Lalo Huber - Administración del tiempo

1. Visionholistica
Cambio Personal & Organizacional
Time
Management
Prof. Lalo Huber
lalohuber@visionholistica.com
www.visionholistica.com
Mayo 2003
1

2. Visionholistica
Cambio Personal & Organizacional
Objetivos de la Conferencia

Iniciar un cambio personal para eliminar
actitudes y hábitos que producen derroche del
tiempo!

¿Es importante hacer un buen Time Management?




Desde ya...!!!
La buena administración del tiempo es esencial para el logro de los objetivos
personales!!
Hace a la eficacia y eficiencia personal!
Para que esto tenga sentido lógicamente deben existir objetivos personales..!!
Cuento de la vasija y las piedras...
2

3. Visionholistica
Cambio Personal & Organizacional
¿Qué es el tiempo..?
Un recurso de características
únicas..!!!
¿Le suena este número?
No se puede comprar...
292.000
 No se puede alquilar...
Esta es la cantidad de horas de
vigilia con que cuenta una persona
en toda su vida profesional..!!
 No se puede acumular...
Después de este curso: 4 horas
menos!!!
 No se puede reemplazar...
 No se puede dejar de consumir...
 Hace falta para todo...
 No se puede tener más...
 Ni menos...

3

4. Visionholistica
Cambio Personal & Organizacional
La locura del tiempo...
¿Síntomas de la “locura de la urgencia..”?


















Se acaba la hora del almuerzo..?
Los videoclips...
Hablar con la boca llena...
Auto-mac...
Comer en el escritorio...
Barras de cereales...
Fast-food
Stress
Falta de cuidado personal
Mala alimentación
Deshidratación crónica
Menos horas de sueño
Vacaciones de fin de semana...
Televisión las 24 horas....
Servicios 7x24....
Kioscos 7x24....
Verdulerías abiertas de noche...
Telecommuting
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5. Visionholistica
Cambio Personal & Organizacional
Cambio de hábitos?
 Nadie
pierde el tiempo a
propósito
 La pérdida de tiempo es
en general involuntaria
 Producto de malos
hábitos
 Entonces estamos
hablando de
cambio de hábitos!!
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6. Visionholistica
Cambio Personal & Organizacional
En qué perdemos el tiempo
Ejercicio entre todos... En qué perdemos el tiempo..?

•
•
•
•
•
•
•
•
•
•
•
•
•
•
•
•
•
•
•
•
•
•
Charlas de café...
Agresiones.......
Peleas........
Quejas........
Interrupciones......
Aburrimiento......
Falta de objetivos......
Enfermedades........
Preocupación.......
Enojos........
Continua postergación....
Inconsciencia
Demasiadas horas de
sueño....
Insuficientes horas de
sueño....
Viajes.....
Teléfono celular....
Teléfono....
Switching
procrastination
guardar “todo”...,
Retrasos
•
•
•
•
•
•
•
•
•
•
•
•
•
•
•
•
•
•
•
•
•
•
•
• Mate infinito
impuntualidad nuestra y de otros
• Televisión...
descoordinación
• Fanatismos...
agotamiento
• Modorra...
interrupciones.
• 10 videos para el
estímulos externos aparentemente importantes.
• fin de semana..
Email, celular, pager...
• Excesivo sol..
stress
• Excesivo espejo
Desconcentración
• Excesivos trámites
Objetivos incoherentes
• No querer cerrar
No evaluación del accionar
La respuesta “Tramposa”: “Lo hago porque me gusta...”ninguna puerta
• Otros..??
Vicios, pecados, errores, olvidos
Preocupación
Discusiones irrelevantes
Descontrol
Temor a decir NO
Temor a elegir
Preocupación
Ira
Envidia
Comodidad
Encuentros casuales
Vagancia
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7. Visionholistica
Cambio Personal & Organizacional
¿En qué se pierde el tiempo..?
Hacerme
cargo!!
I
II
III
Definir
Adonde y por
donde ir!
PLAN
MACRO
Arrancar!!!!
Avanzar!!!
Verificando y
ajustando
continuamente el
destino y el
camino!!
IV
Nivel 0. Me siento una víctima del entorno... No puedo
cambiar nada... Solo sobrevivo...
Nivel 1. Me siento con capacidad de hacer cosas... Pero
aún no tengo objetivos...! Sobrevivo...
Pregunta clave:
En qué nivel
estoy...?
inconsciencia
Nivel 2. Tengo objetivos pero me los olvido
continuamente... Y cuando los recuerdo me quejo...
Nivel 3. Tengo objetivos pero los postergo
continuamente... Quiero vivir...!
Nivel 4. Tengo objetivos e intento realizarlos... Pero
siento que no me alcanza el tiempo... Intento vivir..!!
conciencia
Nivel 5. Tengo objetivos y los realizo... Pero siento que
podría ser más eficiente... Quiero vivir mejor..!!!
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8. Visionholistica
Cambio Personal & Organizacional
¿Qué es time management?
I

