Este documento presenta una introducción a la auditoría funcional y describe algunas de sus áreas clave como la auditoría de ventas, compras y abastecimiento, crédito y cobranza, y recursos humanos. Explica que la auditoría funcional examina y evalúa las diferentes áreas funcionales que componen una empresa para mejorar su efectividad. Luego describe algunas consideraciones clave para cada una de estas áreas funcionales, incluidas las clasificaciones y aspectos a auditar dentro de ventas, compras, crédito y cobranza, y recursos humanos
Cuestionario para Auditar el Departamento de Recursos HumanosIngrid Mora
El cuestionario presentado a continuación, consiste en una práctica para conocer a fondo la estructura de cualquier organización o empresa en el ámbito de la Administración de Recursos Humanos. El objetivo del mismo es comprender a fondo como es el funcionamiento de dicha área en el momento que se está realizando la auditoria, para encontrar en la organización sus prácticas habituales, posibles errores que se pueden mejorar y que, pueden estar afectando la productividad de la empresa y mejorar las actividades que se están realizando correctamente, potenciando al máximo su eficiencia.
Es una actividad que va a ofrecer a la empresa auditada, información valiosa acerca de sus propios procedimientos y que mostrara en otra perspectiva sus errores o los procesos administrativos en el área de Recursos Humanos que no han sido explotados al 100 %, descubriendo con ello, un sinfín de alternativas, soluciones y mejoras para el departamento auditado. Además de ofrecer a la persona que realice el interrogatorio, información útil para el estudio a fondo y una mejor visión de la empresa para establecer proyectos de reforma, adaptaciones, mejoras o cambios al departamento, en los casos en los que el auditor sea también un asesor contratado para esta importante labor.
En un mundo empresarial tan competitivo, en donde los errores pueden costar el fracaso de una organización, es indispensable una gestión administrativa impecable, y correcta de sus recursos. Para esto es de vital importancia el invertir en auditorias.
El departamento de Recursos humanos es directamente el encargado de llevar a cabo la planeación y programación de las auditorias, como hemos desarrollado a través de las unidades de la materia de Relaciones industriales, el departamento de Recursos humanos es el que le da seguimiento al trabajador, desde cuando es un aspirante a ingresar a la organización, y su labor con ese trabajador no finaliza hasta el momento en que este abandona la Institución por los motivos que sean, mientras durante toda esta vida laboral, el departamento de Recursos humanos tiene la obligación, de su contratación, capacitación, y desarrollo profesional dentro de las posibilidades de la empresa, y aquí la importancia de las auditorias, ya que estas permitirán evaluar el desempeño de cada uno de los trabajadores de la empresa, incluyendo el mismo personal del área de Recursos humanos.
La auditoría, es una herramienta para la supervisión y verificación de procesos de una entidad o área, en la cual se estima observar si la gestión de los recursos sean públicos o privados están siendo adecuadamente asignados y utilizados, en base a criterio de eficiencia y efectividad. Todo ello con propósito de mejorar siempre de forma constante la administración que permitan brindar un mejor servicio y el desarrollo de todos los miembros de una organización.
Existen auditorías internas y auditorías externas, las internas son aquellas que son realizadas por personal valga la redundancia interno de la empresa, esto con el fin de detectar los problemas de forma preventiva, para su pronta corrección y así evitar problemas futuros que tengan un impacto más grave a la empresa.
La auditoría es la manera más segura de conocer el potencial de tu personal, y los puntos débiles de tu empresa, por lo tanto en este trabajo desarrollaremos detalladamente todo lo relacionado a las auditorias del departamento de Recursos humanos.
“AUDITORÌA ADMINISTRATIVA EN LA EMPRESA HIDALGO BRONCANO CIA. LTDA. PERÌODO 2...WILSON VELASTEGUI
El presente trabajo de titulación es una Auditoría Administrativa, para mejorar el grado de cumplimiento de la Gestión organizativa de la Empresa Hidalgo Broncano Cía. Ltda. Riobamba, Periodo Enero-Diciembre 2014. Se realizó mediante la aplicación de técnicas de Auditoría como: cuestionarios de Control Interno basados en el método del coso III, la observación Directa, la indagación, análisis, verificación física y encuestas a fin de evaluar el manejo de los recursos y así determinar si los procesos son eficientes, eficaces y cumplen con los objetivos de la empresa. La propuesta comprende el análisis al área administrativa, de gerencia y talento humano por el período 2014, con la aplicación de indicadores que midan la eficacia y eficiencia, con el fin de emitir un informe. Para la obtención de buenos resultados, el cumplimiento de metas organizacionales y para el mejoramiento de los controles administrativos, se propone implementar las recomendaciones dirigidas a mejorar los mismos, para contribuir al fortalecimiento de la administración de la empresa. Analizando los problemas detectados y formulando juicios, finalmente se prepara el informe a gerencia, recomendando implementar un Manual de Control Interno, socializar y actualizar el código de ética para la empresa a fin de que los empleados estén regidos por el mismo y se realice las actividades con ética profesional y personal, diseñar una estructura organizacional adecuada y capacitar al personal constantemente.
