Documento que recoje logros alcanzados durante el desarrollo de las prácticas de campo en un Archivo de Gestión

1. INFORME PRACTICAS DE ARCHIVO
PRESENTADO POR:
JHON ENRIQUE CORTES SAPUYES
TECNOLOGO EN GESTION DOCUMENTAL
FICHA Nº 1096522
2017

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Gestión Documental
Informe Prácticas de Archivo Jhon Enrique Cortés Sapuyes
INFORME PRACTICAS DE ARCHIVO
Presentado Por
Jhon Enrique Cortes Sapuyes
Instructora
Yaneth Váquiro
TECNOLOGO EN GESTION DOCUMENTAL
FICHA Nº 1096522
2017

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Gestión Documental
Informe Prácticas de Archivo Jhon Enrique Cortés Sapuyes
1. INTRODUCCIÓN:
El presente informe tiene como propósito general, mostrar los logros alcanzados
durante el desarrollo de las prácticas de campo de Archivo, en la Sección de
Operaciones del Batallón de Infantería Nº 26 “Cacique Pigoanza”
2. DIAGNÓSTICO:
a. Instrumentos Archivísticos: Se evidenció que la Sección de Operaciones
maneja Tablas de Retención Documental aprobadas mediante acto
administrativo, así mismo se verificó la adecuada aplicación de estas por parte
de la dependencia.
b. Organización y Descripción:
i. Clasificación: se comprobó que la documentación que se intervino
pertenecía a la Serie 81. OPERACIONES, Tipo Documental: Ordenes
de Operaciones, la cual se encontraba incluida dentro de la TRD de la
Dependencia, la documentación de la Sección de Operaciones estaba
clasificada, o sea que pertenecía al área correspondiente;
ii. Ordenación: se evidencio que la documentación se encontraba
ordenada de acuerdo a los Principios de Procedencia y de Orden
Original.
iii. Descripción: en cuanto a la descripción se concluyó que esta no
disponía de un mecanismo digital que permitiera una fácil
identificación, localización o recuperación de la información de ser
necesario para la gestión o investigación.
iv. Hoja de Control: dispuesta para cada proceso, dentro de cada uno de
los expedientes.
v. Foliación: Aunque toda la documentación se encontraba foliada, la
mayoría de los expedientes tenían errores en la misma, lo cual tuvo que
ser corregido.
vi. Formato Único de Inventario Documental (FUID): El cual se
encontraba aplicado de acuerdo a la Directiva Permanente Nº 0102 de
2010 Organización y Administración de Archivos en el Ejército
Nacional.
Aunque todos los expedientes tenían el FUID Individual por carpeta,
este no se encontraba adecuadamente diligenciado.
vii. Transferencias Primarias: No se habían realizado
viii. Identificación: Tanto las cajas como las carpetas estaban identificadas,
de acuerdo a formato determinado en la Directiva Permanente Nº 0102
de 2010 Organización y Administración de Archivos en el Ejército
Nacional.
3. PLAN DE ACCIÓN
a. Inducción y Capacitación: Se recibió la Inducción y la capacitación sobre
aspectos generales de la entidad y aspectos puntuales sobre las funciones que

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cumple el Área de Operaciones del Batallón de Infantería Nº 26 “Cacique
Pigoanza”
b. Foliación: Se corrigió la foliación de todos los expedientes.
c. Formato: se actualizaron, corrigieron y digitalizaron los FUID Individuales
por carpeta, de acuerdo a la Directiva Permanente Nº 01016 instrucciones para
la aplicación del proceso de gestión documental en el Ejército Nacional Anexo
“1”
d. Identificación: se diligenciaron y actualizaron los rótulos de las cajas Ref// X-
200 y los Sticker de las carpetas cuatro aletas blancas, de acuerdo a la
Directiva Permanente Nº 01016 instrucciones para la aplicación del proceso de
gestión documental en el Ejército Nacional Anexo “2”
e. Eliminación de Documentos: No se realizó este procedimiento
4. ENTREGA FINAL
Como producto final se realizó Transferencia Primaria Serie 81. OPERACIONES,
Tipo Documental: Ordenes de Operaciones al Archivo Central, la cual fue verificada
y recibida por parte de la Administradora del Archivo Central, dicha documentación
fue verificada y confrontada con Lista de Verificación la cual cumplió con el 100%
delos requisitos exigidos.
a. Datos Estadísticos:
i. Total de Cajas Ref// X-200 transferidas 12
ii. Total de metros lineales transferidos 2.4 mts

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Anexo “1”
Formato Unico de Inventario Documental

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Anexo “2”
Formato de Rótulos de Cajas y Carpetas de Archivo

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Anexo “3”
Reseña Fotográfica
Proceso de Foliación y Digitalización de los FUID Individuales

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Proceso de Organización del Archivo de Gestión Operacional

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Proceso de Entrega de Transferencias
y Presentación del Producto Final