Actitud proactiva-preventiva

II

Establecer objetivos -planear



IV
Encararlos!!!
Superar miedos, desarrollar autoconfianza
Revisión de actividades


Tener
objetivos
Perseverancia, disciplina
No postergarlos!


estrategia personal, misión y visión personal
Recordarlos!

III
Tomar iniciativa!!
Hacerse
cargo!!!
Diferenciar actividades a favor, en contra e irrelevantes
Incrementar eficiencia!

CAMBIO DE HABITOS!!
Llevarlos
a cabo
bien!
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9. Visionholistica
Cambio Personal & Organizacional
Actitud proactiva-preventiva
Accionar Reactivo-no preventivo-quejoso!!
me quejo...
me quejo...
me quejo...
me quejo...
me quejo...
2010
2001
me cuestiono...
tiempo
analizo...
planifico...
hago...
Accionar Proactivo-Preventivo
disfruto...
tiempo
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10. Visionholistica
Cambio Personal & Organizacional
¿Cómo ahorrar tiempo con prevención?
 Ahorrar
tiempo...? Actitud
preventiva!! La regla de
oro..!!!
 Ejemplo...


Llevar el auto a una revisión
periódica lleva un par de horas... Y
cuesta algunos pesos....
Chocar en la autopista por una falla
en los frenos puede hacernos perder
muchos días.... En trámites.... O
peor... En el hospital.... O con
muletas... O peor.... Y también
puede costar miles y miles de
pesos...
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11. Visionholistica
Cambio Personal & Organizacional
Planeamiento personal

¿Cómo diferencio actividades relevantes
(positivas y negativas) de las irrelevantes..?
Solo se pueden diferenciar a través
de la definición de claros objetivos...!!
os
tablecid
re-es
jetivos p
Ob
t iv a s
t e s pos i
Relevan
Irre
vas
s negati
te
Relevan
t
tes o inú
le v a n
iles

Ojo! Esto va contra la
cultura actual del “todo
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12. Visionholistica
Cambio Personal & Organizacional
Objetivos claros = coherencia

Ejemplos de nuestra incoherencia de deseos / objetivos /
actividades...

























