Material de apoyo de una charla corporativa (destinatario anonimizado) sobre aspectos para mejorar las comunicaciones, reuniones virtuales y colaboración, a partir del uso de la plataforma de Office 365

1. (Transformación Digital)
Buenas prácticas
y consejos para
una nueva
forma de trabajar
Ramon Costa
Adjunct Professor
Programme Director
eada Business School Barcelona
rcosta@eada.edu / www.eada.edu
Twitter-Linkedin: @ramoncosta
www.ramoncosta.net

2. Objetivos de la charla
El nuevo mundo del trabajo
Nuevas herramientas de trabajo para nuevos tiempos
Comunicaciones eficientes / Reuniones virtuales efectivas
Colaboración y trabajo en equipo ágil
Una recomendación final

3. El nuevo mundo del trabajo
Información y conocimiento
Global y virtual
Social e hiperconectado
Flexible y móvil

4. El nuevo mundo del trabajo...

5. … y las organizaciones están transformando la
manera de trabajar ...

6. ¿Y si trabajamos interconectados
dentro, y fuera, de la empresa?

7. ¿Estamos preparados para cambiar
la forma de trabajar?
¿Cómo podemos agilizar nuestras comunicaciones?
¿Podemos llevar a cabo reuniones más efectivas?
¿Y el trabajo en equipo? ¿Cómo podemos favorecer la
colaboración dentro y fuera de la compañía?
Herramientas / Procesos / Hábitos y Comportamientos

8. Objetivos de la charla
El nuevo mundo del trabajo
Nuevas herramientas de trabajo para nuevos tiempos
Comunicaciones eficientes / Reuniones virtuales efectivas
Colaboración y trabajo en equipo ágil
Una recomendación final

9. Nuevas herramientas de trabajo
para nuevos tiempos

10. Nuevas herramientas de trabajo
para nuevos tiempos
Desde cualquier dispositivo
En cualquier plataforma
Desde cualquier navegador
Desde cualquier ubicación
En cualquier momento

11. Nuevas herramientas de trabajo
para nuevos tiempos
Plataformas

12. Nuevas herramientas de trabajo
para nuevos tiempos
Más allá de usar las
herramientas…
… ¿sabemos para
qué usarlas?...
… ¿tenemos clara la
función de cada
una de ella?

13. Objetivos de la charla
El nuevo mundo del trabajo
Nuevas herramientas de trabajo para nuevos tiempos
Comunicaciones eficientes / Reuniones virtuales efectivas
Colaboración y trabajo en equipo ágil
Una recomendación final

14. ¿Outlook, Teams o Yammer?
http://www.slideshare.net/rcosta/correo-o-redes-sociales-yammer-material-taller-de-productividad
Comunicacionesconinterlocutores
externosalaorganización
Intercambiosdeinformación'temporales'
(nonecesitanpersistenciadela
información)
Comunicacionesmasivassin'continuidad'
ni'conversaciones’
…
Centralizar,colaborarycompartir
Comunidadesdeprácticas
Comunicacióncorporativa
Conversacionescentralizadas
Apoyoaproyectos

15. Gestión eficiente del correo electrónico
Mantener horarios fijos a la hora de procesar
los correos electrónicos para evitar interrupciones.
Desactivar las alertas
Leer LIFO (Last In-First Out)
Agrupar en conversaciones
"La regla de las 4Ds"
Aplicar reglas de correo y filtros
Aplicar reglas de colores a correos electrónicos
Ordenar, categorizar, marcar
Convertir (citas, contactos, tareas)
Ser ejecutivo con los correos ejecutivos
No 'Responder a Todos' por defecto
Eliminar suscripciones
Estructurar en carpetas y subcarpetas
Buscar de manera avanzada
Utilizar los pasos rápidos
Correo
entrante
Cuestionarse las personas que deben recibir el correo que enviaremos
¿Cuándo se debería utilizar la copia oculta?
No utilizar emoticones
No enviar archivos adjuntos pesados
La regla del 'uy, uy, uy'
Evitar escribir acrónimos en los mensajes
Ser breve a la hora de redactar los correos electrónicos
Evitar escribir correos en mayúsculas y usando colores
Revisar el contenido y los destinatarios del mensaje antes de enviarlo
No dijo en un correo el que no diríamos 'cara a cara'
Utilizar recursos de escritura
Introducir y finalizar un correo
Evitar distribuir información crítica a través de correo
Intentar tratar un solo asunto cada correo
Evitar la utilización de la ironía o el sarcasmo
Conceder importancia al título del Correo
Correos contenidos en el Asunto
Correo
saliente

16. Gestión
eficiente del
correo
electrónico
(ejemplo:
el método
de las 4 Ds)

17. Gestión
eficiente del
correo
electrónico
(ejemplo:
formatear
los correos
de entrada)

18. Reuniones virtuales efectivas

19. Objetivos de la charla
El nuevo mundo del trabajo
Nuevas herramientas de trabajo para nuevos tiempos
Comunicaciones eficientes / Reuniones virtuales efectivas
Colaboración y trabajo en equipo ágil
Una recomendación final

