Reporte de tesorería. gestión 2012 2013. distrito 34. agrega valor.

México, D.F. a 21 de Octubre de 2013

Juan Carlos Camacho Ruiz, DTM
Gobernador de Distrito, 2012-2013
Distrito 34, Región 10
EMAIL: jccamacho@pplcons.com

Consejo del Distrito 34. (2013-2014)
(Oficiales del Distrito, Gobernadores de División, Gobernadores de Área, Presidentes y VP
Educativos)
Comité Ejecutivo del Distrito. Gestión 2012-2013
Socios Toastmasters.
Como resultado del proceso de Auditoría llevado a cabo por Romeo Amauri López Calderón y
su equipo, se generó un acta con observaciones al ejercicio del presupuesto 2012-2013. En este
documento daré respuesta a cada una de las aclaraciones generando un contexto más amplio
con el objetivo de proporcionar mayor claridad.
Iré relacionando cada uno de los segmentos del acta y enseguida los comentarios
respectivos:
En
la
ciudad
de
Morelia,
Michoacán
siendo
las
veinte
horas
del
día
veintiocho
de
agosto
de
dos
mil
trece,
los

C.C.
José
Luis
Villagómez
Chávez,
Alfredo
Díaz
Acuña
y
Romeo
Amauri
López
Calderón,
integrantes
del
club

Toastmasters
Morelia,
y
del
Comité
de
Auditoría
del
Distrito
34
de
la
organización
Toastmasters

Internacional,
se
reunieron
en
las
instalaciones
del
club
Morelia,
ubicadas
en
la
calle
de
García
Obeso

número
setenta
altos
del
Centro
Histórico,
a
efecto
de
llevar
a
cabo
la
revisión
general
y
particular
de
los

documentos
comprobatorios,
anexos
que
conforman
el
reporte
y
el
ejercicio
de
la
auditoría
del
periodo

administrativo
del
primero
de
julio
de
dos
mil
doce,
al
treinta
de
junio
de
dos
mil
trece,
consistentes
en
los

siguientes,

H
E
C
H
O
S

Distrito 34 • Donde se Hacen los Líderes
Patricio Sanz 33. PH 3 • Colonia del Valle, México, DF CP 03100 • TEL: (55) 56 82 72 26 • CEL: 5529 552650 •
www.tmdistrito34.org

1

PRIMERO.
Se
revisó
de
manera
general
la
información
enviada
por
la
Tesorera
del
Distrito
34,
Leticia

Martínez,
consistente
en
el
reporte
de
Recursos
Disponibles,
y
el
comparativo
del
presupuesto
ejercido

contra
el
programado.

SEGUNDO.
Después
de
haber
realizado
la
revisión
correspondiente
los
integrantes
del
Comité
de
Auditoría

determinaron
solicitar
mayor
información
en
las
partidas
presupuestales
de
los
conceptos
siguientes:
7086-‐
000000
Miscellanous
Expenses;
7010-‐000000
Awards
Expense;
el
total
de
la
partida
Total
Education
&

Training
Expense;
7058-‐000000
Lodging
Expense;
7066-‐000000
Transportation-‐
Rail
Expense
estos
dos

últimos
con
cargo
al
District
Governor;
7066-‐000000
Transportation-‐
Rail
Expense
con
cargo
a
Total
LGET;

apartado
total
de
Total
Treasurer;
apartado
total
de
Total
Secretary;
7068-‐000000
Transportation
Other

Expense;
apartado
total
de
Total
Travel
Expense
y
7070-‐000000
de
Bank
charges
&credit
card
fee
Expense,

información
que
fue
proporcionada
posterior
a
su
solicitud
vía
electrónica.

TERCERA.
El
Comité
de
Auditoría,
recibió
y
revisó
la
información
proporcionada,
para
ello
contó
con
estados

bancarios
del
mes
de
julio
de
2012
al
mes
de
junio
de
2013,
y
actas
de
las
diferentes
sesiones
del
Comité
del

Distrito
34,
siendo
útiles
solamente
en
las
que
estaba
involucrada
la
Tesorería
del
mismo.

CUARTO.
Después
de
haber
analizado
la
información
pertinente
se
arrojan
las
siguientes

C
O
N
C
L
U
S
I
O
N
E
S

1. El
estado
del
ejercicio
presupuestal
inicial
programado
fue
por
la
cantidad
de
$1´724,639.02
(UN
MILLÓN

SETECIENTOS
VEINTICUATRO
MIL
SEISCIENTOS
TREINTA
Y
NUEVE
PESOS
02/100
M.N.),
mismo
que

solamente
fue
ejercido
por
la
cantidad
de
$1´523,072.57
(UN
MILLÓN
QUINIENTOS
VEINTITRÉS
MIL

SETENTA
Y
DOS
PESOS
57/100
M.N.).

