Este documento presenta una conferencia sobre la transformación digital y la gestión documental en el Estado peruano. Se discute el estado actual de la gestión documental en las instituciones públicas y la normativa relevante como el DL 1310. También se explican conceptos clave como normas y estándares de gestión documental, buenas prácticas y pasos previos a la implementación de un sistema de gestión de documentos. El objetivo es analizar dónde se encuentra el Perú en este proceso y los desafíos pendientes para lograr una adecuada gestión de
Implementación de una base de datos de Registros Civiles en el Archivo Genera...abamp
Actualmente es imprescindible la automatización de los archivos, por su crecimiento y por la necesidad de su recuperación. Por tanto, es necesario el uso de la tecnología aplicada a los archivos para estar al alcance de las necesidades actuales de las organizaciones.
Asimismo, para un acceso adecuado de la información se debe aplicar las normas internacionales de descripción archivística (ISAD(g), ISAAR, ISDF).
1. La entidad seleccionó el sistema de gestión documental Orfeo debido a que:
- Es un software libre que no requiere costos de licenciamiento.
- Permite la parametrización de procesos propios de la organización.
- Tiene un amplio uso en entidades públicas colombianas lo que facilita el soporte.
2. ¿Cuáles han sido los beneficios observados tras su implementación?
- Mejoró el acceso y recuperación de información de manera más rápida.
- Permit
Este documento describe los requisitos y elementos esenciales para implementar un Sistema de Gestión Documental (SGD) de acuerdo con la ley colombiana. Explica que un SGD requiere condiciones técnicas, administrativas, económicas y archivísticas. También resume una visita a una empresa que ha implementado con éxito un SGD usando software como ORFEO para organizar y almacenar documentos electrónicos y físicos de forma segura y accesible.
El decreto establece las pautas para la gestión de documentos en entidades privadas con convenios públicos, incluyendo cuatro etapas clave (creación, mantenimiento, difusión y administración) y los instrumentos archivísticos necesarios como tablas de control, inventarios y clasificación de documentos. El documento también especifica que la gestión documental se aplica a toda la información producida o recibida por las entidades públicas.
Trabajo de investigación. sistema de gestion documentalemojedah
El documento describe un proyecto de investigación sobre el sistema de gestión documental implementado en la Secretaría General de la Alcaldía Mayor de Bogotá. El proyecto busca modernizar y fortalecer la gestión documental mediante la implementación del subsistema interno de gestión documental y archivos, y la organización de los fondos documentales acumulados y expedientes jurídicos.
Este documento describe el sistema de gestión documental Orfeo, desarrollado inicialmente por la Superintendencia de Servicios Públicos Domiciliarios de Colombia. Explica que Orfeo es un software libre que permite la gestión automatizada de documentos, ahorrando tiempo y recursos. Describe las principales funcionalidades de Orfeo como radicación de documentos, digitalización, flujos de trabajo, expedientes virtuales y tablas de retención documental. Finalmente, menciona algunas entidades públicas colombianas que usan Orfeo en la actual
Este documento describe los componentes clave de un sistema de gestión documental, incluyendo su definición, objetivos y requisitos para su implementación. Explica que los SGD son programas para el tratamiento de documentos científicos, culturales y técnicos que difieren de sistemas de bases de datos convencionales. También describe los pasos para implementar un SGD en una organización y garantizar la integridad, autenticidad y acceso a los documentos a lo largo de su ciclo de vida.
Este documento presenta información sobre el sistema de gestión documental. En la introducción, explica que el trabajo brindará un enfoque sobre la importancia del diseño, desarrollo e implementación de un sistema de gestión documental y la identificación de los requisitos técnicos. Luego, en el desarrollo del taller, define los términos de gestión documental, programa de gestión documental y sistema de gestión documental, e identifica los requisitos para su implementación. Finalmente, destaca las fases del proceso de implantación de un sistema de gestión documental y
Implementación de una base de datos de Registros Civiles en el Archivo Genera...abamp
Actualmente es imprescindible la automatización de los archivos, por su crecimiento y por la necesidad de su recuperación. Por tanto, es necesario el uso de la tecnología aplicada a los archivos para estar al alcance de las necesidades actuales de las organizaciones.
Asimismo, para un acceso adecuado de la información se debe aplicar las normas internacionales de descripción archivística (ISAD(g), ISAAR, ISDF).
1. La entidad seleccionó el sistema de gestión documental Orfeo debido a que:
- Es un software libre que no requiere costos de licenciamiento.
- Permite la parametrización de procesos propios de la organización.
- Tiene un amplio uso en entidades públicas colombianas lo que facilita el soporte.
2. ¿Cuáles han sido los beneficios observados tras su implementación?
- Mejoró el acceso y recuperación de información de manera más rápida.
- Permit
Este documento describe los requisitos y elementos esenciales para implementar un Sistema de Gestión Documental (SGD) de acuerdo con la ley colombiana. Explica que un SGD requiere condiciones técnicas, administrativas, económicas y archivísticas. También resume una visita a una empresa que ha implementado con éxito un SGD usando software como ORFEO para organizar y almacenar documentos electrónicos y físicos de forma segura y accesible.
El decreto establece las pautas para la gestión de documentos en entidades privadas con convenios públicos, incluyendo cuatro etapas clave (creación, mantenimiento, difusión y administración) y los instrumentos archivísticos necesarios como tablas de control, inventarios y clasificación de documentos. El documento también especifica que la gestión documental se aplica a toda la información producida o recibida por las entidades públicas.
Trabajo de investigación. sistema de gestion documentalemojedah
El documento describe un proyecto de investigación sobre el sistema de gestión documental implementado en la Secretaría General de la Alcaldía Mayor de Bogotá. El proyecto busca modernizar y fortalecer la gestión documental mediante la implementación del subsistema interno de gestión documental y archivos, y la organización de los fondos documentales acumulados y expedientes jurídicos.
Este documento describe el sistema de gestión documental Orfeo, desarrollado inicialmente por la Superintendencia de Servicios Públicos Domiciliarios de Colombia. Explica que Orfeo es un software libre que permite la gestión automatizada de documentos, ahorrando tiempo y recursos. Describe las principales funcionalidades de Orfeo como radicación de documentos, digitalización, flujos de trabajo, expedientes virtuales y tablas de retención documental. Finalmente, menciona algunas entidades públicas colombianas que usan Orfeo en la actual
Este documento describe los componentes clave de un sistema de gestión documental, incluyendo su definición, objetivos y requisitos para su implementación. Explica que los SGD son programas para el tratamiento de documentos científicos, culturales y técnicos que difieren de sistemas de bases de datos convencionales. También describe los pasos para implementar un SGD en una organización y garantizar la integridad, autenticidad y acceso a los documentos a lo largo de su ciclo de vida.
