Tarea 2

1. Tú y yo: necesidades
diferentes
Departamento de Eventos

3. Para la organización de cualquier tipo de evento
debe establecerse un equipo de trabajo, en este caso
concreto enfocado a la organización de congresos.
Estos pasos deben estar coordinados para conseguir
un objetivo común en un determinado tiempo.

4. Debido al volumen de salas del establecimiento y la
especialización del mismo en congresos estarán
implicados todos los departamentos del propio hotel.

5. Coordinador y asistente de eventos
Encargados de organizar, dirigir, proveer y
supervisar todos los servicios y acciones para el
perfecto desarrollo del evento.

6. Recepción de eventos
Atención a los asistentes, entrega de
acreditaciones, informa sobre el evento, control de
asistencias, faltas e incidencias.

7. Comercial de ventas
Encargado de realizar las ofertas y promoción de
eventos, material, invitaciones, acreditaciones,
publicidad, logos, mailing, prensa, web,
merchandaising, etc.

8. Reservas
Encargado de las reservas, paquetes y condiciones
de las habitaciones del personal que asiste al
evento.

9. Restauración
Encargados del servicio requerido, si se precisa,
según el evento, cooffe break, aperitivo, cena,
comida, etc.

10. Pisos
Limpieza general de las instalaciones y cuando se
precise guardarropa.

11. Mantenimiento
Montado y desmontado de mobiliario, iluminación,
etc. verifican el buen estado de las instalaciones
y adecuación de los servicios requeridos.

12. Oficina de rent a car
Alquiler de coches, minibus, traslados y
desplazamientos.

13. Servicios externos, personal altamente especializado
en cada área, previsto ya previamente, con
implicación y capacidad de respuesta a las
necesidades del servicio.

14. Azafatas
Traductores
Asistentes personales

15. Aparcacoches
Chófer
Seguridad

16. Guía turístico
Música en vivo
Monitor de actividades de ocio y deportivas fitness,
pádel, natación.

17. DIRECTOR
HOTEL
COORDINADOR
DE EVENTOS
PERSONAL
PROPIO
PERSONAL
STAFF
RECEPCION DE EVENTOS
PERSONAL
EXTERNO
RESERVAS
PISOS
MANTENIMIENTO
RESTAURACION
MARKETING Y VENTAS
RENT A CAR
ASISTENTE DE
EVENTOS
AZAFATAS
TRADUCTORES
GUARDACOCHES
SEGURIDAD
MUSICA
OCIO
GUIAS Y MONITORES
EMPRESA DE SERVICIOS INTEGRALES

18. Diapositiva 1
A la hora de organizar un evento se precisa determinar los objetivos previstos y las acciones necesarias para conseguirlos, analizar la
capacidad de actuación de los grupos y las funciones a delegar, definir personal propio, staff y externo que se precise, servicios e
instalaciones necesarios.
Diapositiva 2
La primera acción a realizar es crear el equipo encargado de planificar las diferentes tareas y organizar los grupos, el personal
especializado en organizar eventos, el personal staff del propio hotel que presta sus servicios durante el evento y el personal externo
que precisemos contratar.
Diapositiva 3
El coordinador de eventos es el cabeza de grupo, al cual se le informa acerca de los asuntos relacionados con las funciones a realizar y
los materiales y servicios necesarios, todos los empleados que trabajan en este equipo se apoyan mutuamente y son responsables de
coordinar y comunicarse entre ellos para el objetivo final.
Diapositiva 4
Fijar el personal staff del propio hotel implicados en la organización y si se precisa la contratación de personal externo al hotel.
Diapositiva 5
El personal dedicado a la organización de eventos debe reunir unas cualidades y conocimientos específicos para desarrollar este trabajo,
la fundamental es saber trabajar en equipo.
Diapositiva 6
Lo primero que se encuentran los asistentes es al personal de recepción de eventos que les dan las indicaciones concretas del programa.
Diapositiva 7
Promocionar los servicios e instalaciones, ofertar paquetes personalizados, presentación web, publicidad en medios, visitas y captación de
clientes.
Diapositiva 8
Acomodar a los asistentes en las habitaciones, según las condiciones contratadas.
Diapositiva 9
Disponer los servicios contratados, proveer el personal necesario en salones o comidas solicitadas de antemano, puede darse el caso de
contratar personal externo cuando se necesite refuerzo en plantilla.
Diapositiva 10
Limpieza y cuidado, residuos, gestión de guardarropa y objetos perdidos.
Diapositiva 11
Sillas, mesas, micrófonos, pantallas de audiovisuales, buen funcionamiento de luces, fontanería, wifi, resolución de averías, antes,
durante y después del evento.
Diapositiva 12
Previa disposición de vehículos para desplazamientos, turismo, minibús, con o sin chófer.
Diapositiva 13
Todos los servicios que no pueda cubrir el personal propio serán externalizados, bien de apoyo a las mismas funciones ya mencionadas o
para otras diferentes.
Diapositiva 14
Inclusive si precisamos más personal de limpieza o mantenimiento que el que el hotel dispone, debido al volumen de asistentes al evento,
se debe tener en cuenta mantener relación con una empresa externa de servicios integrales que nos dé rápida respuesta en estos casos
concretos.
Diapositiva 15
Este tipo de empresas de servicios integrales también poseen este personal, vigilantes, control y seguridad.
Diapositiva 16
Actividades de ocio y esparcimiento, excursiones, viajes de incentivos, estancias team Building.
Diapositiva 17
El organigrama muestra el plan del personal para la realización de eventos.
Cada tipo de evento requerirá de diferente personal, previamente hay que definir lo que tenemos en el propio hotel y lo que necesitamos
cubrir con personal externo, puede que todo el personal implicado trabaje para el propio hotel, pero se debe evaluar si se dispone de una
plantilla lo suficientemente amplia, o si quizá se necesite reforzarla en momentos puntuales, esto dependerá de la envergadura del evento.
Para ello hay que disponer de un grupo de proveedores externos de calidad y de confianza. No debemos olvidar que hay que tomar las medidas
adecuadas para los asistentes con minusvalías o condiciones especiales.
También hay que tener en cuenta la seguridad, sobre todo si se trata de un congreso internacional o cuando se espera la asistencia de
personalidades.

20. El establecimiento cuenta con una sala y dos terrazas,
en las que se pueden celebrar reuniones de empresa o
celebraciones.

21. Al ser un pequeño establecimiento, para la
realización de eventos en su mayor parte se
externalizarían los servicios.

22. El personal de marketing y ventas hace las veces de
coordinador de eventos
.

23. El personal de recepción, se encarga de las labores
propias de su departamento y la recepción del
personal asistente al evento.
.

24. Pisos; limpieza de las instalaciones.
Mantenimiento; montaje, desmontaje.

25. Restauración; servicio de comidas y bebidas.
Servicio de traslados

26. Personal de apoyo al propio del hotel
Azafatas, camareros, cocineros, limpiadores,
montadores.