1. ADMINISTRACIÓN DE RECURSOS HUMANOS
INTRODUCCIÓN
La Administración de Recursos Humanos es un área de estudios relativamente reciente, así como perfectamente aplicable
a cualquier tipo o tamaño de organización.
La Administración de Recursos Humanos tiene como una de sus tareas proporcionar las capacidades humanas requeridas
por una organización y desarrollar habilidades y aptitudes del individuo para ser lo más satisfactorio a sí mismo y a la
colectividad en que se desenvuelve. No se debe olvidar que las organizaciones dependen, para su funcionamiento y su
evolución, primordialmente del elemento humano con que cuenta. Puede decirse, sin exageración, que una organización
es el retrato de sus miembros.
La Administración de Recursos Humanos consiste en la planeación, en la organización, en el desarrollo y en la
coordinación y control de técnicas capaces de promover el desempeño eficiente del personal, a la vez que la organización
representa el medio que permite a las personas que colaboran en ella a alcanzar los objetivos individuales relacionados
directa o indirectamente con el trabajo.
Los objetivos de la administración de recursos humanos se derivan de los objetivos de la organización entera. Toda
organización tiene como uno de sus principales objetivos la creación y distribución de algún producto. Todos los órganos
aplicados directamente en la creación y distribución de ese producto o servicio realizan la actividad básica de la
organización.
La empresa Lubricantes Vivo, S.A., ubicada en la ciudad de Managua en Villa Nueva de Junio, actualmente se encuentra
en proceso de expansión de mercado aprovechando la amplia aceptación de su producto líder “Lubritorix” el cual se ha
posicionado como el producto de este tipo más vendido entre la población de 40 a 60 años. Sin embargo, debido a
nuevas políticas de ventas y mercadeo, se observa un crecimiento en la percepción y acogida por parte de la población de
20 a 39 años.
la gerencia de la empresa pretende aumentar su fuerza de trabajo para atender al sector creciente y poder hacer frente a
las nuevas demandas por lo que solicitó al personal de Recursos Humanos que realice un estudio de la situación actual de
los procesos de contratación y manejo de personal a fin de realizar mejoras necesarias que ayuden a fortalecer los
métodos y procedimientos utilizados en la actualidad para el manejo del personal.
En este trabajo se pretende utilizar las técnicas aprendidas en el curso de Administración de Recursos Humanos aplicados
al manejo y control de los recursos humanos de la empresa Lubricantes Vivo, S.A., específicamente en el área de Ventas
Locales, dándole un enfoque desde el punto de vista de un gerente de recursos humanos dirigiéndose a la gerencia
general de la empresa.
Dentro de las técnicas utilizadas se encuentran:
1. Análisis de Puesto,
2. Reclutamiento de Personal,
3. Selección de Personal,
4. Contratación de Personal,
5. Orientación y adiestramiento del personal contratado.
El documento está organizado en doce secciones de tal forma que en la parte dos se plantean los métodos para el
análisis del puesto, en la parte cinco se explica cómo se realizará el reclutamiento del personal. Luego, en la parte seis,
veremos cómo realizar la selección del personal con su correspondiente contratación en la parte siete. Cumplido esto, el
documento muestra las conclusiones y recomendaciones pertinentes en la materia y, finalmente, se enseñan los anexos
correspondientes para cada una de las técnicas empleadas.
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2. OBJETIVOS
OBJETIVO GENERAL
Planificar la contratacion del personal del area de ventas en base a los requerimientos plantados por la gerencia general
en coordinación con el area de ventas.
OBJETIVOS ESPECÍFICOS
1- Dar a conocer generalidades de la planeación de recursos humanos, como los objetivos que persigue, el
proceso de planeación de recursos humanos. También sobre políticas dando su concepto, definición,
objetivos, ventajas y desventajas y políticas de planeación de recursos humanos.
2- Ejecutar el plan de la organización y definir las variables que afectaran la planeación de la misma.
