A2 pr01 gestion de recursos v1

INSTITUCIÒN EDUCATIVA JULIO CESAR
GARCIA CÓDIGO: A2-PR01

Construyendo convivencia formamos personas con visión empresarial
VERSIÓN: 1
GESTION DE RECURSOS PÁGINA 1 de 11

NOMBRE: GESTION DE RECURSOS
1. CARACTERIZACIÓN DEL PROCESO

OBJETIVO: ALCANCE:
Garantizar el adecuado y oportuno suministro de recursos para el Aplica desde la determinación de los recursos hasta la verificación de la eficacia de los
cumplimiento de las metas y objetivos institucionales enmarcados en mismos.
el PEI. Aplica para los recursos financieros, humanos, de infraestructura, compras y ambiente
de trabajo.
RESPONSABLE: PARTICIPANTES:
Líder de Gestión de Recursos (Rector) Secretaria de Educación (Equipo de Fondos de Servicios Educativos, Auxiliar
Administrativa, Unidad de Infraestructura, Servicios Generales, Unidad de Recursos
Humanos, Secretaría de Bienestar Social) Contador, tesorero, Consejo directivo,
Coordinador, Jefes de área, Docentes, Secretaria, Equipo Fondos de Servicios
Educativos (Asesora de Fondos, Tesorera y Contadora)
ACTIVIDADES PRINCIPALES: SEGUIMIENTO:
P: Definir anualmente el Presupuesto, Plan de compras, Plan
Operativo: (Programación de plan de mantenimiento, planeación
• Al cumplimiento de Presupuesto y Plan de compras
de inventarios, plan de capacitación) • Al cumplimiento de objetivos e indicadores del proceso
- Diagnóstico de necesidades de personal, de infraestructura y de • Al cumplimiento y eficacia del plan operativo
ambientes de trabajo.
H: Ejecutar Presupuesto, planes en general, compras y suministro,
• A las disponibilidad, competencias del personal
capacitaciones y el mantenimiento. • Al clima institucional
V: Seguimiento al presupuesto y a los planes en general. • A la eficacia del plan de formación
-Disponibilidad y competencias del personal. • Al cumplimiento de requisitos por parte de las compras y al desempeño de
-Suministro de recursos, cumplimiento en compras y a la debida proveedores
selección, contratación y desempeño de proveedores.
-Garantías de los productos. • A la infraestructura y ambiente de trabajo.
-Adecuado ambiente de trabajo para los procesos y el servicio de
formación
-Seguimiento al cumplimiento de objetivos e indicadores del proceso.
A: Acciones adecuadas para el funcionamiento de la institución a
partir de la Implementación de acciones correctivas, preventivas y de
mejora.
REQUISITOS: (Norma, Ley, Organización) RECURSOS: (Humano y Infraestructura)
Norma ISO: 6.2, 6.3, 6.4, 7.4, 8.4, 8.5.
Institución: Acuerdo Directivo – Disposiciones Generales del Humano: Personal de la secretaria de educación y personal institucional.
Presupuesto.
Ley: 115 Art. 138 y 139, 83, 126, 128, 129, 104, 108, 109, 110, 11, Infraestructura: Salas de Capacitación, Tics, software, archivos, enseres y equipos de
116, 117, 118, 119, 198 oficina
Ley 80 de contratación del estado, Ley 1150, Decretos
Reglamentarios, Decreto 4791, Resoluciones de Presupuesto
Secretaría de Educación, Normatividad del Ministerio y Secretaría de
Hacienda, Ley 34, Decreto 2277, Decreto 1278, Ley 715 de 2001, art
11,12,13,14,(disposiciones funcionamiento FSE) 151,288,356,357
(normas orgánicas en materia de recursos)
Código Sustantivo del Trabajo, C.C.A.
Resolución Nº 005 de 2007. Rendición de cuentas a la Contraloría de
Medellín
Resolución 0011 de Junio 08 de 2005. Estructura presupuestal de los
fondos de servicios educativos de las instituciones. (Manual operativo
para la programación de presupuesto e informes de ejecución
presupuestal
Decreto 1041 de 2008, Resolución 08722 de septiembre 28 de 2009
Decreto 3782 de 2007
Resolución Municipal 06098 de 2009.
Acuerdo directivo presupuesto vigencia anual
Decreto 2277 Estatuto docente.
Decreto 1278. Estatuto de profesionalización docente.
Reglamento de manejo del fondo de servicios educativo
Ver Matriz de Requisitos en el Manual de calidad

