trabajo legislación archivistica

1. NORMATIVIDAD INTERNACIONAL
MARIA VICTORIA CAVIEDES HERNANDEZ
UNIVERSIDAD DEL QUINDIO
FACULTAD DE CIENCIAS HUMANAS Y BELLAS ARTES
CIENCIA DE LA INFORMACION Y LA DOCUMENTACION,
BIBLIOTECOLOGIA Y ARCHIVISTICA –CIDBA
BOGOTA D.C
2016

2. NORMATIVIDAD INTERNACIONAL
MARIA VICTORIA CAVIEDES HERNANDEZ
LIGIA PATRICIA SIERRA ARBELAEZ
DOCENTE PROGRAMA VIRTUAL
UNIVERSIDAD DEL QUINDIO
FACULTAD DE CIENCIAS HUMANAS Y BELLAS ARTES
CIENCIA DE LA INFORMACION Y LA DOCUMENTACION,
BIBLIOTECOLOGIA Y ARCHIVISTICA –CIDBA
BOGOTA D.C
2016

3. 1. Que es la ISAD (G) Norma internacional general de descripción archivística.
Es la norma que rige la descripción archivística enfocada al tipo documental
desde las diferentes aras de información como lo son: signatura, titulo, fecha,
nivel de descripción, volumen y soporte, nombre de los productores, historia
institucional.
2. Cuáles son las reglas de descripción multinivel
QUE ES LA DESCRIPCIÓN MULTINIVEL:
La descripción multinivel es el conjunto coherente de descripciones relacionadas
entre sí comparte de una estructura descriptiva y que, basada en el principio de
procedencia, organiza la información en niveles.
NIVELES DE LA DESCRIPCION MULTINIVEL:
FONDO. Totalidad de las series documentales de la misma procedencia o parte de
un archivo que es objeto de conservación institucional formada por el mismo
archivo, una institución o persona.
SERIE DOCUMENTAL. Conjunto de unidades documentales de estructura y
contenido homogéneos, emanados de un mismo órgano o sujeto productor como
consecuencia del ejercicio de sus funciones específicas. Ejemplos: Hojas de Vida o
Historias Laborales, Contratos, Actas, Informes, entre otros.
UNIDAD DOCUMENTAL. Unidad de análisis en los procesos de identificación y
caracterización documental. La unidad documental puede ser simple cuando está
constituida por un sólo documento o compleja cuando lo constituyen varios
formando un expediente.
REGLAS DE LA DESCRIPCIÓN MULTINIVEL
DESCRIPCIÓN DE LO GENERAL E LO PARTICULAR: se empieza describiendo el
fondo como un todo y se va descendiendo hasta terminar con la unidad documental
INFORMACIÓN PERTINENTE PARA EL NIVEL DE DESCRIPCIÓN: si, por ejemplo
se describe una sección no es necesario presentar detalles de las piezas
documentales
VINCULACIÓN DE LAS DESCRIPCIONES: el nivel descrito debe indicar-su
relación Jerárquica y sus vínculos con las otras agrupaciones documentales
NO REPETIR LA INFORMACIÓN: para evitar la inútil redundancia

4. 3. Cuáles son los elementos de descripción.
Esta actividad en teoría sólo es viable cuando el acervo se encuentra debidamente
clasificado, ordenado e instalado, considerado como la actividad final del quehacer
archivístico, cuyo propósito es transmitir la información contenida en los
documentos a los interesados, se lleva a cabo a través de la recopilación, análisis,
organización y registro de la información histórica explicando su contexto y sistema
que lo ha producido partiendo de lo general a lo particular y específico (fondo,
sección, serie, pieza documental) obteniendo como resultado los distintos tipos de
instrumentos de descripción que se detallan más adelante.
Al respecto, Antonia Heredia dice que: “la descripción es el puente que comunica el
documento con los usuarios, en la cabeza del puente ésta el archivero, que realiza
una tarea de análisis que supone identificación, lectura, resumen e indización que
transmite al usuario para que este inicie la recuperación en sentido inverso a partir
de los índices”
Hacer accesibles los fondos documentales, Proporcionar con prontitud los datos
que le sean solicitados, revelar el contenido, carácter y localización de los
documentos, responder a las demandas de un público indeterminado y
heterogéneo, ampliar las posibilidades objetivas de acceso a los documentos, son
principios fundamentales que debe de establecer el archivo dentro de los programas
descriptivos.
La descripción documental “comprende no sólo el análisis del documento: de sus
tipos, tanto diplomáticos como jurídicos, de su contenido, del lugar y fecha de su
redacción y de sus caracteres externos, sino también los datos para su localización.”
Considerada igualmente como “una tarea primordial del quehacer archivístico y una
consecuencia ineludible de la organización de los fondos, encaminada a poner los
documentos en servicio; es decir, hacer de ellos un útil disponible para la sociedad”
Actualmente las normas descriptivas son las responsables de homogenizar la labor
descriptiva para proporcionar la comprensión de los documentos y su contenido,
además de favorecer el trabajo archivístico
4. Que dice la norma internacional para descripción de funciones.
La Norma ISDF describe las funciones asignadas o realizadas por los productores
de la documentación (instituciones, personas o familias).
La función es estable en el tiempo y en consecuencia lo es la descripción
archivística basada en ella.