3- Realizar los pronósticos de las necesidades de personal; cómo se proyecta el suministro de candidatos
internos y externos. Además de explicar los factores que afectan a los pronósticos.
4- Presentar la relación de la planeación de recursos humanos con las funciones del proceso de administración
de recursos humanos como el reclutamiento, selección, capacitación, desarrollo, relaciones laborales,
contratación colectiva, prestaciones y compensaciones.
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3. DESARROLLO
PROCESO DE PLANEACIÓN DE RECURSOS HUMANOS
La planeación estratégica - que requiere la consideración tanto del ambiente externo como del interno- antecede a la
planeación de recursos humanos. La planeación estratégica es el proceso por el cual la alta dirección determina los
propósitos y objetivos globales y la forma en que deben alcanzarse. La planeación de recursos humanos esta vinculada
con la estrategia organizacional.
La planeación de recursos humanos se realizo después de haberse formulado los planes estratégicos de una organización.
Para la planeación de recursos humanos se tomaron en cuenta dos componentes: requerimientos y disponibilidad. De
acuerdo a la planeacion la empresa Lubricantes Vivo S.A. prevee expandir su mercado haciendose necesario incrementar
la fuerza de ventas locales, determinando el tipo y numero de empleados por nivel de cualidades y de ubicación.
Esta proyeccion reflejará diversos factores, tales como los planes de producción y los cambios en la productividad. Con el
fin de hacer las proyecciones de disponibilidad, el gerente de recursos humanos observa tanto las fuentes internas
(personas empleadas actualmente) como las fuentes externas (mercado de trabajo). Cuando se han analizado los
requerimientos y la disponibilidad de personal, la empresa puede determinar si tendrá un exceso o una escasez de
empleados. Deben encontrarse formas de reducir el número de empleados si se proyecta un excedente. Algunos de
estos métodos incluyen las restricciones en la contratación, la reducción en la jornada de trabajo, las jubilaciones
tempranas y las suspensiones. Si se anticipa una escasez, la empresa debe obtener la cantidad y calidad apropiada de
trabajadores afuera de la organización. Se requieren el reclutamiento y la selección externas.
Como las condiciones en los ambientes externo e interno pueden cambiar rápidamente, el proceso de planeación de
recursos humanos es continuo. Las nuevas condiciones afectan la organización entera, lo que requiere una modificación
extensa de las proyecciones. Sin embargo, para fines de este estudio solo se hara analisis para el area de ventas.
Dada la planeación de recursos humanos se tomaron cuatro aspectos básicos:
1) Planeación para las necesidades futuras a base de decidir cuánta gente y con qué habilidades necesitará la empresa
Lubricantes Vivo S.A.
2) Planeación para balances futuros a base de comparar el número de empleados necesarios, con el número de
empleados contratados de quienes se puede esperar que permanezcan en la organización.
3) Planeación para el reclutamiento o el despido de empleados.
4) Planeación para el desarrollo de los empleados, para asegurarse de que la organización tiene un suministro estable
de personal experto y capaz.
ANALISIS DEL PUESTO DE TRABAJO
Se realizaron las consultas sobre que tareas y actividades debia ejecutar el vendedor. Ademas, se consulto como, cuando
y con que Periodicidad: Diario, semanal, mensual, trimestral, semestral, anual se deben ejecutar sus funciones y
actividades, de la misma forma se analiza como y a través de quienes y cuales personas el Ejecutivo de ventas brindara
sus servicios, tambien el sitio y logistica de las oficinas en donde brindara sus servicios, de la misma forma se analizan los
Objetivos del cargo, metas y metas por alcanzar.
Tambien se tomaron en cuenta los siguientes factores: Instrucción necesaria en el area de ventas, experiencia anterior,
Iniciativa, Aptitudes, destrezas o habilidades, ambiente físico de trabajo, Riesgos de accidentes.
Todo esto esta referido en el anexo 1 Analisis del Puesto. Para el analisis del puesto se tomo en cuenta el nivel del puesto
en la organización el cual se detalla en el anexo 6 Organigrama Institucional.