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DOCUMENTOS: REGISTROS:
A2-PR01 Procedimiento de Gestión de Recursos A2-FR01 Listado de necesidades
A2-GU01CATÁLOGO DE PERFILES DE CARGOS. A2-FR02 Inducción institucional
P.E.I. A2-FR03 Seguimiento a competencias del personal
A2-FR04 Plan de formación u otras acciones
Documentos relacionados A2-FR05 seguimiento a capacitaciones u otras acciones
Guía 31 Evaluación del desempeño docente (aplica para docentes A2-FR06 Inventario de material bibliográfico
bajo el decreto 1278 de 2002). A2-FR07 Inventario y Hojas de vida de equipos
Guía 34 Auto evaluación institucional. A2-FR08 Control de insumos y recursos
Guía 10 Administración de bienes y muebles A2-FR09 Plan de mantenimiento
Guía 27 Evaluación del Desempeño Docente A2-FR10 Diagnostico de Ambiente de trabajo
NTC 4595 Planeamiento y Diseño de Instalaciones y Ambientes A2-FR11 Selección y control de proveedores
Escolares Hoja de vida del personal
NTC 4596 Señalización para Instalaciones y Ambientes Escolares Encuesta de Clima Institucional
Guía Nº31 Evaluación anual de desempeño laboral. Invitación Publica
Guía 20 Administración de Bienes Inmuebles Acta General
Guía Nº 10. Evaluación de periodo de prueba Carta de Ingreso
Guía técnica Ebi. Inventario de activos institucionales –SEM
Ciclo contable (registros de compras según requisitos legales vigentes)
Rutinas de personal
Comprobante de pago para varios
Préstamo de equipos
Préstamo de libros.
Observador del personal
Presupuesto
Plan de Compras
Soportes Contables (Acuerdos)
Actas de consejo directivo
Oficios
V1-FR02 Plan Operativo
Cuadro e informe de indicadores
-Evaluación Anual del Desempeño Labora, Protocolo Para la Evaluación de Docentes
(Decreto 1278)
-Evaluación Anual del Desempeño Labora, Protocolo Para la Evaluación de Docentes
(Decreto 2277)

Registros del software contable:
Orden de compras
Cuenta de cobro
Orden de servicios
Recibido a satisfacción
Cotización
Adición presupuestal
Disminución presupuestal
Recibo de caja
Certificado de compromiso presupuestal
Traslado presupuestal
Factura de proveedores
Planta de Cargos
Plan mensualizado de caja
Plan de Compras
Base de datos de proveedores y evaluación inicial
Formato de Evaluación de desempeño por competencias (SEM para personal del 1278)
Acuerdos
PROVEEDOR ENTRADAS SALIDAS CLIENTE
1. SEM, MEN 1. Plan de Desarrollo Municipal 1. Presupuesto, Plan de compras, PAC 2. SEM
• Plan decenal de educación - Programa anual mensualizado de
caja; Informe contable trimestral,
• Diagnostico participativo
Ejecuciones presupuestales mensuales,
comunal y plan de Adiciones presupuestales, Libros y
desarrollo comuna 5 - soportes contables.
Recurso humano
• Traslados presupuestales
2. Plan operativo y de 2. Rendición de cuentas anual 3. Fondos y Contraloría
2. Proceso Directivo mejoramiento, Resultados de la
revisión por la dirección y de
satisfacción padres
3. Todos los procesos. 1. Necesidades de recursos 3. Resultados de evaluación de 4. Proceso Directivo, SEM, Comisión
(infraestructura, recurso humano, competencias Nacional de Servicio civil y MEN
productos y servicios)
4. Padres de familia, 4. Ingresos propios (matrículas, 4. Resultados de evaluaciones de clima 5. Proceso Directivo
venta de bienes y servicios, y de evaluación de proveedores,
Informe de gestión de proceso.



