Documento de trabajo para la fase inicial de la gestion de proyectos: definición del proyecto (Project Charter)

1. XXXXXXXXX
Definición del Proyecto
XXXXXXXXX
@ramoncosta pg. 1
DEFINICIÓN DEL PROYECTO
Principales datos del proyecto
Nombre XXXXXXXXX
Fecha de inicio prevista XXXXXXXXX
Fecha de finalización prevista XXXXXXXXX
Área / Departamento impulsor XXXXXXXXX
Sponsor del proyecto XXXXXXXXX
Program Manager XXXXXXXXX
Project Manager XXXXXXXXX
Contexto y alcance del proyecto
Origen del Proyecto
Definir el porqué del proyecto: Necesidad, problemática u oportunidad
Descripción
Breve descripción introduciendo el proyecto
Vinculación estratégica
Identificar posible relación con otros proyectos estratégicos y/o objetivos e iniciativas estratégicas de la
organización
Objetivos del proyecto
Enumerar los principales objetivos del proyecto en clave “negocio” (no técnico)
Impacto en la organización
Áreas, departamentos, servicios y/o procesos afectados por el proyecto
Alcance del proyecto
Enumerar las actividades, trabajos y aspectos del proyecto incluidos en el mismo y a cargo del equipo
responsable de este
Fuera del alcance el proyecto
Enumerar las actividades, trabajos y aspectos del proyecto que no están incluidos en el mismo y no se
van a llevar a cabo
Supuestos
Enumerar las actividades, trabajos y aspectos del proyecto que sí se tienen que realizar durante el
proyecto pero que no son responsabilidad del equipo de trabajo ni de los proveedores involucrados en el
mismo
Restricciones, dependencias y factores críticos de éxito
Restricciones temporales
Identificar todas aquellas limitaciones del proyecto relacionadas con fechas e hitos temporales
Restricciones económicas
Identificar todas aquellas limitaciones del proyecto relacionadas con aspectos presupuestarios
Restricciones de calidad
Identificar todas aquellas limitaciones del proyecto relacionadas con aspectos de calidad del resultado
final del proyecto, normativas y reglamentos, internos o externos, a aplicar durante el mismo
Restricciones técnicas
Identificar todas aquellas limitaciones técnicas que condicionen el desarrollo del proyecto y el resultado
de este

2. XXXXXXXXX
Definición del Proyecto
XXXXXXXXX
@ramoncosta pg. 2
Otras restricciones
Identificar todas aquellas limitaciones no incluidas en los apartados anteriores
Dependencias del proyecto
Enumerar todos aquellos proyectos e iniciativas de la organización de las cuales dependa el proyecto que
se está definiendo
Factores críticos de éxito
Enumerar todos aquellos aspectos que se consideran claves e imprescindibles para asegurar el posible
éxito del proyecto
Stakeholders
Stakeholders Miembros / Descripción / Rol Responsabilidad
Planificación a alto nivel
Aproximación para la ejecución del proyecto
Enumerar las posibles alternativas consideradas para llevar a cabo el proyecto e indicar el enfoque
seleccionado
Principales entregables del proyecto
Enumerar los principales resultados (tangiles e intangibles) que se producirán a partir del proyecto
Principales hitos del proyecto
Enumerar los principales hitos clave del proyecto y que nos permitirán controlar el avance del mismo
Principales fases del ciclo de vida
Enumerar las principales etapas o fases en las que se podría organizar el proyecto
Principales actividades clave del proyecto
Enumerar las actividades ‘clave’ ya identificadas como importantes del proyecto
Enumerar posibles metodologías, técnicas a considerar para el trabajo
Otros aspectos a considerar
Criterio de finalización
Identificar el posible criterio, elemento o condición que podría determinar el cierre y cumplimiento del
proyecto
Riesgos
Enumerar posibles riesgos, ya identificados, que podrían impactar en el proyecto (alcance, tiempo,
costes, calidad) y dificultar su cumplimiento
Recursos clave (internos)
Enumerar roles y profesionales clave para el proyecto
Recursos clave (externos)
Enumerar roles, profesionales y/o proveedores externos clave para el proyecto
Recursos clave (tecnologías, servicios, productos…)

3. XXXXXXXXX
Definición del Proyecto
XXXXXXXXX
@ramoncosta pg. 3
Aceptación
Aprobado por
xxxxxxx xxxxxxxxxxx
Sponsor Project Manager
Gestión del cambio
Urgencia
Indicadores, KPIs, … que nos ayuden a reforzar la urgencia del cambio: necesidad, oportunidad,
problemática…
Liderazgo
Identificar personas clave de la organización para liderar y gestionar el cambio asociado al proyecto
Visión
Estrategia
Comunicación
Enumerar posibles canales para informar y comunicar a los destinatarios sobre el proyecto y el cambio
asociado

4. XXXXXXXXX
Definición del Proyecto
XXXXXXXXX
@ramoncosta pg. 4
Plan de trabajo: Estructura de paquetes del proyecto
(descomponer el proyecto en diferentes paquetes, subproyectos, iniciativas… que nos permitan afrontar
el proyecto de una manera más organizada y controlada. El primer nivel de descomposición debería
contemplar los subproyectos o iniciativas en las que se puede dividir el proyecto. A partir de aquí, los
siguientes niveles corresponden a paquetes de trabajo – conjuntos de tareas – en las que se podría dividir
el nivel anterior. Hay que quedarse a un nivel en el que todavía no tengamos “tareas individuales”)

5. XXXXXXXXX
Definición del Proyecto
XXXXXXXXX
@ramoncosta pg. 5
Plan de trabajo: Priorización
(Partiendo del primer nivel de descomposición del trabajo, realizado en el apartado anterior, se propone
caracterizar estos subproyectos o iniciativas, por diferentes criterios. De esta manera, en el caso de que
tengamos que priorizar el orden de ejecución o seleccionar sólo algunos de ellos tengamos un criterio
objetivo y justicado. Se puede hacer el mismo ejercicio para el nivel 2 si fuera el caso)
Núm
paquete
Nombre
paquete
Dependenciade
otropaquete
(¿cuál?)
Sedeberealizar
juntootro
paquete(¿cuál?)
Esfuerzo
requerido(entre
1y5,máximo)
Impactoenlaorg.
(1–enpocas
personasa5–
todoelpersonal)
Impactoen
procesos
(1-mínimo
impactoa5–
máximoimpacto)
Dificultadde
adopción(0–
pocaa5–mucha)
Aportación
estratégica(
entre0y5)
Otrosascpectosa
considerar