Quiero ser sano / fumo
Quiero vivir muchos años / tomo mucho alcohol
Quiero ser delgado / me como la vida
Quiero tener una familia / no formalizo
Quiero tener mucho dinero / no trabajo duro
Quiero llevarme bien con mis padres / les grito
Quiero un trabajo mejor / no busco
Quiero un país más sano / trabajo en Philip Morris
Me gusta la gente que no critica / critico
Quiero ser muy inteligente / no estudio
Quiero ser atractivo-a / no cuido mi cuerpo
Quiero que mejore el país / no pago impuestos
Quiero ser más honesto / no pago multas
Me gusta la sinceridad / verseo
Quiero tener muchos amigos / jamás los llamo
Quiero que me inviten a muchas fiestas / jamás organizo una
Quiero un país más rico / hago paro
Quiero viajar / no ahorro
Quiero que me quieran / tengo mal humor
Quiero que me quieran / soy agresivo
Me quejo de que todos manejan mal / manejo mal
No me gusta la gente que insulta / insulto
Me quejo de los baños sucios en los bares / me voy sin apretar el botón
Me quejo de la ciudad sucia / tiro papeles en la calle
Me preocupa la pobreza / no hago nada
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13. Visionholistica
Cambio Personal & Organizacional
Técnicas para un mejor TM
Time management en una frase:
“Nunca ponerme a hacer nada antes de
saber exactamente todo lo que quiero
hacer... Y como voy a acomodar todas
esas actividades en el tiempo
disponible..!”
“Te puedes retrasar...
Pero el Tiempo no lo hará..”
Benjamin Franklin
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14. Visionholistica
Cambio Personal & Organizacional
Mejores hábitos
para una mejor Administración del Tiempo
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15. Visionholistica
Cambio Personal & Organizacional
¿Qué es time management..?
 Una
clasificación de actividades
relevantes positivas!!
 Actividades
de mantenimiento =
sobrevivir...
No discrecionales
deben hacerse
 Actividades
vivir!!
de cambio =
Discrecionales
puedo elegir
Ojo!! No confundir unas con otras..!!
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16. Visionholistica
Cambio Personal & Organizacional
Técnicas para un mejor TM

Minimice tiempo dedicado a actividades
de mantenimiento!!! Recuerde que son
“medios”... No fines..!!!











Cuanto dedica
Cuánto dedica
Cuánto dedica
Cuánto dedica
Cuánto dedica
Cuánto dedica
Cuánto dedica
Cuánto dedica
Cuánto dedica
Cuánto dedica
Etc.........
a
a
a
a
a
a
a
a
a
a
“comer”..?
“cocinar”..?
“aseo”..?
“shopping”..?
“descanso”..?
“relax”..?
“tomar sol”..?
“jugar”..?
“limpiar la casa”..?
“mantenimiento del auto”..?
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17. Visionholistica
Cambio Personal & Organizacional
Técnicas para un mejor TM
 Automotívese








Desarrolle actitud positiva
Evite a las personas
críticas
Evite criticar
Trate siempre de hablar de
lo bueno del mundo
Auto-prémiese al
completar tareas
Ayude a otros...
Imagínese en la situación
deseada...
Todo cambio comienza con
un pensamiento....!!!!!!!
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18. Visionholistica
Cambio Personal & Organizacional
Técnicas para un mejor TM

Urgentes!
No
urgentes...
Importantes!
QI
QII
No
importantes!
QIII
QIV
First-things-first!







Primero lo primero
La vasija, las piedras y la arena
Defina prioridades
Diferencia claramente lo
urgente de lo importante
Aplique la Regla de 80-20
Asegúrese de no estar postergando
algo de alta prioridad... Solo
porque no es urgente
Nunca pierda de vista las
prioridades básicas
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19. Visionholistica
Cambio Personal & Organizacional
Técnicas para un mejor TM

Evite caer en el perfeccionismo
exagerado!






No hay nada más triste que una persona capaz
que nunca hace nada...
Porque nunca es suficiente....
Critica a todo por su falta de perfección...
Pero no se da cuenta que su propio
perfeccionismo le impide
alcanzar logros tangibles..
Recordar que “lo perfecto
es enemigo de lo posible”....
Elimine el Procrastination!!
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20. Visionholistica
Cambio Personal & Organizacional
Técnicas para un mejor TM

Tome consciencia de los
costos reales de las
cosas..!!







Cual es el costo de ir al cine..?
El costo de un depto..?
Cuál es el costo de su
tiempo..?
Qué prioriza..? Ahorrar tiempo
o ahorrar $$$..?
No compre NADA que luego le
cueste demasiado
mantener..!!!
No se deje llevar por el
impulso consumista...
No caiga en la trampa
material...
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21. Visionholistica
Cambio Personal & Organizacional
Técnicas para un mejor TM

Maneje expectativas...!!






Maneje bien las expectativas de
quienes lo rodean...!
Nunca prometa demasiado...
Mejor prometa poco...
Y exceda expectativas..!!!
Si uno no maneja las expectativas
de otros... Ellos mismos las
generarán... A su propio
gusto...!!!!
Nunca eleve las expectativas de
otros sobre Ud.... A menos de
estar seguro de luego
superarlas...!!!!
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22. Visionholistica
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Técnicas para un mejor TM

Aprenda a decir NO!!!