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5.Sector productivo y 5. Donaciones y arrendamientos 5. Bienes y servicios acordes a las 1. Todos los procesos
Contratistas necesidades
6. Proveedores externos 6. Bienes y servicios
V M P 0 NOMBRE DEL INDICE FRECUEN META PERIODO REGISTRO TOMA DE DATOS
INDICADOR CIA
Sumatoria de la calificación de
Competencia del Mayor A2-FR03 Seguimiento a
competencia del personal / Nº de Anual Anual
personal del 80% competencias del personal
empleados evaluados X100
Personas satisfechas con el clima
Mayor A2-FR10 Diagnostico de Ambiente
Clima Institucional institucional / Anual Anual
80 % de trabajo
Personas evaluadas
Conformidad en el Solicitudes atendidas a
Mayor A2-FR01 Listado de necesidades
suministro de bienes y conformidad / Solicitudes Trimestral Anual
80%
servicios aprobadas
Cumplimiento del Ejecución presupuestal /
Mensual 100% Anual Ejecución presupuestal
presupuesto Presupuesto

2. CONDICIONES GENERALES:
2.1 La institución tiene claridad en la definición de perfiles del talento humano y solicita a Secretaría de Educación el personal
idóneo para los diferentes cargos.

2.2. A todo el personal nuevo que ingresa a la institución se le hace la inducción en los siguientes temas:

P. DIRECTIVOS Y DOCENTES P. ADMINISTRATIVOS PRESTACION DE SERVICIOS
Horizonte institucional. Horizonte institucional. Horizonte institucional.
Modelo Pedagógico. Relaciones humanas. Relaciones humanas.
Diseño curricular. Sistema de Gestión de Calidad. Sistema de Gestión de Calidad.
Sistema de Evaluación Institucional. Perfiles, responsabilidades y Perfiles, responsabilidades y
Manual de convivencia. procedimientos específicos del cargo. procedimientos específicos del cargo.
Relaciones humanas.
Sistema de Gestión de Calidad.
Perfiles, responsabilidades y
procedimientos específicos del cargo.

2.3 La evaluación de desempeño sugerida desde la guía 031 del MEN sólo aplica para los educadores vinculados por el 1278 de
2002, bajo la responsabilidad del rector y el cronograma adoptado será el determinado por el MEN. El decreto 1860 faculta al rector
para evaluar a todo el personal con fines de mejoramiento, para el resto del personal se aplica el A2-FR03 Seguimiento a
competencias del personal. La evaluación de desempeño del personal docente, cuyo régimen es el decreto 2277 de 1979, es el
adoptado por la Institución desde este proceso, Sin embargo se toma como referencia las competencias definidas en la guía 31 del
MEN y demás lineamientos del Secretaría de Educación para el desempeño de los empleados del Municipio de Medellín.

2.4 Todos los miembros de la comunidad educativa harán uso racional y adecuado de los recursos de la institución.

3. DEFINICIONES

AMBIENTE DE TRABAJO: conjunto de condiciones bajo las cuales se realiza el trabajo.
BIEN: Elementos tangibles de los que se puede disponer.
CAPACIDAD: aptitud de una organización, sistema o proceso para realizar un producto que cumple los requisitos para ese
producto.
CAPACITACIÓN: es un desarrollo planificado, sistemático y organizado que busca modificar, mejorar y ampliar los conocimientos,
habilidades y actitudes del personal nuevo o actual, como consecuencia de su natural proceso de cambio, crecimiento y adaptación
a nuevas circunstancias internas y externa.
CLIENTE: organización o persona que recibe un producto.
COMPETENCIA: Es la capacidad que tiene una persona para desarrollar una responsabilidades en un puesto de trabajo
CONTRATO: acuerdo vinculante.
DESEMPEÑO: Es la manera como alguien o algo trabaja, juzgado por su efectividad.
EDUCACIÓN: Conocimiento adquirido en instituciones formales
EFICACIA: Extensión en la que se realizan las actividades planificadas y se alcanzan los resultados planificados
EFICIENCIA: Relación entre el resultado alcanzado y los recursos utilizados