Cuestionario para Auditar el Departamento de Recursos HumanosIngrid Mora
El cuestionario presentado a continuación, consiste en una práctica para conocer a fondo la estructura de cualquier organización o empresa en el ámbito de la Administración de Recursos Humanos. El objetivo del mismo es comprender a fondo como es el funcionamiento de dicha área en el momento que se está realizando la auditoria, para encontrar en la organización sus prácticas habituales, posibles errores que se pueden mejorar y que, pueden estar afectando la productividad de la empresa y mejorar las actividades que se están realizando correctamente, potenciando al máximo su eficiencia.
Es una actividad que va a ofrecer a la empresa auditada, información valiosa acerca de sus propios procedimientos y que mostrara en otra perspectiva sus errores o los procesos administrativos en el área de Recursos Humanos que no han sido explotados al 100 %, descubriendo con ello, un sinfín de alternativas, soluciones y mejoras para el departamento auditado. Además de ofrecer a la persona que realice el interrogatorio, información útil para el estudio a fondo y una mejor visión de la empresa para establecer proyectos de reforma, adaptaciones, mejoras o cambios al departamento, en los casos en los que el auditor sea también un asesor contratado para esta importante labor.
En un mundo empresarial tan competitivo, en donde los errores pueden costar el fracaso de una organización, es indispensable una gestión administrativa impecable, y correcta de sus recursos. Para esto es de vital importancia el invertir en auditorias.
El departamento de Recursos humanos es directamente el encargado de llevar a cabo la planeación y programación de las auditorias, como hemos desarrollado a través de las unidades de la materia de Relaciones industriales, el departamento de Recursos humanos es el que le da seguimiento al trabajador, desde cuando es un aspirante a ingresar a la organización, y su labor con ese trabajador no finaliza hasta el momento en que este abandona la Institución por los motivos que sean, mientras durante toda esta vida laboral, el departamento de Recursos humanos tiene la obligación, de su contratación, capacitación, y desarrollo profesional dentro de las posibilidades de la empresa, y aquí la importancia de las auditorias, ya que estas permitirán evaluar el desempeño de cada uno de los trabajadores de la empresa, incluyendo el mismo personal del área de Recursos humanos.
La auditoría, es una herramienta para la supervisión y verificación de procesos de una entidad o área, en la cual se estima observar si la gestión de los recursos sean públicos o privados están siendo adecuadamente asignados y utilizados, en base a criterio de eficiencia y efectividad. Todo ello con propósito de mejorar siempre de forma constante la administración que permitan brindar un mejor servicio y el desarrollo de todos los miembros de una organización.
Existen auditorías internas y auditorías externas, las internas son aquellas que son realizadas por personal valga la redundancia interno de la empresa, esto con el fin de detectar los problemas de forma preventiva, para su pronta corrección y así evitar problemas futuros que tengan un impacto más grave a la empresa.
La auditoría es la manera más segura de conocer el potencial de tu personal, y los puntos débiles de tu empresa, por lo tanto en este trabajo desarrollaremos detalladamente todo lo relacionado a las auditorias del departamento de Recursos humanos.
“AUDITORÌA ADMINISTRATIVA EN LA EMPRESA HIDALGO BRONCANO CIA. LTDA. PERÌODO 2...WILSON VELASTEGUI
El presente trabajo de titulación es una Auditoría Administrativa, para mejorar el grado de cumplimiento de la Gestión organizativa de la Empresa Hidalgo Broncano Cía. Ltda. Riobamba, Periodo Enero-Diciembre 2014. Se realizó mediante la aplicación de técnicas de Auditoría como: cuestionarios de Control Interno basados en el método del coso III, la observación Directa, la indagación, análisis, verificación física y encuestas a fin de evaluar el manejo de los recursos y así determinar si los procesos son eficientes, eficaces y cumplen con los objetivos de la empresa. La propuesta comprende el análisis al área administrativa, de gerencia y talento humano por el período 2014, con la aplicación de indicadores que midan la eficacia y eficiencia, con el fin de emitir un informe. Para la obtención de buenos resultados, el cumplimiento de metas organizacionales y para el mejoramiento de los controles administrativos, se propone implementar las recomendaciones dirigidas a mejorar los mismos, para contribuir al fortalecimiento de la administración de la empresa. Analizando los problemas detectados y formulando juicios, finalmente se prepara el informe a gerencia, recomendando implementar un Manual de Control Interno, socializar y actualizar el código de ética para la empresa a fin de que los empleados estén regidos por el mismo y se realice las actividades con ética profesional y personal, diseñar una estructura organizacional adecuada y capacitar al personal constantemente.
herramientas-para-administrar-una-fuerza-de-ventasIsa Digital
Más allá de llevar un control en un equipo de ventas y buscar impulsar solo vender, existen herramientas o técnicas para poder Desarrollar las ventas, pero para esto primero hay que poder medir cada paso e interpretarlo, por ejemplo la herramienta llamada Control Análisis y Desarrollo de Técnicas de Venta (CADT-V), en donde primero se lleva un Control de la Actividad, desde la prospección hasta el cierre, y se va Analizando la efectividad en porcentaje de cada paso de la labor y al final Desarrollar o Mejorar las capacidades del equipo.