Aprenda a hacerlo sin
agredir...
Sin ser desagradable...
“Te agradezco mucho la
invitación... Realmente sos
una persona de primera...
Pero lamentablemente no
podré ir...”
Gracias.... Pero NO....
Es increíble la cantidad de
tiempo que muchas personas
pierden por hacer cosas a las
cuales no se atrevieron a decir
NO!!!!
Sin mencionar los conflictos
que esto suele generar.......
Aprecio mucho tu
invitación pero....
NO
GRACIAS!!
!
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23. Visionholistica
Cambio Personal & Organizacional
Técnicas para un mejor TM

Aprenda a reclamar!!!








Aprenda a hacerlo sin agredir...
Sin ser desagradable...
Le ruego me disculpe...... Pero
creo que a este plato le falta.....
Puede ser..?
Disculpeme que lo
interrumpa....
Señor, podría Ud.. por favor
aclararme este.....
Tengo un problema señor...
Podría Ud ser tan amable de
ayudarme..,?
Armar escándalo SI Y SOLO SI
es imprescindible...!!!
Nunca de entrada....!!
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24. Visionholistica
Cambio Personal & Organizacional
Técnicas para un mejor TM

Elija a las personas con que
desea interactuar..!!!!!







Las relaciones no son obligatorias..!
Si tengo una relación con alguien a
quien no puedo ayudar... Ni me
ayuda... Considerar la posibilidad de
cortarla...!!
No pierda tiempo con gente nocompatible..!!
Busque afinidad en la gente que lo
rodea...
Busque buenas influencias...!
Relaciónese con gente que comparta
sus objetivos..!!!!
Haga contactos y arme equipo!
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25. Visionholistica
Cambio Personal & Organizacional
Técnicas para un mejor TM
 Use



To-do-lists!!
Haga to-do-lists diarias, al iniciar el día...
Por escrito..!!!!!! - la importancia de
escribir
Cuestione TODOS los puntos del to-dolist..!! ¿por qué debo hacerlo? ¿para
qué..? ¿y si no lo hago..?
No haga nada hasta no tener el to-do-list
definido
Orden ANTES de la ACCION!!

Mantener to-do-list separada para
proyectos
25

26. Visionholistica
Cambio Personal & Organizacional
Técnicas para un mejor TM

Elimine hábitos que
provocan derroche de
tiempo!!!!










Volver a dormirse después de
despertarse...
Chateo en internet...
Charlas de café....
Charlas telefónicas sin objeto...
Excesiva TV, programas sin valor
agregado
Chusmerío......
Manías....
Cigarrillo, bebida,
Hobbies “tontos”....
Broma continua...










Vicio del “doble
sentido”...
Excesivo tiempo
dedicado a cocinar,
comer
Shopping...
Juegos de PC...
Cine,
Alquiler de videos...
Fútbol...
Paseos...
Viajes de placer...
Otros..?
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27. Visionholistica
Cambio Personal & Organizacional
Técnicas para un mejor TM

Evite distracciones...









Bloqueelas físicamente..!!!
Enciérrese si es necesario
No interrumpa... Para no ser interrumpido
Establezca tiempo para no atención de visitas
Asegúrese momentos de aislación...
Ármese un lugar para estar en soledad...
No acepte interrupciones gratuitas...
No acepte la charla automática de otros...
Diseñe un lugar de trabajo
productivo



Integrar todos los elementos necesarios
Haga una lista de las herramientas que
necesita... Y trate de tenerlas todas en un
mismo lugar...!
Haga que su lugar de trabajo sea agradable...
27

28. Visionholistica
Cambio Personal & Organizacional
Técnicas para un mejor TM

Delegue!!!







