Canales Privados en Microsoft Teams
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Presentación sobre Canales Privados en Microsoft Teams que realicé el 27 de abril de 2020 como parte de la conferencia Get-CSWeek organizada por Get-CSLatam
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- 6. Canales Privados: Fundamentos Colaboración privada dentro de un Equipo de Teams Teams Canales estándar Colaboración abierta en un Equipo Todos los integrantes del Equipo pueden acceder y colaborar Canales Privados Colaboración privada dentro de un equipo Únicamente tienen acceso para colaborar un subconjunto de los integrantes del Equipo Un candado al lado del nombre del canal identifica los Canales Privados
- 7. Canales Privados: Fundamentos Escenarios de Uso • Un grupo de personas en un Equipo requieren de un espacio reservado para colaborar sin tener que crear un nuevo Equipo • Un subconjunto de personas en un equipo requiere un canal privado para hablar sobre información sensible (Presupuestos, recursos, posicionamiento estratégico, etc)
- 8. Canales Privados: Fundamentos ¿Cuándo debería crear un Canal Privado? ¿Existe un equipo que tiene a esas personas como integrantes? ¿Se requiere que las conversaciones e información no puedan ser vistos por otros? ¿Hay múltiples temáticas diferentes a tratar? Recomendación Sí Sí Sí Crear un Canal Privado en el Equipo o bien crear varios Canales Privados por cada temática. Sí Sí No Crear un Canal Privado en el Equipo. Sí Sí No Crear un Canal en el Equipo. No No No Valorar crear un Equipo nuevo. No No Sí Valorar crear un Equipo nuevo y, dependiendo de la confidencialidad de cada temática, valorar crear Canales Estándar o Canales Privados por cada temática No Sí No Crear un Equipo nuevo o bien un Canal Privado nuevo en el Equipo.
- 9. Canales Privados: Fundamentos Creación • Los Administradores puede controlar mediante políticas (directivas) quien puede crear Canales Privados en un tenant: • Mediante el Teams Admin Center (Por defecto, la creación de Canales Privados está habilitada) • Mediante PowerShell y el comando New-CsTeamsChannelsPolicy con el atributo AllowPrivateChannelCreation a $true • Por defecto, los propietarios de un Equipo siempre pueden crear Canales Privados: • Pueden controlar en la configuración del Equipo si los usuarios miembros pueden crear Canales Privados • El número máximo de Canales Privados que se pueden crear es de 30 (Adicionales a los 200 canales estándar que se pueden crear por Equipo)
- 11. Canales Privados: Fundamentos Membership • Los propietarios de un Canal Privado pueden añadir miembros e invitados a este • Sólo los miembros e invitados existentes en un Equipo pueden ser añadidos a un Canal Privado • Sólo los miembros del Canal Privado pueden ver su contenido • El número máximo de miembros de un Canal Privado es de 250
- 12. Canales Privados: Fundamentos Configuración • Cada Canal Privado tiene sus configuraciones propias incluyendo la posibilidad de añadir y eliminar miembros, añadir pestañas y el uso de menciones con @ en el canal • Las configuraciones de un Canal Privado son independientes de las configuraciones del Equipo padre: • Cuando se crea un Canal Privado, hereda las configuraciones del Equipo padre • A partir de ese momento, los propietarios del Canal Privado pueden cambiar dichas configuraciones de forma independiente a las configuraciones del Equipo padre
- 14. Configuración Demo: Creación de un Canal Privado
- 15. Canales Privados: Administración • Todos los Equipos y Canales, incluyendo los Canales Privados, se pueden administrar desde el Teams Admin Center: • Crear, actualizar o borrar Canales Privados • Editar el nombre y descripción del Canal • Añadir o eliminar miembros del Canal • Promocionar o degradar miembros y propietarios • Las mismas tareas de administración se pueden realizar con PowerShell y el Graph
- 17. Canales Privados: Propietarios de Canal y Configuraciones • Los propietarios de un Canal Privado administran el acceso, configuraciones y ciclo de vida del Canal: • El último propietario de un Canal Privado no se puede eliminar del Equipo al que pertenece el Canal • Si un Canal Privado se queda sin propietario (Ejemplo: el propietario actual abandona la compañía), un miembro existente del Canal es promocionado de forma automática a propietario
- 18. Configuración Demo: Administración de Canales Privados