Evaluación y Desempeño de la Fuerza de Venta Aplicado a Distribuidora y Envas...Breitner Hernández
En este documento usted encuentra un sistema de evaluación y desempeño de la fuerza de venta, desarrollado de tal forma que sea de fácil compresión y ejecución.
Fichas técnicas de las obras de la exposición de esculturas exentas “Es-cultura. Espacio construido de reflexión”, en la que me planteo la interrelación entre escultura y cultura y el hecho de que la escultura, como yo la creo, sea un espacio construido de reflexión. Ver los documentos: vídeo de presentación, texto de catálogo, imágenes de las obras y títulos en inglés, alemán y español en:
Consultar página web: http://luisjferreira.es/
El Real Convento de la Encarnación de Madrid, una joya arquitectónica y cultural fundada en 1611 por la reina Margarita de Austria, ha sido revitalizado gracias a una avanzada reconstrucción en 3D. Este convento, una maravilla del barroco madrileño, ha sido un pilar en la vida religiosa y cultural de la ciudad durante siglos. Su rica historia y su valor patrimonial han sido capturados en esta innovadora reconstrucción, diseñada para su exploración, una tecnología que combina la realidad virtual y aumentada para ofrecer una experiencia inmersiva y educativa.
La reconstrucción comenzó con una exhaustiva recopilación de datos históricos y arquitectónicos, incluyendo planos originales y fotografías de alta resolución. Estos recursos permitieron a los especialistas crear una réplica digital precisa del convento. Utilizando software de modelado avanzado, cada elemento arquitectónico y decorativo fue cuidadosamente recreado, desde los majestuosos muros exteriores hasta los intrincados detalles del interior, como los frescos y el retablo mayor.
El resultado es un modelo 3D que no solo respeta la integridad histórica y artística del convento, esto permite que un futuro los usuarios pueden explorar virtualmente el convento, navegando por sus pasillos, admirando su arte sacro y descubriendo detalles ocultos que, de otro modo, serían inaccesibles.
Esta reconstrucción no solo preserva la historia del Real Convento de la Encarnación, sino que la hace accesible a un público global, permitiendo a estudiantes, historiadores y amantes del arte experimentar la grandeza del convento desde cualquier lugar del mundo. Además, la implementación de tecnologías de realidad virtual y aumentada ofrece nuevas oportunidades para la educación y el turismo cultural, haciendo del convento un ejemplo brillante de cómo la tecnología puede ayudar a preservar y difundir el patrimonio histórico.
En resumen, la reconstrucción 3D del Real Convento de la Encarnación es un proyecto que combina el respeto por la historia con la innovación tecnológica, asegurando que este tesoro del barroco madrileño continúe inspirando y educando a futuras generaciones
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Los muros paramétricos son una herramienta poderosa en el diseño arquitectónico que ofrece diversas ventajas, tanto en el proceso creativo como en la ejecución del proyecto.
Texto del catálogo de la exposición de esculturas exentas “Es-cultura. Espacio construido de reflexión”, en la que me planteo la interrelación entre escultura y cultura y el hecho de que la escultura, como yo la creo, sea un espacio construido de reflexión. Ver los documentos: vídeo de presentación, imágenes de las obras, fichas técnicas y títulos en inglés, alemán y español en:
Consultar página web: http://luisjferreira.es/
Obra plástica de la exposición de esculturas exentas “Es-cultura. Espacio construido de reflexión”, en la que me planteo la interrelación entre escultura y cultura y el hecho de que la escultura, como yo la creo, sea un espacio construido de reflexión. Ver los documentos: vídeo de presentación, texto de catálogo, fichas técnicas y títulos en inglés, alemán y español en:
Consultar página web: http://luisjferreira.es/
Es-cultura. Espacio construido de reflexión. Obra plástica
Auditoria funcional neel
1. 1
DEDICATORIA
Este trabajo va dedicado a nuestros padres por darnos su
apoyo incondicional, por guiarnos y darnos buenos consejos,
a nuestro docente Lic. Andy González por guiarnos y
brindarnos su conocimiento; a nuestros compañeros a
quienes les será útil este trabajo como guía y ejemplo a
seguir emprendiendo.
