El documento habla sobre los conceptos fundamentales de los sistemas administrativos y de organización. Explica que una empresa es un sistema abierto que interactúa con su ambiente, y que está compuesto por subsistemas como recursos, operaciones y toma de decisiones. También define conceptos clave como estructura, procesos, coordinación, autoridad y responsabilidad que son importantes para el diseño y funcionamiento de una organización.

1. Ing. Arturo Benites Encalada

2. Está así orientada a compenetrar al alumno en conceptos y temas gerenciales que se formen y fijen el concepto sistémico de la empresa, de tal manera que al interactuar mecanice y automatice las diferentes aplicaciones y pueda dialogar con los usuarios y ejecutivos.

3. Comprender todos los conceptos básicos de la Administración Moderna. Comprender la empresa y los sistemas que interactúan así como los diferentes tipos de organización que existen en nuestro medio. Entender la gestión empresarial en base a los principios administrativos, económicos y de gestión.

4. Comprender los conceptos de Sistema administrativo integral. Comprender en qué consiste un Sistema Integral, su concepción, niveles de ciclo administrativos y aplicación. Mecanizar la gestión de una empresa

5. Analizar la estructura y su importancia del sistema de caja y bancos, así como los niveles de información requerida por las diferentes áreas de la empresa. Elaborar, comprender, mecanizar y utilizar los indicadores de gestión y financieros aplicados en las distintas actividades empresariales. Conocer las diferentes clases y tipos de empresas e instituciones.

6. Una organización se define como un sistema de actividades conscientemente coordinadas formado por dos o más personas. La cooperación entre ellas es esencial para la existencia de la organización. Las Organizaciones

7. Es una reunión o conjunto de elementos relacionados que interactúan entre si para lograr un fin determinado.

8. Sistema Abierto : Conjunto de elementos dinámicamente relacionados, en interacción que desarrollan una actividad para lograr un objetivo o propósito. Sistema Cerrado: Tienen pocas entradas y salidas en relación con el ambiente externo.

9. Sistemas Abiertos Sistemas Cerrados

10. Hablar de los sistemas organizacionales implica necesariamente hablar de las organizaciones como entes dinámicos e interactúan en un contexto global, a lo cual el curso contribuye con elementos prácticos que atraviesan los campos de la teoría de sistemas y el análisis de sistemas.

11. Conceptos del Enfoque de Sistema Dinámico RECURSOS (INSUMOS) INFORMACIÓN ENERGIA RECURSOS MATERIALES (PRODUCTOS) BIENES SERVICIOS OTROS PROCESO TRANSFORMACION CONVERSIÓN SISTEMA Retroalimentación Ambiente Mercado Ambiente Mercado

12. Componentes Fundamentales del Sistema Organizacional LA ORGANIZACION EMPLEADOS ACCIONISTAS Y EL CONSEJO ADMINISTRACION COMPETIDORES CLIENTES LOS MEDIOS SINDICATOS OBREROS INSTITUCIONES FINANCIERAS GRUPOS DE INTERES ESPECIAL PROVEEDORES GOBIERNO VARIABLES SOCIALES VARIABLES ECONOMICAS VARIABLES TECNOLOGICAS VARIABLES POLITICAS GRUPOS DE INTERES INTERNOS GRUPOS DE INTERES EXTERNOS EL LIMITE FLEXIBLE DE UN SISTEMA ABIERTO EL AMBIENTE DE ACCION DIRECTA

13. DIRECTORES GERENTES JEFES SUPERVISORES FUNCIONAMIENTO Y OPERARIOS NIVEL INSTITUCIONAL NIVEL INTERMEDIO NIVEL OPERATIVO EJECUCION DE TAREAS Y OPERACIONES Componentes Fundamentales del Sistema Organizacional

14. Componentes Fundamentales del Sistema Organizacional Procesos Estructuras Personas Aspectos Dinámicos Aspectos Estáticos Liderazgo y Poder Motivación Comunicaciones Toma de Decisiones Clima Organizacional Cooperación - Participación Trabajo en Equipos Conflictos Diseño Organizacional Tamaño Complejidad Organizacional Formalización División del Trabajo Niveles y ámbito de autoridad. Tramo y amplitud de control. Reglamentos y normas Manuales (varios) OBJETIVOS

15. Los sistemas empresariales cumplen con las siguientes funciones generales: Organiza y dirige básicamente el proceso de producción, si bien, a veces, se le marcan o regulan ciertos aspectos y líneas de actuación de su actividad por los organismos estatales de planificación y dirección económica. Asume ciertos riesgos técnico-económicos inherentes a la anterior función, riesgos que se matizan por los principios de responsabilidad y control de la empresa.

16. La dirección de empresas: define los objetivos, los recursos y la organización de la empresa a largo, medio y corto plazo. La gestión económica y financiera: se encarga de los temas relacionados con la contabilidad, las finanzas y los temas fiscales. La comercialización: entre otras cuestiones se dedica a la investigación de mercados, la gestión de ventas y el marketing.

