1. FITURTECH 2013

2. PERSONAL NECESARIO
-Ponentes: Ana Larrañaga, Esther Mascaró, Carlos Molina... Éstas personas
son las encargadas de dar las charlas, hacer las mesas redondas o responder a
todas las preguntas de los clientes.
-Personal auxiliar de sala: Azafatas o personal de apoyo que están encargadas
del buen funcionamiento del evento, de entregar la documentación a los
asistentes o se hacen cargo del micrófono.
- Personal de servicio de catering: para el coctel de despedida
-Coordinador del evento: encargado de asignar tareas a los grupos y de
mantener comunicación con los demás subgrupos.
- Relaciones públicas: encargado de los folletos, programas, carteles, cartas de
invitación y anuncios del evento, es decir, de todo lo que tiene que ver con la
promoción del evento y el protocolo, además de dar buena imagen al evento.

3. EQUIPOS TÉCNICOS, MOBILIARIO Y MATERIAL
DIVERSO
Son necesarios para la organización del evento los siguientes
materiales:
-Equipo de sonido, de audio y de imagen, iluminación y equipos de
ventilación y calefacción en la sala.
-Medios audiovisuales (pantalla, proyector, equipos informáticos,
micrófono, altavoces y pizarra).
-Recursos materiales: folletos y carteles. Además de material de
papeleria (bolígrafos, folios y posavasos para los ponentes).
- Mobiliario: sillas para asistentes y mesa central con sillas para los
ponentes.

4. DOCUMENTACIÓN
•Interna: Formulario de reserva de viaje de todos
los oponentes.
•Externa: Modelo de inscripción, credenciales,
soportes informáticos promocionales, resguardo
de los servicios contratados, listado de
participantes, programa oficial, carta de
agradecimiento a los asistentes, formulario para
pedir ponencias expuestas y certificado de
asistencia.

5. NORMAS DE PROTOCOLO
- La persona responsable de protocolo se encarga de las invitaciones a
las autoridades.
- El anfitrión da la bienvenida a las autoridades
- Se sientan a las personalidades según su rango con carteles con sus
nombre
- Se colocan las banderas
- Se establece un orden de intervención de los invitados
- Se convoca a los medios de comunicación (sentados en primera fila)
SOPORTES PUBLICITARIOS E INFORMATIVOS EN
EVENTOS
Como principales medios publicitarios utilizaré las redes
sociales Facebook y Twitter y la página Web de IFEMA.
Además de cuñas de radio en toda la Provincia de
Madrid, carteles fijos en las zonas de paso de Madrid y
folletos comerciales en establecimientos turísticos.

6. DISEÑO DEL PROCEDIMIENTO DE ACOGIDA,
ATENCIÓN DURANTE EL EVENTO Y
DESPEDIDA
- En la Acogida, la recepción se encarga de acoger a los asistentes
y de indicar el lugar de celebración. Una vez que lleguen los
anfitriones se accederá a la sala donde se celebra el acto.
- Durante el evento, se desarrolla el evento, se deja a los
oponentes y asistentes que actúen con libertad siempre que se
cumpla con el programa establecido, del que se encargará el
organizador.
- En la despedida se reparten las encuestas de satisfacción a los
asistentes, se entregan los certificados de asistencia, se da las
gracias personalmente a todas las personas implicadas en el
evento y el organizador del evento se despide del anfitrión para
conocer si ha habido alguna queja o incidencia.

7. CONTROL DE CALIDAD
Se debe controlar si los asistentes han quedado satisfechos
bien con estadísticas o con encuestas de satisfacción.
Para tener calidad en el evento es muy importante:
- Todos los aspectos técnicos que afecten al servicio (medios
audiovisuales, uso de redes sociales) y los de carácter
científico que se basa en las charlas de los ponentes.
- La capacidad asertiva, amable y empática del personal que
atiende a los asistentes, invitados y ponentes.
-Los costes mínimos para los asistentes, los clientes y
organizadores.
Para llevar a cabo un control de calidad, al final del evento se
realizan:
- Informe de la secretaría técnica
- Informe de las azafatas y personal de apoyo
- Cuestionarios de los asistentes
- Informe del comité organizador
- Informe sobre las posibles incidencias que se han producido.