sistema

1. Jose David Arzabe Armijo 1
SISTEMA DE
ORGANIZACIÓN
ADMINISTRATIVA
MINISTERIO DE TRABAJO
Dirección de Gestión y Reforma

2. Jose David Arzabe Armijo 2
Diseño organizacional
 DEFINICIÓN
Es un proceso que permite ajustar la
estructura sobre la base del análisis
organizacional.

3. Jose David Arzabe Armijo 3
Etapas del diseño
organizacional
 Identificar y evaluar las necesidades de
servicio, de los usuarios internos y
externos de la entidad.
 Identificar los servicios que debe prestar
la entidad para satisfacer estas
necesidades.
 Diseñar los procesos para la producción
de los servicios requeridos.
 Establecer resultados e indicadores;
propuestas de ajustes ó soluciones a
problemas detectados.

4. Jose David Arzabe Armijo 4
 Identificar y conformar áreas y unidades
que llevarán a cabo las operaciones
necesarias, especificando su ámbito de
competencia.
 Determinar el tipo y grado de autoridad
de las unidades y su ubicación en los
niveles jerárquicos.
 Definir los canales y medios de
comunicación dentro de la estructura.
 Determinar las instancias de
coordinación interna.
Etapas del diseño
organizacional

5. Jose David Arzabe Armijo 5
 Definir los tipos e instancias de
relación interinstitucional.
 Elaborar:
 Manual de Objetivos y Políticas
 Manual de Organización y
Funciones,
 Manual de Procesos.
Etapas del diseño
organizacional

6. Jose David Arzabe Armijo 6
ORGANIGRAMA FUNCIONAL
ASISTENTE
SUBORDINADO 1 SUBORDINADO 2 SUBORDINADO 3
MAXIMA AUTORIDAD EJECUTIVA

7. Jose David Arzabe Armijo 7
Diseño de los procesos,
resultados e indicadores
 Se identificarán y
establecerán los procesos
por los cuales se generan
los servicios que
satisfacen las
necesidades de los
usuarios.
 El diseño de los procesos
será formalizado en el
Manual de
Procedimientos.

8. Jose David Arzabe Armijo 8
 Se procederá al diseño de los
procesos en forma general o de
las actividades, de acuerdo con
los requerimientos de la entidad:
 Los procesos descritos en forma
general, seguirán las etapas
determinadas en el Reglamento
Específico del Sistema de
Organización Administrativa.
Diseño de los procesos,
resultados e indicadores

9. Jose David Arzabe Armijo 9
 Los procesos seleccionados para ser
descritos hasta el nivel de procedimientos,
seguirán al menos, las siguientes etapas:
 Definición del objetivo del proceso.
 Ordenamiento lógico y secuencial de tareas
necesarias, como también su descripción.
 Identificación de los insumos que requieren
los procedimientos y sus especificaciones.
 Identificación de la unidad responsable de la
ejecución de cada tarea, o del cargo
respectivo.
Diseño de los procesos,
resultados e indicadores

10. Jose David Arzabe Armijo 10
 Descripción de los
registros, formularios u
otros impresos a utilizar.
 Identificación de los
resultados verificables.
 Definición de periodos de
seguimiento y ajustes.
Diseño de los procesos,
resultados e indicadores

11. Jose David Arzabe Armijo 11
Identificación y conformación
de áreas y unidades
organizacionales
 Una vez definidos los usuarios, los servicios
y los procesos de la entidad, se identificarán
y conformarán sobre la base de estos, las
unidades organizacionales, las que tendrán
objetivos organizacionales específicos.
 Posteriormente, se conformarán las áreas
agrupando unidades que requieren estar
relacionadas entre sí, y se determinará su
ámbito de competencia.

12. Jose David Arzabe Armijo 12
Formalización del diseño
organizacional
 El diseño organizacional se formalizará
en los siguientes documentos:
 Manual de Organización y Funciones
 Manual de Procedimientos.

13. Jose David Arzabe Armijo 13
Manual de Organización y
Funciones
QUE INCLUIRÁ:
 Las disposiciones
legales que regulan la
estructura.
 Los objetivos
institucionales.
 El organigrama.
 La disposición legal
interna de aprobación.

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Manual de Funciones para las
unidades de nivel superior:
 Los objetivos
 El nivel jerárquico y relaciones de
dependencia.
 Las funciones.
 Las relaciones de coordinación
interna y externa.

15. Jose David Arzabe Armijo 15
Manual de Funciones para las
otras unidades
 Los objetivos.
 La relación de dependencia.
 Las funciones

16. Jose David Arzabe Armijo 16
Manual de Procedimientos
 Denominación del proceso.
 Objetivo del proceso.
 Normas de operación.
 Descripción del proceso y sus
procedimientos debidamente
detallados.
 Diagramas de flujo.
 Formularios y otras formas
utilizadas.
 Fecha de vigencia.
 Ámbito de aplicación.

17. Jose David Arzabe Armijo 17
Diagrama de Flujo
 Es una representación gráfica de los
pasos en un proceso.
 Util para determinar como funciona.
 Sirve para examinar los diferentes pasos.
 Ayuda a descubrir causas de problemas,
cuellos de botella, pasos innecesarios,
circulos de duplicación para lograr
mejoras.

18. Jose David Arzabe Armijo 18
Una etapa o tarea del proceso.
Símbolos de los diagramas de
flujo
Punto de verificación o decisión.
Punto de almacenamiento.
Inicio o fin del proceso.
Cola o punto de espera
Formulario o documento.

19. Jose David Arzabe Armijo 19
PROCEDIMIENTO PARA CAJA CHICA
Unidad Solicitante Jefe Unidad
Administrativa
Responsable de
Compras
Contrataciones
Encargado de
Almacenes
Responsable de
Fondo Fijo de Caja Chica
Inicio
Solicitud del
Form. “Solicitud
De Mat.y/o Compras
Con Fondo Fijo
De Caja Chica
Registra la
Solicitud y remite
El formulario
Formulario
“Solicitud de
Mat. y/o Comp.
Llenado del
Formulario y
Remisión del mismo
Formulario
“Solicitud de
Mat. y/o Comp.
Existencia
Del
Material
Entrega de Material previa
Firma del Form. De Almacen
Movimiento de
SI
NO
Remiteel formulario
“Solicitud deMat. y/o
Compras con....
Form.
Solicitud
Form. “Solicitud
De Mat. y/o Comp.
Evaluación
Para
La Comp.
B
NO
B
A
Material
Requerido
?
Comunica
Deficiencia
a Almacenes
O Resp.
Caja Chica
D
Utiliza el
Material
si
FIN
Remisióndel Formulario
Comunicando la imposibilidad
de la Compra
SI
D
Verificacióndel Material
Parala Devolución al
Proveedory Entrega
Del Material
A
A
Recepcióndel Form.
y Selección del
proveedor
Form. “Solicitud
De Mat. Y/o
Comp.
Adquisición del Material
Y entrega del mismo
Previa firmad el Form.
Form.
“Mov. De Alm.
A
D
Verificacióndel Material
Parael cambio respectivo
Y entrega del mismo
A

20. Jose David Arzabe Armijo 20