Las 5 eses empleadas como apoyo a tu SGC - Ayudas Calidad

1.Origen
2.Definición
3.Aplicación
4.Modelos de formatos
funcionales
LAS 5 ESES PARA TU SISTEMA
DE GESTIÓN DE LA CALIDAD

Tener lo
necesario
Que cada
cosa tenga
su sitio
Área de
trabajo
limpia
Cada objeto
con su lugar
marcado
Seguir
mejorando
5 s
3. Limpiar

1. ¿Origen?
Se originó en el Japón bajo la orientación de W. E. Deming hace 56 años y está
incluida dentro de lo que se conoce como mejoramiento continuo o gemba
kaizen.
Se inició en Toyota en los años 1960 con el objetivo de lograr lugares de trabajo
mejor organizados, más ordenados y más limpios de forma permanente para
lograr una mayor productividad y un mejor entorno laboral.

2. ¿Definición?
Las 5´s es una concepción ligada a la orientación hacia la calidad total.
Se llama estrategia de las 5S porque representan acciones que son principios
expresados con cinco palabras japonesas que comienza por S. son:
• Clasificar. (Seiri)
• Orden. (Seiton)
• Limpieza. (Seiso)
• Estandarización. (Seiketsu)
• Disciplina. (Shitsuke)

3. ¿Aplicación?
Su rango de aplicación abarca desde un puesto ubicado en una línea de montaje
de vehículos hasta el escritorio de la recepcionista o secretaria .
La primera "S" de esta estrategia aporta métodos y recomendaciones para evitar
la presencia de elementos innecesarios.
Clasificar- (Seiri):

Objetos esenciales
Objetos averiados
Objetos obsoletos
Objetos de más
Ordenarlos
Arreglarlos
¿Son
útiles?
SI
Separarlos Desecharlos
¿Son
útiles
para
otro?
N0
Donar
transferir
Vender
SI
Proceso para proceder con el (Seiri) Clasificar

Clasificar- (Seiri):
El Seiri consiste en:
 Separar en el sitio de trabajo las cosas que realmente sirven de las que no
sirven.
 Clasificar lo necesario de lo innecesario para el trabajo rutinario.
 Mantener lo que necesitamos y eliminar lo excesivo.
 Separar los elementos empleados de acuerdo a su naturaleza, uso, seguridad
y frecuencia de utilización con el objeto de facilitar la agilidad en el trabajo.
 Organizar las herramientas en sitios donde los cambios se puedan realizar en
el menor tiempo posible.
 Eliminar elementos que afectan el funcionamiento de los equipos y que
pueden conducir a averías.
 Eliminar información innecesaria y que nos puede conducir a errores de
interpretación o de actuación.

Clasificar. (Seiri):
Beneficios del Seiri:
 Seguridad para el puesto de trabajo.
 Liberar espacio útil en planta y oficinas.
 Reducir los tiempos de acceso al material, documentos, herramientas y otros
elementos de trabajo.
 Mejorar el control visual de stocks de repuestos y elementos de producción,
carpetas con información, planos, etc.
 Eliminar las pérdidas de productos o elementos que se deterioran por
permanecer un largo tiempo expuestos en un ambiento no adecuado para
ellos; por ejemplo, material de empaque, etiquetas, envases plásticos, cajas
de cartón y otros.
 Facilitar el control visual de las materias primas que se van agotando y que
requieren para un proceso en un turno, etc.
 Preparar las áreas de trabajo para el desarrollo de acciones de mantenimiento
autónomo, estas se aprecian con facilidad los escapes, fugas y
contaminaciones existentes en los equipos y que frecuentemente quedan
ocultas por los elementos innecesarios que se encuentran cerca de ellos.