No haga actividades para las
cuales esté sobrecalificado...!!!
Todo aquello que pueda
delegar... Deléguelo..!
Recuerde que antes de delegar
debe enseñar....
Solo resérvese actividades de su
“core business”.....
Delegar es para una persona
como tercerizar es para una
empresa....
Delegue... O tercerice... Todo
aquello que otro pueda hacer
mejor....!
Ej.: débito automático...
Limpieza... Shopping...
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29. Visionholistica
Cambio Personal & Organizacional
Técnicas para un mejor TM

Sea siempre puntual y exija
puntualidad..!!





Genérese una imagen de
puntualidad..!
Empiece cumpliendo...
Para luego exigir...
Si todos saben que Ud. es
puntual.... Se comportarán
puntuales con Ud...!!
Genérese una imagen de
impuntual.... Y todo el mundo
le hará perder tiempo sin
sentirse culpables...
29

30. Visionholistica
Cambio Personal & Organizacional
Técnicas para un mejor TM

Si trabaja en relación de
dependencia, cambie de
empresa al menos cada 4
años...!!








Manténgase en forma..
Capacítese para serle útil al mercado...
No a una sola empresa..!
Asegúrese de ser capaz de dar valor
agregado... Siempre..!
No confíe en su estabilidad laboral....
No permita que se le “cristalice” la
cultura de una empresa en particular....
Investigue el mercado continuamente...
Hágase conocer...
Desarrolle su marketing personal...
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31. Visionholistica
Cambio Personal & Organizacional
Técnicas para un mejor TM

Trabaje duro para eliminar
sentimientos inútiles..! Son una de
las principales fuentes de pérdida
de energía...








Pre-ocupación,
rencor,
bronca,
envidia,
miedo
celos...
ansiedad
Etc.....!
31

32. Visionholistica
Cambio Personal & Organizacional
Técnicas para un mejor TM

Elimine el vicio argentino de la
queja continua..!!!!



La queja continua inconsciente es una
pérdida continua de tiempo y energía..!!
Sin mencionar la desmotivación que
provoca en los demás..!
No entre en círculos viciosos de “queja
ritual”
Aprenda a ir al grano...






Mantenga el foco en las conversaciones...
No permita cambio de tema sin razón...
No permita que el otro se desvíe...
Acostúmbrese a no permitir la “charla de
bueyes perdidos...” salvo que éste sea
exactamente el objetivo...!!
NUNCA termine una conversación sin
resultado...
Si el tema no se cerró, defina próximos
pasos...
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33. Visionholistica
Cambio Personal & Organizacional
Técnicas para un mejor TM

Aprenda a utilizar
herramientas de
productividad personal










PC
Internet
e-shopping
Correo electrónico
Foros de discusión
Herramientas de mailing
Telecommuting
PDAs
Agendas
Teléfono - celular - contestador fax
33

34. Visionholistica
Cambio Personal & Organizacional
Técnicas para un mejor TM

Haga un buen manejo de las
reuniones









Minimice la cantidad de reuniones
Si una decisión la puede tomar solo, pues
tómela!
Llame a reunión solo si es realmente
imprescindible
Asista a una reunión solo si es
imprescindible...
Prepare las reuniones con anticipación
Defina los objetivos de antemano
Establezca hora de comienzo y fin
Genere una minuta
En la minuta, que nunca falte
un plan de acción con fechas
y con responsables!
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35. Visionholistica
Cambio Personal & Organizacional
Técnicas para un mejor TM

Maneje eficientemente los
“papeles”







Manipule documentos una sola
vez!
Genere algún sistema de
archivo.. En el trabajo y en su
casa...
Se archiva ordenadamente... O
se tira..!!!
Tire inmediatamente lo que no
sirve
No “cajonee”
No apile papeles
Minimice suscripciones a
revistas y diarios...
35

36. Visionholistica
Cambio Personal & Organizacional
Técnicas para un buen TM

Aprenda a comunicarse
eficazmente










Establezca objetivos para sus
contactos
Mejore su forma de expresarse
Mejore su imagen
Aprenda a adaptar su
comunicación a las otras
personas!!
Utilice redundancia para eliminar
malos entendidos
NUNCA asuma...
Aprenda a preguntar
Aprenda a escuchar
No prejuzgue!
Verifique siempre sus
comunicaciones!!
36

37. Visionholistica
Cambio Personal & Organizacional
Técnicas para un mejor TM

Evite conflictos
interpersonales..!!! Los
conflictos son terribles
devoradores de tiempo..!








