Anexo N° 2- Instrumento de verificación

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ANEXO N° 2 SNS 3000-VMH
2018
INSTRUMENTO DE VERIFICACIÓN DE DIFERENTES ASPECTOS DEL
MANTENIMIENTO HOSPITALARIO
1 Organización
Dispone de una dependencia responsable del Mantenimiento hospitalario:
a) Si, el área de mantenimiento, que depende directamente de la Subgerencia Administrativa y Financie-
ra.
2 Plan de Mantenimiento
2.1 Verifique y describa si hay un plan de mantenimiento de la infraestructura?
Efectivamente existe un plan de mantenimiento hospitalario de infraestructura, el cual detalla las activi-
dades programadas para cada punto de atención y fecha en que se ha de realizar la labor, adicionalmente
se diligencia un formato de verificación de la labor realizada.
2.2 Verifique y describa si hay un plan de mantenimiento de la dotación?
Efectivamente existe un plan de mantenimiento hospitalario de la dotación para cada vigencia, el cual
detalla las actividades programadas para cada punto de atención y los responsables de cada una de las
actividades, adicionalmente se encuentra diligenciado el formato del Anexo No. 1 de acuerdo a lo solici-
tado por la circular.
3. Recurso humano que se emplea en el mantenimiento
2- Coordinadores de personal de mantenimiento que colaboran en las diferentes labores
1 -Técnico en mantenimiento (Carpintero)
1- Tecnico Mantenimiento (Mamposteria y Plomeria)
1- Técnico en Mantenimiento Eléctrico
1- Tecnico en Mantenimiento (Refrigeracion)
1-Tecnico en mantenimiento (mecanico)
2- Tecnico Mantenimiento (Pintor)
4. Recurso financiero

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4.1 Indique como asignan y distribuyen los recursos para mantenimiento Hospitalario: Los recur-
sos financieros se asignan de conformidad con el Decreto 1769 de 1994 ARTÍCULO 1. ÁMBITO DE
APLICACIÓN. El presente decreto tiene por objeto regular los componentes y criterios básicos para la
asignación y utilización de los recursos financieros, 5% del presupuesto total, destinados al manteni-
miento de la infraestructura y de la dotación hospitalaria en los hospitales públicos, estos recursos se dis-
tribuyen de acuerdo a las necesidades de la institución de conformidad con el plan de mantenimiento de
infraestructura, se asignan los recursos para garantizar la contratación del mantenimiento preventivo y
correctivos
4.2 Los recursos previstos para el Plan de Mantenimiento Hospitalario durante la vigencia del
2018 son $ 2.517.346.201 (esta respuesta debe coincidir con el valor reportado en el certificado de asig-
nación y ejecución de recursos descrito en la presente circular)
4.3 Los recursos de mantenimiento previstos equivalen al 100% del presupuesto asignado al rubro de
mantenimiento y reparaciones que es de $2.517.346.201 de igual forma equivale al 100% del presupues-
to total asignado para la E.S.E. Hospital San Jerónimo de Montería para la vigencia 2018 que asciende a
la suma de $50.346.924.018 (esta respuesta debe coincidir con el valor reportado en el certificado de
asignación y ejecución de recursos descritos en la presente circular)
4.4 Recursos asignados el presente año para el mantenimiento de la dotación $42.484.000 (esta respuesta
debe coincidir con el valor reportado en el certificado de asignación y ejecución de recursos descrito en
la presente circular)
4.5 Recursos asignados el presente año para el mantenimiento de la infraestructura $280.799.511 (esta
respuesta debe coincidir con el valor reportado en el Certificado de asignación y ejecución recursos des-
crito en la presente circular).