20. Colaboración y trabajo en equipo ágil
Colaboración Propietario Dimensión documental Propósito Duración Colaboración ¿Con qué herramienta?
Puntual • “Yo” • Compartición o revisión/colaboración
sobre un documento, o muy pocos
documentos (1-2 documentos o máximo
una carpeta)
• Quiero compartir información, o
colaborar con 1-3 personas para que me
revisen o completen un documento
• Es algo puntual, que no dura
más de una semana
OneDrive
Media • Equipos dinámicos con miembros
que entran y salen del equipo
• Pueden incluir colaboradores
externos
• Equipo de personas que
conforman un equipo de
proyecto o iniciativa
• Todos los documentos relacionados con
un único propósito que será un proyecto
o iniciativa
• Los documentos tendrán mismo nivel de
acceso entre los miembros del equipo
(aunque se pueden crear canales de
Teams privados para limitarlo)
• Necesitamos colaborar entre 5-15
miembros de un equipo en un proyecto o
iniciativa con documentación de
naturaleza diversa pero que guarda
relación con el propósito del proyecto o
iniciativa
• Colaboración en base a un
proyecto o iniciativa que se
mantiene durante un tiempo
(meses) pero que tiene una
fecha de fin determinada
Teams
Larga • Equipos estáticos en el tiempo y
de mayor dimensión (un
departamento, por ejemplo)
• Se necesita un nivel de acceso a la
información diferentes entre las
personas que lo conforman
• Múltiples propósitos y múltiples áreas de
conocimiento dentro de un
departamento
• Compartición a largo plazo tipo
departamental o interdepartamental.
• Espacio de colaboración a nivel
departamental, donde la información
puede estar relacionada con los múltiples
propósitos del departamento
• Además, necesito estratificar el acceso a
la información según el acceso que
tengan los miembros del departamento
• Colaboración a nivel
departamental que no tiene
una fecha de fin
determinada
Sharepoint
En OneDrive almacenaremos y gestionaremos los documentos y archivos que son “nuestros”,
aunque los compartamos, puntualmente, con un grupo reducido de personas, internas o externas a la compañía.
Todos los archivos que “pertenezcan” a un equipo o departamento / área se almacenarán y gestionarán en Teams
(junto con las conversaciones, tareas de equipo, notas digitales…) y/o SharePoint (repositorios documentales).

21. Trabajo en equipo

22. Objetivos de la charla
El nuevo mundo del trabajo
Nuevas herramientas de trabajo para nuevos tiempos
Comunicaciones eficientes / Reuniones virtuales efectivas
Colaboración y trabajo en equipo ágil
Una recomendación final

23. … más allá de las herramientas…
…una nueva forma de trabajar …
Antes Después
Almacenamos documentos en diferentes ubicaciones: unidades de red,
dispositivos locales …
Compartimos los documentos como adjuntos de correos …
Trabajamos con diferentes versiones de archivos …
Las notas de las reuniones se generan en diferentes formatos y se
guardan en diferentes ubicaciones …
Las reuniones son presenciales / virtuales con diferentes herramientas y
sin tener toda la información relacionada integrada …
Las comunicaciones y conversaciones están distribuidas en diferentes
buzones de correo …
Las tareas de trabajo del equipo se gestionan con diferentes
herramientas (Excel, OneNote, Outlook, …) y se almacenan en
diferentes ubicaciones …
En función de la ubicación de los archivos y recursos podemos trabajar,
o no, con ciertos dispositivos y tener acceso a ellos, o no…
… Los documentos “individuales” se almacenan y gestionan y
comparten en OneDrive y los de “equipo” en Teams, en un espacio
centralizado para todos los miembros.
… OneDrive y SharePoint (Teams) ya gestionan las versiones de los
documentos
… Los cuadernos de notas se crean, centralizados, y se editan y
comparten con OneNote para todo el equipo
… Tanto las comunicaciones privadas como las reuniones de trabajo se
centralizan en Teams
… Las conversaciones del equipo de trabajo están centralizadas en un
único punto y siempre disponibles
… Las tareas del equipo se gestionan con Planner y están centralizadas
en el espacio de Teams
… Todos los recursos de OneDrive, OneNote y Teams son accesibles
desde cualquier lugar, momento y dispositivo…

24. Almacenar y gestionar los documentos de trabajo
"personales" (archivos y cuadernos de notas digitales de
OneNote) en el espacio de OneDrive y compartirlos
con terceros a partir de esta herramienta
Canalizar las conversaciones “privadas” individuales
y grupales con los profesionales de la compañía
a través del “chat” de Teams
Centralizar las conversaciones, archivos,
tareas y recursos de los equipos de trabajo y proyectos
en Teams agrupados por proyectos, iniciativas…
Llevar a cabo las reuniones virtuales
con otros profesionales (internos y externos)
a través de Teams, convocadas desde Teams y/o Outlook
Gestionar las notas de trabajo digitales
del equipo a través de los cuadernos digitales
de OneNote en Teams
Resumen (ejemplos)
Nuevas formas de trabajar
Centralizar, compartir y gestionar
las tareas de trabajo de los equipos
en Planner centralizados en Teams

25. Una recomendación final:
“Aprender a desconectar”

26. ¿Repasamos?
Acceso a través de un navegador del móvil a http://kahoot.it
Entrar el código PIN del cuestionario que os indicaremos
Identificaros con vuestro nombre
1 pregunta de prueba test del Kahoot + 7 preguntas puntuables
4 posibles respuestas (sólo 1 correcta) por pregunta
30” (60”) por pregunta

27. Y ahora, ¿qué?