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ENTRENAMIENTO: Es un proceso que permite el aprendizaje necesario para mejorar el desempeño; incluye a la capacitación, al
adiestramiento y al desarrollo.
ESTRUCTURA DE LA ORGANIZACIÓN: Organización establecida a los cargos de la institución y los Niveles de autoridad
definidos
ESTRUCTURA PRESUPUESTAL: Instrumento de planeación financiera mediante el cual en cada vigencia fiscal se programa la
ejecución del presupuesto.
EVALUACIÓN DE DESEMPEÑO: Es la acción de medir y valorar los resultados obtenidos en relación a compromisos previamente
establecidos, en el cumplimiento de las actividades inherentes a una profesión o cargo.
EXPERIENCIA: Tiempo que se haya ocupado desarrollando una actividad
FONDOS DE SERVICIOS EDUCATIVOS: Son cuentas contables creadas por ley como mecanismo de gestión presupuestal y de
ejecución de los recursos de establecimientos educativos estatales para la adecuada administración de sus ingresos y para atender
sus gastos de funcionamiento e inversión distintos a los de personal.
FORMACIÓN: Conocimiento adquirido en instituciones no formales
HABILIDADES: Capacidad, destreza o talento para desarrollar una actividad
INDUCCIÓN: provocar por diversos medios que alguien realice determinada acción.
INFRAESTRUCTURA: Sistema o conjunto de elementos necesarios o básicos para la realización de una determinada actividad.
Sistema de instalaciones, equipos y servicios necesarios para el funcionamiento de una organización
INGRESOS DE SERVICIOS EDUCATIVOS: Son recursos propios de carácter público sometidos al control de autoridades
administrativas y fiscales de las órdenes Nacional y territoriales.
INVENTARIO: Relación ordenada de los bienes.
PARTE INTERESADA: persona o grupo que tenga un interés en el desempeño o éxito de una organización
PLAN DE MEJORAMIENTO PERSONAL: Instrumento que consolida el conjunto de acciones trazadas para corregir o superar las
falencias del empleado
PRESUPUESTO: Asignación específica para gastar en las necesidades de la Institución durante el año lectivo.
PROVEEDOR: Organización o Persona que proporciona un producto: Bien o servicio
REQUISITO: Necesidad o expectativa establecida, generalmente implícita u obligatoria.
SERVICIO: Satisfacción de necesidades.

4. CONTENIDO

4.1 DEFINICIÓN DEL PRESUPUESTO
DESCRIPCIÓN (Registro, la frecuencia ó mes, cómo, referenciar
P-H-V-A ACTIVIDADES RESPONSABLE
documentos de apoyo)

Entre los meses de agosto y septiembre, la SEM ordena la planeación del
presupuesto anual para la vigencia del año siguiente, la cual debe cumplir
reglamentación vigente y la elaboración hace en el formato de Estructura
INICIO Rector presupuestal de ingresos y egresos de la institución por todo concepto. Se
Establecer presupuesto deja establecido el Presupuesto institucional.
1PH Tesorero
Anual y Definir Plan de
Compras Contador La adición presupuestal por compras que no están en el plan se deben aprobar
por el Consejo Directivo quedando registrada en el formato de adición
presupuestal “Resolución de adición presupuestal”, de lo cual queda evidencia en
Acta del consejo directivo.
Una vez la documentación este debidamente organizada en compañía del
tesorero y contador se da a conocer a los miembros de Consejo directivo para su
2VA Solicitar aprobación Consejo Directivo aprobación atendiendo recomendaciones y sugerencias al mismo.
Se deja ACTA en el libro y se firma el Acuerdo respectivo el cual se remite a la
SEM
Aprobar presupuesto y La SEM emite un Radicado al documento entregado, en caso de alguna
3VA SEM
Plan de compras observación ellos Ofician.
Definir plan operativo Se define el Plan operativo del proceso V1-FR02 Plan operativo y V1-FR01
del proceso y alinearlo Líder del proceso Plan de mejoramiento teniendo en cuenta los recursos, el presupuesto, las
4P
con el plan operativo (Rector) actividades y el cronograma del proceso.
general