5 Gestión del servicio de mantenimiento
5.1 Con el recurso humano propio disponible, cuales son las dependencias que reciben manteni-
miento (Describa las dependencias como por ejemplo: calderas, Lavandería, imagenología, etc.):
Con el recurso humano disponible se vincula mediante la modalidad de contrato de prestación de servi-
cios y son los que atienden todo lo correspondiente al mantenimiento preventivo y correctivo de la infra-
estructura de todas las áreas y puntos de atención de la entidad, con el recurso humano disponible se rea-
liza el mantenimiento de los equipos biomédicos, industriales y de uso hospitalarios, muebles de usos
administrativo y asistencial y equipos de comunicación e informática de conformidad con el Plan de
Mantenimiento que se elabora cada vigencia, así la dependencia de tecnología hace mantenimiento a los
equipos biomédicos, mantenimiento de sistema e informática realiza mantenimiento a los computadores,
impresoras, líneas telefónicas, y el área de mantenimiento de infraestructura realiza mantenimiento a los
edificios, aires acondicionados, paredes, puertas, ventanas, baños, equipos de lavandería, auto clave, zo-
nas verdes y demás infraestructura de la entidad
5.2 Describa quién y como se realizan las auditorías de los contratos de mantenimiento que celebra
la institución con empresas (describa el tipo de auditoría o revisión de contratos, verificación del
cumplimiento del mismo etc.)

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La subdirección administrativa designa mediante comunicación al interventor del contrato, el interventor
debe velar por el cumplimiento del contrato de conformidad con el objeto del mismo, mensualmente el
interventor debe realizar un informe de la gestión que realiza el contratista de conformidad con el objeto
contratado, la certificación del contrato puede ser de cumplimiento o no cumplimiento, además realiza
las observaciones que a bien tenga para hacer cumplir a cabalidad el objeto contratado, este certificado
que emite el interventor, debe anexarse a los documentos que se requieren para el pago del mes corres-
pondiente a que pertenece la certificación, la certificación que emite el interventor debe contener los do-
cumentos soportes que entrega el contratista como son las constancias de los trabajos realizados en las
diferentes dependencias del hospital, con las correspondientes firmas del funcionario que solicitó la la-
bor, quien realizo el trabajo solicitado, fecha de realización de cada actividad,
5.3 Describa si tienen informes de accidentes ocurridos con equipos? (que hacen cuando sucede un
accidente)
Para la vigencia 2017 no se tienen informes acerca de accidentes ocurridos con equipos. En la eventuali-
dad de un accidente se reporta, primeramente al empleador y después a la ARL (aseguradora de riesgos
laborales), esta última hace la evaluación médica y el empleador debe realizar los ajustes pertinentes pa-
ra prevenir nuevos accidentes
5.4 Tienen registros de actividades del servicio de mantenimiento de la institución? (describa si
registran el costo y los cambios de repuestos, pago de supernumerarios, gastos adicionales sufra-
gados por caja menor, número de horas empleadas en reparaciones, etc.)
Todas las actividades de mantenimiento preventivo o correctivo de infraestructura y equipos son regis-
tradas en formatos existentes para tal fin, se lleva un registro de cada labor que el área de mantenimiento
realiza en las diferentes dependencias de la entidad, se describe la labor realizada, funcionario que la
realizó y el que recibe o a quien se le presta el servicio quien la firma, hora que se realiza la labor, los
costos de los cambios de respuestas no se registran ya que estos es de control del área de suministro y se
lleva para efectos del control del contrato que se suscribe con el contratista que suministra los repuestos.
5.5 Llevan hoja de vida de los equipos, (escoja al azar tres equipos, verifique la existencia y el dili-
genciamiento de la hoja de vida de estos y describa si está actualizada, tiene la descripción del
equipo, el número de inventario, la ubicación física, el área o servicio responsable, el nombre del
responsable del servicio técnico del equipo, el número y fecha del contrato de mantenimiento y la
modalidad de mantenimiento que recibe (p. ej. Solo correctivo, correctivo y preventivo, periódico,
por llamado etc...?)
Se lleva hoja de vida para los equipos biomédicos donde se detalla fecha de mantenimiento y fecha de
futuro mantenimiento, área al que pertenece, además se lleva inventario de los equipos para el control y
detalle del mismo con anotación: Nombre del Equipo, Marca, Modelo, Serie, Clasificación por Riesgos,
Ubicación, y Estado del Bien, este inventario es responsabilidad del coordinador del área de manteni-
miento quien lo va actualizando
5.6 El servicio de mantenimiento presta algún tipo de apoyo al personal asistencial en el manejo de
equipos, (describa las actividades que realiza)

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Tanto el Profesional Biomédico como los profesionales y técnicos de las empresas contratadas para rea-
lizar mantenimientos preventivos y correctivos de equipos, apoyan y realizan actividades de capacita-
ción a los profesionales de la salud de nuestra entidad. Cada vez que se hacen las actividades de mante-
nimiento o por ingreso de nuevos equipos o nuevo personal, se realizan capacitaciones en puestos de
trabajo para los profesionales que aquí laboran. Por otra parte, los equipos biomédicos cuando son ad-
quiridos, la empresa que los suministra prestan la labor de capacitación al personal del hospital por un
determinado periodo u horas capacitación de conformidad con lo pactado en el contrato suscrito