Contrólese...
No agreda a nadie...
Trate bien a todos...
No critique...
Sea amable...
Salude y agradezca
efusivamente... Siempre y en
todo lugar
Evite cualquier tipo de
contienda legal...
Evalúe costo-beneficio antes de
generar un conflicto...!!!
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38. Visionholistica
Cambio Personal & Organizacional
Técnicas para un buen TM

Maneje eficientemente el e-mail











No envíe más emails que los que quisiera recibir...!
Sea breve
No genere conflictos por mail
Jamás un email “negativo”...
Use el email para desarrollar contactos positivos...
No genere “cadenas”....
No utilice copias en forma indiscriminada
clasifique los mails apenas llegan...
Borre inmediatamente los que no sirvan
No baje ningún archivo ejecutable (.exe .pif .com .bat .scr)
Haga buen uso del teléfono











Concentre la realización de llamadas
Use contestador con altavoz
No atienda todas las llamadas!
Establecer un tiempo fijo de no atención de llamadas
Limite la duración de las llamadas
Elimine hábito de “colgarse” al teléfono
“Cierre” las llamadas
Utilice teléfono manos libres
Utilice inalámbrico
Tenga detector de caller-id
Use el teléfono .. No deje que él lo use a Ud..!
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39. Visionholistica
Cambio Personal & Organizacional
Técnicas para un mejor TM

Simplifique su vida
personal..!













Evite aparatos sofisticados...
Use tecnología mainstream
No se entusiasme con chiches
Evite ropa cara
Evite influencia de la moda
Evite todo producto que exija
demasiados cuidados...
Evite productos que no pueda
mantener “de taquito”
Evite salidas caras y sofisticadas...
Evite muchedumbres...
Evite colas...
Haga trámites por teléfono o
internet...
Utilice débito automático...
Limite sus pertenencias a las
mínimas necesarias...
39

40. Visionholistica
Cambio Personal & Organizacional
Técnicas para un mejor TM

Mantenga un buen estado
físico y mental













incluya momentos de relajación en el día,
breves
en día y hora fijos practique deporte...
tenga actividades variadas
camine mucho
duerma las horas necesarias
no duerma de más...
tome MUCHO líquido...
Lávese la cara frecuentemente....
Elimine el alcohol...
Coma liviano... Siempre...
Desarrolle alguna actividad artística
Capacítese continuamente
Evite el burn-out
40

41. Visionholistica
Cambio Personal & Organizacional
Técnicas para un mejor TM

Establezca rutinas para las
actividades continuas!



Aproveche los tiempos muertos...




divida el tiempo para pensar y para hacer... y
para descansar...
Establezca un plan semanal fijo!!!
Siempre lleve encima algo útil para leer... Y
un anotador para actualizar to-do-lists...
Utilice libros en CD o cassette... Para viajes....
Acostúmbrese a nunca estar sin hacer nada...
A menos que realmente necesite descansar..!
Busque la forma de eliminar
viajes repetitivos
41

42. Visionholistica
Cambio Personal & Organizacional
Técnicas para un mejor TM

Acostúmbrese a aplicar el
procesamiento paralelo..!


Ordene tareas para lograr un máximo nivel de
superposición
Ejemplo para ordenar:
poner a llenar la bañadera para tomar un baño de inmersión
estacionar el auto
descargar bolsos del baúl
llamar el ascensor
abrir la puerta del ascensor
cargar bolsos en el ascensor
llegar a casa en el auto
abrir la cochera
ir al baño a lavarme las manos y hacer mis necesidades....
enviar un mail urgente
escribir un informe... No urgente
poner agua para hacer un té
prender la estufa en el dormitorio... Para entibiar lo más
posible antes de ir a dormir...
bajar del ascensor
descargar bolsos
abrir puerta del depto con la llave
entrar con el auto a la cochera
entrar al depto...
prender la pc
42