2. De
lo
anterior,
se
aprecia
de
manera
general
que
no
hubo
excedente
en
el
ejercicio
del
presupuesto,

estando
en
saldos
un
remanente
por
la
cantidad
de
$201,566.45
(DOSCIENTOS
UN
MIL
PESOS

QUINIENTOS
SESENTA
Y
SEIS
PESOS
45/100
M.N.)

Aclaración:
Por cada dólar que los socios pagan por concepto de renovaciones de membresía, la sede
genera una Reserva del 25% para el Distrito. Cada mes se genera el “District Reserve Statement”
mismo que se hace llegar al TRIO. Es a partir de esa reserva que el Gobernador de Distrito puede
solicitar transferencias a la cuenta del Distrito con base en el presupuesto realizado.
Entre el 1 de julio de 2012 y el 30 de junio de 2013 se generó en esa reserva la cantidad de
$64,690.00 dólares, lo que a un tipo de cambio promedio de 13 pesos arroja la cantidad de
$840,976.50
Es importante señalar que en el mes de Junio de 2013 se generaron $3942.00 dólares. Esta
cantidad es informada a mediados de Julio de 2013 por lo que si bien, forma parte del ingreso de la
gestión 2012-2013, se ejerce por la gestión 2013-2014 con indicaciones precisas.
Existía la “leyenda urbana” que indicaba que un Gobernador de Distrito requería de un fondo

2

personal de al menos 100,000 pesos para hacer frente a los gastos iniciales de su gestión, tales
como la capacitación de oficiales. Esto no pasa de ser una “leyenda”, pues desde el día 1 de julio el
Gobernador de Distrito puede solicitar la Reserva que se prepara para él a lo largo de toda la gestión.
Ese monto es un 25% del total de los ingresos generados por el año previo ya cerrado en sus
cuentas, es decir, de la gestión de 2 años antes. Nosotros tuvimos al inicio de la gestión la cantidad
de $14, 386.30 dólares y dejamos a la gestión actual $ 15,548.00 dólares más el saldo de Junio por
$ 3942. dólares, es decir, un importe total del que se puso disponer el 1 de julio por $19,490.01. Con
esa cantidad la nueva gestión cuenta con fondos suficientes para hacer frente a sus
responsabilidades iniciales así como con recursos para cumplir las obligaciones que le señala la
gestión anterior.
El documento donde se encuentran estos datos es el siguiente:


3

Procederé a explicar cómo se integran los números del District Reserve Statement:
Membership Revenue:
Month to Date: Son los ingresos que se recibieron en ese mes por el 25% de las renovaciones de
socios
Product Orders: Son las comisiones que la sede carga, ejemplo $25.00 dólares por una transferencia

4

así como las compras de materiales educativos, reconocimientos, pines que fabrica la sede
Checks and Wires: Son las transferencias realizadas por la sede al Distrito
Cada monto tiene el monto del mes y el acumulado del año.
Balance as of. Es el saldo que estuvo disponible desde el 1 de julio de 2013, que se integra con la
Reserva del Distrito y nuestro remanente de Junio 2013, que hasta el día de hoy está pendiente por
ejercerse en alrededor de $2,000 dólares por el equipo de Fernando Zamora. Ese dinero se
destinará a compra de banderines, pines y trofeos de Gobernadores de Área, División del Año y
Toastmaster del Año.
Cada año la sede internacional realiza una planeación de ingreso, con base en los montos recibidos
en el año anterior más un crecimiento histórico. Al inicio de gestión se entrega un documento con ese
“Forecast” que se toma como base para la elaboración del presupuesto, pero al final son datos
hipotéticos que se van actualizando por las campañas de membresía, la creación de nuevos clubes y
las renovaciones.
En la siguiente hoja podrán encontrar:

1. Forecast. Planeación de Ingreso
2. Desgloce de ingresos reales


5


6

Cabe señalar que el Ingreso Estimado para la Gestión 2011-2012 era de $ 667,340.00
y lo que realmente se recibió fue la cantidad de $ 842,023.00 pesos, (64,771.70 dlls) es
decir, un incremento del 25%.
Tomando en cuenta esa tendencia la gestión 2012-2013 debió recibir $1,051,200.63
contra los $840,976.50 que efectivamente se recibieron. Ahí se nota el resultado de
nuestra incapacidad para generar la cantidad de clubes que prometimos, el abandono de
las campañas de membresía que definimos y el estancamiento en el número de socios.
Las diferencias que encuentran los auditores se deben a varios motivos:
a) No se recibieron las cantidades de dinero esperadas con base en los planes de
crecimiento de clubes y socios
b) El presupuesto contempla también los ingresos por concepto de convenciones, que en
ambos casos no tuvieron la afluencia de socios esperada
No hay en conclusión un “saldo” sino menor cantidad de dinero recibido del que
originalmente se presupuestó.