2. 2
ÍNDICE
CARÁTULA
DEDICATORIA
ÍNDICE
INTRODUCCIÓN
CAPITULO I
AUDITORIA FUNCIONAL
1. CONCEPTO…………………………………………………………………………………….……………...………..4
1.1.- Áreasde análisis……………………………………………………………………………………..……….4
2.- AUDITORIADE VENTAS……………………………………………...………………………………..……...….4
CLASIFICACIONDE LAS VENTAS……............................................................................................5
a-Distribución……………………………………………………………………………………………...…..5
b.- Comercialización……………………………………………………………………………..................5
3.- AUDITORIADE COMPRAS YABASTECIMIENTO………………………………..………………...….7
CLASIFICACIONDE LAS COMPRAS……………………………………............................................7
a.- Organización………………………………………………………………………….……………...…….7
b.- Abastecimiento……………………………………………………………………………………..…....8
4.- AUDITORIADE CRÉDITOY COBRANZA…………………………………………………..………….…..9
CLASIFICACIÓNDE CRÉDITOYCOBRANZA……………………………………..………….……9
a.- Mecánica de crédito……………………...……………………………………………………..……...9
b.- Mecánicade cobro……………………………………………………………………………………..10
5.- AUDITORIADE RECURSOS HUMANOS………………………….………………………………..……..11
CLASIFICACIÓNDE LAAUDITORIADE RECURSOS HUMANOS….…………………....12
a.- Administracióndepersonal……………………..…………………….…………………………12
b.- Relacioneslaborales………………………………….…………………………..………………….14
6.- OBJETIVOS DE LA AUDITORIA FUNCIONAL……………………………………………………………….…..15
7.- VENTAJAS……………………………………………………………………………………………………………….…….15
8.- PROCEDIMIENTO PARA EJECUTAR UNAAUDITORIA FUNCIONAL………………………………… 15
9.- ASPECTOS DE UNA AUDITORIAFUNCIONAL…………………………………..…16
CONCLUSIONES
REFERENCIAS BIBLIOGRAFICAS
ANEXOS
3. 3
INTRODUCCIÓN
La auditoría administrativa, como área de especialización del licenciado en
administración, por costumbres y tanto desde el punto de vista docente como el de los
que practican en el medio profesional, ha sido identificada como un examen y una
evaluación acerca de cómo se están cumpliendo los objetivos organizacionales, cual es
el desempeño de las funciones administrativas, sobre la eficiencia en las operaciones,
así como la medición del funcionamiento social de la empresa.
Sin información, la habilidad de nuestra sociedad para dominar y aprovechar los logros
científicos se vería grandemente reducida. Las organizaciones requieren de un sistema
de información, en su más amplio sentido.
El simple hecho de contar con información respecto de actividades concretas, tiende a
hacer que estas sean más efectivas.
La información que se necesita en las organizaciones es de muchas formas. Es
necesario describir la disponibilidad y los servicios; conocer los orígenes de la demanda
por tales bienes o servicios; deben elaborarse pronósticos sobre las tendencias y
evaluaciones económicas para la efectividad del uso de nuestros recursos.
4. 4
LA AUDITORIAFUNCIONAL
2. DEFINICION:
El examen y evaluación de un organismo social pueden enfocarse parcialmente al
factor interno funcional; es decir, cuando se va a aplicar la auditoria administrativa
hacia las áreas funcionales que componen la empresa, por ejemplo: gerencia
general, asesoría técnica, ventas, producción, contraloría.
Para practicar una autoría administrativa funcional es necesario preparar un listado
de cada una de las funciones organizadas que integran un organismo, y se llevara
a cabo la ponderación de cada una de ellas con su porcentaje respectivo. La
asignación de puntos que se les otorgue está influida por el criterio de auditor. La
auditoría administrativa certificara: Lo que el organismo ha realizado por sí mismo y
lo que ha realizado para su ambiente.
Ante esto podemos considerar imprescindible una evaluación de ciertas funciones
organizas, por ejemplo, contabilidad y que, además, están vinculada y sincronizada
con los objetivos y controles del organismo social.
Dentro de este marco de referencia el trabajo del auditor administrativo consiste en
detectar las áreas en las que la empresa necesita aumentar su efectividad en el
desarrollo de sus áreas funcionales, de tal manera que los resultados que se
obtengan se traduzcan en el perfeccionamiento de estas y que se reduzcan la
incidencia de irregularidades, desviaciones y riesgos en el desarrollo de las
operaciones de la empresa.
3. AREAS DE ANALISIS DE LA ADMINISTRACION FUNCIONAL
Las áreas que se van seleccionando, y por supuesto sus clasificaciones, son
arbitrarias: Ventas, Compras y abastecimiento, Crédito y cobranza y Recursos
Humanos.
A. AUDITORIA DE VENTAS:
Esta función es decisiva en las empresas y consiste en colocar los bienes o
servicios en manos de la gente dispuesta a pagar más delo que cuesta elaborar
el bien o proporcionar los servicios. No existe empresa comercial (privada) que
venda bienes o servicios sin ganancia para sobrevivir durante largo tiempo. Pero
la actividad de vender con ganancias no es cosa fácil; viene a ser el producto final
de un conjunto complejo de actividades.
5. 5
Sencillamente, la habilidad para administrar las actividades de ventas o
comercialización y la manera de utilizar los recursos revisten de un interés
especial para el auditor administrativo. Cuando el auditor revisa el desempeño de
un departamento de ventas abarca muchas actividades, pero probablemente
ninguna revisten de mayor importancia para el éxito de las ventas que el
adiestramiento reviste de mayor importancia para el éxito de las ventas que el
adiestramiento y capacitación de los vendedores. Las dos actividades dependen
en gran parte de la aptitud con que se juzgan las aptitudes del vendedor y se
mide su desempeño.