 Lista de elementos innecesarios.
 La lista de elementos innecesarios se debe diseñar y enseñar durante la fase
de preparación.
 Esta lista permite registrar el elemento innecesario, su ubicación, cantidad
encontrada, posible causa y acción sugerida para su eliminación.
 Esta lista es cumplimentada por el operario, encargado o supervisor durante
el tiempo en que se ha decidido realizar la campaña Seiri.
¿Cómo implementar Clasificar (Seiri):
La herramienta más utilizada para la clasificación es la hoja de verificación, en
la cual podemos plantearnos la naturaleza de cada elemento, y si este es
necesario o no.

Tarjetas de color.
Este tipo de tarjetas permiten marcar o "denunciar" que en el sitio de trabajo
existe algo innecesario y que se debe tomar una acción correctiva.
En algunas empresas utilizan colores verde para indicar que existe un problema
de contaminación, azul si está relacionado el elemento con materiales de
producción, roja si se trata de elementos que no pertenecen al trabajo como
envases de comida, desechos de materiales de seguridad como guantes rotos,
papeles innecesarios, etc.
Las preguntas habituales que se deben hacer para identificar si existe un
elemento innecesario son las siguientes:
¿Es necesario este elemento?
¿Si es necesario, es necesario en esta cantidad?
¿Si es necesario, tiene que estar localizado aquí?
Una vez marcados los elementos se procede a registrar cada tarjeta utilizada en
la lista de elementos innecesarios.
Esta lista permite posteriormente realizar un seguimiento sobre todos los
elementos identificados.

Tarjetas de color.
Este tipo de tarjetas permiten marcar o "denunciar" que en el sitio de trabajo
existe algo innecesario y que se debe tomar una acción correctiva.
En algunas empresas utilizan colores verde para indicar que existe un problema
de contaminación, azul si está relacionado el elemento con materiales de
producción, roja si se trata de elementos que no pertenecen al trabajo como
envases de comida, desechos de materiales de seguridad como guantes rotos,
papeles innecesarios, etc.
Las preguntas habituales que se deben hacer para identificar si existe un
elemento innecesario son las siguientes:
¿Es necesario este elemento?
¿Si es necesario, es necesario en esta cantidad?
¿Si es necesario, tiene que estar localizado aquí?
Una vez marcados los elementos se procede a registrar cada tarjeta utilizada en
la lista de elementos innecesarios.
Esta lista permite posteriormente realizar un seguimiento sobre todos los
elementos identificados.
Evidencias de su aplicación
Control e informe final:
Es necesario preparar un informe donde se registre y se informe el
avance de las acciones planificadas, como las que se han
implantado y los beneficios aportados. El jefe del área debe
preparar este documento y publicarlo en el tablón informativo
sobre el avance del proceso 5S

Consiste en organizar los elementos que hemos clasificado como necesarios de
modo que se puedan encontrar con facilidad.
Una vez hemos eliminado los elementos innecesarios, se define el lugar donde se
deben ubicar aquellos que necesitamos con frecuencia, identificándolos para
eliminar el tiempo de búsqueda y facilitar su retorno al sitio una vez utilizados.
Orden (Seiton):

La implantación del Seiton requiere la aplicación de métodos simples y
desarrollados por los trabajadores. Los métodos más utilizados son:
 Controles visuales.
Un control visual se utiliza para informar de una manera fácil entre otros los
siguientes temas:
 Sitio donde se encuentran los elementos.
 la funcionalidad general de un equipo y sus requerimientos.
 Estándares sugeridos para cada una de las actividades que se deben realizar
en un equipo o proceso de trabajo.
 Dónde ubicar el material en proceso, producto final y si existe, productos
defectuosos.
 Sitio donde deben ubicarse los elementos de aseo, limpieza y residuos
clasificados.
 Dónde ubicar la calculadora, carpetas, bolígrafos, lápices en el sitio de trabajo.
¿Cómo implementar Orden (Seiton):

