.
5. De nada sirven sonrisas o cortesía si su servicio no es lo que el proveedor desea y espera.
6. Demuestre credibilidad, cumpla lo que promete.
7. Demuestre siempre ganas de ayudar.
8. Es muy mala costumbre fijar la mirada en las personas que pasan.
9. Escuche activamente.
10. Establezca empatía (póngase en los zapatos de la otra persona).
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Encargado de Capacitación y Desarrollo Corporativo 9
11. Esté consciente de su estado de ánimo.
12. Evite la arrogancia y mantenga su mente abierta.
13. Hable en tono adecuado.
14. Haga comparaciones positivas.
15. Haga sentir a las personas que las está esperando que son sus invitados.
16. Las personas valoran el tacto y la discreción.
17. Maneje las preguntas conforme se presenten.
18. Mantenga un alto grado de formalidad y una apariencia impecable.
19. Masticar goma de mascar, tomar agua en botella o ingerir cualquier otro alimento frente a un
proveedor es de muy mal gusto.
20. Muéstrese amigable pero no sea confianzuda o exagerada.
21. Muéstrese entusiasta con lo que hace y dice.
22. No demuestre perturbación cuando esté esperando.
23. No llame a nadie silbándole, o gritándole su nombre
24. No trate de adivinar qué quieren otras personas, pregúnteles, hágalo con cortesía.
25. Nunca insulte la inteligencia de sus proveedores.
26. Prometa menos, dé más.
27. Proyecte sinceridad.
28. Utilice el nombre del usuario en algún momento durante la atención.
29. Haga sentir al proveedor que está en un ambiente agradable.
30. Establezca contacto visual. Mírelo a los ojos.
31. Despídase con una sonrisa y una frase de cortesía.
32. Si es interrumpido cuando atiende a un proveedor, ofrezca una disculpa. Si el teléfono suena,
pídale al usuario permiso para contestarle.
20.-QUÉ ESPERAN LOS PROVEEDORES DE NOSOTROS
1. Consistencia ennuestrosprocedimientos
2. Cortesíaen nuestrotrato
3. Honestidad
4. Dependencia
5. Información
6. Soluciones
7. Toque Personal
8. Rapidez
21.- MANDAMIENTOSDE ATENCIÓNAL CLIENTE/PROVEEDOR
1. El cliente porencimade todo
2. No haynada imposiblecuandose quiere
3. Cumple todoloque prometas
4. Darle al cliente másde loque espera
5. La buenaatenciónmarcala diferencia
6. Fallarenun puntosignificafallarentodo
7. Empleadoinsatisfecho,generaclientesinsatisfechos.
8. El juiciosobre lacalidaddel serviciolohace el cliente.
9. Por muybuenoque seaun serviciosiempre se puede mejorar
10. Cuandose trata de satisfaceral cliente todossomosunequipo.
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22.-TÉCNICAS DE ATENCIÓN.
1. Cortesía:El cliente deseasiempre serbienrecibido,sentirseimportanteyque percibaque unole es
útil.
2. Atenciónrápida:A nadie le agradaesperaro sentirque se loignora.Si llegauncliente yestamos
ocupados,dirigirse aél enformasonriente ydecirle:"Estaré conustedenunmomento".
3. Confiabilidad:Loscliente quierenque suexperienciade comprasealomenosriesgosaposible.
Esperanque si se lesha prometidoalgo,estose cumpla.
4. Atenciónpersonal:Nosagraday nos hace sentirimportanteslaatenciónpersonalizada.Unaforma
de personalizarel servicioesllamaral cliente porsunombre.
5. Personal bieninformado:El clienteesperarecibirde losempleadosencargadosde brindarun
servicio,unainformacióncompletaysegurarespectode losproductosque venden.
6. Simpatía:El trato comercial conel cliente nodebe serfríoy distante,sinoporel contrario
responderasus necesidadesconentusiasmoycordialidad.
23.-HABILIDAD PARA ESCUCHAR:
1. Hay que escucharlos hechosylos sentimientos
Es necesarioinvolucrarseactivamente enlaconversación.
2. Comprenderloque estádiciendoel cliente,ycongestosypalabrastransmitirle que comprendela
situaciónyofrecerlassolucionesque estándentrodel compromiso
3. Hay que esperarque termine de hablarantesde formularlarespuesta
4. Se debe evitarinterrumpirycontestarapresuradamente.
5. No hayque perderni una palabrade loque el cliente tieneparadecirnos.
6. No se debe prejuzgar."Lasaparienciasengañan".
24.-LA HABILIDAD DE PREGUNTAR:
Las preguntasABIERTASsirvenpara:
1. Establecernecesidades
2. Definirproblemas
3. Comprenderpedidos
4. Obtenermásinformación
Las preguntasCERRADASsirvenpara:
1. Clarificarloque se ha dicho
2. Hacer que el cliente preste suconformidad
3. Resumirunaconversaciónoconfirmarunpedido
25.- EFECTIVIDAD EN MANEJO DE AGENDA Y CONTROL DE CITAS
Manejo De La Agenda y Control De Citas
1. Dentrode las actividadesde losprofesionalesdeláreaadministrativa, se destaca el manejo de las
agendas, herramientas de trabajo para organizar todo lo relacionado con las citas de los
proveedores en este caso.