El servicio al cliente es vital para su conservación duradera. El auditor no puede
cuantificar los probables efectos de las quejas de los clientes sobre las utilidades;
tendrá que dirigir sus análisis a descubrir pautas y aislar fuentes para una mayor
investigación.
CLASIFICACIÓN DE LA VENTAS:
a) DISTRIBUCIÓN:
POLÍTICAS DE VENTAS: Son aquellas que nos describen el curso de acción
que la empresa intenta tomar para llevar a cabo la distribución y la
comercialización de productos.
REGISTRO DE VENTAS: Estos registros deberán estar diseñados para
proporcionar información exacta, cuando y donde sea necesaria, para los fines
del control de ventas.
CONTROL DE VENTAS: Es el que debe proporcionar las oportunidades para
hacer cambios y ajustes convenientes en las políticas de ventas.
b) COMERCIALIZACIÓN:
ESTRATEGIA(PLANEACIÓN)
ANÁLISIS DE VENTAS: Ofrece el mejor punto de partida; toda empresa, sin
tomar en cuenta su tamaño o índole, debe conocer ciertas cosas especificas
acerca de lo que se ha dicho para generar sus ventas.
PRONOSTICO DEVENTAS: Una de las principales partes de la información de
mercadotecnia que el auditor debe investigar es el pronóstico de ventas.
INVESTIGACIÓNDE MERCADO: Toda empresa,se cual fuera su importancia,
precisa información real y pertinente para guiar la explotación de sus
oportunidades en el mercado. La investigación de mercados satisface esa
necesidad.
6. 6
PLANEACIÓN DE MERCADOTECNIA: El auditor administrativo deberá revisar
estos planes. La usencia de planes concretos y exhaustivos sugiere en seguida
muchas posibilidades, falta de representación de la función de mercadotecnia
en los consejos superiores de la empresa; mercadotecnia sirve bases de
reacción y de explotación, no sobre bases creativas y controladas; economías
y ventajas perdida por no llevar la mercadotecnia y las ventas sobre bases
integradas. Cuando existen planes de mercadotecnia, el auditor deberá verificar
si se basan en hechos si son complejos, si están unidos a los controles y a los
procedimientos de revisión del desempeño, y si se comunican ampliamente.
PROMOCIÓN Y PUBLICIDAD: Las empresas gastan anualmente muchos
millones de pesos en promoción y publicidad. Es muy probable una suma
considerable de gastos se haga sin objetivos conocidos. Enormes sumas de
dinero se gastan con insensata energía en algún tipo de promoción.
.
ADMINISTRACIÓN DE VENTAS: La habilidad para administrar las
actividades de ventas o comercialización, y la forma de utilizar los recursos
revisten de especial interés para el auditor, por lo común, se evalúan más
fácilmente que la promoción y la publicidad. Al revisar el desempeño del
departamento de ventas, el auditor deberá revisar la aplicación de la
administración en ventas. Otras actividades muy importantes de la
administración de ventas son el adiestramiento y la supervisión.
SERVICIO AL CLIENTE: En su más amplio sentido, el servicio prestado por
una empresa comprende todas aquellas actividades que hacen que sus
productos rindan beneficios a los distribuidores mayoristas y detallistas, y que
ayuden al último consumidora obtener la máxima satisfacciónde los productos
adquiridos. Por ello, se revisaran los medios utilizados para informar o educar
al público, si los productos vendidos requieren instalación y verificación y se
ofrece el servicio reparación y refacciones. El auditor no puede cuantificar los
probables efectos que las quejas de los clientes sobre las utilidades. Los
aspectos de servicios que se pueden cuantificar incluyen el tiempo de ida y
vuelta entre la solidad del cliente y el servicio, así como el costo de unidad por
el servicio según el modelo, marcao clase de cliente. El control y la evaluación
de los costos no pueden ejercerse sobre cualquier política de servicio al cliente
que no sea cuantitativa.
7. 7
B. AUDITORIA DE COMPRAS Y ABASTECIMIENTO:
Podemos considerar que las operaciones comerciales empiezan con el
suministro de materiales, abastecimiento y servicios necesarios para producir y
vender un producto; por tanto, las compras son de vital importancia para las
ganancias. La influencia que tienen las comparas en una empresa depende del
porcentaje del valor agregado del producto acabado y en grado considerable de
la rentabilidad de la empresa.
CLASIFICACIÓN DE LAS COMPRAS:
a) ORGANIZACIÓN: Como lo muestra el cuadro anterior, en lo que corresponde
a la organización de la auditoria de compras se examinara lo reactivo a:
responsabilidades de la función de compras, información, procuración e
investigación.
RESPONSABILIDADES DE LA FUNCIÓNDECOMPRAS: La mejor forma
de comenzar la auditoria consiste en obtener una definición sobre las
responsabilidades de la función de adquisición; el auditor debe recordar que
las responsabilidades rara vez abarcan todo lo que se compra en una
empresa.
INFORMACIÓN: Esta actividad es importante para que el departamento de
compras alcance sus objetivos; consisteen mantener registros de comprar,
precios, existencias, así como del consumo normal junto con la cantidad
económica de pedidos.