7

3.
En
la
información
solicitada
se
deduce
que
hizo
falta
un
ejercicio
de
planeación
presupuestal,
por

consecuencia
pudo
haber
sido
falta
de
programación
de
actividades,
en
virtud
de
que
existen
partidas

programadas
en
ceros
y
finalmente
se
ejercieron
en
la
mayoría
de
ocasiones.

Aclaración:
Al realizar el presupuesto se parte de una serie de planes que en ocasiones no se realizan. La
sede proporciona además un formato con renglones muy específicos. El ejercicio que hicimos fue
calcular por rubros generales de presupuesto. Sería prácticamente imposible que cada rubro
coincida con lo realizado pues sobre la marcha se van presentando cosas nuevas o planes que no
se concluyen. En nuestro caso planeamos, por ejemplo, un ingreso a algunas actividades de
Mercadotecnia que no se ejercieron. Esos montos se canalizaron a actividades educativas y
reconocimientos, como está debidamente acreditado en los comprobantes de gasto y reportes
entregados a la sede internacional.
4. El
presupuesto
del
Distrito
34
debe
enfocarse
a
la
calidad
y
atención
de
los
socios
y
de
sus
contenidos

educativos,
por
ello
no
vemos
“justificable”
el
gasto
del
ejercicio
del
presupuesto
realizado
en
el
Tesorero

y
Secretario,
pues
desde
un
inicio
no
estaban
programados
los
gastos
que
realizaron,
se
puede
deducir

que
estos
fueron
de
último
momento.

Aclaración:
Secretario y Tesorero son Oficiales del Distrito a quienes se les contempla en el presupuesto.
En nuestro caso el dinero destinado a sus actividades fue prácticamente “0”. A la Secretaria del
distrito sólo se le apoyó en un viaje a la ciudad de Morelia para la Sesión Estratégica de Expansión.
El monto total de apoyo fue de $490.00 pesos, por concepto de un boleto de autobús ETN. Ese
mismo apoyo se les proporcionó a algunos Gobernadores de División, como Omar Gordillo, a la
Directora de Relaciones Institucionales, Nadiezda Orellana y al Chair Extension Chairman, Juan
Carlos Madrigal, lo mismo que al TRIO. En el caso de la Tesorera no se destinó gasto alguno para
el ejercicio de su función aún cuando era necesario hacerlo, por la gran cantidad de impresiones,
fotocopias y envíos que se realizan. Todo ese gasto se absorbió por la Tesorera y por mi oficina. A la
Tesorera solo se le apoyó con el boleto de avión para la Convención de Chihuahua, debido a la gran
importancia que tenía para el Distrito el que ella presentara resultados en el Consejo del Distrito y
apoyara con la administración de la Convención.
Respecto a las recomendaciones señaladas por los Auditores:
a) Se pagó el mínimo de comisiones bancarias. Solo lo necesario para realizar transferencias de
forma electrónica.
b) El aspecto de los gastos a Tesorera y Secretaria ya lo hemos explicado
c) Desde el inicio de la gestión se solicitó al TRIO que cada viaje tuviera un propósito claro. El
presupuesto de gastos se redujo de forma significativa respecto a la gestión anterior. En 2012Distrito 34 • Donde se Hacen los Líderes

8

2013 se destinó a esta partida presupuestal la cantidad de $233,750.47 pesos (12% por abajo
budget) dividido en los siguientes rubros:
a. Gobernador de Distrito: $97,679.93 (2% por debajo de Budget)
b. VG Educación: $41,947.02 (32% por debajo de Budget)
c. VG Mkt: $38,718.25 (33% por debajo de Budget)
d. Tesorero: $5,491.30
e. Secretario: $490.00
f. Otros Socios: $45,272.97 (no presupuestado)
i. Gastos de Avión de Capacitación de Roberto García y Thalía Domínguez,
Formación de Jueces en Veracruz
ii. Gastos de Avión de Sheryl Roush (Convención DF)
iii. Gastos de Avión de Ed Tate y Cathey Armillas (Convención Chihuahua)

Como un ejercicio comparativo, en la gestión 2011-2012 se destinó a viajes el importe de
$361,878.00 (52% por arriba de Budget), dividido en los siguientes rubros:
a.
b.
c.
d.
e.
f.

