contabilidad en manejo de vista

1. COMO GENERAR Y COMITAR
CONTEOS EN SISTEMA VISTA
Estandarización de Procesos VER.MAY/16
Involucrados: Control Interno, Gerente y Coordinador.
Objetivo: Realizar el proceso correcto para la toma e ingreso de inventarios en el sistema Vista, así
como eliminar las diferencias y errores en la captura de estos.
Frecuencia: Diario, jueves y fin de mes.
Rango de Aplicación: Aplica para todos los complejos a nivel nacional.
Hoja
1 de 9
MATERIAL
ComputadoraFormato de Conteo
Item Code Master Item CodeItem Class Description UOM CANTIDAD
4060101 4060101 ALAVISTA BASE CREPAS KG
4060315 4060315 ALAVISTA CHORIZO PAMPLONA KG
4060314 4060314 ALAVISTA JAMON SERRANO KG
4060311 4060311 ALAVISTA JAMON YORK KG
4060301 4060301 ALAVISTA PAN CHAPATA INTEGRAL CONGELADO PZA
4060312 4060312 ALAVISTA PECHUGA DE PAVO KG
4060622 4060622 ALAVISTA QUESO TIPO GOUDA KG
4060313 4060313 ALAVISTA SALAMI KG
1111001 1271 BAR CERVEZA CORONA INVENTARIO PZA
1278 1278 BAR CERVEZA HEINEKEN INVENTARIO PZA
1294 1294 BAR CERVEZA INDIO INVENTARIO PZA
1111005 1275 BAR CERVEZA MODELO ESPECIAL INVENTARIO PZA
1111008 1270 BAR CERVEZA MODELO LIGHT INVENTARIO PZA
1111006 1276 BAR CERVEZA NEGRA MODELO INVENTARIO PZA
1298 1298 BAR CERVEZA TECATE INVENTARIO PZA
1295 1295 BAR CERVEZA TECATE LIGHT INVENTARIO PZA
1111002 1272 BAR CERVEZA VICTORIA INVENTARIO PZA
1299 1299 BAR CERVEZA XX AMBAR INVENTARIO PZA
1296 1296 BAR CERVEZA XX LAGER INVENTARIO PZA
SISTEMA VISTA
1
Gerente genera el conteo de la Bodega y/o Dulcería para su ingreso en el
sistema de VISTA BACK OFFICE e ingresa tu clave y contraseña para
acceder a la aplicación, siguiendo el proceso siguiente:

2. COMO GENERAR Y COMITAR
CONTEOS EN SISTEMA VISTA
Estandarización de Procesos VER.MAY/16
Involucrados: Control Interno, Gerentes y Coordinador.
Hoja
2 de 9
Gerente selecciona en Concessions/Concessions Activities/Stocktake
Entry para generar el conteo de la Bodega.
Te abrirá la siguiente pantalla, en la que seleccionaras Set Stocktake
Data/Time.
2

3. COMO GENERAR Y COMITAR
CONTEOS EN SISTEMA VISTA
Estandarización de Procesos VER.MAY/16
Involucrados: Control Interno, Gerentes y Coordinador.
Hoja
3 de 9
Te desplegara la siguiente pantalla, selecciona para un nuevo conteo, Start a
New Stocktake y da Next.
Para Conteo Integral: en la columna de Filter By selecciona All Items y en la
columna de Stocktake Includes automáticamente te dará All Items; en el
siguiente renglón selecciona Stock Location y elige la locación de la que
quieres generar el conteo integral (Bodega General o Dulcería Principal). Una
vez seleccionado presiona Next.
Conteo Integral

4. COMO GENERAR Y COMITAR
CONTEOS EN SISTEMA VISTA
Estandarización de Procesos VER.MAY/16
Involucrados: Control Interno, Gerentes y Coordinador .
5Hoja
4 de 9
1. Debes tener extremo cuidado al generar los conteos como se muestra, de lo contrario, se
generara un conteo con todas las locaciones y/o de todos los productos, lo que ocasionará-
si no te das cuenta- que algunas locaciones aparezcan en ceros al abrir un nuevo conteo.
Para el Conteo de Diario: de la columna Filter By selecciona la primera
opción Stocktake Group y de la columna Stocktake Includes selecciona
Diario; en el renglón siguiente selecciona Stock Location y la locación de
Dulcería Principal, continua dando Next.
Conteo diario
Te pedirá que confirmes la fecha y la hora para la creación del conteo, presiona
Set to Now y en automático te dará fecha y hora en que lo estas generando, y
presiona Next.