Este documento presenta información sobre el sistema de gestión documental. En la introducción, explica que el trabajo brindará un enfoque sobre la importancia del diseño, desarrollo e implementación de un sistema de gestión documental y la identificación de los requisitos técnicos. Luego, en el desarrollo del taller, define los términos de gestión documental, programa de gestión documental y sistema de gestión documental, e identifica los requisitos para su implementación. Finalmente, destaca las fases del proceso de implantación de un sistema de gestión documental y
SISTEMA DE GESTIÓN DE DOCUMENTOS (Trabajo 1) Gestión Documental II Grupo 3 DMauro Garcia
Este documento describe los componentes clave de un programa de gestión documental (PGD) según la normativa ISO. Explica que un PGD incluye procesos como la producción, recepción, distribución, organización, consulta y disposición final de documentos. También resume los procesos de un ejemplo de PGD para una empresa e identifica las normas ISO relevantes para la implementación de sistemas de gestión documental.
Este documento presenta la información sobre el sistema de gestión documental Mercurio implementado en la Gobernación de Antioquia. El sistema controla el ciclo vital de los documentos desde su creación hasta su disposición final, almacena documentos digitalizados, y permite la automatización de procesos como la radicación electrónica y rutas de trabajo. El sistema también genera informes sobre estructuras documentales y ofrece funciones de seguridad y control de acceso a los usuarios.
Trabajo final expresion oral nubia gonzalez gironnubiagata
Este documento presenta los servicios integrales de gestión documental de una empresa, incluyendo la operación de correspondencia y archivos de gestión. Explica la importancia de implementar soluciones para administrar documentos físicos y electrónicos a través de técnicas, métodos y herramientas que optimicen el tratamiento de la información. También describe las líneas de servicio de gestión documental como recepción, clasificación, digitalización y almacenamiento de documentos, así como el procesamiento y distribución de correspondencia.
Gestion Documental por Procesos Enfoques MetodologicosSaginfo & Co
Este documento presenta una serie de preguntas y respuestas sobre la gestión documental enfocada a procesos, con el fin de aclarar conceptos y orientar su implementación en la administración pública distrital. Explica la diferencia entre la gestión documental tradicional y la enfocada a procesos, así como conceptos clave como sistema integrado de gestión y tablas de retención documental enfocadas a procesos. Finalmente, describe los pasos para realizar la valoración documental en el marco de esta nueva perspectiva.
Este documento describe la investigación de un sistema de gestión documental implementado en la Decimosexta Brigada del Ejército. Explica que un sistema de gestión documental centraliza, controla y administra la documentación de una organización de manera eficiente. También resume los requisitos para implementar un sistema de gestión documental y las características mínimas que debe reunir, como la planeación, el diagnóstico y los requisitos técnicos.
Este documento provee una introducción a los sistemas de gestión documental, incluyendo su definición y utilidad para las entidades. Explica que estos sistemas permiten realizar tareas como recepción, distribución, ordenación y clasificación de documentos de manera digital. Luego, el documento describe los objetivos de conocer aspectos generales de los sistemas de gestión documental y reconocer los aspectos más importantes para su implementación según el Decreto 1080 de 2015.
El documento describe el sistema de gestión documental de INFITULUA. Explica que los sistemas de gestión documental electrónicos ahorran tiempo y recursos al automatizar las tareas de clasificación, registro, distribución, generación de copias, archivado y consulta de documentos. Luego resume las funciones de la unidad de correspondencia y ventanilla única de INFITULUA, incluyendo el control de ingreso, organización y conservación de documentos, y la digitalización de los mismos.
Este documento describe un sistema de gestión documental. Define un sistema de gestión documental como un conjunto de herramientas para manejar documentos e información de una organización de manera eficiente. Explica que los requisitos fundamentales de un sistema incluyen escalabilidad, tolerancia y disponibilidad en múltiples sistemas operativos. También describe las fases para desarrollar un sistema de gestión documental e incluye información sobre la visita a la Superintendencia Financiera de Colombia para entender su implementación.
Este documento describe los requisitos técnicos, administrativos y económicos de un sistema de gestión documental. Explica que un sistema de gestión documental permite administrar de forma efectiva el flujo de documentos en una organización a través de normas, técnicas y prácticas. Detalla algunos de los requisitos como manuales de procesos, tablas de retención y valoración documental, y la existencia de archivos de gestión, central e histórico.
Este documento presenta un resumen de tres oraciones de un documento sobre sistemas de gestión documental. El documento describe un sistema de gestión documental, incluyendo sus objetivos, componentes y requisitos. Se realizó una visita a una organización para obtener información sobre su implementación de un sistema de gestión documental.
Prado Martínez, Miguel Ángel del (2004). Oficina sin papel y gestión documental conferencia impartida el 22 de mayo de 2006 en las jornadas Los lunes tecnológicos del Consejo Superior de Cámaras y CEPYME Aragón.
En el marco de la iniciativa Cero Papel en la Administración Pública se han elaborado las presentes guías cuyo objetivo es brindar a las entidades orientaciones que les permita avanzar en la implementación de estrategias que contribuyan a obtener una mayor eficiencia y reducir el consumo de papel.
La gestión de documentos electrónicos es compleja y para poder ser implementada correctamente requiere un amplio campo de funcionalidades que cubran las actividades necesarias. Normalmente, un sistema que cumpla estos propósitos-un SGDEA o ERMS requiere un software especializado, aunque cada vez más se incluyen funciones de gestión documental en los sistemas operativos y en otras aplicaciones.
Para que los documentos puedan tener valor probatorio, se necesitan herramientas para conservarlos y hacer que estén disponibles para su utilización. Los sistemas de archivo garantizan el mantenimiento y la conservación de la autenticidad, fiabilidad y accesibilidad de los documentos a lo largo del tiempo.
El documento presenta un informe sobre la visita realizada por un grupo de estudiantes a dos archivos institucionales en Santiago de Cali: el Archivo del Centro Administrativo Municipal y el Archivo Central de la Policía Metropolitana. Describe la organización, software de gestión documental, funciones, características, ventajas de la implementación de un programa de gestión documental y sistemas de seguridad de cada archivo.
Desarrollar un sistema de gestión documental. Herramientas. Gestión Documenta...Julián Moyano Collado
Este documento describe los pasos para desarrollar un sistema de gestión documental, incluyendo realizar una auditoría de la información, analizar las actividades de la organización, identificar las necesidades de gestión de documentos, evaluar el sistema actual y diseñar un nuevo sistema. El diseño involucra considerar soluciones tecnológicas y factores como los costos, la escalabilidad, el cumplimiento normativo y la usabilidad. El propósito final es lograr un control efectivo de los recursos documentales de la organización.