Gobernador de Distrito: $183,673.94 (141% por arriba de Budget)
VG Educación: $54,694.53 (36% por arriba de Budget)
VG Mkt: $106,323.00 (2% por debajo de Budget)
Tesorero: $9,856.60
IPDG: $4,421.00
Key Note Speaker: $2,908.15


9

Decisiones Generales de Presupuesto:
I.

Mercadotecnia

En mi experiencia de tres años como Oficial del Distrito he observado que no hay algún gasto
que genere un atractivo retorno a la inversión en el área de Mercadotecnia. Las iniciativas que
traen consigo la formación de clubes no tienen mayor costo. Lo que contribuye a crear clubes es:
a. Realizar una planeación estratégica de expansión de clubes con base en los clubes existentes
y las necesidades del mercado (No Costo)
b. Ofrecer una respuesta profesional y dedicada a los “leads” que se van generando a nivel
nacional (No Costo)
c. Capacitar a un grupo de especialistas que sepan acercarse a los contactos potenciales, darles
servicio, organizar sesiones muestra, cerrar la venta y atender una vez ya formados (Costo
Mínimo)
Por lo tanto la inversión que tradicionalmente se destina a Mercadotecnia es solo el dar los
banderines a los clubes nuevos, lo cual cumplimos cabalmente además de otros banderines que se
entregaron como premio al desempeño
II.

Educación y Reconocimiento

La Educación es la esencia de nuestra organización, por tanto, invertir en este rubro considero
que es la mejor decisión para motivar a los socios. Las acciones que comenzaron en mi labor como
VG Educativo del Distrito, se incrementaron en mi gestión como Gobernador de Distrito y hoy se han
vuelto ya una costumbre que difícilmente se podrá revertir son:
a. Medallas para primeros lugares en Concursos de Área (ambos semestres). Más de 600
medallas y gastos de envío por paquetería
b. Trofeos o placas para primeros lugares en Concursos de División (ambos semestres).Más de
100 trofeos o placas y gastos de envío por paquetería
c. Pines para Jueces Certificados
d. Trofeos para Socios 10 años del Distrito 34 y Gobernadores de Distrito Anteriores
e. Pines para Comité Ejecutivo del Distrito: TRIO, Gobernadores de División y Áreas
f. Reconocimientos (placas o medallas) en convenciones para Ponentes, Organizadores,
Ganadores de Primeros Lugares, Conferencistas Magistrales
g. Entrega de 600 pines por grados educativos, como parte del programa de Puntos por
desempeño.
h. Organización de Programas Educativos por Video-Conferencia (mínimo costo) para:
a. Formación de Gobernadores de Área y División
b. Formación de Jueces
c. Formación de Coaches
d. Formación de Mentores
e. Formación de Emprendedores

10

Nota: Cada Programa implica producción de contenido que queda en la página web como
recurso del Distrito a “cero” costo
i. Renovación de página web con amplio banco de contenidos para beneficio del los socios del
Distrito 34 (Costo Mínimo)
j. Traducción de Series del Mejor Orador, Liderazgo de Excelencia, Serie del Club Exitoso,
Manual de Reconocimiento, Manual de Liderazgo del Distrito y 5 Manuales Avanzados de
Comunicación (Mínima inversión, solo la necesaria para la adaptación gráfica)
k. Invitación de Conferencistas Internacionales a las Convenciones Nacionales. Ninguno de ellos
cobró honorario alguno, solo boletos de avión y algunos viáticos
III.

Toastmasters Leadership Institute

Apoyamos la realización de Juntas Especiales de Planeación aportando algunos viáticos para
Gobernadores de Área, División, Oficiales del Distrito y Directores. Los apoyos fueron de 700 a 1000
pesos para viáticos
IV.

Relaciones Públicas

Este ha sido uno de los rubros con mayor impacto en el fortalecimiento y modernización del
Distrito 34. Realizamos algunas pequeñas inversiones en:
a.
b.
c.
d.
e.