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Encargado de Capacitación y Desarrollo Corporativo 11
2. Eso significaque esnecesariotenerunestrictocontrol de los proveedores visitantes que acuden a
la oficina en demanda de atención. Debe existir un control y un orden
3. Hasta hace algunos años sólo existía la agenda tradicional, cuya presentación es ampliamente
conocida por todos.
4. Actualmente, gracias al avance de la tecnología, existen agendas electrónicas de bolsillo y
computarizadas, inclusive existe ya la agenda electrónica acompañada de su respectivo lápiz
igualmente electrónica.Cualquieraque seasu presentación, en su esencia, la forma de llevarla no
varía.
5. Veamos el siguiente modelo de una página para el manejo de la agenda:
6. El manejo de las agendas requiere cuidado, decisión, atención y constante revisión de los
compromisos empresariales y personales contraídos durante el desarrollo de las funciones
nuestras. De no hacerlo, se trastorna la organización del trabajo del día, se incurre en una falta
grave de consideración para con los clientes que redunda en detrimento del prestigio personal y
empresarial.
7. Todos los días, en las horas de la tarde se debe checar los compromisos que debe atender en las
primeras horas del siguiente día. En la mañana, se le organiza la agenda sobre el escritorio y se
hace énfasis en el orden de atención previamente establecido desde el día anterior.
8. Esta es una tarea de gran importancia porque los proveedores merecen que se les respete su
horariode atencióny sutiempo. Noexiste ningúnderecho que autorice a disponer del tiempo de
las personas, pues para ello se le concedió una fecha y hora determinadas.
9. Otra recomendación eslade respetarlahora asignadaa cada proveedorovisitante,puesnadamás
ofensivo para ellos ver como se saltan su turno para atender a otros que llegaron después, y
muchas veces, sin cita previa.
10. Al finalizar el día es conveniente y necesario hacer una anotación, al frente de cada cita, de las
entrevistas que se efectuaron y de las que fueron pospuestas o canceladas.
11. La agenda es anual y se lleva mes por mes y día por día. Una vez terminada, debemos guardarla
durante un tiempo prudencial, para futuras referencias.
12. El compañeroobligatoriode laagendaesel calendario. Cualquiera que sea su presentación, debe
ubicarse en un lugar visible y alcance de la mano. Se mantiene abierto el día actual y en la hoja
correspondiente se registranlasactividadesprioritariasde la fecha. Es recomendable conservar el
del año anterior también.
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NOMBRE: _______________________________________________________________________________
Ejercicio 1
Expresa desde tu punto de vista para ti que es el servicio
Ejercicio 2
Qué tipode acciones provocan que nuestros proveedores estén satisfechos en el servicio, menciona 3
EJERCICIO 3
Qué tipo de acciones provocan en nuestros proveedores estén molestos en el servicio, menciona 3
Ejercicio 4
Qué cosas son importantes cuidar mucho para dar más calidad en el servicio a nuestros proveedores
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Esquema de Atención a Proveedores
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Curso de Atención de Calidad a Proveedores

  • 1.