Realiza la gestión efectiva de todo tipo de documento, que interactúe con la organización, independiente de su formato, desde el momento en que se origina y hasta su disposición final; protegiendo, controlando, optimizando y asegurando la conformación de una memoria institucional que siempre estará disponible, accesible y recuperable.
El documento destaca la importancia de que los ciudadanos vean los archivos como centros de información y no como depósitos de papeles viejos. Esto traería varios cambios positivos como una administración más fluida y transparente, un ejercicio de derechos más fácil y controles más eficaces sobre la gestión. Además, se enriquecería el patrimonio documental al modernizarse y tecnificarse el trabajo de los archivos.
Este documento presenta el trabajo final de Maribel Méndez Ortega para la Universidad del Quindío sobre su aporte como archivista y propuesta de cambio aprendida en expresión oral y escrita. Explica conceptos de gestión documental como clasificación, organización y ciclo vital de documentos según la ley colombiana, y concluye que archivos organizados permiten una eficiente prestación de servicios en las empresas.
Este documento presenta un resumen del sistema de gestión documental implementado en el Ministerio de Hacienda y Crédito Público de Colombia. El ministerio implementó el sistema SIED en 2014 para reemplazar el sistema anterior JANO. SIED permite la gestión electrónica de documentos a través de un módulo de correspondencia. El sistema garantiza la integridad de la información mediante controles de acceso y certificación.
El documento describe los servicios que ofrece CeroPaPel para ayudar a las empresas a lograr una oficina sin papeles a través de la digitalización, gestión electrónica de documentos, tablas de retención documental, capacitación y otros servicios archivísticos que permiten optimizar procesos y reducir costos asociados al uso del papel.
Investigaciòn sistema de gestiòn documental nini garciaNini Garcia
Este documento describe los objetivos e implementación de un sistema de gestión documental en una entidad pública colombiana. Explica que el sistema Orfeo fue parametrizado para digitalizar documentos, facilitar el trámite electrónico y preservar la información de acuerdo a la ley. El objetivo del sistema es minimizar trámites y racionalizar recursos a través de la gestión digital de documentos.
Decreto 2609 hacia un gestion documental normalizadaSaginfo & Co
Ponencia sobre Decreto 2609 Hacia una gestión documental normalizada, ponencia realizada en el marco de la aplicación de procesos y procedimientos para la estandarizacion del procesos de Gestión Documental organizacional.
SISTEMA DE GESTIÓN DE DOCUMENTOS (Trabajo 1) Gestión Documental II Grupo 3 DMauro Garcia
Este documento describe los componentes clave de un programa de gestión documental (PGD) según la normativa ISO. Explica que un PGD incluye procesos como la producción, recepción, distribución, organización, consulta y disposición final de documentos. También resume los procesos de un ejemplo de PGD para una empresa e identifica las normas ISO relevantes para la implementación de sistemas de gestión documental.
Este documento presenta la información sobre el sistema de gestión documental Mercurio implementado en la Gobernación de Antioquia. El sistema controla el ciclo vital de los documentos desde su creación hasta su disposición final, almacena documentos digitalizados, y permite la automatización de procesos como la radicación electrónica y rutas de trabajo. El sistema también genera informes sobre estructuras documentales y ofrece funciones de seguridad y control de acceso a los usuarios.
Trabajo final expresion oral nubia gonzalez gironnubiagata
Este documento presenta los servicios integrales de gestión documental de una empresa, incluyendo la operación de correspondencia y archivos de gestión. Explica la importancia de implementar soluciones para administrar documentos físicos y electrónicos a través de técnicas, métodos y herramientas que optimicen el tratamiento de la información. También describe las líneas de servicio de gestión documental como recepción, clasificación, digitalización y almacenamiento de documentos, así como el procesamiento y distribución de correspondencia.
Gestion Documental por Procesos Enfoques MetodologicosSaginfo & Co
Este documento presenta una serie de preguntas y respuestas sobre la gestión documental enfocada a procesos, con el fin de aclarar conceptos y orientar su implementación en la administración pública distrital. Explica la diferencia entre la gestión documental tradicional y la enfocada a procesos, así como conceptos clave como sistema integrado de gestión y tablas de retención documental enfocadas a procesos. Finalmente, describe los pasos para realizar la valoración documental en el marco de esta nueva perspectiva.
Este documento describe la investigación de un sistema de gestión documental implementado en la Decimosexta Brigada del Ejército. Explica que un sistema de gestión documental centraliza, controla y administra la documentación de una organización de manera eficiente. También resume los requisitos para implementar un sistema de gestión documental y las características mínimas que debe reunir, como la planeación, el diagnóstico y los requisitos técnicos.
Este documento provee una introducción a los sistemas de gestión documental, incluyendo su definición y utilidad para las entidades. Explica que estos sistemas permiten realizar tareas como recepción, distribución, ordenación y clasificación de documentos de manera digital. Luego, el documento describe los objetivos de conocer aspectos generales de los sistemas de gestión documental y reconocer los aspectos más importantes para su implementación según el Decreto 1080 de 2015.
El documento describe el sistema de gestión documental de INFITULUA. Explica que los sistemas de gestión documental electrónicos ahorran tiempo y recursos al automatizar las tareas de clasificación, registro, distribución, generación de copias, archivado y consulta de documentos. Luego resume las funciones de la unidad de correspondencia y ventanilla única de INFITULUA, incluyendo el control de ingreso, organización y conservación de documentos, y la digitalización de los mismos.
Este documento describe un sistema de gestión documental. Define un sistema de gestión documental como un conjunto de herramientas para manejar documentos e información de una organización de manera eficiente. Explica que los requisitos fundamentales de un sistema incluyen escalabilidad, tolerancia y disponibilidad en múltiples sistemas operativos. También describe las fases para desarrollar un sistema de gestión documental e incluye información sobre la visita a la Superintendencia Financiera de Colombia para entender su implementación.
Este documento describe los requisitos técnicos, administrativos y económicos de un sistema de gestión documental. Explica que un sistema de gestión documental permite administrar de forma efectiva el flujo de documentos en una organización a través de normas, técnicas y prácticas. Detalla algunos de los requisitos como manuales de procesos, tablas de retención y valoración documental, y la existencia de archivos de gestión, central e histórico.
Este documento presenta un resumen de tres oraciones de un documento sobre sistemas de gestión documental. El documento describe un sistema de gestión documental, incluyendo sus objetivos, componentes y requisitos. Se realizó una visita a una organización para obtener información sobre su implementación de un sistema de gestión documental.
Prado Martínez, Miguel Ángel del (2004). Oficina sin papel y gestión documental conferencia impartida el 22 de mayo de 2006 en las jornadas Los lunes tecnológicos del Consejo Superior de Cámaras y CEPYME Aragón.