PROCURACIÓN: Esta actividad consiste en llevar a cabo aspectos como:
verificar solicitudes, conseguir cotizaciones, seleccionar proveedores,
entrevistar vendedores, negociar contratos y verificar condiciones legales,
programar compras y entregas, expedir pedios de compras, proveedores
por materiales rechazados o defectuosos.
INVESTIGACIÓN: Consiste en llevar a cabo estudios sobre el mercado y
los materiales con el propósito de encontrar materiales o componentes de
sustitución; efectuar análisis de costos como base para decisiones;
investigar fuentes de abastecimientos; ayudar a desarrollar y a mantener
sobre bases actualizadas normas y especializaciones para los nuevos
productos, así como los ya establecidos.
8. 8
b) ABASTECIMIENTO: La eficacia de las compras no se reduce, por supuesto, a
manera cuestión de organización; hay otros aspectos por investigar, como la
operación, el análisis de costo y tiempo, planeación de comprar y políticas.
OPERACIÓN: Un punto de investigación para el auditor es el examen de
procedimientos, formas, actividades, que estimulen la acción de compras.
ANÁLISIS DE COSTO Y TIEMPO: De los muchos factores que interviene
en el área de análisis de compras, uno de los más importantes es el costo
y tiempo. Pocas empresas logran adquirir lo que necesitan para tener listo
el producto, pero la mayoría paga más de lo debido por bienes y servicios
o no los tiene en el momento en que son requeridos.
PLANEACIÓN DE COMPRAS: Dado que la adquisición de materiales,
abastecimiento y servicios están estimulados por diferentes necesidades
y uses, es indispensable planear las compras abracando los aspectos
siguientes: programar la demanda futura de materiales; determinar las
oportunidades de precios más económicos; determinar las oportunidades
de precios más económicos; determinar el cálculo de niveles de
inventario; planear la utilización de espacio para almacenamiento;
supervisar constantemente las cantidades y los puntos de las
requisiciones, tiempo de reposición, manejo de materiales.
POLÍTICAS: Una de las arcas más importantes que el auditor debe
examinar es que se refiere a las políticas de compras. Qué es realmente
lo que entendemos por políticas. Las políticas son guías que nos llevan a
nuestro objetivo.
C. AUDITORIA DE CREDITO Y COBRANZA:
El área de crédito y cobranza ofrece una oportunidad para examinar los controles
financieros, los procedimientos y la información en general. El objetivo de una
auditoria administrativa, en esta función, es el de examinar y evaluar las áreas
básicas de interés para el auditor, como son: La eficiencia, la puntualidad y
precisión de las operaciones registradas, las operaciones de los datos, los medios
de decisión y el control de créditos y cobranza para determinar cómo viene
operando este departamento.
El auditor se familiarizara con las actividades de crédito y cobranza y con el
análisis de su organización, procedimientos, personal, controles, relativos a la
9. 9
forma de operar de este departamento; esta organización, le permitirá corregir las
desviaciones detectadas.
CLASIFICACIÓN DE CREDITO Y COBRANZA
a) MECANICA DEL CREDITO
OPERACIÓN: El procedimiento para determinar las líneas o límites de
crédito difiere en el caso de comerciantes o industriales que conceden
crédito a otros, que en el de comerciantes que dan crédito a consumidores.
Las fuentes de información, los elementos de juicio, la naturaleza de
deudor, la importancia de los saldos, son distintos en uno y otro caso y
distinta es también la manera de apreciarlos y juzgarlos.
- crédito a comerciantes
- crédito a consumidores
- el riesgo en el otorgamiento del crédito
- políticas
SISTEMADE CRÉDITO: El comerciante o el industrial otorga crédito a su
colega y cliente primeramente como actual eventual; después como
elemento lucrativo, pues al diferir el cobro de las mercaderías obtiene una
utilidad; por último, como medio de captación de mayor clientela y aumento
de sus ventas. Pero al generalizarse la concesión del crédito es este un
nuevo elemento de competencia y el comerciante,en busca de aumento en
sus negocios, ofrece ventajas de distinta índole a sus clientes mediante
nuevos sistemas de crédito.
CONTROL DE OPERACIONES: El control de operaciones de crédito en
las empresas detallistas e implica un mecanismo más complicado que el
que sigue en las empresas industriales, no solo por la gran cantidad de
operaciones de este tipo que se realizan, sino porque ellos se distribuyen
entre muchas personas y los vendedores. Además, en la mayoría de las
empresas es necesario lograr la autorización del crédito en una forma
rápida, ya que en muchas ocasiones el comprador se lleva la mercancía
en el arte de la compra.
b) MECANICA DE COBRO: La función de cobro no se concreta a lograr a la
cancelación de las cuentas de los clientes mediante el pago que estos hacen
de las cantidades que adeudan. Ni el éxito del encargado de esta función ha
de medirse por la forma en que va continuamente disminuyendo el activo
10. 10
representado por la cuentas a cobrar. Lo difícil del cobro es realizarlo
manteniendo en un nivel a la empresa.