  • 2. CURSO HABILIDADES EN ADMINISTRACIÓN DE PROVEEDORES Curso Elaborado por Lic. Carlos Alberto Guerrero Encargado de Capacitación y Desarrollo Corporativo 1 1.- OBJETIVO: 2.-QUIÉN ES UN PROVEEDOR: 3.-QUÉ ES EL SERVICIO: 4.-QUÉ ES UN MOMENTO DE VERDAD: 5.-QUÉ ES UN MOMENTO DE MAGIA EN EL SERVICIO 6.-QUÉ ES UN MOMENTO DE PENA EN EL SERVICIO: 7.-LOS MOMENTOS DE CONTACTO CON EL CLIENTE/ PROVEEDOR REQUIEREN CALIDAD 8.-QUÉ ES LA CALIDAD EN EL SERVICIO: 9.-FACTORES DE EVALUACIÓN DEL SERVICIO A LOS PROVEEDORES 10.-CÓDIGO DE SERVICIO DE CALIDAD A PROVEEDORES CKLASS: 11.-LOS PRINCIPIOS BÁSICOS DEL SERVICIO 12.-LAS RAZONES POR LAS CUALES LA GENTE NO DESEA SERVIR 13.-TIPOS DE SERVICIOS DE QUE EXISTEN EN LAS EMPRESAS 14.-PASOS PARA ATENDER EFECTIVAMENTE AL PROVEEDOR: 15.-CODIGO DE SERVICIO DE CALIDAD A PROVEEDORES CKLASS: 16.-QUÉ NECESITAN NUESTROS PROVEEDORES PARA RECIBIR UN SERVICIO DE CALIDAD: 17.-ATIENDE CON CALIDAD Y SERVICIO A TUS PROVEEDORES. 18.-COMUNICACIÓN EFECTIVA Y CORDIAL: 19.- HAGASENTIR AL PROVEEDOR ESPECIAL E IMPORTANTE 20.-QUÉ ESPERAN LOS PROVEEDORES DE NOSOTROS 21.- MANDAMIENTOSDE ATENCIÓNAL CLIENTE/PROVEEDOR 22.-TÉCNICAS DE ATENCIÓN. 23.-HABILIDAD PARA ESCUCHAR: 24.-LA HABILIDAD DE PREGUNTAR: 25.- EFECTIVIDAD EN MANEJO DE AGENDA Y CONTROL DE CITAS
  • 3. CURSO HABILIDADES EN ADMINISTRACIÓN DE PROVEEDORES Curso Elaborado por Lic. Carlos Alberto Guerrero Encargado de Capacitación y Desarrollo Corporativo 2 INTRODUCCIÓN: En la atencióna nuestrosproveedoresnospodemosdarcuentaque el proveedornosoloquiere unservicio efectivo, sino también desea que se le sirva con amabilidad y nos interesemos por su trabajo siendo atentos a sus propuestas y tener detalles que hagan una negociación exitosa para ellos y para Cklass. 1.- OBJETIVO: El participante conocerálosconceptosbásicosde calidad y servicio que le permitan eficientar la atención personal brindada a los proveedores y con ello determinar estrategias para contribuir a su satisfacción, para así lograr mejoras en compras y servicios de los productos. 2.-QUIÉN ES UN PROVEEDOR: 1. Es un ser humano de carne y hueso con sentimientos y emociones 2. Es una persona que trae sus propuestas y es nuestra misión atenderlo con calidad 3. Es merecedor del trato más cordial y atento que le podemos brindar. 4. Es alguien con quien compartimos proyectos de trabajo y no alguien con quien discutir o confrontar, mucho menos pelear o entrar en conflictos. 5. Es la fuente de vida de este negocio y quien nos ayuda a satisfacer las necesidades de nuestros afiliados y clientes. 6. El proveedor y el afiliado son las personas más importantes en la empresa. 7. El proveedor no depende de usted, sino que usted depende del proveedor 8. El proveedor no interrumpe su trabajo, sino que es el propósito de su trabajo 9. El proveedor no nos hace un favor al llamarlo para hacer una operación de negocios 10. El proveedor es una parte de la empresa como cualquier otro departamento 3.-QUÉ ES EL SERVICIO: 1. Servireshacer algoenfavor de otra persona. 2. El servicioescomolove el cliente,nocomolove el proveedorde dichoservicio. 3. Verificarlasatisfacciónconretroalimentación. 4. La clave del servicioesla RELACIÓN conlaspersonas. 5. El servicio se observay se siente,peroesinmaterial. 6. Son estosmomentoslosque enrealidadnospermitiránono,cumplirnuestra: M I S I Ó N. 7. Es la sensación (buena o mala) quetiene un receptor del servicio. Ejercicio 1 4.-QUÉ ES UN MOMENTO DE VERDAD EN EL SERVICIO: Es todo momentooexperienciaenel que un cliente/ proveedor entra en contacto con nuestra empresa y que da como resultado su impresión o percepción sobre la calidad de nuestro servicio 5.-QUÉ ES UN MOMENTO DE MAGIA EN EL SERVICIO: 1. Experiencia plenamente satisfactoria. 2. Capturan y convencen al cliente. 3. Generan credibilidad de la empresa