En el marco de la iniciativa Cero Papel en la Administración Pública se han elaborado las presentes guías cuyo objetivo es brindar a las entidades orientaciones que les permita avanzar en la implementación de estrategias que contribuyan a obtener una mayor eficiencia y reducir el consumo de papel.
La gestión de documentos electrónicos es compleja y para poder ser implementada correctamente requiere un amplio campo de funcionalidades que cubran las actividades necesarias. Normalmente, un sistema que cumpla estos propósitos-un SGDEA o ERMS requiere un software especializado, aunque cada vez más se incluyen funciones de gestión documental en los sistemas operativos y en otras aplicaciones.
Para que los documentos puedan tener valor probatorio, se necesitan herramientas para conservarlos y hacer que estén disponibles para su utilización. Los sistemas de archivo garantizan el mantenimiento y la conservación de la autenticidad, fiabilidad y accesibilidad de los documentos a lo largo del tiempo.
El documento presenta un informe sobre la visita realizada por un grupo de estudiantes a dos archivos institucionales en Santiago de Cali: el Archivo del Centro Administrativo Municipal y el Archivo Central de la Policía Metropolitana. Describe la organización, software de gestión documental, funciones, características, ventajas de la implementación de un programa de gestión documental y sistemas de seguridad de cada archivo.
Desarrollar un sistema de gestión documental. Herramientas. Gestión Documenta...Julián Moyano Collado
Este documento describe los pasos para desarrollar un sistema de gestión documental, incluyendo realizar una auditoría de la información, analizar las actividades de la organización, identificar las necesidades de gestión de documentos, evaluar el sistema actual y diseñar un nuevo sistema. El diseño involucra considerar soluciones tecnológicas y factores como los costos, la escalabilidad, el cumplimiento normativo y la usabilidad. El propósito final es lograr un control efectivo de los recursos documentales de la organización.
Realiza la gestión efectiva de todo tipo de documento, que interactúe con la organización, independiente de su formato, desde el momento en que se origina y hasta su disposición final; protegiendo, controlando, optimizando y asegurando la conformación de una memoria institucional que siempre estará disponible, accesible y recuperable.
El documento destaca la importancia de que los ciudadanos vean los archivos como centros de información y no como depósitos de papeles viejos. Esto traería varios cambios positivos como una administración más fluida y transparente, un ejercicio de derechos más fácil y controles más eficaces sobre la gestión. Además, se enriquecería el patrimonio documental al modernizarse y tecnificarse el trabajo de los archivos.
Este documento presenta el trabajo final de Maribel Méndez Ortega para la Universidad del Quindío sobre su aporte como archivista y propuesta de cambio aprendida en expresión oral y escrita. Explica conceptos de gestión documental como clasificación, organización y ciclo vital de documentos según la ley colombiana, y concluye que archivos organizados permiten una eficiente prestación de servicios en las empresas.
Este documento presenta un resumen del sistema de gestión documental implementado en el Ministerio de Hacienda y Crédito Público de Colombia. El ministerio implementó el sistema SIED en 2014 para reemplazar el sistema anterior JANO. SIED permite la gestión electrónica de documentos a través de un módulo de correspondencia. El sistema garantiza la integridad de la información mediante controles de acceso y certificación.
El documento describe los servicios que ofrece CeroPaPel para ayudar a las empresas a lograr una oficina sin papeles a través de la digitalización, gestión electrónica de documentos, tablas de retención documental, capacitación y otros servicios archivísticos que permiten optimizar procesos y reducir costos asociados al uso del papel.
Investigaciòn sistema de gestiòn documental nini garciaNini Garcia
Este documento describe los objetivos e implementación de un sistema de gestión documental en una entidad pública colombiana. Explica que el sistema Orfeo fue parametrizado para digitalizar documentos, facilitar el trámite electrónico y preservar la información de acuerdo a la ley. El objetivo del sistema es minimizar trámites y racionalizar recursos a través de la gestión digital de documentos.
Decreto 2609 hacia un gestion documental normalizadaSaginfo & Co
Ponencia sobre Decreto 2609 Hacia una gestión documental normalizada, ponencia realizada en el marco de la aplicación de procesos y procedimientos para la estandarizacion del procesos de Gestión Documental organizacional.
Este documento presenta una tarea sobre sistemas de gestión documental, incluyendo la definición e investigación de dichos sistemas, sus características y requisitos de implementación. También describe la visita a una empresa para analizar su sistema de gestión documental actual e identificar oportunidades de mejora. El objetivo general es conceptualizar los sistemas de gestión documental desde diferentes perspectivas como normatividad y aplicación práctica.
Uso de bases de datos para el control del flujo documentario, con soporte papel y digital (Permite determinar la ubicación exacta del expediente administrativo).
Visualización de los documentos en el Sistema y “concomitancia”.
Se generan documentos electrónicos con valor legal.
Uso de firmas electrónicas expedidas por RENIEC.
Evita el envío físico de los documentos ( ahorro notorio de recursos : materiales, personal , tiempo, equipos en el traslado y recepción de expedientes).
Respuesta inmediata ante la pérdida y/o extravío de documentos.
Rentabilidad y eficiencia en la conservación de la información.
Este documento describe la implementación de un sistema de gestión documental en la Alcaldía de El Tambo, Narino. Explica los requisitos, características y fases para la implementación de un SGD de acuerdo con la normativa colombiana, incluyendo la investigación de documentos, análisis e integración de información al sistema, y conclusiones sobre los beneficios de un SGD para la organización y eficiencia administrativa.
Este documento describe la implementación de un sistema de gestión documental en la Alcaldía de El Tambo, Narino. Explica los requisitos, características y fases para la implementación de un SGD de acuerdo con la normatividad colombiana. Finalmente, concluye que un SGD contribuye a controlar y administrar de manera eficiente los documentos de una organización.
Gestión de Documentos Digitales y su LegislaciónCARLA VARGAS
Este documento trata sobre la gestión de documentos digitales y su legislación en Colombia. Explica conceptos clave como gestión documental digital, construcción de documentos digitales, principios y software de gestión documental. También cubre temas como cero papel, gobierno en línea y la normatividad colombiana aplicable a documentos digitales. El objetivo es analizar los parámetros a tener en cuenta para gestionar documentos digitales en una organización y afianzar conocimientos sobre este tema.
El documento describe una visita realizada a la compañía SINCOSOFT, la cual se dedica a la venta de software. SINCOSOFT ha implementado su propio sistema de gestión documental que ofrece ventajas como trazabilidad completa y acceso web a los documentos sin necesidad de instalación previa. El sistema garantiza la integridad de la información siguiendo lineamientos archivísticos.
