Este documento discute la importancia de la administración de proyectos gubernamentales y los elementos clave para su éxito. Explica que los proyectos deben administrarse de manera sistemática y que el fracaso a menudo se debe a la falta de liderazgo, metodologías estandarizadas y métricas de desempeño. Describe los roles y niveles de una oficina de proyectos y cómo puede ayudar a superar mitos sobre su implementación. Finalmente, ofrece una guía para determinar si una organización necesita una oficina

1. 1Administración de Proyectos GubernamentalesAlex Domínguezalexdfar@yahoo.comConferencia en Guadalajara, Jalisco, Septiembre de 2003

2. 2ContenidoHechos en la administración de proyectosEl fracaso de los proyectosLos 5 elementos para una administración de proyectos sólidaLa oficina de proyectosLa omisión de los elementosLas tareas de una OPLos tres niveles de una OPTres mitos en la instrumentación de una OPLa instrumentación de una OPEvaluación de la instrumentación de una OPGuía para la instrumentación de una OPEl éxito en la instrumentación de una OPSesión de preguntas

3. 3Hechos en la administración de proyectosLos proyectos deben ser administrados de igual forma que los demás activos de la organizaciónAdministrar proyectos sin metodología, procedimientos definidos, y procesos que los sustenten no permite su control

4. 4El fracaso de los proyectosTrivialización de los proyectosFalta de comprensión, dimensión e importancia de los problemas inherentesMonitoreo pobreLos proyectos no se monitorean en forma activa y en tiempo realNo existencia de mecanismos para el manejo de cambiosHablar de cambios en un proyecto es prohibitivo, aunque éstos mejoren los resultados a obtener

5. 5El fracaso de los proyectosFalta de liderazgoLos responsables son técnicos hábiles, pero no siempre verdaderos líderes de proyectosPerdida de responsabilidad en el proyectoLa responsabilidad de desarrollo se pasa de un área funcional a otra, causando conflictos internosNo se aprovecha del todo la experienciaEn un nuevo proyecto, varios de los errores u omisiones pasadas se repitenSi un proyecto termina con éxito, se debe al esfuerzo heroico de una persona (no es institucionalizable)

6. 6Los 5 elementos para una administración de proyectos sólidaMetodología estandarizadaConocimiento de cómo se han instrumentado los proyectos exitosos en otras organizacionesRoles y responsabilidades definidosDescripción de las funciones de cada uno de los miembros del equipo de trabajoProgramas de adquisición de habilidadesCreación de iniciativas que permitan a las personas adquirir las habilidades requeridas para desempeñar exitosamente sus funciones

7. 7Los 5 elementos para una administración de proyectos sólidaMétricas de desempeñoEstablecimiento de criterios de desempeño y medición de los resultados reales de los proyectos Cultura organizacionalEstablecimiento de un entorno de trabajo que facilite el éxito de los proyectos y la satisfacción de los equipos de trabajo

8. 8La oficina de proyectosEstablecimiento demetodologíasestandarizadasCreación de una culturaorganizacionalen APLa oficina deproyectosInstrumentaciónde métricas dedesempeñoDefinición deroles yresponsabilidadesDefiniciónde programas deadquisición dehabilidades

9. 9La omisión de los elementosPérdida de tiempo “reinventando el hilo negro”

10. Técnicas de AP aplicadas de forma inconsistente

11. Énfasis en mostrar resultados sin considerar las consecuencias

12. La información y documentación son casuales

13. La organización es vista como inconsistenteEstablecimiento demetodologíasestandarizadasCreación de una culturaorganizacionalen APLa oficina deproyectosInstrumentaciónde métricas dedesempeñoDefinición deroles yresponsabilidadesDefiniciónde programas deadquisición dehabilidades

14. 10La omisión de los elementosFalta de visión del alcance del proyecto

15. Frustraciones y confusiones por falta de comprensión de cómo hacer el trabajo

16. Altos niveles internos de conflicto

17. Falta de una autoridad para el seguimiento y control

18. Dificultad para diseñar programas de capacitación

19. Incapacidad para manejar el cambioCreación de una culturaorganizacionalen APEstablecimiento demetodologíasestandarizadasLa oficina deproyectosInstrumentaciónde métricas dedesempeñoDefinición deroles yresponsabilidadesDefiniciónde programas deadquisición dehabilidades

20. 11La omisión de los elementosEl éxito del proyecto depende de la habilidad y esfuerzo de una persona

21. Herramientas de control (MS Project, WBS, PERT, etc.) mal utilizadas

22. Falta de métodos para detección y mitigación de riesgos

23. Toma de decisiones inconsistentes y algunas veces fallidas

24. Relaciones interpersonales pobresCreación de una culturaorganizacionalen APEstablecimiento demetodologíasestandarizadasLa oficina deproyectosInstrumentaciónde métricas dedesempeñoDefinición deroles yresponsabilidadesDefiniciónde programas deadquisición dehabilidades

25. 12La omisión de los elementosSe presentan los mismos problemas una y otra vez

26. Falta de comprensión de cuándo se tiene un proyecto exitoso