Los controles visuales están íntimamente relacionados con los procesos de
estandarización.
Un control visual es un estándar representado mediante un elemento gráfico o
físico, de color o numérico y muy fácil de ver.
La estandarización se transforma en gráficos y estos se convierten en controles
visuales. Cuando sucede esto, sólo hay un sitio para cada cosa, y podemos decir
de modo inmediato si una operación particular está procediendo normal o
anormalmente.
Mapa 5S .Es un gráfico que muestra la ubicación de los elementos que
pretendemos ordenar en un área de la planta.
El Mapa 5S permite mostrar donde ubicar el almacén de herramientas, elementos
de seguridad, extintores de fuego, duchas para los ojos, pasillos de emergencia y
vías rápidas de escape, armarios con documentos o elementos de la máquina.

Marcación de la ubicación
Una vez que se ha decidido las mejores localizaciones, es necesario un modo
para identificar estas localizaciones de forma que cada uno sepa donde están las
cosas, y cuántas cosas de cada elemento hay en cada sitio.
Para esto se pueden emplear:
 Indicadores de ubicación.
 Indicadores de cantidad.
 Letreros y tarjetas.
 Nombre de las áreas de trabajo.
 Localización de stocks. · Lugar de almacenaje de equipos.
 Procedimientos estándares.
 Disposición de las máquinas.
 Puntos de lubricación, limpieza y seguridad.

Significa eliminar el polvo y la suciedad de todos los elementos de tu lugar de
trabajo. (oficina y equipos).
Desde el punto de vista del TPM, Seiso implica inspeccionar el equipo durante el
proceso de limpieza. Se identifican problemas de escapes, averías, fallos o
cualquier tipo de FUGUAI. Esta palabra japonesa significa defecto o problema
existente en el sistema productivo.
Limpieza (Seiso):

Pisos (naranja)
Limpieza (Seiso):
Almacén de
materia prima (gris)
Comedor (azul)
Oficinas (verde)
Prensa
(verde)
Ensamble
(verde)
Embarque
(verde)
Almacén de producto
terminado (gris)
Manual de
procedimientos
de Limpieza
----------------
----------------
----------------
----------------
Programa de Limpieza
Área Artículos Responsable Turno frecuencia
Torno
Pisos P. Gastón 1° Diario
Tornos R. Santos 2° Semanal
Lámparas L. Varela 3° Semanal
Carros de Transporte O. Galvis 4° Diario

La limpieza se relaciona estrechamente con el buen funcionamiento de los
equipos y la habilidad para producir artículos de calidad.
La limpieza implica no únicamente mantener los equipos dentro de una estética
agradable permanentemente.
Seiso implica un pensamiento superior a limpiar.
Exige que realicemos un trabajo creativo de identificación de las fuentes de
suciedad y contaminación para tomar acciones de raíz para su eliminación, de lo
contrario, sería imposible mantener limpio y en buen estado el área de trabajo.
Se trata de evitar que la suciedad, el polvo, y las limaduras se acumulen en el
lugar de trabajo.
Limpieza (Seiso):

 Paso 1. Campaña o jornada de limpieza.
 Paso 2. Planificar el mantenimiento de la limpieza.
 Paso 3. Preparar el manual de limpieza.
 Paso 4. Preparar elementos para la limpieza.
 Paso 5. Implantación de la limpieza.
¿Cómo implementar Limpieza (Seiso):

Es la metodología que nos permite mantener los logros alcanzados con la
aplicación de las tres primeras "S".
Si no existe un proceso para conservar los logros, es posible que el lugar de
trabajo nuevamente llegue a tener elementos innecesarios y se pierda la
limpieza alcanzada con nuestras acciones.
Estandarización (Seiketsu):

 Paso 1. Asignar trabajos y responsabilidades.
 Paso 2. Integrar las acciones Seiri, Seiton y Seiso en los trabajos de rutina.
¿Cómo implementar Estandarización (Seiketsu):

