identificacion unidades cons. archivo

1. DOCUMENTO DE APOYO ARCHIVO DE GESTIÓN
Documento generado por la
misma oficina o por otras
oficinas o instituciones, que no
hace parte de sus series
documentales pero es de
utilidad para el cumplimiento
de sus funciones. (Acuerdo 027 de
2006) Ejm. Normatividad, copias
contratos contratistas, comunicaciones
internas, etc.)
Organización . Índice

2. Grupo de Correspondencia y
Archivo
ORGANIZACIÓN ARCHIVOS
DE GESTIÓN AGN

3. Toma la TRD correspondiente a tu oficina e identifica las series y subseries documentales
que se producen.
Identificación de series y subseries
3

4. Utiliza una lámina de cartón cartulina y elabora separadores de un grosor de
aproximado de 2mm. Escribe en el borde superior centrado, utilizando mayúscula
sostenida, el código y el nombre de la respectiva serie.
34 c.m. Ancho
27 c.m. Alto
Elaboración separadores series
4

5. Utilizando una cartulina con las mismas medidas para la guía de las series, escribe en el
borde superior – derecho, utilizando mayúscula inicial, el código y el nombre de la
subserie.
34 c.m. Ancho
27 c.m. Alto
Elaboración guías separadores
subseries
5

6. Ubica en la gavetas los separadores de las series y las subseries en el orden establecido
en la TRD.
Ubicación de los separadores en
las gavetas
6

7. Elabora los marbetes de las carpetas colgantes con los siguientes datos: código y nombre
de la serie y/o subserie documental y el año de producción.
Elaboración marbetes de las
carpetas colgantes
7
302.05.04 Informe de Actividades 2010

8. Diligencia los datos del rótulo ubicado en la parte superior izquierda de las carpetas.
Rótulo identificación de carpetas
8
1
GRUPO DE CORRESPONDENCIA Y ARCHIVO
302.05.04
Informe de Actividades
2010-02-03
Anexo: 1 CD Plan de Acción 2010

9. Ubica las carpetas detrás de los separadores de series y subseries y en orden
ascendente de acuerdo al año de producción documental.
Ubicación física de carpetas
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10. Ordena los documentos en las carpetas de acuerdo al orden original. El documento más
antiguo debe ser el primero al abrir la carpeta y el más reciente el último del total de
documentos.
Ordenación de tipos documentales
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11.  Enumera los documentos de manera consecutiva en la esquina superior derecha, en
el mismo sentido del texto del documento utilizando lápiz de mina negra tipo HB.
 Escribe los números de manera legible y sin enmendaduras.
 No debes foliar pastas, guardas, ni hojas en blanco.
 Enumera los anexos impresos (folletos, revistas) como un solo folio.
 En lo posible realiza la foliación a medida que se producen los documentos.
Todos los actos públicos son
supervisados por el jefe inmediato, de
manera, que se tenga un control sobre
los mismos.
Foliación
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12. Identifica las gavetas con el contenido de las mismas, colocando un rótulo en la parte
superior derecha con el código y nombre de las series, subseries y expedientes.
Identificación de las gavetas
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13. 1. Selecciona los expedientes de las series y subseries documentales que según la
TRD debes transferir.
2. Efectúa el proceso de selección natural retirando impresos o publicaciones
periódicas, formatos, hojas en blanco, borradores, copias y fotocopias de leyes y
decretos que no formen parte integral del expediente.
3. Retira los ganchos de cosedora u otros abrasivos
4. Verifica la ordenación de los documentos (orden original) y la foliación.
Verifica la fecha programada para tú transferencia documental y ten presente los
siguientes pasos:
Transferencias al Archivo Central
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14. 5. Ordena los expedientes por años y luego de acuerdo al código de las series
y subseries en forma ascendente.
6. Completa el diligenciamiento del rótulo de identificación de las carpetas y
enumera de 1 hasta (n) de acuerdo a la cantidad de carpetas a transferir.
7. Diligencia el Formato Único de Inventario Documental FUID (AA-302-FR-
017) en original y copia.
8. Entrega al Archivo Central el FUID original junto con memorando dirigido al
Coordinador del GCA y la documentación a transferir.
Transferencias al Archivo Central
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15. • No perforar, subrayar, aplicar resaltador, ni escribir
sobre los documentos.
• Evitar el uso de ganchos de cosedoras.
• Utilizar ganchos de clip plásticos para sujetar los
documentos.
• No manipular documentos cuando estés consumiendo
bebidas o alimentos.
• No utilizar cintas adhesivas para enmendar rasgaduras
en los documentos.
• Cambiar las unidades de conservación (carpetas, cajas,
etc.) cuando estén deterioradas.
• Mantener aseado el mobiliario y los documentos.
Conservación documental
RECUERDA:
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16. PRODUCCIÓN DOCUMENTAL
Uso formato 003 Oficio
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- CODIGO DE LA DEPENDENCIA: Anotar el
Código de la dependencia productora del
documento. Ejemplo: 302
NOTA: Para los asuntos relacionados con Convenios
Interadministrativos y Contratos, deben ser
referenciados con el Código 301 del Grupo de
Asuntos Jurídicos.
Recuerda diligenciar correctamente los siguientes campos:

17. PRODUCCIÓN DOCUMENTAL
Uso formato 003 Oficio
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- Anotar el número del radicado bajo el cual se realizó la solicitud y se está
emitiendo respuesta. Colocar. Ejemplo: 302- Rad.1345/10
- DESTINATARIO: Registrar los datos correctos de: Titulo, Nombre y
Apellidos, Cargo, Entidad, Dirección, Fax o Correo electrónico, Ciudad.
- IDENTIFICACIÓN DEL ASUNTO: Hace referencia al tema central de la
comunicación.

18. PRODUCCIÓN DOCUMENTAL
Uso formato 003 Oficio
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Anexos: Relacionar el número de folios o el tipo de anexos por ejemplo: Cartilla,
manual, fólder, anillado, CD-ROM.
Copia: Relacionar Nombre, Cargo, entidad de quien se quiere allegar copia de la
comunicación. Cuando la comunicación se envía con copias a varios destinatarios se
debe tener en cuenta: (c.c. Nombre-Cargo-Entidad).
Proyectó: Nombre, cargo, dependencia que proyecta el documento. Nombre-
dependencia (funcionario que lo redactó)
Elaboró: Nombre, cargo, dependencia que elabora el documento. Nombre-dependencia
( funcionario que lo elaboró)
Revisó: Nombre, cargo, dependencia. Nombre-dependencia (funcionario que lo revisó)
Archivado en: Código, Dependencia y Serie documental donde reposará el documento.
Nombre-dependencia y identificación de la serie documental.

19. PRODUCCIÓN DOCUMENTAL
Modalidad de envio
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La producción documental se realizará de acuerdo a la modalidad de envío: