clasificación y elementos del archivo

1. GESTION DE DOCUMENTOS

2. ARCHIVO GENERAL DE LA NACIÓN
El Archivo General de la Nación es el Archivo
Nacional de Colombia. Es un establecimiento
público del gobierno nacional colombiano que
promueve la conservación y consulta del legado
documental nacional y ponerlo al servicio de la
comunidad. Es la cabeza del Sistema Nacional de
Archivos y está adscrita al Ministerio de Cultura.
Su sede en Bogotá es una edificación inaugurada
el 1 de septiembre de 1992. Es obra del
arquitecto Rogelio Salmona, quien fue premiado
en la Bienal de Arquitectura de 1994.

3. CLASIFICACION DOCUMENTAL
 Según el Acuerdo No. 027-2006- glosario
Define
Clasificación documental: Como Fase del proceso de organización
documental, en la cual se identifican y establecen agrupaciones
documentales de acuerdo con la estructura orgánico-funcional de la
entidad productora (fondo, sección, series y/o asuntos).
Así mismo, para clasificar los documentos de un fondo mediante agregados
o clases, desde lo más amplios hasta los más específicos, según T. R
Schellenberg propone lo siguiente, que por CRITERIOS: como las acciones a
que se refieren, la estructura orgánica de la dependencia que los produce,
los asuntos y materias de los que versan. Por SISTEMAS la cual establece
tres tipos, la clasificación funcional, orgánica, y por materias, LA ELECCIÓN
DEL SISTEMA y el CUADRO DE CLASIFICACIÓN (M. Roberge lo define
como una estructura jerárquica lógica que refleja las funciones y las
actividades de una organización, funciones que generan la creación o la
recepción de documentos.)
BIBLIOGRAFÍA

4. TABLA DE RETENCION DOCUMENTAL
Las Tablas de Retención Documental
– TRD del Archivo General de la
Nación, constituyen un instrumento
archivístico que permite la
clasificación documental de la
entidad, acorde a sus estructura
orgánico - funcional, e indica los
criterios de retención y disposición
final resultante de la valoración
documental por cada una de las
agrupaciones documentales.

5. TIPOS DE ARCHIVO
 Teniendo en cuenta el ciclo vital de los documentos, los
archivos se clasifican en Archivos de Gestión, Archivo
Central y Archivo Histórico.
 Artículo 23 de la ley 594 de 2000.
 Archivos de Gestión
 Son aquellos que permanecen en una oficina mientras
están en tramite, pueden estar en un lapso de 1 a 5
años.
 De acuerdo al ciclo vital de los documentos se
desarrollan las siguientes etapas:
 Producción
 Recepción
 Distribución
 Trámite
 Organización
 Consulta
 Conservación
 Disposición final

6. TIPOS DE ARCHIVOS
 Archivo Central
 En el que se agrupan documentos transferidos por los
distintos archivos de gestión de la entidad respectiva,
cuya consulta no es tan frecuente pero que siguen
teniendo vigencia y son objeto de consulta por las
propias oficinas y particulares en general.
En el archivo central se desarrollan las siguientes etapas:
 Organización
 Consulta
 Conservación
 Disposición final

7. TIPOS DE ARCHIVOS
 Archivo Histórico
 El archivo histórico es aquel al cual se transfiere la
documentación del archivo central o del archivo de gestión
que por decisión del correspondiente comité de archivo, debe
conservarse permanentemente, dado el valor que adquiere
para la investigación, la ciencia y la cultura. También puede
conservar documentos históricos recibidos por donación,
depósito voluntario, adquisición o por expropiación.
 En esta fase se desarrollan los siguientes procesos.
 Organización
 Consulta
 Conservación
 Disposición final

8. FOLIACION
 Esta actividad, imprescindible en los procesos
de organización archivística, tiene dos finalidades
principales: controlar la cantidad de folios de una
unidad de conservación dada (carpeta, legajo, etc.)
y controlar la calidad, entendida esta última como
respeto al principio de orden original y
la conservación de la integridad de la unidad
documental o unidad archivística. En tanto se
cumplan estas finalidades, la foliación es el
respaldo técnico y legal de la gestión
administrativa.

