Tema 2: El Sistema de Información en la Empresa

1. Tema 2: El Sistema de Información
en la Empresa

2. Agenda
Introducción
Valor y necesidad de la Información
Sistemas de Información vs. Informatización
Papel de las TI en las organizaciones.
Concepto de Sistema de Información.
Características de todo Sistema de Información.
Tipo de información a suministrar por un sistema de información.
Funciones de un sistema de información
Por que sistema de información
Enfoque contemporáneo de los sistemas de información
Nuevas opciones de diseño de la organización
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3. 2.1.- Introducción
Ritmo de cambio acelerado: globalización, intensificación competencia, reducción de
márgenes, calidad.
Sistemas de Información apoyo a la estrategia de la Organización.
Elemento estratégico para competir (los sistemas de información son un medio no un
fin para conseguir los objetivos de las organizaciones)
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4. 2.2.- Valor y necesidad de la Información
Tierra, trabajo, capital e información
“Información es poder”
Desinformación arma arrojadiza
Fuentes personales e informales de información directiva: “Círculo de Contactos”,
“Información privilegiada” de carácter no sistemático, difícil obtención por medios
tradicionales
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5. 2.3.- Sistemas de Información vs. Informatización
Informatización condición necesaria pero no suficiente para SI.
SI = Informatización + Diseño de un sistema integrado que relacione informaciones
obtenidas por las diversas aplicaciones de la empresa para mejorar los procesos de
toma de decisiones. (Business Process Management)
SI aporta información (contenido, formato y terminología) interna apropiada.
A combinar con información externa: e-mail, prensa, magnitudes macroeconómicas,
etc.
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6. 2.4.- Papel de las TI en las organizaciones
“Apoyo” para alcanzar objetivos de forma
eficaz y eficiente. Estrategia
de
Negocio
Análisis de los procesos de negocio.
Tecnologías
Sistemas de
de la
Cambio potencial de las bases Información
Información
competitivas del sector: nuevos productos,
barreras de entrada.
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7. 2.5.- Concepto de Sistema de Información
Definición:
“Conjunto integrado de procesos, principalmente formales,
desarrollados en un entorno usuario-ordenador, que
operando sobre un conjunto de datos estructurados (BD) de
una organización, recopilan, procesan y distribuyen
selectivamente la información necesaria para la operatividad
habitual de la organización y las actividades propias de la
dirección de la misma.”
Andreu, Ricart y Valor
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8. 2.5.- Concepto de Sistema de Información
Definición:
“Conjunto integrado de procesos, principalmente formales,
Procesos formales: que la organización conoce y sabe utilizar.
Procesos informales: importantes y cada vez más aplicables
(multimedia, comunicaciones, etc.)
Integración de datos y procesos que permita la
“compatibilidad” entre las aplicaciones
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9. 2.5.- Concepto de Sistema de Información
Definición:
“...desarrollados en un entorno usuario-ordenador...”
Coordinación de tareas realizadas por el hombre y la máquina
Aunque podría existir conceptualmente un Sistema de
Información sin ordenadores, éstos aportan mayor
productividad y alcance de la información procesada.
Existen tareas que el hombre realiza mejor: intuición,
valoraciones informales, otras las hace mejor el ordenador
aportando rapidez de cálculo y fiabilidad.
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10. 2.5.- Concepto de Sistema de Información
Definición:
“... que operando sobre un conjunto de datos estructurados (BD) de
una organización”
Flexibilidad
Integración de requerimientos de usuario
Independencia de datos respecto a programas.
Capacidad de normalización
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11. 2.5.- Concepto de Sistema de Información
Datos: Estímulos recibidos del exterior, filtrados en base a criterios
predeterminados y almacenados mediante algún soporte informático.
Información: Surge cuando alguien considere los datos planteando relaciones
entre ellos (nuevos datos con los ya almacenados), relevantes para el
desempeño de sus actividades.
Conocimiento: Información que aporta conclusiones acerca de otras
informaciones. (Varias informaciones y sus relaciones)
Finlay, Paul; “Introducing Decision Support Systems”, 1989
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12. 2.5.- Concepto de Sistema de Información
Definición:
“... recopilan, procesan y distribuyen selectivamente la
información necesaria...”
Evitando sobrecargas. No es lo mismo cantidad de
información que calidad de información.
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13. 2.5.- Concepto de Sistema de Información
Definición:
“... para la operatividad habitual de la organización y las
actividades propias de la dirección de la misma.”
Apoyando el análisis, la planificación, el proceso de toma
de decisiones. Por medio de un adecuado sistema de
interrogación (SQL) con procedimientos “ad hoc”, para
mejorar las tareas de gestión de la organización.
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14. 2.6.- Características de todo Sistema de Información
Que determinan el valor/coste.
• Disponibilidad de la información • Funciones diversas para atender a variadas
necesaria. necesidades.
• “Solo la información justa.” • Flexibilidad (adaptación a nuevas
necesidades)
• Información presentada en diversos
formatos.
• Fiabilidad (en un periodo de tiempo)
• Incorporando relaciones entre
informaciones. • Seguridad
• Tiempo de respuesta del sistema. • Reserva
• Exactitud. • Interface amigable con el usuario.