  • 4. CURSO HABILIDADES EN ADMINISTRACIÓN DE PROVEEDORES Curso Elaborado por Lic. Carlos Alberto Guerrero Encargado de Capacitación y Desarrollo Corporativo 3 6.-QUÉ ES UN MOMENTO DE PENA EN EL SERVICIO: 1. Experienciainsatisfactoria. 2. Alejanal cliente/proveedor 3. Generandescrédito de laempresa 7.-LOS MOMENTOS DE CONTACTO CON EL CLIENTE/ PROVEEDOR REQUIEREN CALIDAD 1. Atender al cliente: Identificación de las necesidades del cliente. 2. Aclarar la situación: Identificación de situaciones críticas. 3. Actuar: Satisfacer las necesidades. 4. Asegúrese de la satisfacción: Cierre del proceso Ejercicio 2 8.-QUÉ ES LA CALIDAD EN EL SERVICIO: Es el grado enel que el serviciosatisface las necesidades o requerimientos del proveedor, y en lo posible excederlos,loque implica hacer las cosas necesarias bien y a la primera, con actitud positiva y espíritu de servicio. 9.-FACTORES DE EVALUACIÓN DEL SERVICIO A LOS PROVEEDORES 1. Elementos Tangibles: apariencia de instalaciones, del personal, baños, equipos, sala de recibimiento, recepción, tiempo de espera 2. Cumplimiento de promesa: Entrega correcta y oportuna los pendientes solicitados 3. Actitud de servicio: Disposición para escuchar y resolver problemas del proveedor 4. Competencia del personal: Sí es cortés, conocimiento de la empresa y productos, si domina condiciones y políticas, si sabe del proceso de compra 5. Empatía: Facilidad de contacto, comunicación, y necesidades del proveedor Dedicamos el 75% de nuestra vida adulta a actividades relacionadas con el trabajo. Si dedicamos tanto tiempo a trabajar deberíamos motivarnos y llenarnos de energía. A todo mundo le gusta trabajar en un ambiente relajado, lleno de alegría y energía y donde se sientan valorados.
  • 5. CURSO HABILIDADES EN ADMINISTRACIÓN DE PROVEEDORES Curso Elaborado por Lic. Carlos Alberto Guerrero Encargado de Capacitación y Desarrollo Corporativo 4 10.-CÓDIGO DE SERVICIO DE CALIDAD A PROVEEDORES CKLASS: 1. Atiende con calidad y servicio a tus proveedores 2. Comunicación efectiva y cordial 3. Haga sentir al proveedor especial. 4. Sea natural no sea falso ni mecánico. 5. Efectividad en manejo de agenda y control de citas. 6. Sea el aliado de su Proveedor 7. Piense, use su sentido común. 8. Algunas veces ajuste las reglas, no sea tan cuadrado pero tampoco tan permisivo 9. Haga que todos los detalles cuenten. 10. Manténgase atento a los imprevistos 11.-LOS PRINCIPIOS BÁSICOS DEL SERVICIO 1. Deseos de servir 2. Aprecio por el ser humano 3. Orientación al logro 4. Responsabilidad 5. Conocimientos 6. Determinación 7. Disciplina 8. Orden 9. Trate a cada proveedor como una persona importante, sin favoritismo 10. No haga comentarios que lo hagan sentir mal o avergonzado 11. Evite comentarios que lo hagan sentir agredido. 12. Cuando su proveedor cometa un error, disminuya su incomodidad con algún comentario que aligere la situación