FORMA DE OPERAR: Es imposible pensar que puede lograrse una
absoluta perfección en el cobro, en cuanto a las cantidades adeudadas y
en lo que a las fechas de vencimiento se refiere, sin dañar el buen nombre
de la empresa y la buena voluntad de los clientes hacia ella.
POLÍTICAS: Las políticas de cobro dentro de una empresa bien
organizada deben estar encaminadas a realizarlo en las fechas
apropiadas, y no permitir que el cliente sobre pase los mites que se ha
fijado, ni que pase la fecha de vencimiento sin cancelar su deuda, todo
ello con el tacto necesario para que el cliente no se sienta ofendido.
GESTIÓN DE COBRO: El primer paso en la gestión es de carácter
preventivo, pues que se realiza con fecha anterior a quela en que el
deudor debe de efectuar el pago. Consiste en el envió de un duplicado de
la cuenta, o una cuenta preforma, en la cual figure detalladas las distintas
partidas que integran el total adecuado.
.
CONTROL DE OPERACIÓN: El propósito del control es que lame presa
opere dentro del marco de normas fijadas por el medio interno y externo.
Básicamente es el proceso que se encarga de eliminar el caos y da
congruencia a la organización, a fin de que pueda alcanzar sus objetivos.
D. AUDITORIA DE RECURSOS HUMANOS
La auditoría de recursos humanos es un emane objetivo, minuciosos y lógico de
los objetivos, políticas, sistemas, controles, aplicación de recursos y la estructura
de la organización que tiene a sus cargo la responsabilidad de los recursos
humanos. Construyéndose un instrumento dela función de control.
Construyéndose un instrumento de la función de control.
El área de recursos humanos es donde un organismo invierte mayor suma de
dinero y de esfuerzos sin que los resultados obtenidos sean proporcionales.
La auditoría de recursos humanos viene a ser solo uno de los factores internos
que cubre la auditoria administrativa, construyendo igualmente un campo vital y
crítico de un organismo social. En los diversos métodos de este tipo de auditoria
se analizan diferentes conceptos que intervienen en la organización y entre ellos
siempre sedestaca el elemento, recursos humanos como un elemento integrador
11. 11
y dinámico. Por ello, la practica periódica de esta auditoria permite un constante
análisis comparativo, obtener elementos objetivos de juicio sugerir mejoras en las
actividades y funciones, así como señalar las fallas, detectando las áreas críticas
y de escasa acción para el mejor funcionamiento en la fuerza de trabajo dentro
de un organismo.
CLASIFICACION DE LA AUDIRORIA DE RECURSOS HUMANOS
a) ADMINISTRACION DE PERSONAL
OBJETIVOS Y POLÍTICAS DE PERSONAL: Como objetivo, este
departamento se ha propuesto aumentar el rendimiento de la inversión que
la empresa realiza de los recursos humanos. Para este departamento la
planeación es vital, ya que es necesario señalar metas para el esfuerzo
coordinado de una comunidad; es dirigir por objetivos; planear para
proporcionar normas que orienten el criterio de aquellos que quieran alcanzar
dichas metas; es dirigir por políticas. Por tanto, el auditor administrativo
deberá poner especial atención en estos dos factores.
POSICIÓN Y FUNCIONES: Con frecuencia, en las empresas pequeñas y
medianas la función de persona no está organizada por separado. Aun así
es importante revisar periódicamente las actividades como función unitaria
de la empresa. Debe haber alguien que se ocupe del trabajo continuo de
encontrar personal, adiestrarlo, pagarle, tratar sus problemas, seleccionarlo
para ascensos, evaluarlos y despedirlos.
PROCESO DE SUMINISTROS DE RECURSOS HUMANOS: No es fácil
satisfacer las necesidades de recursos humanos mediante fuentes internas
de su ministro en una empresay, por tanto, no suele hacerse bien. El anterior
abraca un número de actividades específicas e identificables. Para empezar,
abarcar el reclutamiento de personas aptas, la selección, mediante
exámenes, descripciones de las oportunidades o requisitos de puestos, la
colocación del personal, que incluye la firma del contrato de trabajo
respectivo, registros, toma de filiación, bienvenida al solicitante, descripción
del puesto correspondiente y presentación de jefes y compañeros de trabajo.
ADMINISTRACIÓNDE SUELDOSYSALARIOS: Consiste en un método de
administración que puede resultar valioso para un organismo y útil para el
directivo y, cuando menos, reconfortarle para el empleado. Si ha de cumplir
12. 12
estos propósitos, todas las empresas, incluso las más pequeñas, deben
contar primero con un programa formal de sueldos y salarios.
ACTITUDES:El empleo de personas impone a toda empresa una carga de
actividades que va más allá de dirección de personal y de la ayuda que les
presto para ampliar sus capacidades. Tales actividades, que varían mucho
alcance y carácter, constituyen un segmento importante del trabajo del
departamento de personal.
El punto de partida al practicar una auditoria de recursos humanos consiste
en investigar la recolección de datos, el mantenimiento de registros y los
procedimientos de informes. La fuerza de trabajo es un recurso
extraordinario en todo organismo social; ningún otro requiere tantos y tan
variados conocimientos para buenos registros y su análisis, pero la
información histórica y estadística no es suficiente.
