Este documento describe cómo usar la combinación de correspondencia en Word para enviar mensajes de correo electrónico personalizados a múltiples destinatarios utilizando datos de contacto almacenados en un archivo Access. Se explica el proceso de abrir un modelo de mensaje en Word, vincularlo a los datos de contacto, filtrar la lista para incluir solo registros con dirección de correo electrónico, reemplazar los campos de combinación con los valores reales, previsualizar los resultados y enviar los mensajes personalizados.

1. Materia: Word.
Sección: Combinar correspondencia
Nivel de Dificultad: Medio.
Objetivo de la Práctica: Usar la combinación de correspondencia para enviar
mensajes de correo electrónico personalizados a múltiples destinatarios.
Fichero de práctica: empresasVisitantes.accdb, modeloMensaje.docx.
Nota: En esta práctica vamos a utilizar, para realizar la combinación de correspondencia, los
botones de la ficha "Correspondencia" en lugar de utilizar el Asistente.
Vamos a personalizar y a enviar por correo electrónico a la lista de destinatarios, un modelo de
mensaje utilizando la combinación de correspondencia. La información individual de cada una de las
empresas que forman la lista de potenciales destinatarios está registrada en el fichero Access
empresasVisitantes.accdb. Como es lógico, los mensajes de correo electrónico personalizados serán
enviados únicamente a aquellas empresas que hayan facilitado en su registro una dirección de email.
Puede utilizar como texto del mensaje, y con el objetivo de no perder tiempo en redactarlo, el
contenido en el fichero modeloMensaje03.docx.
Modelo de mensaje
Tal como se observa en la figura anterior, los campos combinados son: Representante, Empresa y
Dirección.

2. RESULTADO
Nota: Cuando los mensajes sean enviados aparecerá una copia de cada mensaje enviado en tu
carpeta de elementos enviados de Outlook.

3. PROCESO
En primer lugar abrimos, mejor en Vista diseño Web, el fichero modeloMensaje03.docx que ya
contiene la parte fija de la redacción del cuerpo del mensaje.
Tal como se observa en la figura anterior los campos de combinación serán Representante, Empresa
y Dirección.
A continuación vamos a conectar con el origen de datos para seleccionar la lista de destinatarios.
Puesto que ya disponemos de un fichero Access que contiene el listado de empresas destinatarias
utilizamos la opción "Usar una lista existente". Seleccionamos como origen de datos el archivo
empresasVisitantes.accdb.
A continuación tenemos que filtrar la lista de destinatarios puesto que sólo podemos enviar el
mensaje a aquellas empresas que tienen email. Para ello vamos a (Ficha)Correspendencia->Editar
lista de destinatarios, se abre el cuadro de diálogo que muestra la lista de destinatarios que se
utilizará en la combinación.

4. En el cuadro de diálogo anterior aplicamos un filtro (pinchamos en el vínculo Filtrar…), para
seleccionar únicamente aquellas empresas que tienen email.
De esta forma los destinatarios serán las cinco empresas que tiene email.

5. A continuación tenemos que insertar en su lugar correspondiente del modelo de mensaje el campo
combinado correspondiente. Los campos combinados los tenemos disponibles desde, (Ficha)
Correspondencia->Insertar campo combinado.
El resultado será…

6. A continuación pinchamos en el comando "Vista previa de resultados" para mostrar la apariencia
final de la combinación. Tal como se observa en la figura podemos navegar por cada uno de los, en
este caso, cinco registros donde se han sustituido los campos de combinación por sus valores reales.
Ahora hacemos clic en el botón "Finalizar y combinar" y seleccionamos la opción "Enviar mensajes
de correo electrónico…".

7. En "Opciones de mensajes" verificamos que en el campo "Para" esté seleccionado el campo de
dirección de correo.
Nota: Cuando los mensajes sean enviados aparecerá una copia de cada mensaje enviado en su
carpeta de elementos enviados de Outlook.