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4.2 RECURSO HUMANO
La institución define los perfiles del recurso humano (educación, formación,
experiencia, habilidades, autoridades y responsabilidades) de acuerdo a sus
Definir o actualizar Líder del proceso
1P necesidades y a la estructura organizacional. Ver documento A2-GU01
perfiles de cargo (Rector)
CATÁLOGO DE PERFILES DE CARGOS de acuerdo con lo establecido en la
Ley 115, 715, decretos 1278, 2277, guías 10, 31 y reglamentación vigente.
Se solicita el personal que se requiere en la institución a Secretaria de educación
Comunicar mediante Oficio remisorio de acuerdo con las necesidades y anexando el perfil
2H necesidades y recibir Rector de cargo definido por la Institución. Cuando se recibe el recurso humano el rector
personal revisa la documentación legal y el perfil para identificar necesidades de
formación. Luego elabora un Oficio de aceptación o Carta de Ingreso
Se diligencian las hojas de vida de acuerdo al formato establecido para el
Diligenciar Hoja de vida archivo institucional Ver Hoja de vida del personal
3H Secretaria
institucional Nota: Cuando el personal realiza otros cursos de formación se actualiza la Hoja
de vida.
Cada vez que ingresa personal nuevo los directivos con el apoyo de personal
idóneo, realizan en el A2-FR02 Inducción institucional a los empleados
teniendo en cuenta los temas definidos en las condiciones generales 2.2 de este
documento.
Rector
4H Realizar Inducción
Coordinador El líder del proceso informa al equipo directivo sobre los resultados de la
evaluación de la inducción y entrenamiento, para tomar las acciones en el A2-
FR04 Plan de formación u otras acciones.
Como parte a la inducción se cuenta con la semana institucional para realizar
inducción y reinducción del personal.

Rector Terminado el período de prueba se envía a la SEM el registro de Evaluación de
Evaluar el período de
5V desempeño del personal en el formato establecido por la CNSC.
prueba

Al iniciar el año lectivo se establece el plan de formación en el formato A2-FR04
Plan de formación u otras acciones, teniendo en cuenta las siguientes
entradas: Listado de necesidades, Inducción, Periodo de prueba, resultados de
evaluación de desempeño por competencias, resultados de encuesta de clima
Identificar necesidades institucional, plan de mejoramiento y resultados de auditorias entre otras.
6P Líder del proceso
de formación y definir Para la construcción del Plan de formación se tienen en cuenta los talentos que
(Rector) hay en el personal que labora en la Institución, los programas de formación de la
Plan de formación
Secretaría de Educación, a través de la Escuela de Maestro, y las ofertas de
instituciones que tengan algún vínculo con la Institución.
El A2-FR04 Plan de formación u otras acciones se divulga a todo el personal,
a través correo electrónico y en carteleras

Se establecen lazos con las diferentes entidades gubernamentales para
capacitación del recurso humano, se tendrá en cuenta las personas capacitadas
internamente para la formación del personal.
En caso de ser requerida la formación específica se solicita mediante oficio
dirigido a las entidades correspondientes.
Se define la logística y materiales requeridos para cada capacitación.
Líder del proceso Cuando se hacen formaciones se deja registro en el formato A2-FR05
7H Gestionar Formación.
(Rector) seguimiento a capacitaciones u otras acciones.

Nota: Cualquier actividad que sea desarrollada por otros procesos y que tenga
por objetivo formar o desarrollar el personal deben ser incluidas en el Plan de
formación institucional.
Nota: Cuando la formación es externa el personal debe traer registro de
asistencia, certificados o diligenciar el A2-FR05 seguimiento a capacitaciones
u otras acciones.



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4.2 RECURSO HUMANO
Semestralmente se hace seguimiento al cumplimiento de las actividades
programadas en el Plan de formación y a la eficacia de las actividades realizadas
con relación al objetivo. El método y los resultados de la eficacia se registran en
Hacer seguimiento al A2-FR04 Plan de formación u otras acciones u otras acciones, en el campo de
8V Líder del proceso “Seguimiento a la eficacia y observaciones” y adicionalmente se complementa en
Plan de formación
el A2-FR05 seguimiento a capacitaciones u otras acciones.
De acuerdo con los resultados del seguimiento se implementan las acciones
correctivas, preventivas o de mejora necesarias.
Se planea la evaluación de competencias anualmente teniendo en cuenta el
Planear la evaluación protocolo de evaluación establecido por el MEN (solo para los del 1278).
8P Líder del proceso
de competencias
Se definen fechas de evaluación, de socialización y entrega de los resultados.
Anualmente se evalúan las competencias del personal en los formatos sugeridos
por el SEM para directivos, administrativos y adicionalmente docentes
vinculados bajo el decreto 1278 teniendo en cuenta la GUIA 31 y el documento
A2-GU01 CATÁLOGO DE PERFILES DE CARGOS.