  • 6. CURSO HABILIDADES EN ADMINISTRACIÓN DE PROVEEDORES Curso Elaborado por Lic. Carlos Alberto Guerrero Encargado de Capacitación y Desarrollo Corporativo 5 12.-LAS RAZONES POR LAS CUALES LA GENTE NO DESEA SERVIR 1. Apatía 2. Desaire 3. Por falta de educación 4. Desinterés 5. Descortesía 6. Ignorancia 7. No responder con prontitud 8. Frialdad 9. Pocos deseos de agradar 10. No ir más allá de las necesidades del cliente/ proveedor Ejercicio 3 13.-TIPOS DE SERVICIOS DE QUE EXISTEN EN LAS EMPRESAS 1."Somos incompetentes y no nos importa ser antipáticos" 2. "Lo hacemos mal pero somos encantadores" 3. "Somos muy eficientes pero muy antipáticos" 4. "Hacemos nuestro trabajo con la máxima calidad" 14.-PASOS PARA ATENDER EFECTIVAMENTE AL PROVEEDOR: 1. Saludaral proveedorconcortesíay respeto 2. Teneruna sonrisaamistosa yuna aparienciaagradable. 3. En lo posible,llamaral proveedorpor su nombre. 4. No haceresperaral proveedorenrecepción,hayque llevaruna agenda. 5. Utilizapreguntasabiertasparaconocerlas necesidadesdel proveedor. 6. Es importante darsolucionesal proveedor,noposponerlosacuerdos. 7. Dar un trato justoy sinprivilegios,noolvidarque esunanegociación 8. Busca la calidadante todo,de parte de Cklassyde parte del proveedor. 9. El lenguaje corporal debe denotarrespeto,atencióne interés 10. Cierratus negociacionesconéxitonoporpresionarlose incrementalacalidad. 15.-CODIGO DE SERVICIO DE CALIDAD A PROVEEDORES CKLASS: 11. Atiende con calidad y servicio a tus proveedores 12. Comunicación efectiva y cordial 13. Haga sentir al proveedor especial. 14. Sea natural no sea falso ni mecánico. 15. Efectividad en manejo de agenda y control de citas. 16. Sea el agente de su cliente. 17. Piense, use su sentido común. 18. Algunas veces ajuste las reglas. 19. Haga que los últimos 30 segundos cuenten. 20. Manténgase en forma, cuide bien su persona. PONERSE EN EL LUGAR DEL PROVEEDOR
  • 7. CURSO HABILIDADES EN ADMINISTRACIÓN DE PROVEEDORES Curso Elaborado por Lic. Carlos Alberto Guerrero Encargado de Capacitación y Desarrollo Corporativo 6 Ejercicio 4 16.-QUÉ NECESITAN NUESTROS PROVEEDORES PARA RECIBIR UN SERVICIO DE CALIDAD: 1. No debemos caer en los malos hábitos. 2. Satisfacer en servicio a nuestros proveedores. 3. La mejora en los tiempos de respuesta del proveedor en acuerdos de calidad 4. Entender las necesidades básicas de los proveedores: 5. Necesidad de ser comprendido: interpretar bien lo que el proveedor desea. 6. Necesidad de ser bien recibido: no recibir al proveedor como extraño y de mal modo. 7. Necesidadde sentirse importante:el egoylaautoestimasonpoderosasnecesidadeshumanas.Hay que dar un trato digno y respetuoso a nuestros proveedores 8. Necesidadde comodidad:laspersonasnecesitanarmoníaycomodidadfísica(lugar donde esperar, sanitarios aseados, oficinas limpias y ordenadas, etc.) y psicológica (seguridad y confianza). 9. Necesidadde sentirse atendido:que nolosdejesenrecepción,que atiendas sus llamadas, que les notifiques cosas importantes, que atiendas sus peticiones, que los escuches, que le des la importancia a sus puntos de vista. 10. Necesidad de sentirse parte de Cklass: no son extraños, ni ajenos, en la medida que los hagamos sentirparte de nosotrosenesa mismamedida tendremos mayor compromiso hacia Cklass y entre más distantes e indiferentes seamos menos alianzas solidad formaremos. 17.-ATIENDE CON CALIDAD Y SERVICIO A TUS PROVEEDORES. Hacer sentir importante a nuestros proveedores es calidad, desde ‘’la bienvenida’’ hasta la “despedida” Confianza: Es necesario crear un ambiente de confianza cuando se está atendiendo al proveedor, mostrandointerésendarle unbuenservicioysatisfacersusnecesidades. Paraestoes necesarioseguir las siguientes indicaciones: 1. Hable directo al proveedor y mirándole el rostro. 2. Cuando se dirija hacia él háblele de usted. 3. Muéstrese humano y sensible. 4. Sea simple, evite tecnicismos, siglas que no sean comprensibles, y explicaciones complejas. 5. No interrumpa, deje que el proveedor hable y se exprese. 6. Escuche con cuidado, no se distraiga. 7. Tome notas, si fuese necesario.