5. • La función es el nivel superior en un cuadro de clasificación: se sustenta en los
documentos y a partir de ella se definen las series.
• La descripción por funciones facilita la organización, clasificación, descripción y
valoración de los documentos de archivo.
Una misma función puede ser realizada por varios productores de documentos. •
En este sentido la norma ISDF proporciona elementos de descripción para
relacionar todos los documentos que fueron creados por diferentes productores
pero en conexión con una sola función.
• La descripción archivística por funciones es básica para controlar y facilitar el
acceso a la información. • Describir con base en funciones permite a los usuarios
de los archivos entender el contexto en el que los documentos fueron creados y les
orienta mejor para localizar o solicitar la documentación de su interés.
La Norma ISDF proporciona elementos para: 1) Identificar los documentos
generados por las instituciones públicas de acuerdo con sus funciones, a fin de
facilitar su control y acceso. 2) Elaborar catálogos de funciones para identificar las
que duplican responsabilidades en la administración pública. 3) Identificar la
documentación asociada tanto en acervos históricos como administrativos.
Tomado de: http://w w w .agn.gob.mx/menuprincipal/archivistica/reuniones/2007/regional/gobiernofederal/pdf/013.pdf
5. Refiera acerca de la vinculación de las funciones con las instituciones, los
documentos de archivo y los otros recursos.

6. 6. Explique en que consiste la ISDIAH norma internacional para describir
instituciones que custodian archivos.
Esta norma proporciona las reglas generales para la normalización de la descripción
de instituciones que conservan fondos de archivo, y permite asimismo: -
Proporcionar directrices prácticas para identificar y contactar con las instituciones
que detentan los fondos de archivo, y acceder a los mencionados fondos y a los
servicios que la institución ofrece. - Crear directorios y/o listas autorizadas de
instituciones que custodian fondos archivísticos. - Establecer enlaces con listas
autorizadas de bibliotecas y museos y/o desarrollar directorios comunes de
instituciones que custodian el patrimonio cultural a nivel regional, nacional o
internacional, y - producir, también a nivel regional, nacional e internacional,
estadísticas sobre las instituciones que detentan documentos de archivo.
Esta norma determina la naturaleza de la información a incluir en descripciones de
instituciones que custodian fondos de archivo y sirve de orientación sobre la forma
de integrar tales descripciones en un sistema de información archivística. El
contenido de la información proporcionada en los elementos de la descripción será
determinado por las reglas o convenciones que utilice la agencia que elabora la
descripción. Se recomienda que cada país establezca y mantenga un único
identificador por cada institución archivística. El códigodebe ser coherente con otros
sistemas de codificación de instituciones culturales desarrollados a un nivel
internacional.
Tomado de: http://www.aefp.org.es/NS/Documentos/NormasDescriptivas/ISDIAH.pdf
7. Como se da la vinculación de la institución que custodia los fondos de archivo
con los recursos archivísticos y sus productores.
La descripción de las instituciones que custodian los documentos de archivos se
elabora en un principio para proporcionar información relativa a los detentores de
los recursos archivísticos y para ofrecer la información necesaria para acceder a los
documentos. Para que esta información sea completamente útil, es necesario
vincular la descripción de las instituciones que custodian los fondos de archivo con
la descripción de los recursos archivísticos existentes. Cuando se establecen esta