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4. POLÍTICAS DE PLANEACIÓN DE RECURSOS HUMANOS
 Los planes de recursos humanos pueden hacerse cada dos años, con evaluaciones mensuales al ejecutivo de ventas.
 El plan de recursos humanos debe seguir los lineamientos del plan estratégico general de toda la empresa de acuerdo
a la meta de venta asignada al ejecutivo.
MODELOS DE PLANEACIÓN DE RECURSOS HUMANOS
Aunque la planeación de Recursos Humanos no siempre se lleva a cabo por el órgano de recursos humanos, el problema
de anticipar su cantidad y calidad necesarias a la organización es extremadamente importante para este departamento.
En el caso de este estudio para el analisis de puesto de trabajo el personal de Recursos Humanos utilizo una de las
tecnicas disponibles mas comunes empleadas por las organizaciones, denominada: Metodo Estructurado. En este caso se
recopilo informacion de los trabajadores actuales para determinar el cómo se hace el trabajo en el departamento de
ventas.
La tecnica se centró en la persona utilizandose un cuestionario de analisis de puestos de trabajo.
RECLUTAMIENTO
En el proceso de planificacion del recurso humano para la empresa Lubricantes Vivo S.A. se determino que no se podia
satisfacer las necesidades organizativas de recursos humanos para el futuro simplemente por medio de una política de
promoción.
Las acciones que se van a realizar es la selección, contratacion y posteriormente el adiestramiento de dos ejecuticos de
ventas.
Para el reclutamiento, se realizaron un conjunto de actividades y procesos con el fin de conseguir las personas
cualificadas y calificadas, de forma que el reclutador seleccione a aquellas mas adecuadas para cubrir sus necesidades de
trabajo.
El proceso de reclutamiento se ejecuto en tres fases, iniciando con la Fase de Requerimiento de Personal donde el area
de Recursos Humanos recibio de parte del area de ventas la solicitud de requisición de personal del cargo de vendedor,
concluyendo con el reclutamiento externo.
En el anexo 2 Reclutamiento de Personal Lubricantes Vivo se muestra Los detalles de la convocatoria para optar al puesto
de ejecutivo de ventas.
SELECCIÓN Y CONTRATACION DEL PERSONAL DE VENTAS
Para la selección de la candidata idonea para el cargo de ejecutivo de ventas se realizo un proceso de seleccion, entre
una lista de candidatas, buscando la persona que satisface mejor los criterios exigidos para ocupar el cargo disponible.
Para la preseleccion de las aspirantes se investigo el grado de parentezco que pudiese tener con algun miembro activo de
la empresa asi como su respectiva evaluacion medica, su historial laboral, antecedentes, etc.
Una vez se tuvo la lista de posibles candidatas, se procede a la entrevista de trabajo utilizando el Formato de Entrevista
con preguntas abiertas cuyo objetivo principal es el de analizar el grado de sociabilidad, estabilidad emocional,
diplomacia, expresion oral, formacion, trayectoria laboral, experiencia y demas cualidades de cada una de las aspirantes.
Un ejemplo de la entrevista realizada se puede encontrar referido en el anexo 3 Entrevista a Postulantes el documento
fue llenado por la candidata previa explicacion del proceso de llenado.
A su vez se realizaron pruebas psicometricas (pruebas de aptitud), pruebas de personalidad y tecnicas de simulacion en la
cual se le pidio a las candidatas que ofrecieran el producto Lubritorix con el fin de captar a la que presentara mejor
actitud y aptitud para la venta.
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5. Todas las pruebas eliminatorias para la selección de las aspirantes se realizaran en un periodo de cinco dias posterior a la
recepcion de la documentacion de las candidatas.
LA CONTRATACION
Una vez que se ha elegido la candidata idonea para ocupar la plaza vacante, se procede a contactarla para hacer de su
conocimiento que ha sido seleccionada, y programuna cita para la firma del contrato,la cual se tiene estimada realizarse
diez dias despues.