- 19. Canales Privados: Propietarios Equipo y Canales Privados • Los Propietarios del Equipo pueden controlar si los integrantes pueden o no crear Canales Privados • Los Propietarios del Equipo pueden ver el nombre, fecha de última actividad y propietarios de todos los Canales Privados del Equipo • Los Propietarios del Equipo pueden eliminar el Equipo o Canales Privados sin ser miembros de estos: • Un Canal Privado se puede restaurar en una ventana de tiempo de 30 días antes de ser borrado de forma permanente • Si se eliminan miembros en el Equipo, se eliminan de forma automática de todos los Canales Privados: • Está bloqueado eliminar cualquier miembro que es el último propietario de un Canal Privado
- 20. Canales Privados: Propietarios de Equipo, Miembros de Equipo y Canales PrivadosInformación del Canal Privado Los Propietarios de Equipo pueden ver Los Miembros de Equipo pueden ver Nombre y Descripción Todos los Canales Privados en un Equipo Únicamente cuando han sido añadidos al Canal Privado Conversaciones y Pestañas Únicamente cuando han sido añadidos al Canal Privado Únicamente cuando han sido añadidos al Canal Privado Archivos y Contenido Únicamente cuando han sido añadidos al Canal Privado Únicamente cuando han sido añadidos al Canal Privado Propietario de Canal Privado Todos los Canales Privados en un Equipo Únicamente cuando han sido añadidos al Canal Privado Fecha de última actividad Todos los Canales Privados en un Equipo Únicamente cuando han sido añadidos al Canal Privado
- 21. Canales Privados: Quien puede hacer QueAcción Propietario de Equipo Miembro de Equipo Invitado en el Equipo Propietario de Canal Privado Miembro de Canal Privad Invitado en el Canal Privado Crear Canal Privado Sí 1 Sí 1,2 No N/A N/A N/A Borrar Canal Privado Sí No No Sí No No Abandonar Canal Privado N/A N/A N/A Sí 3 Sí Sí Editar Canal Privado No N/A N/A Sí No No Restaurar un Canal Privado eliminado Sí No No Sí No No Añadir Miembros No N/A N/A Sí No No Modificar configuraciones No N/A N/A Sí No No Administrar Pestañas y Aplicaciones No N/A N/A Sí 4 Sí 5 No 1 Se asume que el Administrador ha configurado la política que permite crear Canales Privados 2 Cada Equipo tiene un control que permite a los Propietarios controlar si los Miembros pueden crear o no Canales Privados. Los Propietarios siempre podrán crear Canales Privados 3 Se asume que el Propietario del Canal Privado no es el ultimo Propietario del Canal 4 Se requiere primero que las Apps estén instaladas en el Equipo para poder utilizarlas en el Canal Privado 5 Los Propietarios de Canales Privados pueden configurar esto.
- 22. Configuración Demo: Membership en Canales Privados
- 23. Canales Privados: Apps en Canales Privados
- 24. Canales Privados: Apps en Canales Privados • Apps soportadas ahora: • Pestañas y Conectores • Se requiere que las Apps se instalen primero en Teams antes de que se puedan utilizar en un Canal Privado • Apps que se van a soportar: • Bots y Extensiones de Mensajes (Message Extensions) • Aplicaciones conectadas a Grupos de Microsoft 365 como Planner
- 25. Configuración Demo: Aplicaciones en Canales Privados
- 26. Canales Privados: Archivos en Canales Privados • Los Archivos en Canales Privados se almacenan en la Colección de Sitios específica del Canal: • Se garantiza que el acceso a los documentos del Canal Privado está restringido a los integrantes del Canal • El nombre del Sitio es de la forma <Nombre del Equipo> - <Nombre del Canal> • El Sitio cuenta con una Biblioteca de Documentos por defecto y se pueden añadir listas, bibliotecas adicionales y páginas • El ciclo de vida del Sitio está ligado al Canal Privado: • Se crea en la misma ubicación que el equipo y hereda los permisos de invitados al crearse • El Membership y la clasificación de datos se mantiene en sincronización con el Equipo padre • El número de Colecciones de Sitios por tenant se ha incrementado de 500 K a 2 M
- 27. Canales Privados: Archivos en Canales Privados
- 28. Canales Privados: Administración de Sitios • Los Sitios de Canales Privados solo se pueden administrar mediante PowerShell: • Hay que usar Get-SPOSite y filtrar por la plantilla “TeamChannel#0” • Los Sitios de Canales Privados no se muestran en el Modern SPO Admin Center • Los integrantes de los Grupos de Propietarios y Miembros del Sitio son gestionados por Teams: • Cualquier cambio en estos Grupos en el Sitio será sincronizado de forma automática con el Membership del Canal Privado cada 4 horas • Utilizar el Grupo de Visitantes a nuevos Grupos para dar acceso a usuarios a los documentos, pero no a las conversaciones del Canal Privado