7. clase de relaciones, es importante describir la naturaleza de la relación establecida
entre la institución que conserva los fondos de archivo y los recursos archivísticos
relacionados. Los registros de autoridad que proporcionan información sobre los
productores de los documentos custodiados por una institución archivística
determinada, pueden ser también vinculados, así como utilizados como puntos de
acceso complementarios. Este capítulo proporciona orientaciones sobre la manera
de establecer estos vínculos en el contexto de un sistema de descripción
archivística.
6.1 Título e identificador del recurso archivístico relacionado
6.2 Descripción de la relación Objetivo: Identificar la naturaleza de la relación entre
la institución detentora y los fondos o colecciones que conserva conforme a un
cuadro y/o criterio de clasificación.
6.3 Fechas de la relación Objetivo: Proporcionar la fecha de la relación entre la
institución que custodia los fondos de archivo y los recursos archivísticos asociados.
6.4 Forma(s) autorizada(s) del nombre e identificador del registro de autoridad
relacionado
Tomado de: http://www.aefp.org.es/NS/Documentos/NormasDescriptivas/ISDIAH.pdf
8. Como se manejan los documentos electrónicos y el manual del archivero.
El objetivo son los documentos de archivo producidos en formato digital o
digitalizados por el organismo productor para el desempeño de sus funciones
propias.
Cuatro principios básicos a tener en cuenta por los archiveros:
− Visión estratégica: un conocimiento realista de las capacidadesdel programa y de
su flexibilidad para ajustarse a cambios de prioridades y las necesidades del
usuario.
− Oportunismo en la intervención
− Proporcionar servicios de valor añadido a sus usuarios
− Para que las administraciones funcionen de forma eficiente la gestión de
documentos y la gestión de archivos no deben permanecer como prioridades
separadas.
Visión estratégica
Habrá que tener en cuenta dos perspectivas: el contexto de la institución en la que
se encuentra el archivo y la perspectiva archivística de lo que se espera abarcar.

8. Contexto de la institución
Los archiveros que trabajan en la administración pública deben hacerlo en la
dirección estratégica adoptada por la administración a la que sirven. El punto de
partida es entender aquéllos objetivos de la administración que afectan o son
afectados por la gestión de documentos.
Cómo y dónde debe el archivero tratar de intervenir en la planificación y práctica de
la gestión documental dependerá de un número de factores, incluidos:
− Infraestructura organizativa de la administración: centralización o no del proceso
de toma de decisiones.
− Infraestructura tecnológica. Cuanto más normalizada esté la infraestructura, más
fácil será para los archiveros ayudar al desarrollo de una buena gestión de
documentos.
− Nivel de preparación por parte de la administración en cuanto a la gestión de
documentos. Si la administración tiene tradición en gestión de documentos, el
archivero tendrá una buena base a partir de la cual podrá ejercer su influencia.
− Grado de desarrollo de los programas de gestión de documentos en la
administración
Perspectiva archivística
Para desarrollar este método de intervención en la creación y gestión de los
documentos electrónicos de las administraciones, los archivos deberían
autoevaluarse en las siguientes cuestiones básicas:
Orientación:
− Definir su posición dentro de la administración
− Determinar el principal usuario (Ej.: la administración central, departamentos de
tecnologías de la información, unidades orgánicas de la administración…) De todos
ellos, las unidades orgánicas son los usuarios más predispuestos a colaborar con
el archivo.
–Establecer los objetivos a corto plazo: conservar los documentos electrónicos
importantes, aplicar los principios archivísticos dentro de la administración,
fortalecer las bases legales para la implicación de los archivos en la gestión de los
documentos electrónicos, facilitar iniciativas específicas como la administración
electrónica, o conseguir que las administraciones pasen de la mera gestión de datos
a la gestión documental.
− Ofertar servicios de custodia de documentos electrónicos de conservación
permanente, bien mediante sus propias capacidades, bien a través de la