El documento describe el Modelo de Gestión Documental propuesto por la Presidencia del Consejo de Ministros del Perú (PCM). El modelo busca estandarizar y facilitar el intercambio electrónico de documentos entre las entidades del Estado, manteniendo la documentación generada con un enfoque de procesos y designando a un responsable de la gestión documental en cada institución para informar trimestralmente a la Secretaría de Gobierno Digital. El proceso de digitalización inició con la Ley de Modernización del Estado en 2002 y tiene como objetivo mejorar la prest
Trabajo presentado como requisito para la Universidad del Quindío, Ciencia de la información y documentación, bibliotecología y archivística. Cuarto semestre- Gestión Documental.
Taller tema 4 trabajo de investigación gestion documental...floredith1208
Este documento describe un sistema de gestión documental implementado en la Universidad Militar Nueva Granada. Explica que el sistema SADE-net les permite administrar y gestionar electrónicamente documentos de forma ordenada, incluyendo el control y administración de archivos, contratos, correspondencia, facturas y más. También detalla la visita realizada al centro de documentación para entender mejor la importancia e implementación del sistema de gestión documental en la organización de los documentos de la universidad.
Este documento trata sobre la gestión de documentos digitales y su legislación en Colombia. Explica que la gestión documental digital permite migrar documentos impresos a formato electrónico de manera eficiente. Se construyen usando software y tecnología, siguiendo principios como ser identificable, soportado en políticas, planeado y asignado a responsables. La normatividad colombiana incluye las leyes 527 de 1999, 1437 de 2011 y 1581 de 2012.
Este documento presenta una investigación sobre sistemas de gestión documental. Explica que el objetivo es conocer el funcionamiento de un sistema de gestión documental y cómo implementarlo según las necesidades y recursos de cada entidad para lograr una óptima gestión documental. Describe los pasos para investigar e implementar un sistema de gestión documental en una entidad, incluyendo el análisis de procesos, la creación de cuadros de clasificación y tablas de retención, y la selección de tecnología.
El documento describe el sistema de gestión documental implementado por el gobierno de Bogotá, Colombia. Este sistema se compone del software ORFEO y sigue un proceso de 5 fases que incluyen analizar las necesidades de gestión documental, seleccionar el software, diseñar e implementar el sistema, y controlar y mantener el sistema. El sistema ORFEO ayuda a organizar, almacenar y recuperar los documentos electrónicos de la entidad de manera eficiente.
Gestión de Comunicaciones oficiales - correspondencia
La gestión de la información y documentación es una ventaja competitiva y duradera para las organizaciones dados los ahorros de recursos y tiempos que genera la adecuada gestión de la información y documentación de manera electrónica y centralizada.
La gestión de comunicaciones oficiales y correspondencia es una de las principales dificultades de la gestión de documentos en las organizaciones, la centralización del proceso de radicación de correspondencia, el registro de las comunicaciones de entrada, salida e interna y la posibilidad de diferenciar los descriptores (metadatos) para el registro de los diferentes tipos de documentos (facturas, comunicaciones oficiales, derechos de petición, flujos de trabajo, etc.
Radar ha desarrollado un módulo de gestión de correspondencia integrado al Sistema de Gestión de Contenidos Alfresco
Este documento describe un sistema de gestión documental y sus componentes clave. Resume los objetivos de investigar cómo funciona un sistema de gestión documental a través de visitas y reconocer sus características generales y requisitos. Explica que un sistema de gestión documental organiza documentos, permite recuperar versiones anteriores y realizar búsquedas rápidas.
La gestión documental es el conjunto de normas y prácticas para administrar documentos en una
organización, permitir su recuperación, determinar su retención y eliminación, y asegurar la
conservación de los más valiosos. Involucra la clasificación, almacenamiento, seguridad, distribución y
creación de documentos, así como su autenticación. Los sistemas de gestión documental van desde el
registro manual hasta sofisticados sistemas electrónicos que manejan documentos físicos y digitales.
La gestión documental es el conjunto de normas y prácticas para administrar documentos en una
organización, permitir su recuperación, determinar su retención y eliminación, y asegurar la
conservación de los más valiosos. Involucra la clasificación, almacenamiento, seguridad y distribución
de documentos en papel y electrónicos. Los sistemas de gestión documental digital brindan control y
productividad pero requieren una inversión inicial significativa en hardware, software y capacitación.
La gestión documental es el conjunto de normas y prácticas para administrar documentos en una organización, permitir su recuperación, determinar su retención y eliminación, y asegurar la conservación de los más valiosos. Ha evolucionado de técnicas manuales a sistemas informáticos sofisticados que gestionan documentos físicos y electrónicos y controlan flujos de trabajo.
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MARUSHKA CHOCOBAR
Secretaria de Gobierno Digital -
Presidencia del Consejo de Ministros
JACINTO OBISPO
Gerente de Consultoría
Apiux Tecnología
REBECA YAÑEZ
Consultora Senior en
Gestión Documental
Conferencistas
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ÍNDICE
ESTADO ACTUAL
Diagnóstico de la gestión
documental al interior de las
Instituciones Públicas.
DL1310
Entendiendo el Decreto
Legislativo DL1310 referente
al Modelo de Gestión
Documental Peruano MGD.
TRANSFORMACIÓN DIGITAL
La gestión documental como pilar
fundamental para la transformación
digital del Estado Peruano.
GESTIÓN DOCUMENTAL
Pasos previos a la implementación
de la tecnología: Normas y
estándares de archivística.
BUENAS PRÁCTICAS
Buenas prácticas en la
gestión documental.
PROCESOS
DOCUMENTALES Y STD
Los procesos documentales y la
implementación del Sistema de
Trámite Documentario
1. 2. 3.
4. 5. 6.
EL CIUDADANO 360º
Expedientes y documentos
de un trámite.
7.
6. 6www.api-ux.com
CONFERENCIA INTERNACIONAL CERO PAPEL
¿DÓNDE ESTAMOS? - ESTADO ACTUAL
ESTAMOS TRABAJANDO, ¡DISCULPE LAS MOLESTIAS!
> 1989 Ley Nº25035:
Ley de simplificación
administrativa
> Abril 2001 Ley Nº27444:
Ley de Procedimiento
administrativo general
> Enero 2002 Ley Nº27658:
Ley Marco de Modernización
del Estado
> Julio 2002 Ley Nº27806:
Ley de Transparencia y Acceso
a la Información Pública
> Abril 2002 Ley Nº27927:
Modifica Ley de
transparencia y Acceso
a la Información Pública
> Marzo 2007 Política Nacional de
Simplificación administrativa:
Modelo de gestión moderno
> Dic. 2007 Ley Nº29158:
Principio de servicio
al ciudadano
> Febrero 2013 Política
Nacional de Modernización
de la gestión Pública:
Políticas pública, planes
estratégicos y operativos.