Significa convertir en hábito el empleo y utilización de los métodos establecidos y
estandarizados para la limpieza en el lugar de trabajo.
Podremos obtener los beneficios alcanzados con las primeras "S" por largo
tiempo si se logra crear un ambiente de respeto a las normas y estándares
establecidos.
Las cuatro "S" anteriores se pueden implantar sin dificultad si en los lugares de
trabajo se mantiene la Disciplina.
Su aplicación nos garantiza que la seguridad será permanente, la productividad
se mejore progresivamente y la calidad de los productos sea excelente.
Disciplina (Shitsuke):

Implica un desarrollo de la cultura del autocontrol dentro de la empresa.
Si la dirección de la empresa estimula que cada uno de los integrantes aplique el
Ciclo Deming en cada una de las actividades diarias, es muy seguro que la
práctica del Shitsuke no tendría ninguna dificultad.
Es el Shitsuke el puente entre las 5S y el concepto Kaizen o de mejora continua.
Los hábitos desarrollados con la práctica del ciclo PHVA se constituyen en un
buen modelo para lograr que la disciplina sea un valor fundamental en la forma
de realizar un trabajo.
Disciplina (Shitsuke):

4. Modelos de formatos Funcionales:

IMAGEN No.01
IMAGEN No.02
Fecha: Sede:
Funcionario Afectado: Cargo:
Descripción del Registro Fotográfico: Especifica
FORMATO CONTROL DE REGISTRO FOTOGRAFICO - PROGRAMADE ORDEN Y ASEO
IMAGEN No. 01 - Escritorio Frente IMAGEN No. 02 - Escritorio Lateral
Recipiente con agua sobre el escritorio el cual puede regarse
sobre los documentos y causar ilegibilidad, daños, o perdidas de
los mismos.
IMAGEN No. 03 - Escritorio parte baja IMAGEN No. 04 - Zona de influencia
IMAGEN No.01
IMAGEN No.02
IMAGEN No.03
IMAGEN No.04
1)
2)
3)
4)
Funcionario Ejecuta Registro:
Caja de cartón que puede convertirse en foco de suciedad o
acumulación de residuos, polvos, u otros agentes te puedan ser
nocivos para su salud tales vichos o plagas.
Documentación tramitada sin el debido tramite de archivo, le
restan espacio y movilidad en su puesto de trabajo.
Retire de su oficina todos aquellos elementos que no sean necesarios en su
puesto de trabajo y que puedan convertirse en focos de acumulación de los
agentes antes mencionados.
Una vez utilizados los documentos o carpetas retírelas de la oficina para dar
espacio a otros elementos necesarios en el puesto de trabajo.
Evite tener bebidas o líquidos sobre su escritorio para evitar que se rieguen
sobre documentos importantes o cause daño a los equipos.
Descripción del Registro Fotográfico: Especifica
Recomendaciones para la mejora:
Recipiente con agua sobre el escritorio el cual puede regarse
sobre los documentos y causar ilegibilidad, daños, o perdidas de
los mismos.
IMAGEN No. 03 - Escritorio parte baja IMAGEN No. 04 - Zona de influencia

Sede: Resposable del seguimiento:
Si No Fecha: Observación Si No Observación
1
2
3
4
5
6
7
8
SST-FR-XX
Versión: 1
Fecha de aprobación:
15/09/15
SEGUIMIENTO A LA EVALUACIÓN ETAPA ORGANIZAR
ANEXO - A
Página 1 de 1
Se retiraron de los puestos de trabajo los equipos y accesorios que no
se consideran útiles.
Ha seleccionado los archivos necesarios del disco duro y eliminando
archivos desactualizados y no útiles.
De las carteleras, señales y avisos se ha descartado información
innecesaria, desactualizada y no institucional.
Actividad
Fue asignado el lugar Para almacenar los documentos que son
comunes.
De los archivadores de la empresa se han retirado elementos e
información que No se requiere Para el desempeño de las Funciones.
Fue asignado y señalizado el lugar Para reciclaje temporal y reciclaje
definitivo.
Se seleccionaron y se retiraron los documentos y carpetas que se
encontraban sobre el escritorio.
Se reubicaron los documentos y carpetas en los lugares definidos con
el grupo.
Anexo A
Seguimiento a la evaluación etapa Organizar
Ítem
Encargado del área:Área:

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3
4
5
6
7
SST-FR-XX
Versión: 1
15/09/15
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SEGUIMIENTO A LA EVALUACIÓN ETAPA ORGANIZAR
ANEXO - B
Los archivos almacenados en los discos duros y buzones se
encuentran debidamente organizados e identificados.
Los afiches, avisos y señales se encuentran ubicados en lugares
estratégicos y visibles al público, con información adecuada
(institucional) y pertinente
Actividad
Las zonas comunes se encuentran despejadas y organizadas.
Las áreas se utilizan solo para las actividades para las cuales
fueron destinadas.
El lugar seleccionado para ubicar el papel de reciclaje permanece
Organizado.
Los elementos, equipos y accesorios necesarios para el desarrollo
de las actividades se encuentran organizados en lugares de fácil
acceso.
Los archivos físicos (papel, carpetas, A-Z) se encuentran
debidamente organizados e identificados.
Anexo B
Seguimiento a la evaluación etapa Organizar
Ítem
Responsable del seguimiento:
Encargado del área:
Sede:
Área:

1
2
3
4
5
6
7
Anexo C
Seguimiento a la evaluación etapa limpiar
Ítem
(Los que consideren pertinentes)
Actividad
Sede:
Área:
Responsable del seguimiento:
Encargado del área:
Los focos de suciedad y desorden son focos de limpieza y orden.
Las áreas comunes tales como baños, cafetería, pasillos permanecen en niveles
adecuados de aseo, orden y limpieza
Los aspectos locativos en mal estado fueron mejorados
Los elementos, accesorios y equipos de oficina se encuentran en buen estado.
SEGUIMIENTO A LA EVALUACIÓN ETAPA LIMPIAR
ANEXO - C
SST-FR-XX
Versión: 1
15/09/15
Página 1 de 1

Evaluador:
Trabajador:
Fecha:
Elementos y documentos innecesarios Elementos para almacenar Saturación Visual
ASPECTOS ADIAGNOSTICAR EN LAS ÁREAS
Focos de suciedad y desorden
Zona de reciclaje
Daños o aspectos locativos por mejorar
ASPECTOS ADIAGNOSTICAR EN CADAPUESTO DE TRABAJO
Nota: Esta actividad se lleva a cabo teniendo en cuenta la utilidad (para el proceso y las funciones desarrolladas) de los
elementos encontrados en las diferentes áreas donde el trabajador realiza sus actividades cotidianas
DIAGNÓSTICO DE LAS INSTALACIONES DE LAEMPRESA
Sede a evaluar:
Área a evaluar:
SST-FR-XX
Versión: 1
15/09/15
Página 1 de 1
DIAGNÓSTICO DE LAS INSTALACIONES DE LA EMPRESA
ANEXO D

CONCLUSIÓN
El empleo de las 5 eses será un punto de apoyo para tu Sistema de Gestión
de la Considerando los siguientes aspectos:
-Nuestro enfoque son los procesos si los lugares de trabajo se encuentran
adecuados con 5 eses seremos mas organizados y productivos.
-Velaremos por el resguardo de la documentación tanto física como digital
con sus medios y metodologías adecuadas.
-Al contar con estas adecuaciones los funcionarios colaboraran para
alcanzar sus objetivos individuales. Siendo esto un factor que incide de
forma representativa en su comportamiento.
-El rendimiento también se encuentra estrechamente ligado a las
condiciones de trabajo, de manera tal que los objetivos organizacionales,
como resultado de la sumatoria de los esfuerzos individuales, se encuentran
al alcance de un entorno eficiente y productivo.

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