9. externalización. La ausencia de dicha capacidad limitará el papel que los archivos
puedan jugar.
Recursos humanos
− Capacidad para asesorar a la administración en el desarrollo de políticas,
procedimientos y otras mejoras estructurales como soporte a la gestión de
documentos electrónicos.
− Capacidad para asesorar en la resolución de problemas específicos de
conservación a largo plazo de los documentos electrónicos: apoyo para determinar
la documentación apropiada (por ej. Metadatos) de los documentos electrónicos o
definir los plazos de conservación más adecuados.
− Capacidadpara asesorar en la resolución de problemas técnicos relacionados con
la gestión y la conservación a largo plazo de los documentos electrónicos como es
la selección del mejor software para el mantenimiento de sus funciones o determinar
la mejor forma de migración de una plataforma a otra.
Tomado de: http://cau.crue.org/Documents/GT/GT-PGDE/resumen_manual_ica_DocElec.pdf
9. Como debe ser la conservación a largo plazo.
El objetivo general de conservación es el mismo para los documentos electrónicos
que para los documentos en papel o en otro soporte tradicional. Pero las especiales
características de los documentos electrónicos, y, en concreto, su relativa fragilidad
y susceptibilidad al cambio, determinan que algunos aspectos de la conservación
tengan mayor importancia y urgencia. Se presupone que las razones de
conservación de los documentos son: - Su valor probatorio: demostrar que se
produjeron o no los hechos, que las decisiones fueron o no tomadas, etc. La
evidencia se usa aquí no sólo en relación con el procedimiento legal formal.
Su posible reutilización, tanto de los documentos como de la información que
contienen, teniendo cuidado de no infringir ningún límite legal sobre la reutilización
de la información. No estamos hablando únicamente de la conservación
permanente de documentos electrónicos, sino de su conservación a largo plazo.
Esto incluye la conservación permanente, como la apropiada para una institución
del tipo de un archivo nacional. Pero también la conservación para períodos
determinados de tiempo que supera con mucho la vida del software y del hardware
utilizados para crear los documentos, como documentos personales que pueden
conservarse 75 ó 100 años desde su creación o más, según establezca la ley.
También incluye la conservación por periodos indefinidos, pero no permanente, que
pueden superar los 5 años, como los proyectos arquitectónicos, que han de
conservarse al menos durante el tiempo que se conserve el edificio al que se
refieren

10. Para alcanzar nuestros objetivos de conservación, los documentos han de ser:
Auténticos Íntegros Accesibles y comprensibles Procesables y Potencialmente
reutilizables
El método de conservación preferente está influido por: • Los tipos de productores
de documentos y los sistemas de captura • El papel de los archivos en relación con
las agencias de creación de documentos y funciones • La legislación • Las
habilidades archivísticas y la infraestructura técnica y • Los tipos y niveles de los
servicios a usuarios planificados.
Tomado de: http://cau.crue.org/Documents/GT/GT-PGDE/resumen_manual_ica_DocElec.pdf
10. Presente un cuadro comparativo de las leyes, decretos y acuerdos de las
unidades anteriores.
11. Porque la normatividad internacional se aplica en Colombia.
Se utiliza con el fin de estandarizar la terminología con base en las normas
existentes, la norma ISAD-G recopila y da orientaciones claras y es el ejemplo de la
aplicación de normas internacionales en Colombia, realmente la aplicación de
normas internacionales es partir de la normalización y uso de la norma para la
gestión documental, las normas y aplicación son de ámbito universal.
13. Presente cinco ejemplos de cómo elaborar una tabla de retención documental
con la última legislación.
http://www.boyaca.gov.co/SecGeneral/images/ArchivoDepartamental/Presentacion
%20TRD%20Y%20TVD.pdf
TRD GOBERNACION DE BOYACA
http://www.idea.gov.co/es-co/ciudadano/BDManual/Manual%20TRD%202014.pdf
TRD INSTITUTO PARA EL DESARROLLO DE ANTIOQUIA – IDEA
http://wp.presidencia.gov.co/sitios/dapre/Documents/GestionDocumental/DAPRE-
TRD-2014.pdf
TRD PRESIDENCIA DE LA REPUBLICA
www.sevilla-valle.gov.co/apc-aa.../procedimiento-elaboracin-y-presentacin-trd.docx
TDR MUNICIPIO DE SEVILLA VALLE DEL CAUCA
file:///C:/Users/MARIAV/Downloads/Introducci%C3%B3n%20T RD.pdf
TRD MINISTERIO DE TRABAJO

11. CIBERGRAFIA
http://descripciondocumental.blogspot.com.co/p/la-descripcion-multinivel.html
http://capacitacionarchivistica.blogspot.com.co/2011/03/la-descripcion-
documental.html
http://cau.crue.org/Documents/GT/GT-PGDE/resumen_manual_ica_DocElec.pdf
http://cau.crue.org/Documents/GT/GT-PGDE/resumen_manual_ica_DocElec.pdf
http://www.aefp.org.es/NS/Documentos/NormasDescriptivas/ISDIAH.pdf
http://www.agn.gob.mx/menuprincipal/archivistica/reuniones/2007/regional/gobiern
ofederal/pdf/013.pdf