5.7 Conoce el Decreto 1769 de 1994, sobre mantenimiento hospitalario?
Si, el citado Decreto tiene por objeto regular los componentes y criterios básicos para la asignación y
utilización de los recursos financieros, 5% del presupuesto total, destinados al mantenimiento de la in-
fraestructura y de la dotación hospitalaria en los hospitales públicos y en los privados en los cuales el
valor de los contratos con la Nación o con las entidades territoriales les representen más de un treinta por
ciento (30%) de sus ingresos.
Sin embargo este decreto que habla del 5% del total del presupuesto asignado para el mantenimiento,
que sobre el total del presupuesto aprobado para la entidad que asciende a la suma de $ 50.346.924.018
el 5% para realizar el mantenimiento al Hospital San Jerónimo de Montería, equivaldría a $
2.517.346.200, esta cifra deberán ajustarse durante la vigencia con recursos frescos que lleguen a la en-
tidad, de tal manera que al adicionarse estos recursos, simultáneamente se adicionen los recursos desti-
nados al mantenimiento hasta el monto que equipare el porcentaje del 5% que estipula la norma.
Para la vigencia de 2018, el valor total aprobado para mantenimiento hospitalario equivale a la suma de
$2.517.346.200, suma igual al 5% que establece la norma y que corresponde al presupuesto aprobado
para la vigencia que fue de $50.346.924.018 de conformidad con lo ordenado por la norma
5.8 Los funcionarios responsables del mantenimiento han recibido últimamente alguna capacita-
ción? (describa el nombre del curso, el número de asistentes, si estos todavía laboran en la institu-
ción y el lugar o empresa que lo dicto?
Es importante aclarar que el personal que labora en el la entidad en el área de mantenimiento, se vincula
a través de contrato de prestación de servicios, modalidad bajo la cual el empleado debe realizar su labor
de acuerdo a su experiencia, capacidad y formación de una materia en particular, esto hace que la enti-
dad contrate al personal con el perfil requerido para la labor a realizar, esto hace que el hospital no re-
quiera capacitar al empleado ya que el propósito de su vinculación mediante la modalidad de prestación
de servicio es la contratación de un empleado con optima capacidad para desarrollar la labor requerida,
la capacitación de estos funcionarios se realiza a modo personal, no obstante si la E.S.E. Hospital San
Jerónimo de Montería realiza capacitación que ayude a mejorar la destreza de los funcionarios del área
de mantenimiento, se les autoriza su participación ya que esto ayuda a mejorar el conocimiento de los
funcionarios lo cual es bastante favorable para la entidad.
6. Inventarios (Verifique la existencia de inventarios. Este ítem debe cubrir las descripciones ex-
puestas en el anexo 1 de la presente circular)

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6.1 Planos de las redes? Si X No_____ Describa (El inventario está completo, incompleto etc. El Hospi-
tal San Jerónimo de Montería, cuenta con planos de sus instalaciones, como redes eléctricas, de sonido,
redes hidráulicas y aguas servidas, en términos generales, estos planos no obstante de ser muy antiguos,
se encuentran en buen estado y son de mucho beneficio para las obras que se realizan
El inventario se encuentra incompleto, la entidad cuenta con algunos planos de sus instalaciones de in-
fraestructura, no obstante no posee planos completos de redes hidráulicas, eléctricas, aire medicinal,
oxigeno, entre otras
6.2 Equipos biomédicos? Si X No_____ Describa (El inventario está completo, se tiene un registro de
cada uno de los equipos en donde se detalla: nombre del equipo, Marca, Modelo, serie, Clasificación por
Riesgo, Ubicación y Estado)
El inventario se encuentra completo.
6.3 Equipos industriales de uso hospitalario? Si X No___ Describa (El inventario está completo, incom-
pleto etc.) el Hospital San Jerónimo de Montería, cuenta con un inventario de los equipos industriales y
apoyo hospitalario, este se lleva en un listado por parte del área de activos fijos de la entidad
El inventario se encuentra incompleto.