Actualización de Página Web
Adaptación gráfica de manuales
Programas de Convenciones
Cuota de servidor tmdistrito34.org
Cuotas de mantenimiento para Instant Presenter, Constant Contact, Slide Share

Las acciones que tuvieron un altísimo impacto, han proyectado al Distrito 34 mucho más allá
de nuestras fronteras y hoy serían irremplazables son:
a. Página Web en Facebook
b. Grupo de Toastmasters Distrito 34 en Facebook
c. Grupos Cerrados para intereses específicos: Emprendedores, Lidera el Potencial, Comités
Ejecutivos del Distrito 34
d. Linkedin
e. Video-Conferencias y Juntas de Trabajo por Instant Presenter
f. Boletines electrónicos con Constant Contact
g. Podcast 34
h. Escuela de Líderes
i. Canal de YouTube con videos educativos hechos con Quick Time Player (sin costo)
j. Las presentaciones publicadas en Slide Share rebasaron los 100,000 clicks
k. Tenemos una de las páginas web con más contenido a nivel mundial


11

Buena parte de todo lo anterior se ha construido de forma voluntaria por los socios del Distrito
34 en los últimos 3 años, sin costo alguno y quedará como legado en nuestra organización.
Anexo a ustedes el detalle del presupuesto y me reitero a sus órdenes para aclarar cualquier
concepto que genere alguna duda. Ante petición escrita de aclaración de monto gastado ofrezco a
ustedes entregar reporte detallado que incluya copia de “Vouchers” con comprobantes de gasto y
justificación.
Ha sido un placer servir al Distrito 34. Agradezco a todos y cada uno de los Oficiales del
Distrito, TRIO, Directores, Secretario, Tesorero. Cada acción, decisión, error, convivencia, debate,
polémica y generación de ideas ha sido de gran aprendizaje.
Gracias a su pasión en este camino de aprendizaje y defensa de nuestras posiciones y
principios pude vivir la visión de apoyar a otros en el desarrollo de su pleno potencial.

Juan Carlos Camacho Ruiz
Gobernador de Distrito 34. 2012-2013


12

1

District 34
Treasurer's Report (Actual vs. Budget GL Detail) (in MXN)
1
Month Ending
06/30/2013

Actual

Budget

07/01/2012 Through
06/30/2013

Variance

Actual

Budget

Variance

819,281.75

839,059.00

819,281.75

839,059.00

512,561.61

800,000.00

512,561.61

800,000.00

3,250.00

0.00

3,250.00

3,250.00

0.00

3,250.00

16,500.00

0.00

16,500.00

16,500.00

0.00

16,500.00

36,681.52

0.00

36,681.52

36,681.52
568,993.13

0.00
800,000.00

15,500.00
1,776.69
3,000.00

0.00
0.00
0.00

20,276.69
20,276.69
589,269.82

0.00
0.00
800,000.00

1,100.00

0.00

1,100.00

1,100.00
1,100.00

0.00
0.00

1,100.00
1,100.00

69,664.05

85,600.00

69,664.05

85,600.00

(15,935.95)
(15,935.95)

27,050.00

0.00

27,050.00

27,050.00
96,714.05

0.00
85,600.00

27,050.00
11,114.05

(8,250.00)
(750.00)
(9,000.00)
(9,000.00)
87,714.05

0.00
0.00

(8,250.00)
(750.00)
(9,000.00)
(9,000.00)
2,114.05

District Revenue
Membership Revenue
(3,623.35)
(3,623.35)

51,038.65

54,662.00

51,038.65

54,662.00

14,187.93

0.00

14,187.93

14,187.93

0.00

14,187.93

0.00

0.00

0.00

0.00

0.00

0.00

0.00

0.00

0.00

0.00

0.00

0.00

0.00

0.00

0.00

0.00
14,187.93

0.00
0.00

0.00
14,187.93

13,500.00
1,776.69
0.00

0.00
0.00
0.00

13,500.00
1,776.69
0.00

15,276.69
15,276.69
29,464.62

0.00
0.00
0.00

15,276.69
15,276.69
29,464.62

0.00

0.00

0.00

0.00
0.00

0.00
0.00

0.00
0.00

0.00

0.00

0.00

0.00

0.00

0.00

0.00

0.00

0.00

0.00
0.00

0.00
0.00

0.00
0.00

0.00
0.00

0.00
0.00

0.00
0.00

0.00
0.00
0.00

0.00
0.00
0.00

0.00
0.00
0.00

0.00
0.00

0.00
0.00

0.00
0.00

0.00
80,503.27

0.00
54,662.00

0.00
25,841.27

6005-000000 - Membership Revenue
Total Membership Revenue
Confererence Revenue
Registration & Tickets
Registration - Member

6025-000000 - Registration & Ticket Revenue
Total Registration - Member
Registration - Spouse/Guest

Total Registration - Spouse/Guest
Registration - Other

Registration - Other
Registration - No Item

Total Registration - No Item
Total Registration & Tickets
Non Registration
Non Registration

6010-000000 - Donation Revenue
6020-000000 - Miscellaneous Income
6030-000000 - Sponsorship/Advertising Revenue
Total Non Registration
Total Confererence Revenue
Fundraising Revenue