> Julio 2013 Política Nacional de
Gobierno Electrónico:
Acercar el estado a los ciudadanos.
> Dic. 2016 DL Nº 1310:
Medidas adicionales de
simplificación administrativa
> Dic. 2016 Modelo de
Gestión Documental:
Marco de trabajo para
la implementación de
la Gestión Documental
7. 7www.api-ux.com
DL 1310 DECRETO LEGISLATIVO QUE APRUEBA MEDIDAS ADICIONALES
PARA LA SIMPLIFICACIÓN ADMINISTRATIVA
CONFERENCIA INTERNACIONAL CERO PAPEL
¿DÓNDE ESTAMOS? - DL1310
Artículo 2: Las entidades del Poder Ejecutivo deben
realizar un Análisis de Calidad Regulatoria de todas las
disposiciones normativas […] que establezcan
procedimientos administrativos, a fin de identificar, reducir
y/o eliminar aquellos que resulten innecesarios,
injustificados, desproporcionados, redundantes [...]
Cómo afecta el uso del
documento electrónico
a mis procedimientos
administrativos?
¿
Si ya estoy usando el
documento electrónico
Actualicé mis
procedimientos al
nuevo soporte
¿
?
8. 8www.api-ux.com
DECRETO LEGISLATIVO QUE APRUEBA MEDIDAS ADICIONALES
PARA LA SIMPLIFICACIÓN ADMINISTRATIVA
CONFERENCIA INTERNACIONAL CERO PAPEL
¿DÓNDE ESTAMOS? - DL1310
Artículo 8: Las entidades de la Administración
Pública deben interconectar sus sistemas de
trámite documentario […] a través de la
Plataforma de Interoperabilidad del Estado
(PIDE).
?
¿
¿
?
Qué estándares vamos
a utilizar para el
intercambio de
información
Qué información se debe
intercambiar y bajo qué
condiciones
9. www.api-ux.com 9
CONFERENCIA INTERNACIONAL CERO PAPEL
¿DÓNDE ESTAMOS? - GESTIÓN DOCUMENTAL Y TRANSFORMACIÓN DIGITAL
gob.pe
> Ciudadano
Realiza trámites y desarrolla
solicitudes al Estado
Peruano
> Documentos
Conducen y son la evidencia
de cualquier acción,
operación, solicitud o trámite
desde los ciudadanos hacia
su estado y desde el estado
hacia sus ciudadanos
> Estado Peruano
Atiende y gobierna la
vida de sus
ciudadanos
<< Gestión documental (electrónica) >>
se torna en imprescindible en razón que la
<<desmaterialización de los documentos >>
requiere, de modo similar que en el medio
físico, <<procedimientos controlados>>
para su preservación.
Fuente: ONGEI
10. www.api-ux.com 10
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¿DÓNDE ESTAMOS? - GESTIÓN DOCUMENTAL Y TRANSFORMACIÓN DIGITAL
Documento
electrónico
Aceptar los nuevos
soportes de
información y los
nuevos medios de
comprobación
Firmas y certificados
digitales
Preparar y difundir los
elementos técnicos que
permiten conservar el valor de
los documentos electrónicos,
identificar su emisor y la
integridad del contenido.
ECERNEP, ECEP, EREP, IOFE
Mejorar procedimientos
y trámites
Analizar el impacto del
documento en los trámites y
cómo los hace más seguros,
agiliza, simplifica y acelera.
Uso de dispositivos
tecnológicos
Los dispositivos móviles y
smartphones son centros de
escaneado y copiado de
documentos, cámara
fotográfica, GPS y
computadora.
LA TRANSFORMACIÓN DIGITAL EN CLAVE DE GESTIÓN DOCUMENTAL
11. www.api-ux.com 11
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¿DÓNDE ESTAMOS? - NORMAS Y ESTÁNDARES
NORMAS Y MODELOS DEL ESTADO PERUANO
❏ Modelo De Gestión Documental - MGD
❏ Transparencia y acceso a la información pública
Conocemos la
importancia del
documento electrónico
y su capacidad para
modernizar y mejorar
la interacción entre el
ciudadano y el Estado
Peruano pero…
Cómo
gestionamos
los documentos
electrónicos
¿
?
NORMAS INTERNACIONALES
❏ ISAD (G)
❏ ISO 15.489 Gestión de documentos
❏ ISO 27.001 de Seguridad de la información
❏ ISO 30.300 y 30.301 Sistema de Gestión de Documentos
ESTÁNDARES, ESPECIFICACIONES y METODOLOGÍAS
❏ DoD 5015.2
❏ MoReq 2010
❏ PRO/PROV
❏ VERTS
❏ DIRKS
12. 12www.api-ux.com
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¿DÓNDE ESTAMOS? - PASOS PREVIOS A LA IMPLEMENTACIÓN DE UN SGD
“La gestión documental no es algo
que se pueda o deba improvisar.
Es necesario entender y analizar las normas, estándares
y especificaciones y ponerlos en práctica para obtener
un resultado de calidad acorde a los propósitos y lineamientos
estratégicos del Estado Peruano en su proceso de modernización.
”“
”
13. 13www.api-ux.com
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¿DÓNDE ESTAMOS? - BUENAS PRÁCTICAS DE LA GESTIÓN DOCUMENTAL
Establece un modelo documental Define el documento como foco
de la gestión documental
Dinamiza el sistema de
taxonomías
Audita el repositorio y controla
las versiones
Valida y verifica los documentos Aprovecha la interacción e
incorpora registros sociales
Establece un sistema de
seguridad y acceso
Define valores documentales y
custodia los documentos
según su valor
Define y establece un modelo de
intercambio de documentos
✔
14. 14www.api-ux.com
CONFERENCIA INTERNACIONAL CERO PAPEL
¿DÓNDE ESTAMOS? - BUENAS PRÁCTICAS DE LA GESTIÓN DOCUMENTAL
Establece un modelo
documental
> Diseña un sistema de clasificación utilizando la metodología DIRKS tal como
establece la ISO 15.489
> Desarrolla un modelo general incluyendo la tipificación, clasificación y
descripción estandarizada con todos los documentos de uso transversal a las
instituciones de gobierno
> Particulariza las tipologías documentales propias a cada institución de gobierno
y extiende el modelo documental general adaptándolo a la particularidad de tu
institución
> Desarrolla taxonomías generales que puedan ser reutilizadas por varias
tipologías documentales
> Haz un uso extensivo de expedientes y asociaciones para agrupar documentos
y enlazarlos a trámites, procedimientos y unidades de información
2. Clasificación
1. Catastro
documental
3. Descripción
5. Creación de
tesauros
4. Generación de
Taxonomías
6. Asociación y
Expediente
7. Procesos
15. 15www.api-ux.com
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¿DÓNDE ESTAMOS? - BUENAS PRÁCTICAS DE LA GESTIÓN DOCUMENTAL
> Fija el documento como eje central de la gestión documental. El documento
es único e independiente al contexto.
