practicas de gestión documental

1. INFORME PRÁCTICAS DE GESTIÒN DOCUMENTAL
PRESENTADO POR:
LINA JOHANA GONZALEZ VERJAN
SENA
CENTRO AGROEMPRESARIALY DESARROLLO PECUARIO DEL HUILA
GESTIÒN DOCUMENTAL
2017

2. Informe Practica Gestión Documental 2
INFORME PRÁCTICAS DE GESTIÒN DOCUMENTAL
Presentado por:
Lina Johana González Verjan
Presentado a:
Yaneth Vaquiro
Instructora De Gestión Documental
CENTRO AGROEMPRESARIAL Y DESARROLLO PECUARIO DEL HUILA
GESTION DOCUMENTAL
2017

3. Informe Practica Gestión Documental 3
INFORME PRÁCTICAS DE GESTIÒN DOCUMENTAL
DIAGNOSTICO
El siguiente informe describe algunos procesos de gestión documental: producción,
recepción, distribución, trámite, organización, consulta, conservación y la disposición
final de los documentos. Que llevamos a cabo en el Batallón de infantería Nº 26
Cacique Pigoanza Garzón, Huila. Los días 16, 17, 18 y 19 de Mayo del 2017 nos
ubicamos en la sala de guerra, nuestro compañero John Enrique Cortez y compañeras de
trabajo encargados de supervisar y brindar apoyo a nuestra labor, nos brindaron una
breve explicación acerca de la documentación que se manejan en este sitio.
Los documentos se encuentran ubicados en un lugar diseñado para la conservación de
estos. Con una estantería y por tanto unas cajas que contienen carpetas, la
documentación está organizada cronológicamente, y poco a poco han ido adaptándose
de acuerdo al AGN.
También nos dieron a conocer las tablas de retención documental y como está planteada
conteniendo una serie documental llamada: Operaciones, un código de la serie: 81
aclarando que sub serie no manejan y pero si un tipo documental llamada: Ordenes de
operaciones.
Nuestro compañero es el encargado del Archivo de Gestión, en el cual nos dio a
conocer cuáles eran sus funciones los tipos documentales que se manejan al igual que la
señorita María Camila Cuenca encargada del Archivo Central.

4. Informe Practica Gestión Documental 4
PLAN DE ACCIÒN
Nuestra labor consistió en digitalizar la información que contenía las operaciones de
cada carpeta en un inventario, verificar y corroborar esta información que estuviera bien
realizada, puesto que este inventario ya había sido realizado por una persona encargada.
Para esto a cada uno se le hizo entrega de una caja del año 2014 con su respectivo mes
del año, en ella contenía ciertos tipos de operaciones, en mi caso me correspondió el
mes de julio y la carpeta ya estaba previamente organizada. Nos brindaron un equipo de
trabajo como fueron los computadores. Como soporte contábamos con un inventario ya
realizado que lo tomamos como ejemplo
Posteriormente dimos inicio a verificar la información existen. En algunas carpetas se
encontró errores de foliación y documentación no existente. Debido a esto nos
correspondió realizar de nuevo el proceso de foliación y organización de los
documentos, y así incluir esta información en nuestro inventario ya corregido.
Ya finalizado el inventario procedimos a realizamos los sticker para cada operación, en
total encontré 16 operaciones, para esto tuvimos en cuenta el nombre de la operación,
Nº de folios y las fechas extremas. Ya teniendo a la mano los sticker impresos,
procedimos a pegarlos a cada carpeta. Después nos dirigimos a ordenar cada carpeta
dentro de la caja y así finalizamos para dar seguida al resultado final.

5. Informe Practica Gestión Documental 5
RESULTADO FINAL
Cada caja se entregó a la señorita María Camila Cuenca y Jhon Enrique Cortez. En mi
caso entregue una caja con 16 operaciones con cada orden de operación, los procesos
de digitalización del inventario y la transferencia primaria al Archivo central de esta
unidad del Batallón de Infantería Nº 26 del cacique pigoanza.

6. Informe Practica Gestión Documental 6
Contenido
INFORME PRÁCTICAS DE GESTIÒN DOCUMENTAL............................................ 3
DIAGNOSTICO ............................................................................................................... 3
PLAN DE ACCIÒN ..................................................................................................... 4
RESULTADO FINAL.............................................................................................. 5