CONTROL DE PERSONAL: En la dirección de recursos humanos, como en
toda función orgánica, debe existir la verificación y comprobación de que las
actividades se realicen de acuerdo con lo planeado. En los organismos bien
administrados existen informes periódicos, registros, archivos, estadísticas,
destinados a proporcionar el control adecuado.
b) RELACIONES LABORALES
CONTRATACIÓN COLECTIVA: La época actual exige prestar especial
atención al análisis de las políticas salariales, ya que el poder de adquisición
que puede constituirse en el país es uno de los factores que darán amplitud
al mercado interno.
REGLAMENTOS DE TRABAJO: La negociación y administración de
distintos instrumentos normativos de la relación laboral, como son los
reglamentos de trabajo, requieren información de primera mano y atención
especializada y deben ser evaluados por el autor administrativo.
RELACIONES LABORALES: A la administración de recursos humanos le
toca prever y solucionar conflictos; una manera de lograrlo es manteniendo
buenas relaciones laborales, que no solo incluyen lo jurídico, sino lo humano.
Ya se indicó que la administración de recursos humanos se encuentra ligada
a las funciones que desarrolla y a las disposiciones legales que las regulan.
Por tanto, el auditor administrativo tiene que avocarse al estudio y evaluación
de las relaciones laborales de una empresa, revisando aspectos tales como.
Sindicatos, estudio de prestaciones, estructura general del sindicato, etc.
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HIGIENE Y SEGURIDAD INDUSTRIAL: La necesidad y conveniencia de
que el trabajo se realice en forma segura, contribuye a definir mejor las
actividades, capacitar al personal, adaptar cambios en la tecnología, eliminar
riesgos, etc.
La seguridad industrial no solamente serefiere al establecimiento de normas
para el personal que realiza o puede realizar cierto tipo de tareas que
requieren especial cuidado por la posibilidad de accidentes, sino que está
ligada a toda función de administración de recursos humanos. Mientras una
persona esté bien seleccionada, capacitada, remunerada, lo más probable
es que trabaje con mayor cuidado y entusiasmo.
3.- OBJETIVOS DE LAAUDITORIAFUNCIONAL
Los principales objetivos son:
El primer es fundamentar una opinión solida sobre la actuación del sistema
operativo.
El segundo es conocer el sistema de control y operativo para dar las
sugerencias que incrementen la eficiencia y eficacia de la estructura del
procedimiento.
4.- VENTAJAS
Las principales ventajas son:
Mayor Rendimiento del Personal.
Comprensión del Sistema de Control.
Comprensión del Sistema Operativo.
Apreciación del Control Interno.
Recomendaciones objetivas para la eficacia de sistemas y procedimientos.
Racionalización administrativa.
Incremento en productividad.
Mayor rendimiento de personal.
5.- PROCEDIMIENTO PARAEJECUTAR UNAAUDITORIAFUNCIONAL
Los pasos de la ejecución son:
ANÁLISIS DE SISTEMAS Y PROCEDIMIENTOS
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En una empresa se revisan los sistemas de información, el procedimiento de
contratación de personal, el procedo de comunicación, el proceso de compras,
y el sistema de contabilidad.
EXAMEN DE LAS PARTES O AREÁS PROBLEMAS
En una empresase revisan los contratos, requisitos, jerarquías, puestos y costos
de elementos como publicidad, ventas, cotizaciones, comunicados y
autorizaciones de gatos.
6.- ASPECTOS DE UNAAUDITORIAFUNCIONAL
LOS PRINCIPALES ASPECTOS SON:
Las Políticas de la Empresa.
La Estructura Orgánica de la Empresa.
Los objetivos del sistema que ayudan a solucionar problemas.
EL volumen de trabajo que implicara la auditoria
Posibles atrasos en la ejecución de la auditoria
Secuencia de actividad en realización de la auditoria.
El costo de operación de la auditoria.
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CONCLUSIÓN
La auditoría funciona se complementa para un análisis de los factores
internos de la empresa, pero para el estudio sea integral, lo que es una de
las características esenciales de una auditoria bien realizada, es necesario
analizar también los factores externos.
La auditoría funcional se complementa para un análisis de los factores
internos de la empresa. Es decir, que la auditoria es de vital importancia
dentro de las organizaciones para detectar errores y malos manejos dentro
de la misma, de esta manera e ente auditado podrá lograr sus objetivos y
llegar a sus metas con mayor eficiencia.
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REFERENCIAS BIBLIOGRÁFICAS
Joaquín Rodríguez Valencia. Sinopsis de Auditoria Administrativa.
México, 2003.
Humberto fierro. Principios y fundamentos de la Auditoria. Chile, 2003.
http://assets.mheducation.es/bcv/guide/capitulo/8448178971.pdf
http://www.seap.minhap.gob.es/dms/es/web/areas/modernizacion-
procedimientos/guia_servicios_AGE/Guia-metod-Inspec-Ser-AGE-
INTERNET.pdf
Instituto de Computación S.C. Auditoria Administrativa II.