Nota: por requisito legal no se realiza evaluación de desempeño al personal del
2277.
Evaluar las
Se hace un acompañamiento al cumplimiento de responsabilidades de todo el
9HVA Competencias del Directivos
personal en el A2-FR03 Seguimiento a competencias del personal.
personal.
Los resultados de la evaluación se retroalimentan al personal y luego son
enviados a la SEM. Adicionalmente, son analizados por la Institución para
determinar las necesidades de formación y las acciones de mejora pertinentes,
para lo cual se deja registro en el Plan de mejoramiento y compromisos del
personal el cual es una entrada para el A2-FR04 Plan de formación u otras
acciones.
Durante el año se hace seguimiento al personal según la siguientes actividades:
Realizar seguimiento al
• Recolectar evidencias que determinan el avance del plan de mejoramiento.
10VA plan de mejoramiento Directivos • Retroalimentar con el empleado, a través de entrevista el cumplimiento del
del personal. plan de mejoramiento, anualmente.
• Consignar en el plan de mejoramiento el seguimiento realizado y nuevos
compromisos en caso de requerirse.
Anualmente, se aplica la encuesta de clima institucional según formato
Encuesta de Clima Institucional. Se deja registro de los resultados de la
Aplicar Encuesta de evaluación, los cuales son analizados por la Institución para determinar las
11H Directivos
Clima Institucional necesidades de formación y las acciones pertinentes para la mejora de la
convivencia institucional. Los resultados se articulan al Plan de formación.
Estos resultados se retroalimentan al personal de la Institución.

4.3 COMPRAS, INFRAESTRUCTURA Y AMBIENTE DE TRABAJO
La comunidad educativa identifica las necesidades y las pone en conocimiento
Identificar necesidades del rector. Estas necesidades se registran en un formato A2-FR01 Listado de
1P Rector
generales necesidades. El rector evalúa las necesidades de servicios de acuerdo a las
prioridades.
Tesorería establece la disponibilidad teniendo en cuenta que exista partida
Solicitar disponibilidad
2H Rector presupuestal y aprueba emitiendo el debido certificado de disponibilidad
presupuestal
presupuestal.

3H Realizar invitación Rector En la página de la Institución o en una cartelera visible a la comunidad, se
publica publica el requerimiento de bienes o servicios, especificando los requisitos
habilitante en el pliego de condiciones o Invitación pública durante dos días. Se
reciben cotizaciones de personas o empresas interesadas.
Se dejan los registros del procedimiento a seguir para la adquisición del
bien o servicio (requisitos legales vigentes).

Nota: Antes de publicar los requerimientos de la compra, la institución debe



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verificar las necesidades de la Institución y los requisitos que deben cumplir el
proveedor.
De acuerdo con los documentos entregados por los cotizantes se realiza la
selección del proveedor que ofrece la menor cuantía y que cumpla los
Seleccionar requerimientos del producto establecidos en la invitación.
4H Rector
proveedores
se incluyen en la base de datos los proveedores según el formato A2-FR11
Selección y control de proveedores.
Se realiza una Verificación del producto o servicio adquirido, con el cumplimiento
de requisitos en la factura y Pliegos de condiciones. Se deja registro Recibido a
satisfacción (Software contable) y en el A2-FR11 Selección y control de
proveedores. Cuando surja una novedad en la prestación de servicio se registran
las observaciones del mismo formato.

Una vez recibida la compra a satisfacción se informa y envía los soportes al
tesorero para que proceda a realizar el pago.

Cuando se recibe un bien que requiere capacitación para su uso, se convoca un
grupo de usuarios para que reciba dicha capacitación, de acuerdo con el
Recibir bienes o Rector instructivo entregado por el proveedor.
5H
servicios coordinadores
Cuando se trate de compra de bienes se actualiza el inventario y si se trata de
material de consumo se registra en el A2-FR08 Control de insumos y recursos.
Se abre la hoja de vida cuando se trata de equipos. Ver A2-FR07 Inventario y
Hojas de vida de equipos.