9. INTRUMENTOS (FISICOS)
 archivo verticales.
 son muebles que constan de gavetas colocadas
una encima de otra, para mantener en ellas
carpetas en posición vertical, lo cual facilita la
ubicación del material archivado. los títulos escritos
en las pestañas de las carpetas pueden ser leídos
cómodamente, debido a la visibilidad horizontal
que proporciona la ubicación de las carpetas.

10. INTRUMENTOS (FISICOS)
 archivo horizontal o estanterías con anaqueles
fijos: son muebles que consta de divisiones
colocadas en forma horizontal, en algunos casos
pueden ser abiertos y en otros están provisto de
puertas corredizas o plegables. para estos muebles
se utilizan un tipo especial de carpetas, las cuales
tienen pestañas en uno de los bordes angostos.

11. INTRUMENTOS (FISICOS)
 fichero: es un mueble que consta de
gavetas pequeñas en las cuales se
colocan fichas o tarjetas contentivas
de información relacionada con el
contenido de las carpetas archivadas.

12. INTRUMENTOS (FISICOS)
 Computadora: es un sistema electrónico que
consta de una pantalla o monitor, un teclado
muy parecido al de la máquina de escribir y
una unidad de procesamiento donde reside
la memoria y se efectúan las operaciones y
procesos.

13. INTRUMENTOS (FISICOS)
 Discos duros o fijos: es un disco magnético
que se encuentran en el cpu de la
computadora, en el se encuentran
almacenados los principales programas y
archivos de una computadora.

14. INTRUMENTOS (FISICOS)
 dispositivos de almacenamiento de
información: son los medios en los
cuales se guarda información que ha
sido procesada en la computadora.
pueden ser electrónicos como las
memorias y ópticos como los discos
compactos cd.

15. INTRUMENTOS (FISICOS)
 carpetas: son cubiertas fabricadas en
diferentes tipos de material catón,
cartulina y se usa para resguardar los
documentos y correspondencia que
se relacionen con un individuo,
empresa o instutución, pueden ser de
tamaño carta u oficio, éstas traen una
pestaña donde se escriben el
encabezamiento o título
correspondiente.

16. INTRUMENTOS (FISICOS)
 carpetas de acordeón o carpeta de fuelle: son
aquellas que tienen varias divisiones en forma de
pliegues, de allí su identificación como carpeta de
acordeón o de fuelle. ésta por lo general vienen
clasificada numéricamente o con letras del
alfabeto lo cual permite ordenar fácilmente la
documentación, se le considera como un archivo
auxiliar.
 tarjetas: son unidades rectangulares
generalmente de 5 por 3 y 8 por 5 pulgadas, tiene
infinidad de uso, sin embargo, el principal es la
organización de ficheros, el cual tiene como
objeto facilitar la localización de las carpetas,
gavetas o archivadores donde se encuentran la
información necesaria.

17. INTRUMENTOS (FISICOS)
 índices: son listados con referencias alfabéticas o numéricas sobre el
contenido de cada equipo de archivo.
 marbetes: son etiquetas que se adhieren a los materiales, carpetas para
indicar lo que ha quedado aechivado o debe archivarse.
 bandeja de escritorios: es un equipo que se coloca sonbre el escritorio, para
colocar en ella la correspondencia recibida.
 ganchos: son piezas metálicas que sirven para sujetar los documentos
dentro de las carpetas, pueden ser de brazo corto o largo de acuerdo a la
cantidad de documentos a sujetar.
 guías y subguías: son láminas de material resistentes cartón fibra pesada
cuyo objetivo es indicar la clase de material archivado en las carpetas y
establecer divisiones dentro de las gavetas.