- 29. Canales Privados: Administración de Sitios • Administración con PowerShell: Get-SPOSite –Limit ALL –Template “TEAMCHANNEL#0” • Grupos y permisos por defecto en el Sitio de un Canal Privado
- 30. Canales Privados: Administración de Sitios • ¿Qué pasa si se borra el Sitio de un Canal Privado? • Si el Sitio se borra de manera externa a Teams, un proceso batch se encarga de restaurar el Sitio al cabo de 4 h y siempre que el Canal siga activo • Si el Sitio es borrado de forma definitiva, se provisiona una nueva Colección de Sitios para el Canal Privado • Si un Canal Privado o un Team que contiene un Canal Privado se restaura, los Sitios correspondientes se restauran también • Si un Sitio de un Canal Privado es restaurado después de los 30-días del borrado soft del Canal, el Sitio se maneja como un Sitio independiente en el tenant
- 31. Configuración Demo: Archivos en Canales Privados
- 32. Canales Privados: Soporte de PowerShell y Graph • Crear, listar, actualizar y borrar Canales Privados • Añadir, listar, actualizar o borrar miembros en un Canal Privado: Graph Comandos PowerShell POST /teams/{id} GET /teams/{id}/channels PATCH /teams/{id}/channels/{id} DELETE /teams/{id}/channels/{id} New-TeamChannel Get-TeamChannel Set-TeamChannel Remove-TeamChannel Graph Comandos PowerShell POST /teams/{id}/channels/{id}/members GET /teams/{id}/channels/{id}/members PATCH /teams/{id}/channels/{id}/members DELETE /teams/{id}/channels/{id}/members Add-TeamChannelUser Get-TeamChannelUser Remove-TeamChannelUser https://docs.microsoft.com/en-us/microsoftteams/private-channels-life-cycle-management
- 33. Canales Privados: Protección de Información • Se soporta eDiscovery para mensajes en canales y documentos: • Se pueden incluir los buzones de los integrantes de Canales Privados y los Sitios de los Canales Privados en consultas de eDiscovery • Los registros de mensajes enviados a Canales Privados se entregan en los buzones de los miembros de los Canales Privados • https://docs.microsoft.com/en-us/microsoftteams/ediscovery-investigation#ediscovery-of- private-channels • Soporte de retención para documentos en Canales Privados: • Se soportan las políticas de retención estándar de Sitios de SharePoint en los Sitios de Canales Privados. Sólo se pueden administrar mediante PowerShell • El soporte de Legal Holds en mensajes de Canales Privados está actualmente en Roll Out: • https://www.microsoft.com/en-us/microsoft-365/roadmap?filters=&searchterms=60434
- 34. Canales Privados: Protección de Información Group Mailbox (message compliance copy) PC message compliance copy PC message compliance copy … Team Private Channel Channel site (documents) Team Site (documents) Standard Channel
- 35. Canales Privados: Algunas FAQs • Un Canal Estándar no se puede convertir en Canal Privado • Un Canal Privado no se puede convertir en Canal Estándar • Solo los miembros del Equipo se pueden añadir a los Canales Privados que se vayan creando • Un Canal Privado está vinculado a un Equipo y no se puede mover a otro Equipo diferente • No es posible programar reuniones en Canales Privados, sólo se soporta la opción de Reunirse ahora • A nivel de Canal Privado existe un Analytics de actividad muy básico
- 36. Canales Privados: Conclusiones • Los Canales Privados habilitan escenarios de colaboración segura y focalizada dentro de un equipo • Sólo los Propietarios y Miembros de un Canal Privado puede ver mensajes, documentos y contenidos en el Canal • Se pueden crear hasta 30 Canales Privados en un Equipo y podemos tener hasta 250 integrantes en un Canal Privado • Los Canales Privados se pueden extender mediante Aplicaciones, pero es necesario instalarlas primero en el Equipo
- 37. Bonus: Referencias • Canales Privados en Microsoft Teams: https://docs.microsoft.com/en- us/microsoftteams/private-channels • Gestión del Ciclo de Vida de Canales Privados: https://docs.microsoft.com/en- us/microsoftteams/private-channels-life-cycle-management • eDiscovery en Canales Privados: https://docs.microsoft.com/en- us/microsoftteams/ediscovery-investigation#ediscovery-of-private-channels
- 38. Office 365 for IT Pro • 20 % de descuento: • https://gumroad.com/l/O365IT/Spoisgreat
- 39. ¡Gracias por su atención!