Total Fundraising Revenue
TLI Revenue
Registration - Member

Total Registration - Member
Registration - No Item

Total Registration - No Item
Non Registration
Non Registration

6050-000000 - Refunds - Registration & Tickets
6060-000000 - Reimbursments - Registration & Tickets
Total TLI Revenue
Other Revenue

6015-000000 - Interest Income
Total Other Revenue
Total District Revenue

0.00
0.00
85,600.00

2,218.04
20.00

0.00
0.00

2,238.04
1,499,603.66

0.00
1,724,659.00

8,548.89
505,628.00
62,633.50
3,330.17
72,900.00
329.00
600.00

0.00
0.00
800,000.00
0.00
70,000.00
0.00
0.00

(19,777.25)
(19,777.25)

(287,438.39)
(287,438.39)

36,681.52
(231,006.87)

15,500.00
1,776.69
3,000.00
20,276.69
20,276.69
(210,730.18)

2,218.04
20.00
2,238.04
(225,055.34)

District Expenses
Conference Expenses

7,288.89
0.00
38,499.50
3,280.17
17,900.00
129.00
600.00
Created on: 08/17/2013, 10:50 PM

0.00
0.00
0.00
0.00
0.00
0.00
0.00

7,288.89
0.00
38,499.50
3,280.17
17,900.00
129.00
600.00

0

7012-000000 - Supplies & Stationery Expense
7014-000000 - Room Rental Event Expense
7016-000000 - Meal Event Expense
7018-000000 - Decorations Expense
7022-000000 - Audio Visual Expense
7030-000000 - Photocopying Expense
7032-000000 - Telephone Expense

8,548.89
505,628.00
(737,366.50)

3,330.17
2,900.00
329.00
600.00
Page 1

1

District 34
1
Month Ending
06/30/2013

07/01/2012 Through
06/30/2013

Actual

Budget

Variance

1,779.92
0.00
1,271.50
0.00
30,820.00
9,700.00

0.00
0.00
0.00
0.00
0.00
0.00

1,779.92
0.00
1,271.50
0.00
30,820.00
9,700.00

111,268.98

0.00

111,268.98

0.00
0.00

0.00
0.00

0.00
0.00

0.00
0.00
0.00
0.00
0.00
0.00
0.00

0.00
0.00
0.00
0.00
0.00
0.00
0.00

0.00
0.00
0.00
0.00
0.00
0.00
0.00

0.00

0.00

0.00

20,400.00

0.00

20,400.00

20,400.00

0.00

20,400.00

0.00
0.00

250.00
0.00

(250.00)

0.00
0.00

0.00
0.00

0.00
0.00

0.00

250.00

(250.00)

0.00

0.00

0.00

0.00

0.00

0.00

0.00
46,813.36

0.00
0.00

0.00
46,813.36

0.00
0.00

0.00
0.00

0.00
0.00

46,813.36

0.00

46,813.36

0.00

0.00

0.00

0.00
67,213.36

0.00
250.00

0.00
66,963.36

0.00
0.00
0.00
0.00
0.00
0.00
0.00
8,955.13
0.00
0.00
0.00
1,500.00

0.00
0.00
0.00
775.00
950.00
0.00
1,500.00
600.00
690.00
0.00
0.00
0.00

0.00
0.00
0.00

Created on: 08/17/2013, 10:50 PM

0.00

(775.00)
(950.00)

0.00
(1,500.00)

8,355.13
(690.00)

0.00
0.00
1,500.00

0

Actual
7044-000000 - Postage & Shipping Expense
7070-000000 - Bank Charges & Credit Card Fee Expense
7078-000000 - Food Expense
7080-000000 - Gifts & Thank Yous
7086-000000 - Miscellaneous Expenses
7090-000000 - Equipment Rental
Total Conference Expenses
TLI Expenses

7006-000000 - Educational Materials
7010-000000 - Awards Expense (Trophies, Plaques, Ribbons & Certificates)
7020-000000 - Printing Expense
Total TLI Expenses
Marketing Expense
Building New Clubs

Total Building New Clubs
Membership Growth

7008-000000 - Promotional Materials
7010-000000 - Awards Expense (Trophies, Plaques,
Ribbons & Certificates)
Total Membership Growth
Club Coaches

Total Club Coaches
Recognition

7008-000000 - Promotional Materials
7074-000000 - Gain/Loss - Realized
Total Recognition
Other