En esta etapa la candidata seleccionada firmara un contrato por un periodo de prueba, el cual tendra una duracion de
tres meses.
Despues de haber sido evaluada en el periodo de prueba, se procede a abrir un expediente laboral, archivando dicho
contrato y todos los documentos del trabajador como hoja de vida, pruebas de selección, solicitud de empleo etc. En
anexo 7 perfil del cargo se observan las cualidades necesarias.
Posteriormente se presenta al nuevo miembro del equipo cual sera su cargo, sus prestaciones laborales, ubicación dentro
de la empresa, etc.
En el anexo 4 se encuentra el ejemplo de contrato de trabajo.
LA INDUCCION
Posterior a la selección de la persona se procede a capacitarla en el area, presentandola al resto del personal y fuerza de
ventas dandole a conocer sus obligaciones y responsabilidades.
Se asignara un colaborador del area de recursos humanos para introducir a la candidata seleccionada al sistema laboral
informandola sobre las capacitaciones y horarios de las mismas. Esto se hara en un lapso de dos dias.
Asi mismo a la candidata le fueron explicados los Derechos laborales descritos principalmente en el código de Trabajo asi
como el manual de bienvenida que se resume a continuacion:
 Mensaje de bienvenida por parte del area de recursos humanos y gerencia.
 Historia de la organización, mision, vision, alcances, objetivos.
 Horarios de descansos, ausencias, dias de pago, utilizacion de telfono movil y fijo, supervision, estableciento de la
meta de ventas, sitio de trabajo, seguro social.
 Beneficios a los que tendra derecho, vacaciones, descansos, dias festivos, estacionamiento y transporte,
programa de entrenamiento, plan educativo.
VALUACION DEL PUESTO DE TRABAJO
El método de evaluación fue desarrollado en base a entrevistas de un especialista en evaluación, con el superior
inmediato, mediante las cuáles se evalúa el desempeño de sus subordinados, buscando las causas, los orígenes y los
motivos de tal desempeño, mediante el análisis de hechos y situaciones.
Es un método de evaluación más amplio que permite, además de emitir un diagnóstico de desempeño del empleado,
planear junto con el superior inmediato su desarrollo en el cargo y en la organización.
Uno de los problemas más graves de la planeación y el desarrollo de recursos humanos en una empresa es la necesidad
de dar retroalimentación de datos acerca del desempeño de los empleados admitidos, integrados y capacitados. Sin esta
retroalimentación de datos, el órgano de personal no está en condiciones de medir, controlar ni acompañar la adecuación
y la eficiencia de sus servicios.
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6. En este sentido, el método de investigación de campo puede tener una gran diversidad de aplicaciones, ya que permite
evaluar el desempeño y sus causas, planear junto con la supervisión inmediata los medios para su desarrollo, y sobre
todo, acompañar el desempeño del empleado de manera mucho más dinámica que otros métodos de evaluación del
desempeño.
Este método presenta las siguientes ventajas:
Permite al supervisor una visualización no solo del contenido de los cargos bajo su responsabilidad, sino también de las
habilidades, las capacidades y los conocimientos exigidos.
Proporciona una relación provechosa con el especialista en evaluación, quién presta al supervisor una asesoría y también
una capacitación de alto nivel en la evaluación de personal.
Permite efectuar una evaluación profunda, imparcial y objetiva de cada empleado, localizando las causas de ciertos
comportamientos y las fuentes de problemas.
Permite planear la acción capaz de retirar los obstáculos y proporcionar mejoramiento del desempeño.
Permite un acoplamiento con la capacitación, el plan de carreras y demás áreas de actuación de la Administración de
Recursos Humanos.
Acentúa la responsabilidad de línea y la función del staff en la evaluación de personal.