> Utiliza el sistema de expedientes para asociar el documento a los diferentes
trámites y procesos.
> Identifica y conserva el origen del documento y el responsable de
mantenerlo actualizado.
Define el documento
como foco de la gestión
documental
16. 16www.api-ux.com
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¿DÓNDE ESTAMOS? - BUENAS PRÁCTICAS DE LA GESTIÓN DOCUMENTAL
> Genera un sistema de taxonomías independiente a las tipologías
documentales.
> Agrega de manera dinámica taxonomías a los documentos conforme
avanzan en su ciclo de vida
Dinamiza el sistema de
taxonomías
17. 17www.api-ux.com
CONFERENCIA INTERNACIONAL CERO PAPEL
¿DÓNDE ESTAMOS? - BUENAS PRÁCTICAS DE LA GESTIÓN DOCUMENTAL
> Lleva un control pormenorizado de todas las acciones realizadas sobre el
documento
> Asegúrate de identificar y controlar los cambios en el contenido de los
documentos mediante un control de versiones que identifique de forma
clara el autor, número de versión y justificación del cambio
Audita el repositorio y
controla las versiones
18. 18www.api-ux.com
CONFERENCIA INTERNACIONAL CERO PAPEL
¿DÓNDE ESTAMOS? - BUENAS PRÁCTICAS DE LA GESTIÓN DOCUMENTAL
> Establece reglas de validación de los atributos y del contenido y
asegúrate de que los documentos subidos al repositorio cumplen con la
calidad exigida
> Establece procedimientos documentales de revisión, aprobación, visación
y publicación de los documentos entre otrosValida y verifica los
documentos
✔
19. 19www.api-ux.com
CONFERENCIA INTERNACIONAL CERO PAPEL
¿DÓNDE ESTAMOS? - BUENAS PRÁCTICAS DE LA GESTIÓN DOCUMENTAL
> Permite que los consumidores del repositorio puedan generar comentarios,
preguntas y respuestas, rating y etiquetar los documentos, esto ayudará a
agregar valor a los documentos y a comprender mejor su contenido y cómo es
percibido por el resto de las personas que interactuaron con él.
> Mantén listas y dashlets con los documentos más vistos y con mejor rating
> Permite que los actores puedan subscribirse a los contenidos y mantenerse
actualizados con las últimas novedades
> Habilita la creación de favoritos y bibliotecas personales donde las personas
puedan organizar los documentos de su interés
Aprovecha la interacción e
incorpora registros sociales
20. 20www.api-ux.com
CONFERENCIA INTERNACIONAL CERO PAPEL
¿DÓNDE ESTAMOS? - BUENAS PRÁCTICAS DE LA GESTIÓN DOCUMENTAL
> Define una matriz de seguridad para el contenido
> Desarrolla un sistema de perfiles documentales
> Utiliza la clasificación para definir reglas que permitan automatizar la asignación
de la seguridad en base a la tipología documental, la clasificación y
eventualmente los atributos del documento
> Observa con rigor las políticas de transparencia del Estado Peruano y asigna a
los documentos un carácter público cuando corresponda
> Observa con rigor las normativas y leyes vigentes con respecto a la protección
de los datos personales y establece proceso de ofuscación de la información si
esto fuese necesario
Establece un sistema de
seguridad y acceso
21. 21www.api-ux.com
CONFERENCIA INTERNACIONAL CERO PAPEL
¿DÓNDE ESTAMOS? - BUENAS PRÁCTICAS DE LA GESTIÓN DOCUMENTAL
> Define un sistema de valores documentales que incluya los diferentes
ciclos de vida según las normativas y leyes vigentes
> Asigna un valor jurídico, título ejecutivo, económico y otros que hayan
sido definidos a cada documento
> Define un File Plan que contemple los diferentes valores documentales y
los diferentes ciclos de retención y disposición
> Incorpora los documentos valorados bajo un plan de custodia ayudándote
con la implementación de herramientas de Record Management
Define valores documentales
y custodia los documentos
según su valor
22. 22www.api-ux.com
CONFERENCIA INTERNACIONAL CERO PAPEL
¿DÓNDE ESTAMOS? - BUENAS PRÁCTICAS DE LA GESTIÓN DOCUMENTAL
> Utiliza Frameworks para el intercambio de documentos entre
instituciones, como pueden ser RDF
> Establece un catálogo de documentos y publícalo en un formato
estandarizado (RDF)
> Habilita el acceso controlado a los documentos y la búsqueda sobre el
catálogo
> Ayúdate con un tesauro y tiende hacia la implementación de un sistema
de catalogación semántico
Define y establece un
modelo de intercambio de
documentos
23. 23www.api-ux.com
CONFERENCIA INTERNACIONAL CERO PAPEL
¿DÓNDE ESTAMOS? - PROCESOS DOCUMENTALES Y STD
Los documentos se mueven
por procesos
Los documentos se crean o capturan
con el objetivo de participar en uno o
varios procesos.
El contenido del documento entrega
información y el proceso entrega el
contexto que le da sentido.
Los procesos son parte de la
gestión de los documentos
Cambian el estado de los documentos.
Enriquecen los documentos con nueva
información.
Genera nuevas versiones del contenido.
Cambian las condiciones de acceso.
24. 24www.api-ux.com
CONFERENCIA INTERNACIONAL CERO PAPEL
¿DÓNDE ESTAMOS? - PROCESOS DOCUMENTALES Y STD
❏ Aseguran el correcto seguimiento de los procedimientos de
tramitación establecidos.
❏ Orientan al ciudadano y al funcionario sobre sus tareas y
acciones pendientes.
❏ Permiten seguir un caso y conocer su estado actual.
❏ Permiten trazar el pasado y fundamentar las diferentes
actuaciones de los interlocutores.
❏ Inteligentemente implementados pueden centralizar toda la
información de los trámites en un solo canal.
Los sistemas de trámites documentarios aportan grandes ventajas cualitativas a la gestión
documental y son por sí mismos un modo eficaz de comunicarse con los ciudadanos.
27. www.api-ux.com 27
ÍNDICE
INGRESO Y CAPTURA
Las mesas de partes como
puntos neurálgicos del
tránsito de documentos del
estado.
FUNCIONALIDAD Y
TECNOLOGÍA
Con qué debemos contar
para la gestión de los
documentos. Soluciones
Cloud.
VALORACIÓN Y CUSTODIA DE
DOCUMENTOS DIGITALES
Protegiendo el documento electrónico.