17. La dirección de producción: que diseña el producto, el proceso para realizarlo, y controla la calidad de los materiales y procesos utilizados. La dirección de recursos humanos: que se encarga, entre otras cuestiones, de seleccionar y formar al personal y de las relaciones laborales.

18. Actividad: Acción que se realiza dentro de un proceso La Organización de la Empresa – Sistemas Conceptos de términos en la teoría de sistemas Actividad Proceso

19. Estructura: Forma en que se dividen, organizan y coordinan las actividades de una organización. La Organización de la Empresa – Sistemas Conceptos de términos en la teoría de sistemas:

20. Función: Clasificación de un grupo de actividades similares dentro de una organización (marketing, logística) Logística Marketing Producción La Organización de la Empresa – Sistemas Conceptos de términos en la teoría de sistemas:

21. Método: Determina la forma sistemática de realizar una actividad La Organización de la Empresa – Sistemas Conceptos de términos en la teoría de sistemas: FECHA SUSTITUYE A NOMBRE DE LA ORGANIZACIÓN MANUAL DE ORGANIZACIÓN ( GENERAL O ESPECÍFICO) ELABORÓ REVISÓ AUTORIZÓ PÁGINA DE NOMBRE DEL APARTADO ESPECÍFICO PÁGINA DE FECHA CLAVE

22. Operación: Conjunto de actividades contenida dentro de un proceso La Organización de la Empresa – Sistemas Conceptos de términos en la teoría de sistemas : Conector. Reprsenta una conexión o enlace de una parte del diagrama de flujo con otra parte lejana del mismo. Conector de página. Representa una conexión o enlace con otra hoja diferente, en la que continúa el diagrama de flujo. Archivo. Indica que se guarda un documento en forma temporal o permanente. Decisión o alternativa. Indica un punto dentro del flujo en donde se debe tomar una decisión entre dos o más alternativas. Documento. Representa un documento en general que entre, se utilice, se genere o salga del procedimiento. Actividad. Describe las funciones que desempeñan las personas involucradas en el procedimiento. Inicio o término. Indica el principio o el fin del flujo, puede ser acción o lugar, además se usa para indicar una unidad administrativa o persona que recibe o proporciona información. REPRESENTA SIMBOLO

23. Procedimientos: Planes que establecen un método para manejar actividades futuras, son series cronológicas de acciones requeridas. La Organización de la Empresa – Sistemas Conceptos de términos en la teoría de sistemas: FECHA SUSTITUYE A NOMBRE DE LA ORGANIZACIÓN MANUAL DE ORGANIZACIÓN ( GENERAL O ESPECÍFICO) ELABORÓ REVISÓ AUTORIZÓ PÁGINA DE NOMBRE DEL APARTADO ESPECÍFICO PÁGINA DE FECHA CLAVE

24. Productividad: Razón entre producción – insumo en un periodo. Simplificación de trabajo: Realizar actividades de un proceso mediante un método. Sistemas: Conjunto de elementos relacionados o interdependientes y que se afectan mutuamente para formar una unidad compleja, que tiene limites que lo separan de su ambiente La Organización de la Empresa – Sistemas Conceptos de términos en la teoría de sistemas: LA ORGANIZACION EMPLEADOS ACCIONISTAS Y EL CONSEJO ADMINISTRACION COMPETIDORES CLIENTES LOS MEDIOS SINDICATOS OBREROS INSTITUCIONES FINANCIERAS GRUPOS DE INTERES ESPECIAL PROVEEDORES GOBIERNO VARIABLES SOCIALES VARIABLES ECONOMICAS VARIABLES TECNOLOGICAS VARIABLES POLITICAS GRUPOS DE INTERES INTERNOS GRUPOS DE INTERES EXTERNOS EL LIMITE FLEXIBLE DE UN SISTEMA ABIERTO EL AMBIENTE DE ACCION DIRECTA

27. Las actividades orgánicas y órganos de la empresa Principios claves de la organización: La especialización. La unidad de mando. Principio del equilibrio autoridad – responsabilidad Principio del equilibrio dirección - control. La Coordinación y variables Bases del Diseño de la Estructura Organizacional A. Cárdenas Gerente Administración C. Díaz Gerente Finanzas F. Hidalgo Gerente RR.HH Julio Espinoza Gerente General

28. Principios claves de la organización: Actividades orgánicas: Producción, Ventas, Finanzas, RR.HH. y Logística La especialización. La cadena de mando. El tramo de control - administrativo Principio del equilibrio autoridad – responsabilidad Principio del equilibrio dirección - control. La Coordinación y variables Bases del Diseño de la Estructura Organizacional

29. Especialización Grado en que las tareas en la organización se subdividen en puestos separados Bases del Diseño de la Estructura Organizacional Cadena de Mando Por cada función un solo jefe Línea de toma de decisiones: Por ejemplo del Gerente General al Gerente de Finanzas al Jefe de Tesorería al Contador de Tesorería. Tramo de Control o Administrativo Es la respuesta a: ¿Cuántos subordinados tiene un jefe? Puede ser grande o breve.