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15. 2.7.- Tipos de información a suministrar por un SI
• Soporte de tareas por niveles de dirección:
• Dirección General. Planificación estratégica, asignación de recursos a las unidades
funcionales. Aborda problemas a largo plazo. Presupuestos, objetivos de ventas,
producción, etc.
• Dirección Funcional. Obtención y gestión (eficaz y eficiente) utilización de recursos
para el logro de objetivos. Control presupuestario, Existencias, Seguimiento de ventas,
Productividades.
• Dirección Operativa. Realización efectiva de tareas específicas. Orientada a
transacciones, problemas de continua reincidencia, repetitivos, bien estructurados:
pedidos, albaranes, ordenes de compra.
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16. 2.7.- Tipos de información a suministrar por un SI
• Cada nivel de dirección utiliza datos suministrados por los niveles más bajos junto
con los generados en el propio nivel.
• Dirección General. Información estratégica sobre todas las facetas relevantes para la
planificación: análisis de alternativas en la asignación de recursos, información de mercado,
cambios legislativos, análisis de la competencia, apoyo a actividades de comunicación y
liderazgo.
• Dirección Funcional. Información (externa e interna) para la planificación táctica, el control
y la toma de decisiones que afectan a la rentabilidad a corto plazo: supervisión y revisión de
operaciones, control.
• Dirección Operativa. Para la resolución de problemas que puedan surgir en el desarrollo
de la actividad cotidiana:
• Información diaria sobre indicadores que puedan emitir una advertencia de algún deterioro en
rendimiento.
• Información periódica permanente.
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17. 2.7.- Tipos de información a suministrar por un SI
Según la función a la que vayan destinados o el tipo de usuario final del mismo, los SI pueden clasificarse en:
(esta clasificación obedece a un punto de vista empresarial) Sistema de procesamiento de transacciones
(TPS).- Gestiona la información referente a las transacciones producidas en una empresa u organización.
Sistemas de información gerencial (MIS).- Orientados a solucionar problemas empresariales en general.
Sistemas de soporte a decisiones (DSS).- Herramienta para realizar el análisis de las diferentes variables de
negocio con la finalidad de apoyar el proceso de toma de decisiones.
Sistemas de información ejecutiva (EIS).- Herramienta orientada a usuarios de nivel gerencial, que permite
monitorizar el estado de las variables de un área o unidad de la empresa a partir de información interna y
externa a la misma.
Sistemas de automatización de oficinas (OAS).- Aplicaciones destinadas a ayudar al trabajo diario del
administrativo de una empresa u organización.
Sistema experto (SE).- Emulan el comportamiento de un experto en un dominio concreto.
Sistema Planificación de Recursos (ERP).- Integran la información y los procesos de una organización en un
solo sistema.
Estos sistemas de información no surgieron simultáneamente en el mercado; los primeros en aparecer fueron
los TPS, en la década de los 60, y los últimos fueron los SE, que alcanzaron su auge en los 90 (aunque estos
últimos tuvieron una tímida aparición en los 70 que no cuajó, ya que la tecnología no estaba suficientemente
desarrollada).
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18. 2.7.- Tipos de información a suministrar por un SI
Otra clasificación, según el entorno de aplicación:
Entorno transaccional: Una transacción es un suceso o evento que crea/modifica los datos. El
procesamiento de transacciones consiste en captar, manipular y almacenar los datos, y también, en
la preparación de documentos; en el entorno transaccional, por tanto, lo importante es qué datos se
modifican y cómo, una vez ha terminado la transacción. Los TPS son los SI típicos que se pueden
encontrar en este entorno.
Entorno decisional: Este es el entorno en el que tiene lugar la toma de decisiones; en una
empresa, las decisiones se toman a todos los niveles y en todas las áreas (otra cosa es si esas
decisiones son estructuradas o no), por lo que todos los SI de la organización deben estar
preparados para asistir en esta tarea, aunque típicamente, son los DSS los que encargan de esta
función. Si el único SI de una compañía preparado para ayudar a la toma de decisiones es el DSS,
éste debe estar adaptado a todos los niveles jerárquicos de la empresa.
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19. 2.8.- Funciones de un sistema de información
ENTORNO
Proveedores Clientes
ORGANIZACIÓN
SISTEMA DE INFORMACIÓN
Procesamiento
Clasificar
Entrada Salida
Ordenar
Calcular
Retroalimentación
Agencias Accionistas Competidores
reguladoras
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20. 2.9.- Por que sistema de información
Administración de Administración de Administración Administración
la cadena de la empresa del cliente del conocimiento
abastecimiento
Rentabilidad y
posición
estratégica de la
empresa
Recolección y Transformación Distribución
almacenamiento den sistemas de
de datos negocios
Planeacion Coordinación Control Modelo y toma de
decisiones
Actividades de procesamiento de la información Actividades Administrativas
Valor de negocios
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21. 2.10.- Enfoque contemporáneo de los sistemas de
información
Enfoques
técnicos
Ciencias de la Investigación de
computación operaciones
Ciencias de la Sociología
administración
Psicología Economía
Enfoques
conductuales
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22. 2.11.- Nuevas opciones de diseño de la organización
Organizaciones planas y el cambiante proceso administrativo
Separación del trabajo de su ubicación física
Reorganización de los flujos de trabajo (BPM)
Incremento de la flexibilidad en las organizaciones
Redefinición de las fronteras de la organización: Nuevas rutas de colaboración
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