Total Other
Total Marketing Expense
Communications & PR Expenses

6010-000000 - Donation Revenue
7022-000000 - Audio Visual Expense
7024-000000 - Newsletter Expense
7026-000000 - Website Expense
7046-000000 - Express Mail/Courier Expense

Budget

Variance

1,779.92
5,974.82
1,271.50
6,593.44
53,423.40
9,700.00

0.00
0.00
0.00
0.00
0.00
0.00

1,779.92
5,974.82
1,271.50
6,593.44
53,423.40
9,700.00

732,712.64

870,000.00

(137,287.36)

0.00
450.00

8,000.00
8,850.00

(8,000.00)
(8,400.00)

769.20
75,672.60
12,229.70
8,593.67
0.00
850.00
6,500.00

4,769.30
71,047.60
9,869.00
7,283.67
15.66
0.00
6,500.00

(4,000.10)

105,065.17

116,335.23

(11,270.06)

20,400.00

200,000.00

20,400.00

200,000.00

(179,600.00)
(179,600.00)

0.00
0.00

2,250.00
20,000.00

(2,250.00)
(20,000.00)

1,205.99
4,250.00

0.00
0.00

5,455.99

22,250.00

(16,794.01)

0.00

10,000.00

(10,000.00)

0.00

10,000.00

(10,000.00)

13,650.00
55,471.36

0.00
0.00

232.00

0.00
0.00

(3,369.50)
65,983.86

0.00

4,625.00
2,360.70
1,310.00
(15.66)

850.00
0.00

1,205.99
4,250.00

13,650.00
55,471.36
232.00
(3,369.50)
65,983.86

23,992.90

0.00

23,992.90
115,832.75

0.00
232,250.00

23,992.90
(116,417.25)

(7,500.00)
(1,854.84)
(1,500.00)

0.00
0.00
0.00
9,300.00
7,600.00
0.00
13,500.00
12,300.00
8,300.00
0.00
0.00
0.00

(7,500.00)
(1,854.84)
(1,500.00)
(52.90)

9,247.10
19,400.00
6,000.00
0.00
10,982.81
7,870.50
742.24
100.00
8,058.00

23,992.90

11,800.00
6,000.00
(13,500.00)
(1,317.19)
(429.50)

742.24
100.00
8,058.00
Page 2

1

District 34
1
Month Ending
06/30/2013

07/01/2012 Through
06/30/2013

Actual

Budget

Variance

10,455.13

4,515.00

5,940.13

0.00

0.00

0.00

50,160.00

0.00

50,160.00

50,160.00

0.00

50,160.00

0.00
0.00
0.00

0.00
0.00
0.00

0.00
0.00
0.00

0.00
0.00

0.00
0.00

0.00
0.00

0.00

0.00

0.00

700.00
0.00

0.00
0.00

700.00
0.00

3,866.00
0.00
0.00

0.00
0.00
0.00

3,866.00
0.00
0.00

0.00
0.00

0.00
0.00

0.00
0.00

4,566.00
54,726.00

0.00
0.00

4,566.00
54,726.00

0.00

0.00

0.00

0.00

0.00

0.00

1,193.56
0.00
252.00
0.00
0.00
4,200.00
5,469.19
0.00
1,049.30

0.00
0.00
0.00
0.00
0.00
2,400.00
0.00
0.00
0.00

1,193.56
0.00
252.00
0.00
0.00
1,800.00
5,469.19
0.00
1,049.30

315.59
8.10
0.00
0.00
0.00

0.00
0.00
0.00
0.00
0.00

315.59
8.10
0.00
0.00
0.00

12,487.74

2,400.00

10,087.74

0.00
9,076.30
3,229.43
0.00
4,500.00
0.00
992.00

7,000.00
14,000.00
0.00
0.00
4,200.00
0.00
0.00

(7,000.00)
(4,923.70)

17,797.73

25,200.00

Created on: 08/17/2013, 10:50 PM

3,229.43
0.00
300.00
0.00
992.00
(7,402.27)

0

Actual
Total Communications & PR Expenses
Education & Training Expense
Distinguished Clubs

7082-000000 - Incentives
Total Distinguished Clubs
Training Areas & Divisions

7004-000000 - Badges & Pins
7042-000000 - Outside Contractor Expense
Total Training Areas & Divisions
Other

7042-000000 - Outside Contractor Expense
Total Other
Total Education & Training Expense
Speech Contest Expenses

7010-000000 - Awards Expense (Trophies, Plaques, Ribbons & Certificates)
Total Speech Contest Expenses
Administration Expenses

