Este documento presenta el modelo Management Office (MO) como una solución para mejorar la gestión empresarial de manera sostenible. La MO monitorea, controla y apoya los procesos estratégicos, la planificación, el cambio cultural y la implementación de mejores prácticas. El modelo MO es un aliado indispensable para el éxito sostenible de la implementación de software de gestión, ya que asegura que la empresa alcance la madurez necesaria.

2. #GX24
MANAGMENT OFFICE
•
EL ALIADO IDEAL PARA LA INDUSTRIA DEL SOFTWARE
Ing. Virginia Martínez Paulo
vmartinez@gravitasgroup.com.uy

3. HACIENDO HISTORIA

4. HACIENDO HISTORIA
•
Antes operación sencilla y rutinaria.
•
Las personas se formaban y aplicaban esos conocimientos de por vida.
•
Ahora los cambios se han vuelto más acelerados y continuos.
•
El contar con un hoja electrónica o un software “arregla” muchos problemas de gestión.
•
Las soluciones son mucho más complejas ya que hay MAYOR INTERACCIÓN entre las PERSONAS y mayor EXIGENCIA.

5. MAYOR INTERACCIÓN entre las PERSONAS y mayor EXIGENCIA

6. EVOLUCIÓN DE LA SOLUCIÓN

7. EVOLUCIÓN DE LA SOLUCIÓN
Cuando un Presidente, Dueño, Gerente pide un software de gestión en realidad quiere:
•
Mejorar la eficiencia de la gestión
• Mejorar la eficacia de la gestión
Se plantean la adquisición de un software de gestión, mucho más complejo que antes.
En muchas ocasiones se cree que existe un software “mágico” que arreglará sus problemas de raíz.

8. Software Mágico que arregla PROBLEMAS

9. RESULTADOS

10. RESULTADOS DE EMPRESA INMADURAS EN GESTIÓN
Las empresas con bajo nivel de madurez son:
•
Empresas ineficientes e ineficaces.
•
Los procesos y procedimientos no están claros ni explícitos.
•
No existe la cultura de trabajar con metodología
•
No existe la cultura de utilizar una herramienta informática para la gestión
En empresas con bajo nivel de madurez de gestión la “solución” puede llegar a ser peor que la “enfermedad”.

11. Software Mágico en empresas Inmaduras en Gestión

12. EL MODELO MANAGEMENT OFFICE

13. EL MODELO MANAGEMENT OFFICE
Estamos tan inmersos en el quehacer diario, en la problemática y en la realidad de los proyectos y diversos temas de gestión y operación, que corremos el riesgo de perder la perspectiva respecto del TODO.
En la organización -como macro-sistema- ocurren cosas. Mientras que en cada subsistema, también ocurren cosas más específicas y cada individuo está focalizado en el suyo.

14. EL MODELO MANAGEMENT OFFICE
•
Cada persona tiene la mente puesta en lo que es su responsabilidad directa.
•
Es muy difícil que una persona gestione coordinadamente con otras áreas.
•Generalmente la gestión integral, con una visión global y estratégica, no forma parte de las responsabilidades de cada área por separado.

15. EL MODELO MANAGEMENT OFFICE
Esas realidades generan la necesidad de “diseñar algo nuevo”. Así surgió la figura de la PMO - Project Management Office-
La PMO debería asumir la responsabilidad de monitorear, controlar y definir metodologías de trabajo gestionando así uniformemente los proyectos.
Otras funciones de la PMO son:
•
asegurar que el equipo de proyecto trabaje de forma efectiva.
•
monitorear, controlar y realizar el seguimiento de programas o incluso, del portafolio de proyectos de la organización.

16. La PMO monitorea, controla y sigue los Proyectos de toda la Organización

17. EL MODELO MANAGEMENT OFFICE
Cuando de iniciativas estratégicas se trata la cosa es un poco más compleja:
•no sólo se debe cuidar que se aplique bien una metodología de gestión de proyectos
•no sólo se debe tener en cuenta que el equipo de todos y cada uno de los proyectos, programas y portafolio trabaje como debe trabajar, etc…
•y así sucesivamente en todo lo relativo a todas las áreas del conocimiento que menciona el PMI

18. EL MODELO MANAGEMENT OFFICE
Cuando hablamos de INICIATIVAS ESTRATEGICAS empiezan a incidir otras variables, tales como:
•cuáles son los objetivos estratégicos
•cuáles son los valores de la organización
•cuáles son las metas definidas por la organización en ese proceso de planificación
•cuál es la planificación global
•cuál es la cultura de la organización en todo sentido
•cómo operan y cómo trabajan las personas

19. EL MODELO MANAGEMENT OFFICE
•
Las variables anteriores inciden en el éxito y el logro de los objetivos estratégicos en tiempo y forma.
•
La PMO definida según la concepción inicial empieza a quedar un poco desbordada
•Le estamos pidiendo a esa PMO más funciones, más responsabilidades, mayor alcance, una visión global de toda la organización

20. EL MODELO MANAGEMENT OFFICE
...es en ese instante cuando comienzan a surgir esos nombres como:
•
PMO del Negocio
•
PMO Corporativa
•
PMO Global
•
PMO Gerencial
•
PMO Estratégica
•
PMO Ejecutiva
•
o simplemente PMO-y después vemos cómo hacemos

21. EL MODELO MANAGEMENT OFFICE
Esas otras funciones no están claramente definidas.
Esos roles no están claramente asignados en la organización.
Cada día tenemos más claro que son fundamentales para el éxito de lo que se emprenda.
Surge la inquietud: no será momento de diseñar o de proponer un nuevo modelo de gestión?