INSTRUCCIONES DEL LLENADO DE LA HOJA DE VALUACION DEL PUESTO DE TRABAJO
A continuación encontrarán frases que definen el comportamiento del colaborador. Escriba el número que corresponde a
la calificación en la columna lateral derecha para indicar el valor que mejor define el desempeño del empleado. No deje
ningún bloque sin llenar.
La calificación máxima es de 100 puntos y la calificación mínima es de 80 puntos.
Al finalizar se deberá sumar cada resultado indicándolo en la casilla de total al final de la hoja.
Cada cuadro deberá llenarse con lapicero azul y con números claros fáciles de distinguir, usando letra de molde.
Si el colaborador no aprueba con la nota mínima se deberá recurrir al superior inmediato para saber la decisión que se
tomara al respecto. Si el colaborador obtiene un resultado inferior a 70 puntos deberá ser removido del cargo notificando
a su superior inmediato y a las demás partes involucradas.
La hoja debe ser llenada por el encargado de recursos humanos junto con el supervisor y el colaborador.
Puede encontrarse un ejemplo de la hoja de valuacion del puesto en el anexo 5 hoja de valuacion del puesto de trabajo.
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7. CONCLUSIONES
Realizar este estudio investigativo permitió comprender que para planificar los recursos humanos se deben formular los
planes estratégicos de la empresa como primer paso. En la planeación de recursos humanos se realizan previsiones
sobre el número de personas que se necesitarán en la empresa dentro del corto, mediano y largo plazo. Se deben tomar
medidas oportunas para que los hechos correspondan a las necesidades y no a tendencias incontroladas e imprevistas.
Además se determina la calificación que deben tener los empleados en los puestos en que trabajarán.
La planeación de recursos humanos se realiza para conseguir a la persona apta para el puesto más adecuado en el
momento oportuno en el caso del ejecutivo de ventas se coordino la necesidad de la vacante entre gerencia general,
gerencia de mercadeo y ventas y recursos humanos. En dicha planeación es importante tomar en cuenta las políticas de
recursos humanos las cuales permiten condicionar el alcance de los objetivos y el desempeño de las funciones de
personal.
Existen varios modelos de planeación de recursos humanos los cuales se aplican en dependencia de las características y
del giro de la empresa. Por lo que se deben buscar las herramientas que se ajusten a las necesidades de cada empresa.
La planeación de personal se realiza tanto en las empresas privadas como en las organizaciones públicas y en ambos
casos los requerimientos de recursos humanos están determinados por el volumen de trabajo que se ejecute, además
que deben traducirse en aplicaciones a puestos y posiciones específicas, tal es el caso del departamento de ventas
locales.
Actualmente existen varias técnicas de pronóstico de las necesidades de personal que utilizan los profesionales del área
entre las que se encuentran el análisis de tendencia, análisis de margen, análisis de correlación, pronósticos basados en
la experiencia, pronósticos basados en tendencias, etc. De acuerdo a sus bondades se utilizan las diferentes técnicas y se
analiza cual es el que más se ajusta.
Y para finalizar se puede afirmar que la planeación de recursos humanos al contar con programas de acción en las
funciones del proceso de administración de recursos humanos permite que todas las actividades se realicen con eficiencia
y eficacia.
La planeación de recursos humanos es vital en las organizaciones puesto que al preveer sus necesidades de personal
permite la adecuada formulación del presupuesto asignado a los recursos humanos, evitando así desviaciones de último
minuto.
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8. RECOMENDACIONES
En el proceso de contratacion de dos personas se siguieron las tecnicas aprendidas en el curso de Administracion de
Recursos Humanos. Sin embargo, el proceso de administracion del recurso humano debe llevar el componente de
evaluacion del desempeño el cual se realiza posterior al proceso de contratacion con el objetivo de medir el nivel de
incorporacion de la persona a las politicas y lineamientos de la empresa.
Por consiguiente se recomienda realizar las evaluaciones de los colaboradores en periodos de tres meses y de acuerdo a
los resultados se podra definir la aplicación de tecnicas de desarrollo organizacional adecuadas.
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