Notas del editor
- Focused private collaboration within a Team Standar Channels: Open collaboration within the team Inherits full membership list from the team Private Channels: Focused private collaboration within the team Managed subset of members from team A lock next to channel name identifies private channels
- Usage Scenarios A group of people in a team want a focused space to collaborate without having to create a separate Team A subset of people in a team want a private channel (PC) to discuss sensitive information (Budgets, resourcing, strategic positioning, etc)
- When I should create a PC? Is there already a team that has these people as team members? Does this work need to be kept private from others? Are there multiple distinct topics to discuss? ------------------------------------------------- Create a PC in the existing team or consider creating dedicated private channels for each topic. Create a PC in the existing team. Create a channel in the existing team. Consider creating a new team. Consider creating a new team and then, depending on the confidentiality of each topic, consider creating separate standard or PC for each topic. Create a new team or create a new PC in an existing team
- Creation Admins can control via policies who can create PC in the tenant: Via the Teams Admin Center (Default is on) Or via PowerShell to manage who can create PC using New-CsTeamsChannelsPolicy cmdlet and the AllowPrivateChannelCreation attribute By default, Team owners can create PC: Team owners can control via setting if members can create PC Limited to 30 PC per team (in addition to 200 standard channels)
- Membership PC owners can add members and guests to a PC Only existing members and guests in the team can be added to a PC Only members of the PC can view PC content Limited to 250 members per PC
- Settings Each PC has its own settings including the ability to add and remove members, add tabs, and @mentioning for the entire channel Channel settings are independent of the parent team settings: When a PC is created, it inherits settings from the parent team, after which its settings can be changed independently of the parent team settings
- All teams and channels, including PC, can be managed from the Teams admin portal: Create or delete PC Edit channel name & description Add or remove members Promote or demote members and owners PowerShell & Graph API support
- PC owners manage the membership and life cycle of PC: Last owner of a PC cannot be removed from the team If a PC becomes ownerless (user leaves company), an existing non-guest member is auto-promoted to owner PC inherit settings from the team on create: Settings can be changed at channel level
- Team owners can control if members can create PC Team owners can see names, last activity time and owners of all PC in a team Team owners can delete the Team or individual PC without being a member: A deleted PC can be restored within 30 days after it’s permanently deleted Removing members from the Team removes them from all PC: Blocked from removing anyone who is the last owner of a PC
- Assuming the policy that you, the admin, configured allows the user to create private channels. 2 Each team has a setting that team owners can turn on or off to allow team members to create private channels. Team owners can always create private channels. 3 Assuming the private channel owner isn't the last owner of the channel. 4 Requires the team to have an app installed for a private channel to use it. 5 Private channel owners can configure this.
- What’s supported now: Tabs and connectors supported Apps must be installed first in the team before they can be used in a PC What’s going to be supported: Bots and message extensions support coming later Support for certain Office 365 group connected apps like Planner or Stream coming later
- PC files are stored on its own Site collection: Ensures access to PC documents is restricted to PC members Site is named as <team name>-<channel name> Comes with a document library, lists can be added, pages not supported Lifecycle of the Site collection is tied to PC: Site collection created in the same geo as the team, inherits guest permission on create Membership and data classification of the Site collection is kept in sync with team # of Site collections per tenant limit has been increased from 500K to 2M
- Management via PowerShell: Filter by template “TeamChannel#0” PC Sites are hidden in the Modern SPO Admin Center (For now) Owner and member groups managed by Teams: Any direct changes to these groups in SP will be automatically synchronized with the PC membership within four hours Use visitor or a new group if you need to grant users access to documents and not the PC conversations
- Management via PowerShell:t all sites backing PC a tenant: Get-SPOSite -Limit ALL -Template "TEAMCHANNEL#0“ Default site membership groups and permissions:
- What happens if the PC site collection is deleted? If the site collection is deleted outside of Teams, a background job restores the site within four hours as long as the PC is still active If the site collection is deleted and hard-deleted, a new site collection is provisioned for the PC If a PC or Team containing a PC is restored, the site collections are restored with it If a PC site collection is restored and it’s beyond the 30-day soft delete window for the PC, the site collection operates as a standalone site collection
- Create, list, update and delete PC in a Team: Add, list, update, or delete members in a PC:
- eDiscovery support for channel messages and documents: Include PC member mailboxes and PC site collections in a discovery query Records for messages sent in a PC are delivered to the mailbox of all PC members https://docs.microsoft.com/en-us/microsoftteams/ediscovery-investigation#ediscovery-of-private-channels Retention support for PC documents: Default retention policy for sites apply, manage via PowerShell Retention support for PC messages coming later Legal Hold support for messages in PC is currently rolling out: https://www.microsoft.com/en-us/microsoft-365/roadmap?filters=&searchterms=60434
- A standard channel cannot be converted into PC A PC cannot be converted into a standard channel Only existing members of the team a PC belongs to can be added to the PC A PC is tied to a parent Team and it cannot be moved to a different Team
- PC enable focused and secure collaboration within a Team Only owners and members of a PC can see messages, documents and other content in the PC Up to 30 PC can be created in a Team and there can be up 250 members in a PC PC can be extended with Apps, but they must be installed first in the Team Each time a PC is created, a brand new Site Collection linked to the PC is created