El inventario de material bibliográfico se lleva en el A2-FR06 Inventario de
material bibliográfico

Si son equipos, muebles y enseres, el rector informa a la dependencia del
Municipio por medio del envío de un oficio, para que éste proceda a incluirlo en el
inventario oficial Inventario de activos institucionales –SEM.
Anualmente se hace reevaluación y se retroalimenta a los proveedores según el
Hacer seguimiento y
formato A2-FR11 Selección y control de proveedores
6V reevaluar a Rector
proveedores

Elabora informe de Se elabora mensualmente el informe de ejecuciones presupuestales de ingresos
7H ejecuciones Rector y Tesorero y egresos para presentar al consejo directivo y a la SEM, de acuerdo con el
presupuestales formato establecido por la SEM.
Al finalizar el año lectivo se realiza un estudio de las necesidades de
mantenimiento y reparación de los bienes de la institución y la planta física, a
través del reporte A2-FR01 Listado de necesidades
Definir plan de Rector
8P De acuerdo con las necesidades identificadas en el análisis previo y de acuerdo
mantenimiento coordinadores con la Hoja de vida de los equipos, (Manual del equipo) se procede a definir el
Plan de mantenimiento y se registra en el formato A2-FR09 Plan de
mantenimiento Preventivo

De acuerdo con el presupuesto se ejecutan las actividades programadas en el
plan de mantenimiento institucional dejando registro en el formato A2-FR09 Plan
de mantenimiento.
Una vez realizada la actividad, el rector verifica que las actividades de
Ejecutar el plan de mantenimiento se hayan ejecutado satisfactoriamente.
9H Rector
mantenimiento En caso de requerirse una contratación externa se procede como la compra de
un bien o servicio.
El mantenimiento de los equipos de computo son realizados por la Mesa de
Ayuda, sin embargo la institución debe realizar los requerimientos y se actualiza
el A2-FR07 Inventario y Hojas de vida de equipos.

Rector Al terminar el año escolar e iniciar el año siguiente se verifica el estado de los
Verificar estado de
10V recursos con que cuenta la institución comprobando con el A2-FR07 Inventario y
inventario de recursos coordinadores Hojas de vida de equipos.



VERSIÓN: 1

Al finalizar el año escolar, se evalúa la ejecución del Plan de mantenimiento, su
Evaluación del
efectividad y los costos, dejando recomendaciones para la elaboración del Plan
11V Mantenimiento de la Rector
de mantenimiento del próximo año, dejando registro en el mismo formato.
planta física y equipos

Se realiza el diagnostico de ambiente de trabajo a las diferentes dependencias
12PHV Gestionar el ambiente que afectan la prestación del servicio en el formato A2-FR10 Diagnostico de
Rector
A de trabajo Ambiente de trabajo. Se toman las acciones según resultados

Elaborar informes para El rector, el tesorero y el contador elaboran según los requerimientos de los
12V Rector
organismos de control organismos de control los informes que sean requeridos.

GENERALES
Líder del Proceso Durante la implementación del proceso se pueden presentar NC, ACPM las
¿Se presentaron NC,
17V cuales deben ser documentadas y controladas según el establecido en el A1-
ACPM?
PR01 Gestión de información y de mejora.
El líder del proceso asegura que se cumplan las condiciones de trabajo para que
Hacer seguimiento y se desarrollen los diferentes procesos y la prestación del servicio educativo
mejora al proceso teniendo en cuenta el Plan operativo del proceso y las actividades de
seguimiento determinadas en la caracterización.
18VA Líder del Proceso
FIN Terminado cada periodo escolar se realiza un seguimiento al cumplimiento de las
diferentes actividades e indicadores para realizar el V1-FR03 Cuadro y reporte
de indicadores el cual se entregara a la dirección.

5. ARCHIVO DE REGISTRO

IDENTIFICACIÓN ACCESO TIEMPO DE
RESPONSABLE
LUGAR Y FORMA DE ARCHIVO CONSERVACIÓN Y
ARCHIVO
CÓDIGO NOMBRE R G DISPOSICIÓN FINAL

A2-FR01 Listado de necesidades Rector x Físico: En rectoría / carpeta 1 año y luego se
identificada A2-FR01 Listado de destruye
necesidades / por consecutivo de
fecha
A2-FR02 Inducción institucional Rector x Físico: En rectoría/carpeta permanente
identificada A2-FR02 / por
consecutivo de fecha
A2-FR03 Seguimiento a competencias Coordinador@ x Físico: En coordinación/ carpeta 1 año y luego se
del personal identificada A2-FR03 / se aplica destruye
cada semestre
A2-FR04 Plan de formación u otras Rector/Docente x Físico: En archivo de la 1 año y luego se
acciones encargado docente/con copia en destruye
rectoría/carpeta identificada A2-
FR04