  • 8. CURSO HABILIDADES EN ADMINISTRACIÓN DE PROVEEDORES Curso Elaborado por Lic. Carlos Alberto Guerrero Encargado de Capacitación y Desarrollo Corporativo 7 8. Respiración:respireenformanatural,contranquilidad. Aprendaarespirarprofundo y elimine la ansiedad. 9. Sonría: una sonrisa transmite confianza. 10. Sencillez y brevedad: hable con términos y vocablos simples. Hable lo necesario. 11. Orden: hable ordenadamente, tenga un principio, un desarrollo y un final. 12. Convicción: su actitud corporal y tono de voz deben ser convincentes. 18.-COMUNICACIÓN EFECTIVA Y CORDIAL: Es el significadode ponerapruebael servicio. La comunicación no verbal es conocida como lenguaje corporal, a continuación se mencionan los principales elementos: 1. Naturalidad: actúe con naturalidad, sin poses extrañas o que hagan sentir mal al usuario. 2. Contacto visual: mire al rostro. Vea a los ojos. Esto revela decisión, sinceridad y valentía. 3. Labios:no se losmuerda,ni se loshumedezcaconlalengua,sonmuestrasde timidez, inseguridad, tensión,titubeoe indecisión.Mantengalabocacerrada, amboslabiosunidos. Esto denota calma y seguridad en sí mismo, en cambio, la boca abierta, la mandíbula caída, sugieren nerviosismo, asombro y sorpresa. 4. Forma de sentarse: no cruce las piernas, mantenga ambos pies sobre el piso, las manos sobre las rodillas o escritorio e inclínese ligeramente hacia delante. Esto sugiere seguridad en sí mismo. Mantenerlaspiernascruzadasy balancearuna de ellassugiere nerviosismooimpaciencia,timidez, temor. Evite los movimientos constantes y abruptos: éstos denotan intranquilidad e inquietud. 5. La voz: la voz dice mucho de la personalidad, utilice un tono moderado y uniforme, sin titubear. Esto demuestra seguridad en sí mismo. Una voz vacilante es sinónimo de inseguridad y timidez. Generalmente revela que la persona no domina el tema sobre el cual está hablando. Un tono moderadoyuniforme,audible entodomomento,revelaseguridadydominiode loexpresado. Con ello se logra más impacto y firmeza. Un tono bajo sugiere timidez. Poca capacidad de decisión, inseguridad. Un tono alto demuestra agresividad, poca educación y rudeza. 6. Las manos: contrólelas en todo momento. Mantenga sus manos visibles, ocultarlas debajo de las piernas, detrás de un bolso, entre la bolsa o dentro del saco, sugiere timidez, falsedad y temor. La comunicación verbal: es conocida como lenguaje oral, debe ser con voz clara y frases bien dichas, con energía y amabilidad. A continuación ponemos un listado de todas frases que debemos evitar para te autoanalices y evalúes: Estas frasessontomadascomo ejemploparaevitarlasante losproveedores: 1. ¿Entiende? –Connota que el proveedor es poco inteligente-. 2. ¿Pero es que no ha leído las políticas, Señor? 3. ¿Y qué esperaba? 4. A mí no me pregunte por qué. Eso es lo que dice el reglamento. 5. Creo que anda en el baño o tomando café.( cuando pregunten por alguien) 6. Estaba ocupada resolviendo un asunto importante. 7. Es que le marco nunca contesta. 8. ¡Es que tenemos cada proveedor!. 9. Es que yo no me encargo de eso. Lo siento. 10. Eso era antes. Ahora lo hacemos diferente. 11. Eso nada tiene que ver conmigo. Es en otro departamento
  • 9. CURSO HABILIDADES EN ADMINISTRACIÓN DE PROVEEDORES Curso Elaborado por Lic. Carlos Alberto Guerrero Encargado de Capacitación y Desarrollo Corporativo 8 12. Espere un momento. Tengo una llamada. El cliente presencial, es primero que el teléfono. 13. Estoy muy ocupado en este momento, cuando pueda lo atenderé 14. Explíquese bien, porque no lo entiendo. 15. Mire señor, mejor vuelva cuando tenga todo listo. 16. No sea impaciente, por favor. 17. No tengo idea, mejor pregúntele a otra compañera. 18. Perdone, pero si no me explica cómo se debe, yo no puedo atenderlo. 19. Pero, ¿no leyó los correos? 20. Debió fijarse en eso antes de hacer la producción, por que no entiende. 19.- HAGASENTIR AL PROVEEDOR ESPECIAL E IMPORTANTE Al Recibir al cliente/ proveedor damos una primera impresión que el proveedor tomara de ti y de la empresa según como lo tratemos y le apoyemos. Hay gente que te carga de energía y gente que te chupa energía (incluso sin abrir la boca). Gente estimulante y gente tóxica. Se ante el proveedor y ante toda persona alguien ecuánime, prudente, y haz sentir al proveedor muy especial Analiza estos comentarios que representan el sentir al de algunos proveedores y en lo posible trata de erradicarlos y sobre todo evita estas prácticas: 1. Vengotodoslosdías y ni siquierase sabenmi nombre. 2. Me preguntanlomismo dosy tres veces. 3. No admitensuserrores. 4. Discutenconmigoaunsiendoelloslosque estánequivocados 5. No visten profesionalmente. 6. No me dan razones, ni explicaciones cuando hacen las cosas mal. 7. Nunca preguntan mi opinión de cómo pueden mejorar el servicio. 8. Culpan a otros cuando fue error suyo. 9. No me miran a los ojos. 10. Dan instrucciones sin brindar explicaciones. 11. No me escuchan{ 12. No contestan mis preguntas. 13. No les importo, parece que les molesto. 14. Me hacen sentir como si yo no supiera nada. 15. Me tratan de manera robotizada. 16. Me atienden con prisa 17. Pareciera que les hago un favor. Para hacer sentirbienalosproveedoresydarlesunbuenserviciose sugiere losiguiente: 1. Ajuste su personalidad al tipo de personas. 2. Atienda las críticas e inconformidades, con respeto y sin alterarse 3. Cuando atienda a alguien no se muestre somnoliento(a) ni aburrido(a) 4. Dé las gracias cada vez que pueda y con sinceridad. 5. De nada sirven sonrisas o cortesía si su servicio no es lo que el proveedor desea y espera. 6. Demuestre credibilidad, cumpla lo que promete. 7. Demuestre siempre ganas de ayudar. 8. Es muy mala costumbre fijar la mirada en las personas que pasan. 9. Escuche activamente. 10. Establezca empatía (póngase en los zapatos de la otra persona).