30. Principio autoridad responsabilidad Grado de responsabilidad que corresponde al jefe de cada nivel organizacional vs. responsabilidad, la autoridad se ejerce de arriba abajo. Bases del Diseño de la Estructura Organizacional Coordinación Acción ordenada del equipo con vista hacia un propósito común. Sincronizar la acción individual y de equipo. Principio dirección control A cada delegación se le establece los mecanismos de control La administración no existe sin delegación.

31. Bases del Diseño de la Estructura Organizacional Coordinación por equipo Cadena de Mando Autoridad responsabilidad Coordinación individual Tramo de Control o Administrativo

32. Bases del Diseño de la Estructura Organizacional Organización División del Trabajo Departamentalización Nivel Jerárquico Coordinación

34. Principio de subsidiariedad: Se puede afirmar que ningún sistema es completo en si mismo, si no por el contrario, todo sistema es subsidiario de otro, tanto en su delimitación como en sus aportes, es decir necesita de la contribución de otros, en virtud de los cuales actúa y que a alavés forman sus entorno.

35. Principio de interacción: Como consecuencia del principio anterior, todos los sistemas forman partes de una organización, están mutuamente relacionados en sus comportamiento, de manera que las acciones desarrolladas por uno de ellos tienden a influir en el comportamiento de los demás, trascendiendo los efectos del mismo a lo largo de todo el sistema total.

36. Principio del determinismo: Todo fenómeno de conjunto que actué en o a través de los sistemas, es el resultado de causas definidas y constatables. Los influjos y los resultados de la acción de los factores endógenos y exógenos no son producto de fuerzas desconocidas.

37. Principio de equifinalidad: Todo sistema, en especial la organización, debería estar diseñado de modo flexible, que permita alcanzar un mismo objetivo a través de medios y acciones diferentes entre sí.

39. Ambiente

40. El medio ambiente ejerce ciertas acciones sobre la empresa, manifestando una influencia a la que ésta responde mediante su adaptación, o su resistencia según su flexibilidad. De cualquier modo la organización busca absorber los factores que dificultan su comportamiento, o bien aprovechar aquellos otros que los pueden favorecer para su progreso y obtención del incremento de sus objetivos.

41. La empresa como un sistema abierto en una constante interrelación con su medio tiene su estructura en subsistemas que podemos diferenciar en tres grupos de la siguiente manera: Sistema de los recursos Sistemas operativos Sistemas desicional

42. Sistemas de los recursos Sistema de recursos humanos Sistema de los recursos financieros Sistema tecnológico Sistema logístico La transformación de los recursos conduce al producto final, bienes o servicios, que caracterizan a la actividad de la empresa.

43. Sistemas operativos: se interseccionan los sistemas de recursos a través de la aplicación que es requerida de estos para cumplir los objetivos del sistema total. Su dirección depende del sistema de management de la empresa, que de esta forma verifica la actividad físicamente.

44. Sistema decisional: representa la red de decisiones que son tomadas a todos los niveles para dirigir las operaciones empresariales.. Sistema de planificación Sistema de información Sistema de control.

45. Un sistema de información es un conjunto de elementos que interactúan entre sí con el fin de apoyar las actividades de una empresa o negocio.

47. La misión de esta es facilitar el conocimiento real sobre la forma en que actúa el sistema empresa. Esta dirigido a la toma de decisiones, por consecuente tiene una forma de comunicación definida y ordenada. Sus objetos son: Elaborar la información primaria Conocer los resultados de la actividad de la empresa. Disponer de los canales de recolección de información. Conservar, el registro de todas las operaciones

48. Niveles de la información operacional son la funcional (gestión, supervisión y ejecución) y la operativa (Conducción, Supervisión y ejecución) La información financiera La información comercial La información personal Información de producción Infomación de control y gestión

49. Es el ordenamiento lógico de los datos en forma interdependiente o complementaria a fin de suministrar las informaciones que permitan conocer la actividad de un órgano o grupo de órganos y su repercusión dentro del conjunto de la empresa. Coordinación automatizada y coordinación de las operaciones funcionales. I ntegración Vertical (ascendente o descendente Integración horizontal Integración parcial Integración total

50. NORMATIVA ACTIVIDAD MENSAJES BANCO DE DATOS INFORMACIÓN OPERACIONAL COMPARACIÓN INTEGRACIÓN DECISIONES RELACIÓN

51. Un sistema dinámico que puede definirse conceptualmente como un ente que recibe unas acciones externas o variables de entrada, y cuya respuesta a estas acciones externas son las denominadas variables de salida.

53. Es un proceso que lleva a cabo el Consejo de Administración, la dirección y los demás miembros de una entidad, con el objetivo de proporcionar un grado razonable de confianza en la consecución de objetivos en los siguientes ámbitos o categorías: eficacia y eficiencia de las operaciones, fiabilidad de la información financiera, cumplimiento de las leyes y normas aplicables.