6.4 Planos de las áreas físicas? Si X No_____ Describa (El inventario está completo, incompleto etc.) el
Hospital San Jerónimo de Montería, cuenta con planos del área física, este se encuentra detallado por las
diferentes plantas que tiene la edificación
El inventario se encuentra completo.
6.5 Equipos de comunicaciones e informática? Si X No__ Describa (El inventario está completo, in-
completo etc.). Si se tiene un inventario de equipos de comunicación e informática en el que se detalla
cada uno de los equipos
El inventario se encuentra completo.
6.6 Muebles de uso asistencial y administrativo Si X No_____ Describa (El inventario está completo,
incompleto etc.) Si se tiene un inventario de muebles de uso asistencial y administrativo en el que se de-
talla cada uno de los equipos
El inventario se encuentra incompleto.
6.7 Otros equipos y elementos no contemplados en los Ítems Si __ No_ Describa (El inventario está
completo, incompleto etc.)
El hospital no posee otros equipos relacionados en los ítems descritos anteriormente
7 Espacios físicos para el desarrollo del mantenimiento
7.1 Tiene talleres para mantenimiento, Si X__ No __ Describa? (EL Hospital San Jerónimo de Montería,
cuenta con un local donde se encuentra ubicado el taller donde funciona el área de Mantenimiento, se
puede considerar adecuado, ya que se puede realizar bien las labores propios de esta dependencia, cuenta
con muebles para el efecto, mesa de trabajo, herramientas para atender las labores que se requieran, etc.)

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Si, el Hospital San Jerónimo de Montería cuenta con un local donde se encuentra ubicado el taller donde
funciona el área de mantenimiento, se puede consideran apto para realizar las labores de esta dependen-
cia ya que cuenta con mesa de trabajo, herramientas para atender las labores que se presentan
7.2 Tiene oficina para el desarrollo de las actividades administrativas del mantenimiento, archivo y al-
macén de repuestos, Si X No ____, Describa?
El taller tiene una pequeña oficina administrativa para la coordinación donde se realiza la programación
de sus actividades, es apta para planificar las labores que se deban realizar, no obstante que no posee ar-
chivos para llevar adecuadamente los documentos que se puedan generar, como tampoco posee almacén
de repuestos ya que estos son adquiridos mediante contrato para el suministro de los mismos con un par-
ticular que son solicitados cuando las necesidades así lo requieran
(Como se almacena, existe tarjetero o kárdex, está distribuido por secciones, hay organización, tiene in-
ventario de repuestos, etc.)
La entidad no almacena ninguna clase de repuesto ya que estos son solicitados cuando se necesitan, por
lo tanto no se lleva tarjetas kardex u otro documento propio de almacén por tal motivo, los repuestos e
insumos son adquiridos a través de un proveedor al que se le solicita estos respuestos cuando se requiera
por orden de compra o contratado a un monto estipulado, por lo cual no se lleva inventario de insumos y
repuesto en la entidad.
8 Dotación del servicio de mantenimiento
8.1 Tiene bancos de trabajo para realizar las actividades de mantenimiento y reparación de equipos? Si
_X__ No __ , Describa? (Como son los muebles, se pueden considerar adecuados, son suficientes, etc. )
Si se cuenta con un banco de trabajo amplio en donde se realizan las labores, el banco es en material de
hierro y es bastante amplio que facilita las labores, por lo que se puede considerar adecuado para realizar
los trabajos
8.2 Tiene herramientas para realizar las actividades de mantenimiento y reparación de equipos? Si _X__
No __, Describa? Dentro de las exigencias que se le solicita a los contratista que realiza la labor de man-
tenimiento en el Hospital San Jerónimo de Montería, que tenga una adecuada herramienta para realizar
de manera eficiente todas las labores que se requieran para poder llevar a cabo el Plan de Mantenimiento
Hospitalario.
8.3 Dispone de manuales técnicos de los equipos? (Verifique la existencia de por lo menos los manuales
de los equipos de Rayos X y de los equipos de mantenimiento de la vida, si no existen describa el porqué
o donde se encuentran
Existen manuales de los equipos con que cuenta la entidad, algunos por su antigüedad no se encuentran
en físicos, sin embargo en Internet se pueden consultar de acuerdo a las necesidades de la entidad.