  • 10. CURSO HABILIDADES EN ADMINISTRACIÓN DE PROVEEDORES Curso Elaborado por Lic. Carlos Alberto Guerrero Encargado de Capacitación y Desarrollo Corporativo 9 11. Esté consciente de su estado de ánimo. 12. Evite la arrogancia y mantenga su mente abierta. 13. Hable en tono adecuado. 14. Haga comparaciones positivas. 15. Haga sentir a las personas que las está esperando que son sus invitados. 16. Las personas valoran el tacto y la discreción. 17. Maneje las preguntas conforme se presenten. 18. Mantenga un alto grado de formalidad y una apariencia impecable. 19. Masticar goma de mascar, tomar agua en botella o ingerir cualquier otro alimento frente a un proveedor es de muy mal gusto. 20. Muéstrese amigable pero no sea confianzuda o exagerada. 21. Muéstrese entusiasta con lo que hace y dice. 22. No demuestre perturbación cuando esté esperando. 23. No llame a nadie silbándole, o gritándole su nombre 24. No trate de adivinar qué quieren otras personas, pregúnteles, hágalo con cortesía. 25. Nunca insulte la inteligencia de sus proveedores. 26. Prometa menos, dé más. 27. Proyecte sinceridad. 28. Utilice el nombre del usuario en algún momento durante la atención. 29. Haga sentir al proveedor que está en un ambiente agradable. 30. Establezca contacto visual. Mírelo a los ojos. 31. Despídase con una sonrisa y una frase de cortesía. 32. Si es interrumpido cuando atiende a un proveedor, ofrezca una disculpa. Si el teléfono suena, pídale al usuario permiso para contestarle. 20.-QUÉ ESPERAN LOS PROVEEDORES DE NOSOTROS 1. Consistencia ennuestrosprocedimientos 2. Cortesíaen nuestrotrato 3. Honestidad 4. Dependencia 5. Información 6. Soluciones 7. Toque Personal 8. Rapidez 21.- MANDAMIENTOSDE ATENCIÓNAL CLIENTE/PROVEEDOR 1. El cliente porencimade todo 2. No haynada imposiblecuandose quiere 3. Cumple todoloque prometas 4. Darle al cliente másde loque espera 5. La buenaatenciónmarcala diferencia 6. Fallarenun puntosignificafallarentodo 7. Empleadoinsatisfecho,generaclientesinsatisfechos. 8. El juiciosobre lacalidaddel serviciolohace el cliente. 9. Por muybuenoque seaun serviciosiempre se puede mejorar 10. Cuandose trata de satisfaceral cliente todossomosunequipo.
  • 11. CURSO HABILIDADES EN ADMINISTRACIÓN DE PROVEEDORES Curso Elaborado por Lic. Carlos Alberto Guerrero Encargado de Capacitación y Desarrollo Corporativo 10 22.-TÉCNICAS DE ATENCIÓN. 1. Cortesía:El cliente deseasiempre serbienrecibido,sentirseimportanteyque percibaque unole es útil. 2. Atenciónrápida:A nadie le agradaesperaro sentirque se loignora.Si llegauncliente yestamos ocupados,dirigirse aél enformasonriente ydecirle:"Estaré conustedenunmomento". 3. Confiabilidad:Loscliente quierenque suexperienciade comprasealomenosriesgosaposible. Esperanque si se lesha prometidoalgo,estose cumpla. 4. Atenciónpersonal:Nosagraday nos hace sentirimportanteslaatenciónpersonalizada.Unaforma de personalizarel servicioesllamaral cliente porsunombre. 5. Personal bieninformado:El clienteesperarecibirde losempleadosencargadosde brindarun servicio,unainformacióncompletaysegurarespectode losproductosque venden. 6. Simpatía:El trato comercial conel cliente nodebe serfríoy distante,sinoporel contrario responderasus necesidadesconentusiasmoycordialidad. 23.-HABILIDAD PARA ESCUCHAR: 1. Hay que escucharlos hechosylos sentimientos Es necesarioinvolucrarseactivamente enlaconversación. 2. Comprenderloque estádiciendoel cliente,ycongestosypalabrastransmitirle que comprendela situaciónyofrecerlassolucionesque estándentrodel compromiso 3. Hay que esperarque termine de hablarantesde formularlarespuesta 4. Se debe evitarinterrumpirycontestarapresuradamente. 5. No hayque perderni una palabrade loque el cliente tieneparadecirnos. 6. No se debe prejuzgar."Lasaparienciasengañan". 24.-LA HABILIDAD DE PREGUNTAR: Las preguntasABIERTASsirvenpara: 1. Establecernecesidades 2. Definirproblemas 3. Comprenderpedidos 4. Obtenermásinformación Las preguntasCERRADASsirvenpara: 1. Clarificarloque se ha dicho 2. Hacer que el cliente preste suconformidad 3. Resumirunaconversaciónoconfirmarunpedido 25.- EFECTIVIDAD EN MANEJO DE AGENDA Y CONTROL DE CITAS Manejo De La Agenda y Control De Citas 1. Dentrode las actividadesde losprofesionalesdeláreaadministrativa, se destaca el manejo de las agendas, herramientas de trabajo para organizar todo lo relacionado con las citas de los proveedores en este caso.
  • 12. CURSO HABILIDADES EN ADMINISTRACIÓN DE PROVEEDORES Curso Elaborado por Lic. Carlos Alberto Guerrero Encargado de Capacitación y Desarrollo Corporativo 11 2. Eso significaque esnecesariotenerunestrictocontrol de los proveedores visitantes que acuden a la oficina en demanda de atención. Debe existir un control y un orden 3. Hasta hace algunos años sólo existía la agenda tradicional, cuya presentación es ampliamente conocida por todos. 4. Actualmente, gracias al avance de la tecnología, existen agendas electrónicas de bolsillo y computarizadas, inclusive existe ya la agenda electrónica acompañada de su respectivo lápiz igualmente electrónica.Cualquieraque seasu presentación, en su esencia, la forma de llevarla no varía. 5. Veamos el siguiente modelo de una página para el manejo de la agenda: 6. El manejo de las agendas requiere cuidado, decisión, atención y constante revisión de los compromisos empresariales y personales contraídos durante el desarrollo de las funciones nuestras. De no hacerlo, se trastorna la organización del trabajo del día, se incurre en una falta grave de consideración para con los clientes que redunda en detrimento del prestigio personal y empresarial. 7. Todos los días, en las horas de la tarde se debe checar los compromisos que debe atender en las primeras horas del siguiente día. En la mañana, se le organiza la agenda sobre el escritorio y se hace énfasis en el orden de atención previamente establecido desde el día anterior. 8. Esta es una tarea de gran importancia porque los proveedores merecen que se les respete su horariode atencióny sutiempo. Noexiste ningúnderecho que autorice a disponer del tiempo de las personas, pues para ello se le concedió una fecha y hora determinadas. 9. Otra recomendación eslade respetarlahora asignadaa cada proveedorovisitante,puesnadamás ofensivo para ellos ver como se saltan su turno para atender a otros que llegaron después, y muchas veces, sin cita previa. 10. Al finalizar el día es conveniente y necesario hacer una anotación, al frente de cada cita, de las entrevistas que se efectuaron y de las que fueron pospuestas o canceladas. 11. La agenda es anual y se lleva mes por mes y día por día. Una vez terminada, debemos guardarla durante un tiempo prudencial, para futuras referencias. 12. El compañeroobligatoriode laagendaesel calendario. Cualquiera que sea su presentación, debe ubicarse en un lugar visible y alcance de la mano. Se mantiene abierto el día actual y en la hoja correspondiente se registranlasactividadesprioritariasde la fecha. Es recomendable conservar el del año anterior también.
  • 13. CURSO HABILIDADES EN ADMINISTRACIÓN DE PROVEEDORES Curso Elaborado por Lic. Carlos Alberto Guerrero Encargado de Capacitación y Desarrollo Corporativo 12 NOMBRE: _______________________________________________________________________________ Ejercicio 1 Expresa desde tu punto de vista para ti que es el servicio Ejercicio 2 Qué tipode acciones provocan que nuestros proveedores estén satisfechos en el servicio, menciona 3 EJERCICIO 3 Qué tipo de acciones provocan en nuestros proveedores estén molestos en el servicio, menciona 3 Ejercicio 4 Qué cosas son importantes cuidar mucho para dar más calidad en el servicio a nuestros proveedores
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  • 15. CURSO HABILIDADES EN ADMINISTRACIÓN DE PROVEEDORES Curso Elaborado por Lic. Carlos Alberto Guerrero Encargado de Capacitación y Desarrollo Corporativo 14 Esquema de Atención a Proveedores
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