5. COMO GENERAR Y COMITAR
CONTEOS EN SISTEMA VISTA
Estandarización de Procesos VER.MAY/16
Involucrados: Control Interno, Gerentes y Coordinador.
Hoja
5 de 9
Confirma que el conteo ha sido generado, seleccionando Finish y por último
da OK y podrás visualizar el conteo.
Una vez generado el conteo lo veras de la siguiente manera:
a. Número de Item
b. Descripción del producto
c. Unidad de medida y/o presentación del Item, en las columnas
habilitadas ingresa el conteo.
d. Count es el total de lo capturado en Unit.
e. Available te indica el inventario teórico.
f. Variance te indicara la discrepancia en el inventario
a.
b.
c. d. f.e.

6. COMO GENERAR Y COMITAR
CONTEOS EN SISTEMA VISTA
Estandarización de Procesos VER.MAY/16
Involucrados: Control Interno, Gerentes y Coordinador.
Hoja
6 de 9
Una vez generado el conteo existen diferentes opciones para visualizar el o los
conteos generados:
a. Stocktake: Si tienes mas de un conteo abierto, podrás seleccionar cual deseas
visualizar en ese momento, según la hora de creación del mismo.
b. Stock Location: indica el nombre del conteo que estas visualizando
c. Item Class: podrás elegir por locación el conteo (Alavista, Café Central, etc.).
d. Stocktake Group: indica si es Diario, No Contables u All Items.
a.
b.
c. d.
Una vez ingresado el conteo, cada que realices un cambio o corrección
asegúrate de dar Save para guardar los cambio realizados.
1. Ingresa las cantidades correctas de acuerdo a la unidad de medida que indica el sistema de
VISTA.
2. Gerente asegúrate de que las diferencias reflejadas en el sistema de VISTA sean correctas
y de ser necesario realiza nuevamente el conteo de ese producto o productos.

7. COMO GENERAR Y COMITAR
CONTEOS EN SISTEMA VISTA
Estandarización de Procesos VER.MAY/16
Involucrados: Control Interno, Gerentes, Coordinador y Staff
Hoja
7 de 9
Si después de creado el conteo realizas movimientos importantes que
pudieran afectarlo como transferencias, merma, ingreso de facturas y/o
recibos actualiza el conteo seleccionando Set Stocktake Data/Time te saldrá
el siguiente cuadro:
Del cuadro siguiente da click en Set to Now para actualizar fecha y hora del
conteo y da click en Next.

8. COMO GENERAR Y COMITAR
CONTEOS EN SISTEMA VISTA
Estandarización de Procesos VER.MAY/16
Involucrados: Control Interno, Gerentes, Coordinador y Staff
Hoja
8 de 9
Al salir el siguiente cuadro da Finish y enseguida Ok
Gerente antes de comitar el conteo, verifica nuevamente la captura y que
no existan discrepancias, ordena los items de mayor a menor discrepancia
para detectar posibles faltantes o sobrantes derivados de un mal conteo o
una errónea captura, presiona Finalise Stocktake y Yes para dar por
concluida esta actividad.
3
1. GERENTE NO CIERRES EL DIA SIN HABER COMITADO EL CONTEO, ESTO PUEDE
AFECTAR SERIAMENTE TUS HISTORICOS DE INVENTARIOS.
2. El ingreso de los conteos será exclusivamente una actividad que realice el Gerente a cargo
de las Concesiones, Gerente A o Gerente en turno.
3. Queda estrictamente prohibido el reciclaje de producto.
4. El conteo se debe comitar antes de las 04:00 a.m.
5. Genera el conteo en sistema una vez que hayas realizado todos los cortes de los puntos de
venta.
6. El Gerente que comita el conteo el responsable de las discrepancias aceptadas.

9. COMO GENERAR Y COMITAR
CONTEOS EN SISTEMA VISTA
Estandarización de Procesos VER.MAY/16
Involucrados: Control Interno, Gerentes, Coordinador y Staff
Hoja
9 de 9
1. Para eliminar un conteo en su totalidad da click en Set Stocktake Data/Time y selecciona del
cuadro que te aparezca Delete the current stocktake… y da click en Next
Si recibes producto de concesiones y entregaste su recibo después de haber
comitado un conteo de Bodega, genera nuevamente un conteo, ingresa
nuevamente al sistema el inventario real.
Del cuadro siguiente da click Finish y en seguida OK al seleccionar esta
función ya no hay manera de recuperar ese conteo y tampoco ocasionara
ningún cambio en el inventario.