DEFINICIÓN DE ESQUEMAS
DE METADATOS
Comprendiendo los esquemas de
intercambio de metadatos.
DIGITALIZACIÓN
Comprendiendo la copia
digital certificada.
EL DOCUMENTO
ELECTRÓNICO
Los procesos documentales y la
implementación del Sistema de
Trámite Documentario
1. 2. 3.
4. 5. 6.
MALAS PRÁCTICAS
COMUNES
Huir de la carpeta
compartida.
7.
28. www.api-ux.com 28
CONFERENCIA INTERNACIONAL CERO PAPEL
¿CÓMO AVANZAR? - LAS MESAS DE PARTE
> MESA DE PARTES > Registro de entrada y salida de los
documentos
> Enlace de casos y control de los tiempos
de tramitación (SLA)
> Primer y en muchos casos más importante
punto de captura de los documentos
> Punto de digitalización estratégico
(calidad, OCR, formato)
> Mesa de partes virtual (PIDE)
29. 29www.api-ux.com
CONFERENCIA INTERNACIONAL CERO PAPEL
¿CÓMO AVANZAR? - RECOMENDACIONES FUNCIONALES Y TECNOLÓGICAS
Cumplimiento
normativo
Normativa vigente sobre
información en la nube
Respaldos
Diseño de un plan de
respaldos que garantice la
recuperación de la
información
Alta disponibilidad y
DRP
100% Uptime
CLOUD / ON PREMISE / HYBRID
Volumetría y throughput
El repositorio documental es un
problema de volumetría en
cuanto al tamaño de los
repositorios de documentos y al
throughput de los medios de
transmisión de información
30. 30www.api-ux.com
CONFERENCIA INTERNACIONAL CERO PAPEL
¿CÓMO AVANZAR? - RECOMENDACIONES FUNCIONALES Y TECNOLÓGICAS
Funcionalidades básicas
❏ Capacidades de búsqueda fulltext y OCR
Gestión de versiones
❏ Capacidades de gestión de expedientes
Gestión de procedimientos documentales con
trazabilidad
❏ Captura y digitalización con fingerprinting
❏ Firma electrónica
FUNCIONALIDADES DE LA PLATAFORMA
Funcionalidades avanzadas
❏ Record Management
❏ Plantillas documentales y edición en línea de
documentos
❏ Funcionalidades "social"
Gestión de catálogos y fondos documentales
❏ Transformación de contenidos
❏ Tesauro y web semántica (RDF)
31. 31www.api-ux.com
CONFERENCIA INTERNACIONAL CERO PAPEL
¿CÓMO AVANZAR? - RECOMENDACIONES FUNCIONALES Y TECNOLÓGICAS
RECOMENDACIONES TECNOLÓGICAS
> Repositorio documental
Componentes
> Motor de indexación
> Orquestador de procesos (BPMS)
> Intercambio de datos estandarizado (CMIS, RDF)
32. www.api-ux.com 32
CONFERENCIA INTERNACIONAL CERO PAPEL
¿CÓMO AVANZAR? - VALORACIÓN Y CUSTODIA DIGITAL
Qué es un
registro
Un registro es la
evidencia de una
actividad realizada.
Un registro debe ser lo
que pretende ser.
Debe ser íntegro,
confiable y usable.
¿ ? RECORD MANAGEMENT
33. www.api-ux.com 33
CONFERENCIA INTERNACIONAL CERO PAPEL
¿CÓMO AVANZAR? - VALORACIÓN Y CUSTODIA DIGITAL
Metadatos de intercambio de información
Metadatos estandarizados EAD3
Modelo de atributos del Estado Peruano (XSD)
34. 34www.api-ux.com
CONFERENCIA INTERNACIONAL CERO PAPEL
¿CÓMO AVANZAR? - DIGITALIZACIÓN
Plan de digitalización
Formular una política de selección del material que se va a digitalizar y su prioridad.
Revisión de los aspectos legales para el tratamiento de la información.
Otorgar validez legal a los documentos digitalizados por medio de un fedatario
informático.
Identificar las principales razones para iniciar un proyecto, se trata de mejorar el acceso,
de ayudar a la preservación del original, motivos ecológicos o de gestión.
Crear un conjunto de criterios de selección para la indización, búsqueda y preservación
de los ficheros digitales.
Reunir especialistas y potenciales usuarios de los archivos digitales para su correcto
consumo y establecer las prioridades de digitalización.
Establecer el tipo de fichero digital ya sea para conservación o de consulta o manipulación
del documento digital, incluyendo la necesidad de OCR o indexación de metadatos.
35. 35www.api-ux.com
CONFERENCIA INTERNACIONAL CERO PAPEL
¿CÓMO AVANZAR? - DOCUMENTO ELECTRÓNICO
> Documento digitalizado
> Documento digital
Naturaleza de los documentos Documento electrónico
> Documento digital
> Mecanismo de firma
> Documento electrónico
Fundamentos de la firma digital
Criptografía. Actualmente Asimétrica PKI
Principio de irrenunciabilidad
Infraestructura
> ECERNEP (RENIEC)
> ECEP
> IOFE
> EREP
38. 38www.api-ux.com
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CLAVES DEL ÉXITO - LIDERAZGO Y GESTIÓN DEL CAMBIO
Gestión del cambio Compromiso y liderazgo
El cambio es bueno...
Pero no tengo tiempo
ahora, de verdad.
39. www.api-ux.com 39
CONFERENCIA INTERNACIONAL CERO PAPEL
CLAVES DEL ÉXITO - LIDERAZGO Y GESTIÓN DEL CAMBIO
Brecha
Generacional
Temor a ser
reemplazados o
dificultad de
aprendizaje
Brecha
tecnológica
No necesariamente está
marcada por la edad. En
muchos casos se da por la
dificultad de uso, el nivel de
formación de quien opera el
sistema e incluso, por la
forma en la que fue
presentado el sistema.
Brecha
educativa
Incide en cómo
aceptamos o no los
cambios. Un cambio de
procesos y de
herramientas tecnológicas
suele ser menos
impactante en la medida
que la formación está
presente.
Tiempo de existencia
en la institución
Ofrece mayor resistencia. Su
argumento está basado en
que llevan mucho tiempo
haciendo las cosas de
determinada forma y que,
bajo ninguna circunstancia,
planean cambiar dicho
método.
LA GESTIÓN DEL CAMBIO
40. 40www.api-ux.com
CONFERENCIA INTERNACIONAL CERO PAPEL
CLAVES DEL ÉXITO - LIDERAZGO Y GESTIÓN DEL CAMBIO
Si no hay un proceso de gestión del
cambio bien diseñado, es altamente
probable que el proyecto no sea
exitoso.
”
“