7026-000000 - Website Expense
7030-000000 - Photocopying Expense
7032-000000 - Telephone Expense
7046-000000 - Express Mail/Courier Expense
7048-000000 - Equipment Purchase Expense (Less than
$500)
7082-000000 - Incentives
Total Administration Expenses
Travel Expense
District Governor

7056-000000 - Convention Registration Fees Expense
7058-000000 - Lodging Expense
7060-000000 - Transportation - Airfare Expense
7062-000000 - Transportation - Mileage Expense
7064-000000 - Transportation - Taxis/Shuttle Expense
7066-000000 - Transportation - Rail Expense
Total District Governor

Budget

Variance

51,545.81

51,000.00

545.81

104,142.00

90,000.00

14,142.00

50,160.00

50,000.00

160.00

154,302.00

140,000.00

14,302.00

(2,740.00)

(2,740.00)

440.00
500.00

0.00
0.00
0.00

1,856.00
1,625.00

0.00
0.00

1,856.00
1,625.00

1,681.00

0.00

1,681.00

700.00
500.00

0.00
0.00

700.00
500.00

5,791.00
5,000.00
5.22

0.00
0.00
0.00

5,791.00
5,000.00
5.22

1,205.66
44,595.40

0.00
0.00

1,205.66
44,595.40

57,797.28
213,780.28

0.00
140,000.00

57,797.28
73,780.28

7,630.00

15,000.00

(7,370.00)

7,630.00

15,000.00

(7,370.00)

4,264.56
200.00
8,132.50
928.90
44.00
25,333.96
7,002.17
2,778.54
1,049.30

0.00
0.00
4,480.00
0.00
0.00
28,800.00
0.00
1,182.60
0.00

4,264.56
200.00
3,652.50
928.90
44.00

5,299.84
40.16
0.00
2,700.00
1,076.40

0.00
0.00
3,318.90
0.00
0.00

5,299.84
40.16

58,850.33

37,781.50

21,068.83

3,124.46
53,025.05
22,216.08
3,952.14
8,161.32
1,024.00
6,176.88

15,124.46
63,116.39
7,500.00
2,500.00
11,656.32
0.00
0.00

(12,000.00)
(10,091.34)

97,679.93

99,897.17

440.00
500.00

(3,466.04)

7,002.17
1,595.94
1,049.30

(3,318.90)

2,700.00
1,076.40

14,716.08
1,452.14
(3,495.00)

1,024.00
6,176.88
(2,217.24)

Page 3

1

District 34
1
Month Ending
06/30/2013

Actual

Budget

07/01/2012 Through
06/30/2013

Variance

Actual

Budget

Variance

1,846.60
17,516.28
9,280.89
5,816.54
4,273.96
2,383.00
829.75

6,673.30
29,902.56
14,086.00
1,831.00
9,516.96
0.00
329.75

41,947.02

62,339.57

(20,392.55)

0.00
22,892.56
9,916.00
1,598.00
4,311.69

6,673.30
29,902.56
10,500.00
1,598.00
8,871.69

(6,673.30)
(7,010.00)
(584.00)

38,718.25

57,545.55

4,457.30
1,034.00

0.00
0.00

4,457.30
1,034.00

5,491.30

0.00

5,491.30

0.00
90.00
400.00

490.00
0.00
0.00

(490.00)

90.00
400.00

490.00

490.00

0.00

0.00
250.00
500.00
2,250.00

9,000.00
3,000.00
0.00
0.00

(9,000.00)
(2,750.00)

3,000.00

12,000.00

1,000.00

0.00

1,000.00

1,000.00

0.00

1,000.00

151.00

0.00

151.00

151.00

0.00

151.00

8,225.00
32,159.08
3,536.22
230.00
1,122.67

15,750.00
9,900.00
0.00
4,350.00
0.00

45,272.97
233,750.47

30,000.00
262,272.29

(1,300.00)

5,200.64
4.48

0.00
0.00
0.00

Total Other Expenses
Total District Expenses

3,905.12
1,523,072.57

0.00
1,724,639.02

3,905.12
(201,566.45)

Total Net Income

(23,468.91)

19.98

(23,488.89)

LGET

0.00
0.00
1,827.89
0.00
0.00
0.00
0.00

0.00
0.00
0.00
0.00
0.00
0.00
0.00

0.00
0.00
1,827.89
0.00
0.00
0.00
0.00

1,827.89

0.00

1,827.89

0.00
3,140.00
5,022.00
0.00
770.00

0.00
0.00
0.00
0.00
0.00

0.00
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Created on: 08/17/2013, 10:50 PM

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Total LGM
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Total Treasurer
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Total Secretary
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Total Division Governor
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Total Area Governor
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Total Keynote Speaker
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Total Other Member
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