La Asamblea Constituyente de Ecuador implementó un sistema de gestión documental con Alfresco para resolver problemas como el traspapeleo y duplicidad de documentos que surgían debido al alto flujo de documentos. El sistema permitió gestionar de forma organizada los documentos digitalizados relacionados con la nueva constitución. El proceso de implementación duró cinco meses y trajo beneficios como la inmediata localización de documentos y eliminación de documentos duplicados.

1. Caso de Éxito
Asamblea Constituyente
Implementación de Sistema de Gestión Documental con Alfresco
Situación Inicial:
La Asamblea Constituyente del Ecuador es el organismo que tiene como
función reformar y redactar la nueva constitución.
En vista del alto flujo de documentos que ingresan y se generan en la
Asamblea, los principales problemas que se presentaban eran el traspapeleo y
extravío de documentos, duplicidad de documentos, manejo simultáneo de
múltiples versiones de un mismo documento, etc.
Solución Propuesta:
El objetivo de la solución propuesta es proveer una solución que permita
gestionar de forma organizada los documentos digitalizados con el fin de
controlar el ciclo de vida de la constitución (desde la recepción de propuestas,
discusión en mesa y pleno), así como los documentos de todo tipo que han
sido generados al interior de la Asamblea o han sido enviados por entes
externos.
El proceso de implementación duro aproximadamente cinco meses.
Beneficios:
Los beneficios obtenidos después de realizar la implementación del sistema de
gestión documental se traduce en:
• Inmediata localización de documentos
• Búsqueda precisa de los documentos por contenido o nombre.
• Drástico recorte del espacio de almacenamiento y reaprovechamiento
del mismo.
• Eliminación de los documentos duplicados.
• Total control y seguridad de acceso y alteración de documentos.
• No existen documentos extraviados y perdidos.
• Mejora de la calidad y el servicio ofrecido.
Tecnología Utilizada:
• Sistema Operativo: RedHat Linux 5
• Servidor de Aplicaciones: JBoss
• Base de Datos: MySql
• Gestor de Documentos: Alfresco 2.1

2. Grafico del proceso