22. EL MODELO MANAGEMENT OFFICE
Esta ha sido la inquietud de Gravitas Group: diseñar un modelo de gestión nuevo, que satisfaga estas necesidades de las organizaciones…
HOY… EN ESTE MOMENTO… ESTOY PRESENTANDO:
“NUEVO MODELO DE GESTIÓN”
MANAGEMENT OFFICE (MO)
EL MODELO DE GRAVITAS GROUP… EL QUE ENTIENDE ESTÁN DEMANDANDO NUESTRAS ORGANIZACIONES

23. EL MODELO MANAGEMENT OFFICE
La MO debe estar muy cerca de la Alta Dirección
Sus funciones son:
•Apoyar, sostener, proveer diversas herramientas de gestión
•Apuntalar el proceso de planificación
•Acompañar el proceso de definición de las estrategias y objetivos estratégicos viables, alcanzables, realistas, medibles

24. EL MODELO MANAGEMENT OFFICE
Funciones de la MO
•
Controlar el proceso de definición de metas, indicadores e identificación de fuentes de información
•
Apoyar la gestión del cambio cultural organizacional
•
Promover el uso e implantación de las mejores prácticas a nivel internacional
•
Impulsar un plan de capacitación global de la organización, evangelizando sobre la importancia y el valor agregado que genera trabajar según las premisas anteriores

25. La MO Cambia la Cultura de trabajo, Apoyando, Promoviendo, Impulsando, y Controlando.

26. EL MODELO MANAGEMENT OFFICE
Funciones de la MO (continuación…):
Que apoye a comprender que:
•
el beneficio de trabajar de esta manera es para todos
•
no es una imposición
•
es un proceso de cambio cultural en el que se va a ir adquiriendo las mejores prácticas, a través de un cambio en la forma de trabajar
•
en definitiva, todo va a ser mejor para la organización.

27. LA SOLUCIÓN

28. SOLUCIÓN REAL
•
Este modelo MO (Management Office) brinda a cualquier empresa una herramienta, una forma de conceptualizar y de armar un programa de mejora de la gestión, un plan de acción estratégico en toda la empresa, con una modalidad de encarar las distintas dimensiones que tenemos en cuenta en este modelo.
•
Esto genera un ambiente y contexto adecuado para implementar EXITOSAMENTE…!!!!! cualquier tipo de software de gestión organizacional.

29. SOLUCIÓN REAL
•
Desde ese lugar es que entendemos que el modelo MO es un aliado inseparable de la industria del software.
•
La MO es un complemento que va a brindarle apoyo y va a permitirle que implante soluciones de negocio que sean más sostenibles a lo largo del tiempo y sin distinción de la plataforma informática.

30. SOLUCIÓN REAL
•
Antes de implementar un software de gestión, tanto el cliente como el proveedor, deben asegurarse que los prerrequisitos del modelo MO ya se estén utilizando en el cliente (de lo contrario, hay una muy alta probabilidad de fracaso).
•
La empresa proveedora, al convertirse en una proveedora de soluciones (y no sólo simplemente de software) apoyará a su cliente a alcanzar el grado de madurez en gestión requerido, para que la implementación del software sea un éxito.

31. SOLUCIÓN REAL
•
Las empresas cliente de software de gestión, que ya tienen implementado el modelo MO, pueden optar por DESARROLLAR A SUS PROVEEDORES proporcionándoles apoyo en implementar un modelo MO.
•
Los clientes con MO, de esa manera, obtendrán soluciones acordes a su nivel de madurez.

32. La MO investiga el Contexto para la implementación del Software.
ES SU ALIADO INSEPARABLE

33. El software NO DEBERA SER LA PRIMER HERRAMIENTA A INCORPORARSE EN UN PROCESO DE MEJORA DE GESTIÓN

34. LA CONCLUSIÓN

35. CONCLUSIÓN
•
Actualmente las soluciones son mucho más complejas ya que hay MAYOR INTERACCIÓN entre las PERSONAS y mayor EXIGENCIA para una excelencia en la Gestión.
•
No hay un software “mágico” que arregle de raíz problemas de gestión.
•
Los tomadores de decisión requieren URGENTEMENTE mejorar en forma SOSTENIBLE la eficiencia y eficacia de la gestión

36. CONCLUSIÓN
•
El Modelo MO (Management Office) presentado, es la solución que están demandando de manera explícita o implícita, tanto los proveedores como los clientes de software de gestión.
•
La MO es un apoyo fundamental para asegurar el éxito SOSTENIBLE en la implantación de cualquier software de gestión integral.
•
La MO es un “camino” que lleva tanto al cliente como al proveedor a elevar el nivel de madurez en la gestión empresarial.

37. EL Modelo MO (Management Office) es importante, valioso, agrega valor y contribuye a los procesos de mejora de gestión sostenible.
ES EL ALIADO IDEAL PARA
LA INDUSTRIA DEL SOFTWARE

38. ¡Thank You!

39. Ing. Virginia Martínez Paulo
vmartinez@gravitasgroup.com.uy gravitasgroup.com.uy