Gestión Documental

3. Conjunto
de
tecnologías
, normas y
técnicas
administrar
el flujo de
documentos
de todo tipo
Dentro de
una
empresa

4. Los documentos que se pueden procesar
dentro de un sistema de gestión
documental son muy variados y de
distintos tipos.

5.  Permite la ubicación
de la información de
manera rápida y
sencilla.
Determina y asegura el
tiempo de conservación
de los documentos

6.  Aplica principios
de racionalización
y economía.
Aumenta la
productividad y reduce
costos.

7. Restringe el acceso
solamente a personal
autorizado.
 Garantiza la integridad
del documento.

8. ÁREAS
Clasificación
Almacenamiento
AutentificaciónDistribución

9. Organizar la documentación de acuerdo
con un apropiado sistema.

10. Validación de la originalidad de los
documentos.

11. Determinar la opción tecnológica con la
cual guardaremos la documentación.

12. Establecer el proceso de entrega y tiempo de
disponibilidad del documento hacia la
persona que requiera de la información
archivada.

13. Hardware
• Dispositivos de digitalización
• Documentos transformados en digitales.
Servidor
• Contienen la información digitalizada
Software
• Programas de apoyo al proceso de gestión
de la documentación.

14. Redes
• Usuarios acceden a los servidores para
obtener la información.
Usuarios
• Obtienen el acceso a través de una
cuenta de seguridad.
Administrador
• Creador de la BDD de la
documentación, identifica ubicación
física y clave de acceso.

15. V
E
N
T
A
J
A
S
Evita la pérdida de
documentos.
Ahorro de tiempo en la
ubicación del documento.
Controla y centraliza la
documentación de la empresa.
Optimiza recursos (fisicos,
materiales, etc.)