VERSIÓN: 1

RESPONSABLE
ARCHIVO

fecha
A2-FR05 Seguimiento a Rector/Docente x Físico: En archivo de la 1 año y luego se
capacitaciones u otras encargado docente/con copia en destruye
acciones rectoría/carpeta identificada A2-
FR05
A2-FR06 Inventario de material Rector/ personal x Físico: En archivo en de biblioteca/ permanente
bibliográfico servicios generales virtual en dropbox/carpeta
identificada A2-FR06
A2-FR07 Inventario y Hojas de vida de Rector/ personal x Físico: En archivo en de biblioteca/ permanente
equipos servicios generales carpeta identificada A2-
FR07/virtual en dropbox
A2-FR08 Control de insumos y Rector/ personal x Físico: En archivo en de biblioteca/ 1 año y luego se
recursos servicios generales carpeta identificada A2-FR08 destruye

A2-FR09 Plan de mantenimiento Rector/ personal x Físico: En archivo en de biblioteca/ 1 año y luego se
servicios generales carpeta identificada A2- destruye
FR09/virtual en dropbox /es
revisado periódicamente cada mes
y se actualiza de acuerdo a
requerimientos
A2-FR10 Diagnostico de Ambiente de Rector x Físico: en rectoría/ carpeta 1 año y luego se
trabajo identificada A2-FR10/cada destruye
dependencia evalúa
A2-FR11 Selección y control de Rector x Físico: en rectoría/ carpeta permanente
proveedores identificada A2-FR11/cada
dependencia evalúa
Hoja de vida del personal Secretaria x Físico: en secretaria/se actualiza Permanente, se
según novedades del personal entregan al trasladarse
el personal
Encuesta de Clima Rector x Físico: en rectoría/cada 1 año y luego se
Institucional dependencia evalúa destruye

Invitación Publica Rector/ personal x Físico: carpeta AZ permanente
servicios generales principal/rectoría/se publican en
cartelera a la entrada principal de
la institución
Acta General Rector x Físico: carpeta folder proceso 1 año y luego se
recursos principal/rectoría destruye
Carta de Ingreso Secretaria x Físico: copia en la carpeta de hoja permanente
de vida.
Inventario de activos Rector/ personal x Físico: En archivo en de biblioteca/ permanente
institucionales –SEM servicios generales carpeta identificada Inventario
general(copias),originales en
carpeta identificada de la misma
forma en rectoría/es revisado y
actualizado de acuerdo a
requerimientos
(registros de compras según Rector, tesorero, x Físico: carpeta AZ permanente
requisitos legales vigentes) contador principal/rectoría



VERSIÓN: 1

RESPONSABLE
ARCHIVO

fecha
Rutinas de personal Rector x Físico: en portería/carpeta 1 año y luego se
identificada rutinas del personal destruye
Comprobante de pago para Rector x Físico: carpeta folder identificada 1 año y luego se
varios con el nombre comprobantes de destruye
pago/rectoría
Préstamo de equipos Personal de x Físico: carpeta identificada con el 1 año y luego se
servicios generales, nombre préstamo de destruye
coordinadora rector equipos/rectoría, coordinación
servicios generales ,biblioteca
Préstamo de libros. Rector/ personal x Físico: carpeta identificada con el 1 año y luego se
servicios generales nombre préstamo de destruye
libros/biblioteca
Presupuesto Rector, tesorero, x Físico: libros tesorería/ rectoría permanente
contador
Plan de Compras Rector, tesorero, x Físico: libros tesorería/rectoría permanente
Soportes Contables contador
(Acuerdos)

Actas de consejo directivo Rector x Físico: carpeta AZ permanente
Oficios principal/rectoría

V1-FR02 Plan Operativo Rector x Físico: carpeta folder proceso 1 año y luego se
recursos principal/rectoría destruye
Cuadro e informe de Rector x Físico: carpeta folder proceso permanente
indicadores recursos principal/rectoría

-Evaluación Anual del Rector x Físico: carpeta identificada permanente
Desempeño Laboral, Protocolo Evaluación docentes 1278
Para la Evaluación de principal/rectoría
Docentes (Decreto 1278)

A2.GUO1 CATÁLOGO DE Rector x Físico: folder gestión permanente
PERFILES DE CARGOS recursos/magnético dropbox

-

6. ANEXOS

Anexo 1

CONTROL DE MODIFICACIONES DE DOCUMENTOS:

VERSION: DESCRIPCION DE LA MODIFICACIÒN



VERSIÓN: 1


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